lời mở đầu của cuốn sách “Của cải của dân tộc” đã miêu tả công việc trong các xí nghiệp khi đó như sau: “ một người kéo sắt thành sợi, một người làm thẳng sợi sắt, người thứ ba cắt kim, người thứ tư tạo lỗ xâu kim, người thứ năm mài dũa để tạo cây kim.” Mười người trong một ngày làm được 4800 cây kim. Còn nếu làm việc hoàn toàn độc lập, mỗi người trong một ngày chỉ làm được 20 cây kim. Lợi thế cơ bản của chuyên môn hoá lao động là ở chỗ thông qua việc phân chia nhiệm vụ phức tạp thành đơn giản, mang tính độc lập tương đối để giao cho từng người, tổng năng suất lao động của cả nhóm sẽ tăng lên gấp bội. Sở dĩ chuyên môn hoá làm được điều như trên là bởi vì không một người nào trên phương diện tâm lý có thể thực hiện được tất cả các hoạt động của một nhiệm vụ phức tạp, ngay cả khi trong con người đó hội tụ đầy đủ các kĩ năng cần thiết.Chuyên môn hoá công việc sẽ tạo ra những đơn giản, chuyên sâu vào những hoạt động cụ thể, dễ đào tạo nhờ đó năng suất lao động được đẩy mạnh.
Bên cạnh đó, chuyên môn hoá chia nhỏ những công việc lớn thành nhiều việc nhỏ khác nhau do đó mỗi người có thể lựa chọn công việc và vị trí phù hợp với tài năng của mình và tạo thêm nhiều việc làm cho xã hội. Tuy nhiên, chuyên môn hoá cũng có những hạn chế. Người lao động dễ cảm thấy nhàm chán với công việc lặp đi lặp lại, họ trở lên xa lạ, 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp bàng quan với nhau vì mỗi người đều có công việc riêng của mình, văn hoá tổ chức rời rạc, lạnh lẽo. Điều này là nguyên nhân sâu xa dần gây ra sự giảm năng suất lao động.
Phân chia tổ chức thành các bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận Một tổ chức bao giờ cũng có một cơ cấu tổ chức nhất định. Cơ cấu tổ chức thể hiện sự phân chia tổ chức thành các bộ phận chuyên môn hoá và hợp nhóm chức năng quản lý theo chiều ngang. Nếu không biết phân chia tổ chức thành các bộ phận thì sự hạn chế trong các cấp bậc quản lý cũng như sự phân công bất hợp lý sẽ phá vỡ mục đích cuả tổ chức hoặc làm cho nó kém hiệu quả. Vậy người ta dựa vào tiêu chí nào để phân chia và hình thành các bộ phận trong tổ chức cho phù hợp.
Trong thực tế, các bộ phận có thể được hình thành theo những tiêu chí khác nhau, làm xuất hiện mô hình tổ chức bộ phận khác nhau cụ thể là: (1)mô hình tổ chức đơn giản, (2)mô hình tổ chức theo chức năng, (3) mô hình tổ chức theo sản phẩm, (4)mô hình tổ chức theo khách hàng, (5)mô hình tổ chức theo địa dư, (6)mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược, (7)mô hình tổ chức theo quá trình, (8)mô hình tổ chức theo các dịch vụ hỗ trợ, (9) mô hình tổ chức ma trận. Mỗi loại mô hình là một kiểu phân chia bộ phận khác nhau của một tổ chức. Tuỳ thuộc vào từng điều kiện của tổ chức mà lựa chọn hoặc kết hợp các loại mô hình khác nhau nhằm hạn chế tối đa các nhược điểm và phát huy ưu điểm của mô hình. Cơ cấu các mô hình này sẽ được phân tích cụ thể tại phần lý luận một số mô hình tổ chức bộ máy quản lý ở phần sau.
8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 3. Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức và các mô hình cơ cấu xét theo mối quan hệ quyền hạn. “ Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức.” 6 Từ khái niệm trên ta thấy quyền hạn gắn liền với vị trí.Vị trí mang lại quyền hạn cho người nắm giữ nó, người đó sẽ mất quyền hạn khi rời vị trí và quyền hạn đó lại được chuyển lại cho người thay thế. Gắn liền với quyền hạn là trách nhiệm.
Nếu trách nhiệm không gắn với quyền hạn thì sẽ dẫn đến lạm quyền. Vậy trách nhiệm là gì? “Trách nhiệm là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công.” 7 Quyền hạn giúp cho trách nhiệm hoàn thành dễ dàng hơn và trách nhiệm làm cho quyền hạn không bị lạm dụng. Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức. Trong cơ cấu tổ chức có 3 loại quyền hạn:Quyền hạn trực tuyến, Quyền hạn tham mưu, Quyền hạn chức năng.
- Quyền hạn trực tuyến: Quyền hạn trực truyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tuyến đối với cấp dưới. Người đứng đầu bộ phận trực tuyến được gọi là nhà quản lý trực tuyến hoặc quản lý tác nghiệp. Trong mối quan hệ trực tuyến quền hạn được trải 6 NXB Khoa học và kĩ thuật – Giáo trình Khoa học quản lý tập 2- PGS. Đoàn Thị Thu Hà, PGS.
Nguyễn Thị Ngọc Huyền –Hà Nội -2004. 7 NXB Khoa học và kĩ thuật – Giáo trình Khoa học quản lý tập 2- PGS. Đoàn Thị Thu Hà, PGS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền –Hà Nội -2004.
9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp từ cấp trên xuống cấp dưới theo cấp bậc. Mỗi nhà quản lý trực tuyến có quyền ra lệnh trực tiếp cho cấp dưới và nhận sự báo cáo từ họ. - Quyền hạn tham mưu:.Chức năng cuả các tham mưu là điều tra khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra những ý kiến tư vấn cho người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. Ví dụ: Trong sơ đồ (1) thì trợ lý tổng Giám đốc, các quản lý nhân sự,vật tư là các nhà tham mưu.
Tổng giám đốc Trợ lý tổng giám đốc PTGĐ PTGĐ PTGĐ Marketing sản xuất Tài chính Quản lý nhân sự Quản lý sản xuất Quản lý vật tư Quản đốc A Quản đốc B Quản đốc C Luồng quyền hạn trực tuyến Quan hệ tham mưu 10 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Sơ đồ 1: Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mưu 8 - Quyền hạn tham mưu: Bản chất của mói quan hệ tham mưu là cố vấn. Chức năng của các tham mưu là điều tra khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra những ý kiến tư vấn cho ngưỡi quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. Ví dụ: Trong sơ đồ (1) thì trợ lý tổng Giám đốc, các quản lý nhân sự,vật tư là các nhà tham mưu. Ngày nay, khi môi trường có nhiều biến động và nhiều thay đổi, khoa học kĩ thuật phát triển mạnh mẽ, hệ thống thông tin bùng nổ thì vai trò của người tham mưu càng trở lên quan trọng trong hệ thống.
Quyết định của nhà quản lý luôn cần ý kiến đóng góp cuả các chuyên gia để hoàn thiện hơn. Tuy vậy, bên cạnh những ưu điểm, việc sử dụng tham mưu vẫn tồn tại một vài hạn chế. Thứ nhất, vì quyền hạn tham mưu và quyền hạn trực tuyến rất gần nhau, giới hạn giữa chúng tương đối mỏng manh nên nếu các tham mưu quên rằng họ ở vị trí nào thì sự xói mòn quyền hạn trực tuyến rất dễ xảy ra. Thay vì chỉ góp ý họ sẽ can thiệp vào quyết định rồi dần ra quyết định.
Khi đó, xung đột tổ chức rất dễ xảy ra vì đã có sự chiếm quyền. Thứ hai, do bộ phận tham mưu chỉ đưa ra các kế hoạch và các gợi ý họ không phải chịu trách nhiệm về đề xuất của mình nên có những đề xuất xa rời thực tiễn, thiếu tính khả thi không có ích cho tổ chức. Thứ ba, thiếu trách nhiệm cuả tham mưu.Tham mưu chỉ đưa ra kế hoạch còn các bộ phận khác nhau quyết định thực hiện kế hoạch và thực 8 NXB Khoa học và kĩ thuật – Giáo trình Khoa học quản lý tập 2- PGS. Đoàn Thị Thu Hà, PGS.
Nguyễn Thị Ngọc Huyền –Hà Nội -2004. 11 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp hiện thế nào? Do vậy, kế hoạch thực hiện không tốt bên tham mưu sẽ đổ lỗi cho bộ phận khác và ngược lại dẫn đến vô trách nhịêm trong quản lý. Vậy làm cho công tác tham mưu trở nên có hiệu quả ta cần thực hiện các yêu cầu sau: Nhận thức đúng đắn mối quan hệ quyền hạn. Làm cho trực tuyến lắng nghe tham mưu và làm cho việc sử dụng tham mưu trở thành thông lệ trong tổ chức.
Bảo đảm cho tham mưu có đủ thông tin. Cuối cùng là đảm bảo tham mưu toàn diện. Đề xuất của các tham mưu phải toàn diện để nhà quản lý có thể sử dụng để ra quyết định. Tức là các tham mưu không chỉ nêu vấn đề mà còn cung cấp cụ thể các biện pháp và cách giải quyết vấn đề.
- Quyền hạn chức năng “Quyền hạn chức năng là quyền trao cho một cá nhân hay bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác” 9 Quyền hạn chức năng gắn liền với việc uỷ quyền. Trong quản lý, giao quyền đúng người đúng lúc là cả một nghệ thuật. Nếu người lãnh đạo trực tuyến không giao quyền thì trong nhiều trường hợp, vì sự hạn chế về kiến thức chuyên môn, thiếu khả năng giám sát quá trình, người này sẽ không thể mang lại những quyết định đúngcho tổ chức và tạo ra áp lực công việc nặng nề cho họ. Ngược lại, nếu quá mở rộng quyền hạn chức năng thì khó đảm bảo sự thống nhất quyết định.
Ngoài ra, việc trao quyền phải được chỉ 9 NXB Khoa học và kĩ thuật – Giáo trình Khoa học quản lý tập 2- PGS. Đoàn Thị Thu Hà, PGS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền –Hà Nội -2004. 12 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp rõ giao cho ai và chịu trách nhiệm như thế nào? Trong một tổ chức việc giao quyền được căn cứ theo các chức danh và vị trí.
Ở tuỳ từng vị trí mà quyền hạn được phân chia khác nhau và có phạm vi nhất định để tránh việc quyền lực chồng chéo khó quản lý. Quyền hạn chức năng đem lại cho người được phân giao một phần quyền lực trực tuyến của người quản lý trực tuyến,họ được quyền ra quyết định và chỉ định trực tiếp trong phạm vi quyền hạn của mình. Điều này khác so với quyền lực tham mưu ở chỗ các tham mưu chỉ có quyền đưa ra các lời khuyên chứ không có quyền quyết định trong phạm vi quyền tham mưu của họ. Tóm lại, để thu dược kết quả tốt nhất trong việc giao phó quyền hạn chức năng, người lãnh đạo tổ chức cần đảm bảo rằng phạm vi quyền hạn đó được chỉ rõ cho người… quyền và cả những người chịu tác động của quyền hạn này.