mở đầu của việc quản lý. Nó là bước chuyển giao trách nhiệm trực tiếp bảo quản và đưa vật liệu vào sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng. Đồng thời nó là ranh giới giữa bên bán và bên mua, là cơ sở hạch toán chính xác chi phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu của mỗi bên. Việc thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người quản lý nắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng của vật tư trong kho từ đo làm giảm những thiệt hại đáng kể cho hỏng hóc đổ vỡ, hoặc biến chất của vật tư.
Do tính cấp thiết như vậy, tổ chức tiếp nhận vật tư phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ: Một là, tiếp nhận một cách chính xác về chất lượng, số lượng, chủng loại vật tư theo đúng nội dung, điều khoản đã ký kết trong hợp đồng kinh tế, trong hoá đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển. Hai là, phải vận chuyển một cách nhanh chóng nhất để đưa vật tư từ địa điểm tiếp nhận vào kho của doanh nghiệp tránh hư hỏng, mất mát và đảm bảo sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất. Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ này công tác tiếp nhận phải tuân thủ những yêu cầu sau: - Vật tư khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ tuỳ theo nguồn tiếp nhận khác nhau trong ngành, ngoài ngành hay trong nội bộ doanh nghiệp. - Vật tư khi nhập phải qua đủ thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm.
Phải xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại hoặc phải làm thủ tục đánh giá, xác nhận nếu có hư hỏng mất mát. - Vật tư sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập và người giao hàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ. Trong cơ chế mới, các doanh nghiệp được phát huy quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh.
Phạm Khắc Phong 11 Luận Văn Thạc Sĩ Luận văn tốt nghiệp Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội 1. Tổ chức dự trữ vật tư Dự trữ là việc tích lũy một số lượng vật tư đầu vào hoặc một số lượng sản phẩm ở đầu ra nhằm đảm bảo cho việc sản xuất được liên tục hoặc kịp thời cung cấp nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ cho thị trường.Thông thường giá trị hàng dự trữ có thể chiếm tới 40-50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc quản lý dự trữ được đặt thành một nhiệm vụ quan trọng trong quản lý sản xuất. Nghiên cứu quản lý hàng dự trữ hợp lý sẽ nhằm giải quyết hai vấn đề sau: - Lượng hàng đặt bao nhiêu là hợp lý? - Thời điểm đặt hàng vào lúc nào là phù hợp? * Vai trò của dự trữ vật tư.
Dự trữ vật tư có vai trò quan trọng vì các lý do cơ bản sau: - Các nhà cung cấp không để đáp ứng được đúng lúc số lượng, chủng loại, chất lượng vật tư, hàng hóa đúng thời điểm doanh nhiệp cần. - Một số trường hợp do dự trữ vật tư mà doanh nghiệp đã thu được lợi nhuận cao. - Cần có kho vật tư để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh bình thường, giảm sự bất thường. - Có dự trữ tốt mới đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng, quản lý tốt dự trữ vật tư góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hệ thống quản lý dự trữ a, Hệ thống dự trữ nhiều giai đoạn: quá trình sản xuất sản phẩm nếu được chia ra nhiều giai đoạn, công nghệ khác biệt hoặc tách nhau thì giữa các giai đoạn đó cần có dự trữ. Do vậy chúng ta cần quan tâm tới quản lý dự trữ theo nhiều giai đoạn đó. Trong hệ thống này, vật tư bị thay đổi về hình thái vật chất qua các giai đoạn. b, Hệ thống dự trữ nhiều cấp: Vật tư về cơ bản không thay đổi về hình thái vật chất qua các cấp từ công ty sản xuất đến các kho hàng, các đại lý, người bán buôn, người bán lẻ … Vấn đề đặt ra cho các nhà quản lý dự trữ là trả lời hai câu hỏi khi nào đặt hàng và đặt hàng bao nhiêu? – Khi nào đặt hàng? Trả lời câu hỏi này nhằm xác định sự kiện bắt đầu thực hiện việc đặt hàng.
Có hai hệ thống chính được sử dụng: + Doanh nghiệp đặt hàng cung cấp vật tư ( hoặc phát lệnh sản xuất tạo ra yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất) theo chu kỳ cố định: theo tuần, tháng, năm … + Doanh nghiệp đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức tối thiểu gọi là dự trữ báo động đặt hàng hoặc đặt hàng khi hết hàng hoàn toàn. – Đặt hàng bao nhiêu? Phạm Khắc Phong 12 Luận Văn Thạc Sĩ Luận văn tốt nghiệp Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội + Lượng đặt hàng tùy theo khả năng của kho chứa. Tuy nhiên, mua theo khả năng chứa của kho có thể chúng ta dự trữ quá mức cần thiết hoặc là dự trữ không đủ. + Theo khả năng về vốn: Tình trạng cũng có thể xẩy ra như trên, tức là quá trình thừa hoặc thiếu, có khi mua quá nhiều không đủ kho để chứa.
+ Tùy theo mức tiêu dùng vật tư ( theo dự báo hay dự tính) từ lần đặt hàng này tời lần đặt hàng sau. Phương pháp này khá tốt nếu ta dự báo chính xác mức tiêu dùng. + Tùy theo mức độ khó khăn của đặt hàng, mức chi phí để đặt hàng và chi phí bảo quản vật tư, tùy theo giá trị của vật tư. c, Hệ thống điểm đặt hàng: Hệ thống này nhằm đạt được một số lượng vật tư Q xác định mỗi khi mức dự trữ giảm xuống một mức xác định gọi là điểm đặt hàng.
Ngày thực hiện đạt hàng thay đổi, nếu như yêu cầu giảm thì điểm đặt hàng đạt muộn hơn. Nguyên tắc của hệ thống này là thực hiện việc đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức lý thuyết (gọi là điểm đặt hàng) hay dự trữ báo động ( điểm báo động). Mức dự trữ này đảm bảo yêu cầu người bán hàng hoặc yêu cầu cho sản xuất cho đến khi nhận được hàng từ người cung cấp. Vì vậy, mức dự trữ báo động nhỏ nhất là bằng yêu cầu trong thời kỳ thu nhận ( từ lúc đặt hàng cho đến lúc nhận hàng vào kho) nếu không sẽ thiếu sản phẩm để bán hoặc thiếu sản phẩm cung cấp cho quá trình sản xuất.
Q0 Q1 Q2 Q3 tL Qt1 Qt2 Qt3 t1 t2 t3 Thời gian Phạm Khắc Phong 13 Luận Văn Thạc Sĩ Luận văn tốt nghiệp Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội Hình 1.1: Hệ thống mua sắm vật tƣ theo điểm đặt hàng Ta có t1 ≠ t2 ≠ t3 ; Q1 = Q2 =Q3 ; Qt1 = Qt2 = Qt3 Qo = Q1+Qt1= Q2+Qt2 = Q3+Qt3 ; R=Qd+Qnd.tL Trong đó: Qt1, Qt2, Qt3 là lượng vật tư tồn kho sau thời điểm cuối t1, t2, t3. t1, t2, t3 là khoảng thời gian định kỳ giữa hai lần đặt hàng. Q1, Q2, Q3 là lượng vật tư hàng hóa mua sắm ở cuối của t1, t2, t3. Qo là lượng vật tư lớn nhất trong kho.
R là lượng vật tư hiện còn tại thời điểm đặt hàng. Qd là lượng vật tư dự trữ bảo hiểm Qnd là lượng vật tư hàng hóa tiêu dùng cho sản xuất kinh doanh bình quân một ngày đêm. Với D là nhu cầu vậ tư hàng năm tL là thời gian thực hiện đơn đặt hàng, đó là khoảng thời gian từ khi đặt hàng mua vật tư đến khi nhập vật tư về kho. Nếu hết hàng ta mới tiến hành mua hàng, khi đó R=0.
Nếu nhà cung cấp giao hàng ngay lập tức, tL=0 Hệ thống này có ưu điểm khi yêu cầu người cung cấp sẽ chuyển tới một số lượng vật tư hàng hóa luôn cố định đã định trước, nhưng thời gian giao hàng của các lần không bằng nhau. Nếu nhu cầu vật tư hàng hóa cho sản xuất kinh doanh tăng hoặc có biến động lớn, ta vẫn có thể đặt hàng kịp thời (nếu các nhà sản xuất luôn sẵn sàng). Trong hệ thống này người quản lý phải có các biện pháp theo dõi chặt chẽ lượng dự trữ còn tồn kho để biết rõ khi nào cần đặt hàng. Tóm lại, hệ thống điểm đặt hàng được áp dụng phù hợp nhất khi thỏa mãn các yếu tố sau : - Dòng yêu cầu về vật tư có biến động lớn.
- Những vật tư có giá trị cao cần phải hạn chế tình trạng thiếu hụt dự trữ vì chúng sẽ gây thiệt hại lớn. - Hệ thống sản xuất linh hoạt. - Có dự trữ ở nhà cung cấp. d, Hệ thống tái tạo định kỳ : Nguyên tắc của hệ thống này là ở một thời điểm cố định, hàng tháng, hàng quý,.
người ta đánh giá mức dự trữ còn lại và đặt hàng một số lượng xác định sao Phạm Khắc Phong 14 Luận Văn Thạc Sĩ Luận văn tốt nghiệp Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội cho mức dự trữ đạt một mức cố định gọi là mức tái tạo dự trữ. Mức đặt hàng thường bằng mức dự trữ của kỳ trước. Hệ thống tái tạo định kỳ có : t1= t2= t3 ; Q1#Q2#Q3Qt1#Qt2#Qt3 ; Qo=Q1+Qt1=Q2+Qt2=Q3+Qt3 Q1 Q2 Q3 Qt1 tL Qt2 Qt3 t1 t2 t3 Thời gian Hình 1.2 : Hệ thống mua sắm vật tư theo chu kỳ cố định mức dự trữ Hệ thống này nhằm vào việc kiểm tra mức độ tồn kho theo những khoảng thời gian đều đặn và đặt hàng bằng lượng sản phẩm dự trữ đã tiêu thụ kỳ trước. Số lượng đặt hàng bằng hiệu số giữa mức tái tạo và số lượng tồn kho.
Cũng như trường hợp trên, chúng ta phải kể đến mức bảo hiểm dự trữ bảo hiểm. Khi mức tái tạo ấn định ở mức cao, mức dự trữ trung bình sẽ cao và chi phí bảo quản sẽ lớn. Ngược lại, nếu mức tái tạo quá thấp, chúng ta được mức dự trữ trung bình thấp nhưng mức độ mạo hiểm (rủi ro) thiếu hụt dự trữ sẽ cao. Ưu điểm của hệ thống tái tạo định kỳ là người cung cấp sau một thời gian cố định sẽ giao hàng, không cần biết tình hình sản xuất của công ty như thế nào.
Số lượng một lần giao hàng thay đổi thùy theo số lượng tồn kho. Ngược lại, hệ thống sẽ làm gián đoạn sản xuất kinh doanh trong nội bộ chu kỳ, một khi có sự thay đổi đột ngột của nhu cầu vật tư làm cho hệ thống không thể thích ứng được. Để tránh điều đó, người ta phải chấp nhận mức độ dự trữ bảo hiểm lớn.