Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Quảng Cáo Kết Nối Việt được thành lập tháng 4/2010, ban đầu hoạt động trong lĩnh vực sản xuất phim quảng cáo và phóng sự truyền hình. Đến tháng 8/2012, sau khi định hướng lại chiến lược, công ty chuyển trọng tâm sang lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chính vì mới bước vào lĩnh vực này, quy trình tổ chức sự kiện của Kết Nối Việt còn nhiều hạn chế và thiếu tính chuyên nghiệp — đây là lý do trực tiếp dẫn đến sự ra đời của báo cáo chuyên đề thực tập này.

Mục tiêu nghiên cứu gồm ba nhiệm vụ cụ thể:

  1. Tìm hiểu, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh và thực trạng quy trình tổ chức sự kiện của công ty trong giai đoạn từ năm 2012 đến thời điểm nghiên cứu.
  2. Thực hiện khảo sát nhu cầu và thăm dò ý kiến của khách hàng đã và đang sử dụng dịch vụ của công ty.
  3. Đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Đối tượng nghiên cứu bao gồm hai nhóm: (1) bên trong — các dữ liệu về tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính, và hoạt động thực tế của công ty Kết Nối Việt; (2) bên ngoài — các khách hàng doanh nghiệp và cá nhân đã và đang trực tiếp sử dụng dịch vụ. Khách thể nghiên cứu là Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Quảng Cáo Kết Nối Việt, trụ sở tại 359 Trường Chinh, Phường 14, Quận Tân Bình, TP.HCM.

Phạm vi nghiên cứu: thời gian thực hiện từ 1/04/2015 đến 25/05/2015; thời gian nghiên cứu dữ liệu từ năm 2012 đến thời điểm báo cáo; phạm vi không gian là TP.HCM và các tỉnh lân cận — địa bàn hoạt động chính của công ty.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết

Báo cáo xây dựng cơ sở lý luận dựa trên tài liệu chính thức là giáo trình "Tổ chức sự kiện" của PGS.TS Lưu Văn Nghiêm — Đại học Kinh tế Quốc dân. Từ đó, tác giả hệ thống hóa các khái niệm cốt lõi:

  • Định nghĩa tổ chức sự kiện: là quá trình hoạch định, thực hiện và giám sát các hoạt động liên quan đến văn hóa – nghệ thuật – tuyên truyền – công bố tại một thời điểm và địa điểm nhất định, tuân thủ pháp luật, nhằm đạt mục đích của nhà tổ chức.
  • Phân loại sự kiện: theo địa điểm (trong phòng / ngoài trời), theo mục đích (giải trí, hội thảo chính trị – khoa học, tri ân khách hàng, kỷ niệm công ty, quảng cáo đơn thuần), theo chủ thể tổ chức (nội bộ công ty / thuê công ty sự kiện chuyên nghiệp).
  • Mô hình quy trình 7 bước: Hình thành ý tưởng → Thiết kế sự kiện (viết proposal) → Lập kế hoạch → Triển khai và giám sát → Tiến hành tổ chức → Kết thúc → Đánh giá.
  • Mô hình tổ chức nhân sự sự kiện: gồm Event Manager điều hành trung tâm, cùng các đội chức năng (kỹ thuật, trang trí, hậu cần, F&B, tài chính, giao tế đối ngoại, chương trình, hành chính giấy tờ).

Phương pháp nghiên cứu

Quy trình nghiên cứu triển khai theo 5 bước tuần tự: xác định vấn đề và mục tiêu → cơ sở lý luận → thảo luận tay đôi và thu thập dữ liệu → tiến hành khảo sát → phân tích kết quả và tổng hợp.

Tác giả kết hợp hai phương pháp:

  • Nghiên cứu định tính: phỏng vấn tay đôi với nhân viên công ty nhằm khai thác thông tin về quy trình tổ chức sự kiện, tình hình kinh doanh và phản hồi từ khách hàng thực tế.
  • Nghiên cứu định lượng: thiết kế bảng câu hỏi khảo sát với thang đo định danh và thang đo quãng, gửi qua email đến 100 khách hàng được chọn ngẫu nhiên từ tổng thể 133 khách hàng (N = 133). Cỡ mẫu n ≈ 100 được tính theo công thức xác suất với độ tin cậy 95% và sai số ±5%. Phương pháp chọn mẫu là chọn ngẫu nhiên đơn giản (simple random sampling). Dữ liệu được xử lý bằng Excel.

Nguồn dữ liệu:

  • Thứ cấp: báo cáo tài chính từ bộ phận Kế toán, dữ liệu hoạt động từ bộ phận Sale – Marketing, giáo trình marketing và tổ chức sự kiện, tạp chí và internet.
  • Sơ cấp: kết quả phỏng vấn nhân viên và kết quả khảo sát khách hàng thu thập trong giai đoạn 1/05/2015 – 19/05/2015.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1 — Giới thiệu về đề tài

Chương mở đầu trình bày toàn bộ khung nghiên cứu: lý do chọn đề tài, mục đích, ý nghĩa khoa học và thực tiễn, đối tượng, phạm vi, phương pháp nghiên cứu và bố cục. Tác giả nhấn mạnh ý nghĩa thực tiễn là nhận diện ưu và nhược điểm của quy trình hiện tại để từ đó kiến nghị hoàn thiện — thể hiện tính liên kết giữa lý luận học thuật và thực tiễn doanh nghiệp.

Chương 2 — Cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện

Chương này hệ thống hóa toàn bộ nền tảng lý thuyết phục vụ cho phân tích ở các chương sau. Các luận điểm chính bao gồm:

  • Tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là hoạt động truyền thông mà còn là công cụ tạo kết nối hai chiều giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối tác, báo chí và cơ quan công quyền.
  • Tại TP.HCM, số lượng công ty quảng cáo và tổ chức sự kiện có đăng ký kinh doanh đã vượt mức hơn 5.000 công ty, nhưng chỉ khoảng hơn 250 công ty thực sự đạt hiệu quả và có danh tiếng — cho thấy mức độ cạnh tranh cao và sự phân hóa rõ rệt trong ngành.
  • Thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang phát triển nhanh nhưng vẫn tồn tại vấn đề chất lượng dịch vụ chưa đáp ứng kỳ vọng khách hàng và nguy cơ bị sao chép ý tưởng.

Chương 3 — Phương pháp tiến hành nghiên cứu

Chương trình bày chi tiết thiết kế nghiên cứu. Bảng câu hỏi khảo sát gồm hai phần: phần chính với 8 câu đánh giá mức độ hài lòng về các khía cạnh trong quy trình tổ chức sự kiện (ý tưởng, tiến độ thực hiện, nhân sự, truyền thông, quản lý, chuẩn bị, địa điểm, trang thiết bị kỹ thuật) và 1 câu thu thập đóng góp mở từ khách hàng; phần thông tin cá nhân phục vụ phân loại mẫu. Lịch triển khai khảo sát được chia ba giai đoạn: chuẩn bị (1–5/05/2015), thu thập dữ liệu (5–15/05/2015) và tổng hợp – báo cáo (15–19/05/2015).

Chương 4 — Phân tích và đánh giá thực trạng quy trình tổ chức sự kiện của Công ty TNHH TMDV QC Kết Nối Việt

Đây là chương cốt lõi của báo cáo, gồm ba nội dung lớn:

4.1 Giới thiệu về công ty: Kết Nối Việt (tên tiếng Anh: VIET LINKS ADVERTISING SERVICE TRADING COMPANY LIMITED) có trụ sở tại 359 Trường Chinh, Quận Tân Bình, TP.HCM và xưởng sản xuất tại Hóc Môn. Cơ cấu tổ chức gồm Giám đốc điều hành – Phó Giám đốc điều hành và ba bộ phận chức năng: Kế toán – Hành chính & Nhân sự, Sale – Marketing, và Thiết kế – Xây dựng. Công ty hoạt động kinh doanh chính trong lĩnh vực tổ chức sự kiện (mã ngành 7310) và xúc tiến thương mại (mã ngành 8230), cùng các dịch vụ in ấn và bán lẻ – bán buôn phụ trợ.

4.2 Phân tích thực trạng quy trình tổ chức sự kiện: Quy trình thực tế tại Kết Nối Việt gồm 6 bước theo sơ đồ tuyến tính: Nhận thông tin từ khách hàng → Tìm ý tưởng thực hiện → Lập kế hoạch và gửi báo giá → Tổ chức thực hiện → Tổng kết – Đánh giá. Quy trình này được so sánh với mô hình chuẩn 7 bước của PGS.TS Lưu Văn Nghiêm để xác định các điểm tương đồng và khoảng cách. Tác giả chỉ ra rằng công ty thực hiện tốt khâu nhận và phân tích thông tin khách hàng, lập kế hoạch và báo giá (các bản kế hoạch đều được khách hàng chấp thuận); tuy nhiên, bước tìm ý tưởng thiếu nghiên cứu thị trường bài bản — hoàn toàn dựa vào cảm tính và năng lực cá nhân của ban giám đốc. Ngoài ra, khâu ký hợp đồng được thực hiện sau khi đã tìm ý tưởng và lập kế hoạch, khiến công ty luôn ở thế bị động.

4.3 Phân tích và đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2012 đến 2014 cho thấy xu hướng tăng trưởng tích cực:

Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Lợi nhuận sau thuế (triệu đồng) 140 223 242
Tăng trưởng lợi nhuận so với năm trước — +58,6% +8,3%
Tăng trưởng doanh thu so với năm trước — +3,4% +25%

Lợi nhuận năm 2014 tăng 71,8% so với năm 2012. Tác giả lý giải sự tăng trưởng doanh thu năm 2014 (+25%) là do công ty đầu tư mạnh vào Marketing online và mở rộng các dịch vụ phụ trợ xung quanh tổ chức sự kiện. Mức tăng lợi nhuận vượt tốc độ tăng doanh thu phản ánh hiệu quả tối ưu hóa chi phí sau khi chuyển đổi lĩnh vực kinh doanh chính.

4.4 Kết quả khảo sát khách hàng: Bảng câu hỏi được gửi đến 100 khách hàng ngẫu nhiên. Kết quả được trình bày qua 17 biểu đồ đánh giá các khía cạnh: ý tưởng sự kiện, tiến độ thực hiện, nhân sự, quảng bá – truyền thông, quản lý, chuẩn bị, địa điểm tổ chức, trang thiết bị kỹ thuật và đóng góp ý kiến của khách hàng.

Chương 5 — Một số giải pháp và đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện

Trên cơ sở phân tích thực trạng và kết quả khảo sát, tác giả đề xuất các nhóm giải pháp tập trung vào hai hướng chính: (1) định hướng chiến lược kinh doanh của công ty và (2) hoạt động Marketing. Các đề xuất bám sát vào những hạn chế đã xác định ở Chương 4, đặc biệt là việc thiếu quy trình nghiên cứu thị trường bài bản trong bước hình thành ý tưởng và sự bị động trong khâu ký kết hợp đồng.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính xác định được từ nghiên cứu:

  • Quy trình tổ chức sự kiện thực tế của Kết Nối Việt là quy trình 6 bước, có khoảng cách so với mô hình chuẩn 7 bước về cả cấu trúc lẫn chiều sâu thực hiện từng bước.
  • Lợi nhuận công ty tăng liên tục từ 140 triệu đồng (2012) lên 242 triệu đồng (2014), tương đương mức tăng 71,8% trong hai năm.
  • Doanh thu năm 2013 tăng 3,4% so với 2012; năm 2014 tăng 25% so với 2013 và tăng 29,3% so với 2012.
  • Tại TP.HCM có hơn 5.000 công ty quảng cáo và tổ chức sự kiện có đăng ký kinh doanh, nhưng chỉ hơn 250 công ty đạt hiệu quả thực sự — đây là bối cảnh cạnh tranh mà Kết Nối Việt phải đối mặt.

Giải pháp tác giả đề xuất:

  • Hoàn thiện định hướng chiến lược kinh doanh cho mảng tổ chức sự kiện.
  • Cải thiện hoạt động Marketing, bao gồm phát triển nghiên cứu thị trường có hệ thống để thay thế phương thức hình thành ý tưởng dựa thuần túy vào kinh nghiệm cá nhân của ban lãnh đạo.

Đóng góp: Báo cáo cung cấp một bức tranh có hệ thống về thực trạng vận hành quy trình tổ chức sự kiện tại một doanh nghiệp vừa và nhỏ mới gia nhập thị trường, đồng thời đối chiếu trực tiếp với khung lý thuyết học thuật để xác định khoảng cách cần lấp đầy.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Tác giả thừa nhận trong lời cảm ơn rằng hai tháng thực tập là "khoảng thời gian không đủ dài" để nghiên cứu sâu toàn bộ vấn đề đặt ra. Các hạn chế gắn liền với phạm vi nghiên cứu bao gồm:

  • Dữ liệu chỉ bao gồm giai đoạn 2012–2015, chưa phản ánh được các biến động thị trường sau đó.
  • Cỡ mẫu khảo sát 100 khách hàng từ tổng thể 133 khách hàng hiện có của công ty — tổng thể còn nhỏ, kết quả chưa thể khái quát hóa cho toàn ngành.
  • Nghiên cứu tập trung vào một doanh nghiệp duy nhất, chưa có so sánh đối chiếu với các đối thủ cạnh tranh.

Hướng mở rộng tiềm năng là nghiên cứu so sánh quy trình tổ chức sự kiện giữa nhiều công ty trong cùng phân khúc để xác định các yếu tố tạo ra sự khác biệt về hiệu quả.

Giá trị tham khảo

Báo cáo này phù hợp để tham khảo với các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên ngành Quản trị Kinh doanh, Marketing, Truyền thông và Tổ chức sự kiện đang chuẩn bị báo cáo thực tập tại doanh nghiệp dịch vụ có quy mô vừa và nhỏ. Phần Chương 3 (thiết kế nghiên cứu với cỡ mẫu và công thức tính n) và Chương 4 (đối chiếu lý thuyết – thực tiễn theo từng bước quy trình) là các phần đáng tham khảo về cách triển khai phân tích thực trạng.
  • Người làm đề tài về ngành sự kiện tại Việt Nam có thể tham khảo phần tổng quan thị trường (hơn 5.000 công ty đăng ký, khoảng 250 công ty hoạt động hiệu quả) và mô hình quy trình 7 bước được trích từ giáo trình của PGS.TS Lưu Văn Nghiêm.
  • Người nghiên cứu hoặc tư vấn cho doanh nghiệp sự kiện nhỏ có thể tham khảo phần phân tích các điểm yếu điển hình của doanh nghiệp mới gia nhập thị trường: thiếu nghiên cứu thị trường bài bản, bị động trong ký kết hợp đồng, và phụ thuộc vào năng lực cá nhân của lãnh đạo.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Kết Nối Việt bắt đầu hoạt động tổ chức sự kiện từ khi nào và vì sao lại chuyển ngành? Công ty được thành lập tháng 4/2010 với lĩnh vực ban đầu là sản xuất phim quảng cáo và phóng sự. Tháng 8/2012, sau khi định hướng lại chiến lược và nhận thấy tiềm năng thị trường, công ty chuyển sang tổ chức sự kiện là lĩnh vực kinh doanh chính. Đây cũng là mốc thời gian bắt đầu của giai đoạn nghiên cứu trong báo cáo.

2. Quy trình tổ chức sự kiện của Kết Nối Việt khác gì so với mô hình 7 bước chuẩn? Mô hình chuẩn của PGS.TS Lưu Văn Nghiêm gồm 7 bước độc lập (trong đó có bước Thiết kế sự kiện riêng và bước Đánh giá tách biệt). Quy trình thực tế của Kết Nối Việt được mô tả qua 6 bước, trong đó bước hình thành ý tưởng không có nghiên cứu thị trường hệ thống, và việc ký kết hợp đồng diễn ra sau khi đã lập kế hoạch — khiến công ty ở thế bị động so với khách hàng.

3. Kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2012–2014 cụ thể như thế nào? Lợi nhuận sau thuế năm 2012 là 140 triệu đồng, năm 2013 là 223 triệu đồng (tăng 58,6%) và năm 2014 là 242 triệu đồng (tăng thêm 8,3%). Doanh thu tăng 3,4% từ 2012 sang 2013 và tăng 25% từ 2013 sang 2014. Lợi nhuận tăng nhanh hơn doanh thu phản ánh hiệu quả kiểm soát chi phí sau khi chuyển đổi lĩnh vực.

4. Phương pháp khảo sát khách hàng được thực hiện như thế nào và quy mô mẫu là bao nhiêu? Tổng số khách hàng hiện có của công ty là 133 người (N = 133). Tác giả áp dụng công thức tính cỡ mẫu với độ tin cậy 95% và sai số ±5%, cho kết quả n ≈ 100. Bảng câu hỏi gồm 8 câu đánh giá mức hài lòng và 1 câu thu thập ý kiến mở, được gửi qua email cho 100 khách hàng được chọn ngẫu nhiên trong giai đoạn 5–15/05/2015. Dữ liệu được xử lý bằng Excel.

5. Tồn tại lớn nhất trong bước tìm ý tưởng sự kiện của Kết Nối Việt là gì? Theo đánh giá của tác giả, việc hình thành ý tưởng sự kiện không được giao cho một bộ phận chuyên trách và không có nghiên cứu thị trường bài bản. Toàn bộ ý tưởng do ban giám đốc đề xuất dựa vào kinh nghiệm và cảm tính cá nhân. Điều này đi ngược với quy trình chuẩn mà các công ty sự kiện chuyên nghiệp áp dụng, và tiềm ẩn rủi ro dài hạn khi môi trường kinh doanh thay đổi phức tạp hơn.

Kết luận

Báo cáo chuyên đề thực tập của sinh viên Mai Xuân Cường tập trung phân tích và đánh giá quy trình tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Quảng Cáo Kết Nối Việt trong giai đoạn 2012–2015, qua đó đối chiếu thực trạng vận hành với mô hình lý thuyết 7 bước từ giáo trình chuyên ngành. Kết quả cho thấy công ty có nền tảng kinh doanh tăng trưởng tốt — lợi nhuận tăng 71,8% sau hai năm — nhưng quy trình tổ chức sự kiện còn khoảng cách đáng kể so với tiêu chuẩn chuyên nghiệp, đặc biệt ở khâu nghiên cứu thị trường và trình tự ký kết hợp đồng. Các giải pháp được đề xuất tập trung vào hai trọng tâm là hoàn thiện chiến lược kinh doanh và nâng cao năng lực Marketing có hệ thống, nhằm giúp Kết Nối Việt phát triển bền vững trong một thị trường tổ chức sự kiện ngày càng cạnh tranh tại TP.HCM.