Chương 1: Giới thiệu về đề tài. Chương 2: Cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện. Chương 3: Phương pháp tiến hành nghiên cứu. Chương 4: phân tích và đánh giá thực trạng quy trình tổ chức sự kiện của công ty Kết Nối Việt.
Chương 5: Một số giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiệ tại công ty Kết Nối Việt 2 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: Lê Duy Khang CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 2.1 Khái niệm Tổ chức sự kiện là một quá trình hoạch định việc thực hiện và giám sát những hoạt động liên quan đến các lĩnh vực sau: văn hoá - nghệ thuật - tuyên truyền - công bố tại một thời điểm, một địa điểm nhất định và tuân thủ pháp luật, sao cho sự kiện diễn ra đúng mục đích của nhà tổ chức.2 Mục đích của tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện chỉ là một phần trong chiến lược quảng bá và tiếp thị của doanh nghiệp. Bên cạnh việc đánh bóng thương hiệu, tổ chức sự kiện còn nhằm mục đích truyền tải một thông điệp cụ thể, hoặc lặp lại một thông điệp đồng nhất và đặc biệt công cụ đang phổ biến nhất trong hoạt động trong tiếp thị với mục đích là gây sự chú ý cho sản phẩm hay dịch vụ, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh thu của công ty. Đồng thời tạo cơ hội để daonh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với khách hàng, đối tác, cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp.
Thông điệp của tổ chức sự kiện có thể đươc thề hiện dưới dạng: • Hình ảnh: thiệp mời, sân khấu, băng rôn, bảng tên, quà tặng, đồng phục, bannner,… • Lời: chủ đề, bài phát biểu, thông các báo chí, văn nghệ, các ấn phẩm,… Hoạt động tổ chức sự kiện thường gắn kết doanh nghiệp, tùy theo mục đích khác nhau mà đối tượng doanh nghiệp muốn kết nối sẽ thay đổi: • Media Kit: quan hệ báo chí – truyền thông. • Crisic Management: quản lý khủng hoảng. • Government Relations: quan hệ với chính phủ. • Repution Management: quản lý danh tiếng công ty.
• Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư. 3 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: Lê Duy Khang • Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.3 Phân loại tổ chức sự kiện Một số hoạt động tổ chức sự kiện mà ta dễ dàng thấy được: § Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công. § Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng. § Hội nghị, hội thảo, họp báo.
§ Diễn trình, phát biểu của CEO trước công chúng. § Biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang. § Chương trình team building. § Kỷ niệm thành lập, nhận danh hiệu.
§ Tiệc chiêu đãi, tiệc trại (catering). § Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao). Để phân loại tổ chức sự kiện một cách có định hướng, người ta dựa vào nhiều tiêu thức khác nhau: v Theo địa điểm làm sự kiện. Trong phòng họp: hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn, giới thiệu sản phẩm,… Ngoài trời: thời trang, lễ hội, giải thi đấu thể thao,… v Theo mục đích sự kiện.
o Chương trình giải trí, thể thao, hội chợ,… Các chương trình này là các chương trình lớn, có thể là ca múa nhạc ngoài trời, các hội chợ ẩm thực, triển lãm công nghệ, game, bóng đá,… o Chương trình hội thảo chính trị hoặc khoa học. 4 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: Lê Duy Khang Các chương trình này có thể đươn thuần là chính trị, khoa học mang tính nghiên cứu, hoặc cũng có thế là chương trình khoa học nhân sự kiện ra mắt sản phẩm. o Chương trình nhân dịp đặc biệt. Vào các ngày đặc biệt như các ngày lễ lớn, tổng kết năm học, tất niên, các chương trình liên hoan giao lưu của các công ty.
o Chương trình tri ân khách hàng. Nhằm cản ơn sự yêu mến, trung thành của khách hàng với sản phẩm, dịch vụ của doanh nhiệp, các công ty thường tổ chức các chương trình có tính chất giao lưu chia sẻ và chỉ mời khách hàng thân thiết và khách hàng mục tiêu đến tham dự. Thông thường các chương trình này hay kết hợp với việc ra mắt một dòng sản phẩm mới hoặc một chương trình xúc tiến mới. o Chương trình kỷ niệm công ty.
Thông thường tổ chức sự kiện theo loại này có ba mục đích chính: § Cảm ơn khách hàng, lãnh đạo. § Quảng bá thương hiệu. § Nhân viên trong công ty gặp gỡ giao lưu và gắn kết. o Chương trình quảng cáo đơn thuần.
Các công ty tổ chức sự kiện, roadshow với mục đích chủ yếu là quảng bá tên tuổi, thương hiệu của công ty nhân dịp ra mắt sản phẩm mới hoặc khai trương công ty…nhằm gây sự chú ý đến người tiêu dùng mọi lúc, mọi nơi. Thông thường những sự kiện giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí và biểu diễn. 5 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: Lê Duy Khang v Theo chủ đề làm sự kiện. o Làm sự kiện cho các tổ chức phi lợi nhuận.
o Làm sư kiện cho các tổ chức có lợi nhuận. § Sự kiện do nội bộ công ty tổ chức. Vào các dịp lễ, kỷ niệm công ty hay những sự kiệ ncó quy mô nhỏ, một số công ty có thể tự đứng ra tổ chức các buổi hội thảo, họp mặt, liên hoan…ngoài mục đích quảng bá, cảm ơn khách hàng thì vẫn có những sự kiện với mục đích giao lưu, học hỏi gắn kết giữa các cá nhân và ban lãnh đạo trong công ty. Đối với việc này thường có một nhóm người trong công ty phụ trách, công ty có thể có phòng sự kiện riêng hoặc lấy nguồn nhân lực từ bộ phận Marketing hoay PR.
§ Sự kiện do các công ty tổ chức sự kiện tổ chức. Nếu công ty có nguồn kinh phí lớn để đảm bảo sự kiện được thành công và đạt hiệu quả cao, các công ty này thường thuê ngoài các công ty chuyên tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào mỗi sự kiện, mục đích sự kiện khách nhau mà công ty có những phương án, kế hoạch thuê các dịch vụ tổ chức sự kiện thích hợp: dịch vụ cho thuê mặt bằng, dịch vụ cung cấp nhân sự (PGs, PBs, MC, ca sĩ, nhóm nhảy, người mẫu,…),… Hơn nữa, với quy mô sự kiện rất lớn, các công ty có nhu cầu thuê nhiều công ty chuyên tổ chức sự kiện cũng một lúc để đảm bảo thực hiện đúng mục đích cũng như yêu cầu của công ty. Khi đó, nhiều công ty chuyên tổ chức sự kiện sẽ kết hợp, hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện.4 Mô hình quy trình tổ chức sự kiện 1.
Hình thành ý tưởng 2. Thiết kế sự kiện 3. Lập kế hoạch 6 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: Lê Duy Khang 4. Triển khai thực hiện và giám sát 5.
Tiến hành tổ chức 6. Quy trình 7 bước tổ chức sự kiện (Nguồn: Chương 2: Bản chất của tổ chức sự kiện - Tổ chức sự kiện – PGS.TS Lưu Văn Nghiêm – Đại học Kinh tế Quốc dân ) Bước 1: Hình thành ý tưởng: § Mục đích của sự kiện: xác định loại hình sự kiện để tổ chức cho phù hợp. § Mục tiêu: đánh giá hiệu quả sự kiện. § Đối tượng chính của sự kiện.
§ Thời gian diễn ra sự kiện. § Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: tạo ra điểm khác biệt thu hút khán giả. Bước 2: Thiết kế sự kiện (viết proposal) Trong một thời gian ngắn phải thiết kế một chương trình khá hoàn hảo, không chỉ đơn thuần là nhiệm vụ lồng tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm đó được trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng. - Bản thiết kế sự kiện thường trình bày dưới dang word hoặc power point.
7 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: Lê Duy Khang - Thể hiện nội dung, ý tưởng chương trình, đồng thời kèm theo bảng báo giá. Thông thường đối với một sự kiện , đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau. Nhưng một ý tưởng hay vẫn chưa đảm bảo sự thành công của sự kiện bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức. Nội dung chính thường bao gồm: - Nền tảng, mục đích: nên nêu tổng quát và nói ra được cái mà khách hàng cần.
- Các ý tưởng phác thảo một cảnh tổng quan về chương trình. - Thiết kế: nên có các thiết kế hoặc các hình ảnh minh họa cho bản thiết kế sự kiện, không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hóa được ý tưởng của người thiết kế sự kiện. - Tính thực thi của chương trình: lịch trình sơ bộ, form cần thiết,…càng chi tiết sẽ càng thuyết phục. Ngoài ra nếu mở rộng có thể kể thêm: - Mục tiêu: khác với mục đích là lý do làm sự kiện, mục tiêu định lượng và định tính hóa những gì cần đạt được thông qua sự kiện.
- Mô tả địa điểm tổ chức sự kiện: sơ đồ, mặt bằng, đặc điểm,… - Các phương án để đảm bảo số người tham gia, đảm bảo việc tài trợ. - Kế hoạch PR, quảng cáo, tuyên truyền cho sự kiện. - Cấu trúc nhân sự, nhóm làm sự kiện. - Kinh phí dự kiến.
- Khách hàng nhận được gì thông qua sự kiện. Bước 3: Lập kế hoạch. 8 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: Lê Duy Khang Để thực hiện sự kiện thành công, ta sẽ căn cứ vào thời gian thực hiện sự kiện, từ đó lên danh sách những công việc cần thực hiện, tổ chức thực hiện, nhân sự và giám sát các hoạt động một cách chi tiết nhất. Kế hoạch càng chi tiết thì việc tổ chức, giam sát và thực hiện sẽ càng thuận tiện.
Mô hình sơ đồ tổ chức nhân sự cho một sự kiện được bố trí theo sơ đồ 2. - Đội kỹ thuật, tổ chức, trang trí: 3 nhóm nhân sự này kết hợp với nhau phụ trách trang trí toàn bộ sân khấu, nhạc chương trình, trình chiếu, âm thanh ánh sáng,…Thường đội kỹ thuật và đôi trang trí sẽ được thuê từ các công ty chuyên cung cấp âm thanh ánh sáng và họ sẽ lo toàn bộ khâu trang trí sân khấu cho công ty sự kiện. Và đội tổ chức sẽ quản lý công việc trang trí, dàn dựng sân khấu và trình chiếu. - Đội hậu cần và F&B: phụ trách toàn bộ vật dụng trong chương trình: trang phục cho các nhân sự, quà tặng, nước uống, đồ ăn,…xuyên suốt trong quá trình diễn ra sự kiện.