CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CỦA CHUYÊN ĐỀ LẬP NGÂN SÁCH CHO DỰ ÁN XÂY DỰNG 1. Cơ sở lý luận về lập dự toán ngân sách 1. Khái niệm a) Theo Tiêu chuẩn ISO 21500:2012 Guidance on project management và TCVN 11866:2017 Hướng dẫn quản lý dự án. - Dự án Dự án bao gồm một tập hợp duy nhất các quá trình gồm các hoạt động được kết hợp và kiểm soát với thời gian bắt đầu và kết thúc, được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu của dự án.
Việc đạt được các mục tiêu của dự án đòi hỏi cung cấp các sản phẩm bàn giao phù hợp với các yêu cầu cụ thể. Một dự án có thể chịu nhiều hạn chế. Mặc dù nhiều dự án có thể tương tự nhau nhưng mỗi dự án lại là đơn nhất. Sự khác biệt của dự án có thể xuất hiện trong các trường hợp sau: + Sản phẩm bàn giao được cung cấp + Các bên liên quan chi phối + Nguồn lực được sử dụng + Các hạn chế + Cách thức điều chỉnh các quá trình để tạo ra các sản phẩm bàn giao - Quản lý dự án: Quản lý dự án là việc ứng dụng các phương pháp, công cụ, kỹ thuật và năng lực đối với dự án.
Quản lý dự án bao gồm việc tích hợp các giai đoạn khác nhau của vòng đợi dự án. Quản lý dự án thực hiện thông qua các quá trình. Các quá trình được lựa chọn để thực hiện dự án cần gắn kết một cách có hệ thống. Mỗi giai đoạn của vòng đời dự án cần có các sản phẩm bàn giao cụ thể.
Các sản phẩm bàn giao này cần được xem xét thường xuyên trong suốt dự án để đáp ứng các yêu cầu của nhà tài trợ, khách hàng và các bên liên quan khác. 4 - Dự toán chi phí: Mục đích của Dự toán chi phí là có được ước tính về các chi phí cần thiết để hoàn thành mỗi hoạt động dự án và toàn bộ dự án. Các dự toán chi phí có thể được thể hiện dưới dạng đơn vị đo như số giờ lao động hoặc số giờ thiết bị hoặc những định giá tiền tệ. Khi được thể hiện bằng tiền tệ và khi việc thực hiện kéo dài thì các phương pháp tính đến giá trị tiền tệ theo thời gian cần được sử dụng.
Các đường cong học tập có thể được sử dụng khi dự án bao gồm một số hoạt động lặp lại và hoạt động tuần tự. Các dự án liên quan đến nhiều loại tiền tệ cần xác định tỷ giá quy đổi được sử dụng để tính chi phí cho kế hoạch dự án. Các khoản dự phòng hoặc các ước tính dự phòng được sử dụng để xử lý những rủi ro hoạt bất ổn và cần được bổ sung vào dự toán chi phí dự án và được xác định rõ ràng Đầu vào chính Đầu ra chính - Cấu trúc phân chia công việc - Các dự toán chi phí - Danh sách các hoạt động - Các kế hoạch dự án - Nhưng thay đổi được chấp thuận Bảng 1.1: Dự toán chi phí: đầu vào và đầu ra chính - Xây dựng ngân sách: Mục đích của Xây dựng ngân sách là phân bổ ngân sách của dự án đến các cấp độ thích hợp của cấu trúc phân chia công việc. Việc phân bổ các khoản ngân sách cho những phân đoạn công đoạn theo lịch trình sẽ đảm bảo ngân sách dựa trên thời gian làm căn cứ để so sánh với thực hiện thực tế.
Việc duy trì các khoản ngân sách sát với thực tế, gắn kết trực tiếp với phạm vi công việc đã được thiết lập, là điều cần thiết đối với mỗi tổ chức chịu trách nhiệm thực hiện các nỗ lực của dự án. Các khoản ngân sách thường được phân bổ theo cùng một cách thức mà dự toán dự án đã được lập ra. Dự toán chi phí dự án cà lập ngân sách có liên quan chặt chẽ với nhau. Dự toán chi phí xác định tổng chi phí dự 5 án, trong khi lập ngân sách xác định về việc các chi phí sẽ được chi tiêu ở đâu, khi nào và thiết lập một phương tiện làm căn cứ cho quản lý việc thực hiện.
Các biện pháp khách quan về hiệu quả chi phí cần được thiết lập trong quá trình lập ngân sách. Việc đặt ra các biện pháp khách quan trước khi đánh giá hiệu quả chi phí làm tăng trách nhiệm giải trình và tránh thiên vị. Khoản dự phòng hoặc các hạng mục kinh phí dự phòng không được phân bổ cho các hoạt động hoặc phạm vi công việc khác có thể được tạo ra và sử dụng cho các mục đích kiểm soát việc quản lý hoặc để trang trải các rủi ro đã xác định. Các hạng mục như vậy và rủi ro liên quan cần được xác định rõ ràng.
Đầu vào chính Đầu ra chính - Cấu trúc phân chia công việc - Các dự toán chi phí - Lịch trình - Ngân sách - Các kế hoạch dự án - Những thay đổi được chấp thuận Bảng 1.2: Xây dựng ngân sách: đầu vào và đầu ra chính - Kiểm soát chi phí Mục đích của Kiểm soát chi phí là để giám sát các chênh lệch về chi phí và có hành động thích hợp. Quá trình này cần chú trọng đến việc xác định hiện trạng về chi phí dự án, so sánh với chi phí cơ sở để xác định bất kỳ sự chênh lệch nào, dự báo chi phí dự kiến khi hoàn thành và thực hiện mọi hành động phòng ngừa hoặc khắc phục thích hợp để tránh các tác động chi phí tiêu cực. Tất cả các thay đổi đối với đường cơ sở chi phí cần được quản lý theo quá trình Kiểm soát thay đổi Khi công việc được bắt đầu, dữ liệu về việc thực hiện được tích lũy bao gồm các chi phí trong ngân sách, chi phí thực tế và chi phí ước tính khi hoàn thành. Để đánh gia hiệu quả chi phí, cần tích lũy dữ liệu lịch trình, chẳng hạn như tiến độ của các hoạt động theo lịch trình và ngày dự kiến hoàn thành của các hoạt động hiện tại và trong tương lai.
Có thể phát sinh các sai khác do việc hoạch định kém. Những 6 thay đổi không lường trước được về phạm vi, các vấn đề kỹ thuật, sự hư hỏng thiết bị hoặc các yếu tố bên ngoài khác, chẳng hạn như những khó khăn của nhà cung cấp. Bất kể là do nguyên nhân nào, các hành động khắc phục đều đòi hỏi phải có sự thay đổi đối với đường cơ sở chi phí hoặc xây dựng kế hoạch khôi phục ngắn hạn. Đầu vào chính Đầu ra chính - Chi phí thực tế - Dữ liệu về tiến độ - Chi phí dự báo - Các kế hoạch dự án - Các yêu cầu thay đổi - Ngân sách - Các hành động khắc phục Bảng 1.3: Kiểm soát chi phí: đầu vào và đầu ra chính b) Theo Giáo Trình Dự toán ngân sách doanh nghiệp- Trường Cao Đẳng Giao Thông Vận Tải TW1: Ngân sách doanh nghiệp: Ngân sách là một kế hoạch hành động được lượng hoá và được chuẩn bị cho một thời gian cụ thể nhằm để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Đặc điểm của ngân sách doanh nghiệp: - Ngân sách phải được lượng hoá: điều này có nghĩa là ngân sách phải được biểu thị bằng các con số, thực tế thường là một số tiền. - Ngân sách phải được chuẩn bị từ trước: Bảng ngân sách phải được lập trước thời gian dự định thực hiện ngân sách đó. Các số liệu trong hoặc sau thời gian thực hiện ngân sách có thể cũng quan trọng, nhưng không phải là một phần trong bảng ngân sách. - Ngân sách phải được áp dụng cho một khoảng thời gian cụ thể.
Một kế hoạch tài chính mở cho tương lai (không có điểm kết thúc), không được coi là bảng ngân sách. - Ngân sách phải là một bảng kế hoạch hành động: đây là điểm quan trọng nhất, ngân sách không phải là một bảng bao gồm các số liệu thực tế vì nó liên quan đến những sự việc chưa hề xảy ra. Tình hình có thể thay đổi trong khoảng thời gian thực hiện ngân sách, có nghĩa là khi đó, ngân sách sẽ không còn chính xác. Giống 7 như các kế hoạch khác, ngân sách rất ít khi dự báo hoàn toàn chính xác về tương lai.
Tuy nhiên, ngay cảtrong trường hợp như vậy, nó vẫn đóng vai trò định hướng cho những người thực hiện và vai trò này rất quan trọng Dự toán ngân sách: - Là quá trình phát triển ngân sách của doanh nghiệp, là sự biểu đạt các kế hoạch hành động thành con số diễn tả các nguồn tài chính dự kiến cần thiết, dự báo doanh thu đồng thời trình bày các báo cáo tài chính được dự kiến trong tương lai của tổ chức. - Dự toán ngân sách doanh nghiệp là một bảng kế hoạch chi tiết, trong đó mô tả việc sử dụng các nguồn lực tài chính và kinh doanh của một kỳ nào đó trong tương lai. Hệ thống dự toán của một công ty không dựa trên việc ghi chép các nghiệp vụ thực tế đã phát sinh. Trái lại, hệ thống dự toán chủ yếu dựa trên cơ sở các dự báo từ các bộ phận trong doanh nghiệp.
- Dự toán ngân sách doanh nghiệp là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi bởi các nhà quản lý trong việc hoạch định và kiểm soát các tổ chức. Nó là một kế hoạch chi tiết nêu ra những khoản thu chi của doanh nghiệp trong một thời kỳ nào đó. Nó phản ánh một kế hoạch cho tương lai, được biểu hiện dưới dạng số lượng và giá trị. - Dự toán ngân sách doanh nghiệp là một bản viết tóm tắt chính thức (hay là báo cáo) các kế hoạch quản lý cho một thời kỳ cụ thể trong tương lai, thể hiện qua các thuật ngữ tài chính.
Thông thường, nó đưa ra các phương pháp cơ bản nhằm kết nối các mục tiêu đã thỏa thuận trong toàn bộ doanh nghiệp. Một khi được chấp nhận, dự toán sẽ trở thành cơ sở quan trọng cho việc đánh giá các hoạt động. Như vậy, dự toán ngân sách doanh nghiệp thúc đẩy tính hiệu quả và ngăn chặn sự hao hụt và không hiệu quả. Nó là một công cụ kiểm soát.
Các nhân tố ảnh hưởng tới dự toán ngân sách doanh nghiệp. Ngân sách doanh nghiệp là các kế hoạch tài chính của mỗi doanh nghiệp. Việc chuẩn bị ngân sách doanh nghiệp giúp sắp xếp và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. 8 Vì vậy việc lập dự toán ngân sách doanh nghiệp chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố sau: - Doanh số bán hàng trong quá khứ và xu hướng trong tương lai.
- Xu hướng phát triển của nền kinh tế, của ngành - Phát triển văn hóa XH và thị hiếu người tiêu dùng.