Tổng quan nghiên cứu

Công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò huyết mạch trong việc bảo đảm thông tin thông suốt phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý và điều hành tại các đơn vị sự nghiệp y tế công lập. Tính đến ngày 30/4/2024, Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh có quy mô 623 nhân sự, vận hành với 09 phòng chức năng, 20 khoa lâm sàng và 06 khoa cận lâm sàng. Cơ cấu tổ chức phức tạp cùng lưu lượng khám chữa bệnh lớn tạo ra khối lượng công văn, tài liệu chỉ đạo và hồ sơ bệnh án khổng lồ mỗi năm. Mặc dù Bệnh viện Quận 11 đã tiên phong triển khai phần mềm quản lý văn bản Online Office từ năm 2017 và nâng cấp lên bệnh viện đa khoa hạng II trực thuộc Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh theo Quyết định số 712/QĐ-UBND năm 2020, công tác quản lý văn thư và lưu trữ tại đơn vị vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm xuất phát từ thực trạng hồ sơ, tài liệu hình thành qua các thời kỳ chưa được thu thập đầy đủ, phần lớn còn phân tán tại các khoa phòng hoặc chất đống trong bao tải, thùng carton chưa qua chỉnh lý. Bên cạnh đó, có tới 35,1% nhân sự tham gia khảo sát chưa nắm vững thể thức văn bản hành chính, bệnh viện chưa có kho lưu trữ chuyên dụng đạt chuẩn và chưa thực hiện quy trình số hóa tài liệu đồng bộ. Mục tiêu của đề án là hệ thống hóa cơ sở lý luận, phân tích toàn diện thực trạng và xây dựng hệ thống giải pháp đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11. Đề tài giới hạn phạm vi khảo sát không gian tại Bệnh viện Quận 11 trong khung thời gian từ năm 2020 đến năm 2024. Đề án hướng tới mục tiêu chuẩn hóa 100% thể thức văn bản ban hành, giải quyết dứt điểm 100% tài liệu tồn đọng và rút ngắn trên 50% thời gian tra cứu hồ sơ phục vụ công tác chuyên môn.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết quản lý khoa học của Frederick Winslow Taylor về tối ưu hóa quy trình làm việc và lý thuyết quản trị hành chính của Henri Fayol với 04 chức năng cốt lõi: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Bên cạnh đó, quan điểm quản lý qua con người của Mary Parker Follett được tích hợp nhằm phân tích vai trò của yếu tố nhân sự trong việc vận hành bộ máy văn thư, lưu trữ tại đơn vị sự nghiệp y tế.

Đề án làm rõ 04 khái niệm nền tảng:

  • Quản lý công tác văn thư: Hoạt động tổ chức, điều hành việc soạn thảo, ban hành, tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao, giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành và quản lý sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
  • Quản lý công tác lưu trữ: Hoạt động chỉ đạo, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động theo Luật Lưu trữ năm 2011.
  • Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ: Việc thay đổi tư duy, tái cấu trúc quy trình, ứng dụng các công cụ quản lý hiện đại nhằm nâng cao hiệu suất, bảo đảm tính xác thực, an toàn và kịp thời của thông tin tài liệu.
  • Đổi mới quản lý văn thư, lưu trữ trên môi trường số: Quá trình ứng dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS), tích hợp chữ ký số và số hóa toàn bộ vòng đời của tài liệu từ khâu tạo lập đến khi nộp lưu hoặc tiêu hủy.

Nghiên cứu căn cứ vào hệ thống văn bản pháp lý chặt chẽ gồm: Luật Lưu trữ năm 2011, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, Thông tư số 10/2022/TT-BNV và Quyết định số 4367/QĐ-BV của Giám đốc Bệnh viện Quận 11 về việc ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng để giải quyết thấu đáo mục tiêu thực tiễn:

  • Cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu: Tác giả khảo sát chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng kết hợp mẫu thuận tiện với quy mô 97 người, đại diện cho viên chức, người lao động tại 09 phòng chức năng, 26 khoa lâm sàng/cận lâm sàng và toàn bộ nhân sự phụ trách văn thư, lưu trữ thuộc Phòng Hành chính quản trị. Cỡ mẫu này bảo đảm độ tin cậy và phản ánh khách quan bức tranh toàn cảnh của bệnh viện quy mô 623 nhân sự.
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phiếu khảo sát trực tuyến trên nền tảng Google Forms và các cuộc phỏng vấn sâu lãnh đạo quản lý. Dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ các báo cáo định kỳ, kế hoạch công tác của Bệnh viện Quận 11 giai đoạn 2020 - 2024.
  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phân tích tổng hợp, so sánh tỷ lệ phần trăm và đối chiếu quy chuẩn pháp lý. Phương pháp phân tích dữ liệu khảo sát giúp lượng hóa mức độ tuân thủ quy trình văn bản, xác định chính xác tỷ lệ sai sót về thể thức và nguyên nhân của tình trạng ách tắc hồ sơ lưu trữ.
  • Khung thời gian nghiên cứu: Toàn bộ dữ liệu thực nghiệm và điều tra xã hội học được thực hiện từ tháng 4/2024 đến tháng 10/2024.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực nghiệm tại Bệnh viện Quận 11 ghi nhận những kết quả định lượng cụ thể:

Thứ nhất, về trình độ nhận thức thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, có 64,9% nhân sự nắm rõ quy định; 10,6% trả lời sai và 24,5% hoàn toàn không nắm rõ văn bản quy định. Như vậy, tổng tỷ lệ nhân sự chưa nắm rõ hoặc hiểu sai chiếm tới 35,1%. Sai sót về thể thức văn bản xuất hiện phổ biến tại các đơn vị chuyên môn như Phòng Kế hoạch tổng hợp, Phòng Tài chính kế toán và Phòng Điều dưỡng.

Thứ hai, về quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến, chỉ có 33% nhân viên chọn giải pháp chuyển văn bản cho bộ phận văn thư đăng ký theo đúng quy chế khi tiếp nhận trực tiếp văn bản liên quan đến công việc. Ngược lại, có tới 42,6% chuyển cho lãnh đạo khoa/phòng, 17% chuyển trực tiếp cho Ban Giám đốc và 7,4% tự lưu giữ để theo dõi, gây ra nguy cơ thất lạc văn bản chính thức.

Thứ ba, về thực trạng lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, nghiên cứu chỉ ra 04 rào cản chính khiến các khoa phòng không nộp lưu tài liệu:

  • 56,9% người tham gia khảo sát lo ngại khó khăn trong việc tìm kiếm, tra cứu lại tài liệu khi có nhu cầu sử dụng.
  • 54,9% phản ánh đơn vị thiếu kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên dụng.
  • 27,5% cho rằng quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu hiện hành còn phức tạp.
  • 11,8% đánh giá năng lực của nhân sự phụ trách lưu trữ còn hạn chế.

Thứ tư, về nguồn lực nhân sự và cơ sở vật chất, bộ phận văn thư lưu trữ thuộc Phòng Hành chính quản trị có 03 nhân sự nữ (01 văn thư, 01 đóng dấu, 01 lưu trữ). Đáng chú ý, 100% nhân sự đều có bằng cấp chuyên môn ban đầu trái ngành (Cử nhân Quản lý nhà nước, Cao đẳng Quản trị kinh doanh, Cao đẳng Quản trị văn phòng) và mới chỉ hoàn thành lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn vào năm 2023. Công tác quản lý con dấu được thực hiện rất nghiêm ngặt với 97,9% đánh giá đúng quy định, có trang bị hộc tủ khóa riêng và camera an ninh theo dõi.

Thảo luận kết quả

Thực trạng phân tích qua dữ liệu cho thấy sự chênh lệch rõ rệt giữa nhận thức của nhân sự nghiệp vụ và đánh giá của cấp quản lý. Mặc dù 100% (3/3) nhân viên văn thư tự nhận thấy bản thân đáp ứng đủ yêu cầu công việc, lãnh đạo Phòng Hành chính quản trị lại đánh giá đội ngũ này còn thụ động, năng lực tham mưu chuyên môn chưa sâu.

Khi trực quan hóa dữ liệu qua biểu đồ cột thể hiện các lý do không nộp lưu hồ sơ và bảng cơ cấu nhân lực theo trình độ chuyên môn, có thể thấy điểm nghẽn lớn nhất không nằm ở phần mềm điều hành Online Office mà nằm ở hạ tầng kho lưu trữ vật lý và tâm lý giữ tài liệu cục bộ tại các khoa phòng. So sánh với các nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ tại các cơ quan hành chính nhà nước cấp quận/huyện, tính chất tài liệu y tế tại bệnh viện phức tạp hơn nhiều do quy định bảo quản bệnh án tối thiểu từ 5 năm đến 20 năm theo Thông tư số 10/2022/TT-BNV. Tình trạng tài liệu đóng bao tải, để trong thùng carton chưa chỉnh lý nếu không được xử lý kịp thời sẽ dẫn đến nguy cơ mục nát, ẩm mốc, làm mất nguồn chứng cứ pháp lý quan trọng khi có tranh chấp y khoa xảy ra.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực chứng, đề án kiến nghị 04 nhóm giải pháp đột phá nhằm đổi mới toàn diện công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11:

Thứ nhất, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ và nâng cao nhận thức: Ban hành hướng dẫn chi tiết về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Tổ chức 02 lớp tập huấn chuyên sâu hàng năm cho 100% cán bộ chủ chốt, thư ký y khoa và nhân viên soạn thảo văn bản tại 09 phòng chức năng và 26 khoa chuyên môn. Mục tiêu giảm tỷ lệ văn bản sai thể thức xuống dưới 3% trong năm 2025. Chủ thể thực hiện: Phòng Hành chính quản trị chủ trì, phối hợp cùng Phòng Tổ chức cán bộ.

Thứ hai, nâng cấp cơ sở hạ tầng kho lưu trữ và bảo đảm trang thiết bị: Ban Giám đốc cần phê duyệt quy hoạch cải tạo diện tích tối thiểu 80 - 100m² làm kho lưu trữ chuyên dụng đạt chuẩn. Trang bị đầy đủ hệ thống giá kệ sắt di động, máy hút ẩm, điều hòa nhiệt độ, bình chữa cháy tự động và camera giám sát môi trường kho. Dự toán và cấp ngân sách thường niên từ Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp để mua sắm cặp hộp, bìa hồ sơ chuyên dụng và bảo hộ lao động. Timeline hoàn thành: Quý IV/2025.

Thứ ba, đẩy mạnh số hóa tài liệu và tích hợp hệ thống quản lý điện tử: Xây dựng dự án số hóa toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản từ 05 năm trở lên đang tồn đọng. Nâng cấp phần mềm quản lý văn bản Online Office hiện có thành hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) toàn diện, tích hợp chữ ký số cá nhân và chữ ký số cơ quan cho 100% văn bản hành chính đi/đến. Triển khai lập hồ sơ công việc trực tiếp trên môi trường mạng, bảo đảm khả năng trích lục hồ sơ bệnh án điện tử trong vòng dưới 03 phút. Giai đoạn triển khai: 2025 - 2027.

Thứ tư, tổ chức chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng và tăng cường kiểm tra, đánh giá: Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu bệnh viện để phân loại, tiêu hủy tài liệu hết giá trị và lập danh mục hồ sơ nộp lưu khoa học đối với toàn bộ khối tài liệu trong bao tải, thùng carton trước ngày 30/6/2025. Đưa tiêu chí lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu đúng thời hạn (trước ngày 15/12 hàng năm) vào thang điểm thi đua, khen thưởng định kỳ của từng khoa, phòng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang tính ứng dụng thực tiễn cao, cung cấp giá trị tham khảo thiết thực cho nhiều nhóm đối tượng:

  • Ban Giám đốc và Lãnh đạo các bệnh viện công lập, trung tâm y tế quận/huyện: Tài liệu cung cấp góc nhìn quản trị toàn diện, giúp người đứng đầu định hình chiến lược phân bổ nguồn lực, đầu tư cơ sở hạ tầng lưu trữ và chỉ đạo chuyển đổi số hồ sơ hành chính, bệnh án đúng quy định pháp luật.
  • Trưởng phòng Hành chính quản trị và cán bộ phụ trách văn thư, lưu trữ ngành Y tế: Nắm bắt được bộ công cụ đánh giá thực trạng, quy trình quản lý văn bản đi/đến, kỹ thuật bảo quản con dấu an toàn và phương pháp xử lý hồ sơ tồn đọng thực tế tại đơn vị sự nghiệp y tế hạng II.
  • Học viên cao học, nghiên cứu sinh chuyên ngành Quản lý công và Lưu trữ học: Luận văn là tài liệu tham khảo giá trị về phương pháp luận, cách thiết kế bảng hỏi khảo sát thực nghiệm và kỹ thuật phân tích số liệu trong một cơ quan y tế đặc thù.
  • Chuyên viên tư vấn chuyển đổi số và các đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ: Hiểu rõ các điểm nghẽn nghiệp vụ và nhu cầu thực tế của bệnh viện công lập để thiết kế phần mềm quản trị văn phòng điện tử, chữ ký số và hệ thống kho lưu trữ số hóa phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

Hệ thống văn bản pháp lý cốt lõi nào điều chỉnh công tác văn thư lưu trữ tại bệnh viện công lập?
Công tác văn thư lưu trữ tại bệnh viện trực thuộc Sở Y tế chịu sự điều chỉnh của Luật Lưu trữ năm 2011, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, cùng Thông tư số 10/2022/TT-BNV quy định về thời hạn bảo quản tài liệu.

Nguyên nhân chính khiến các khoa phòng e ngại giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan là gì?
Khảo sát thực tế tại Bệnh viện Quận 11 chỉ ra có 56,9% nhân sự sợ gặp khó khăn khi tìm kiếm tài liệu để sử dụng lại và 54,9% phản ánh bệnh viện thiếu kho lưu trữ đạt chuẩn. Tâm lý giữ tài liệu tại chỗ để tiện tra cứu nội bộ là rào cản lớn nhất.

Hiện trạng đội ngũ nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11 ra sao?
Bộ phận gồm 03 nhân sự phụ trách 03 mảng nghiệp vụ: văn thư, đóng dấu và lưu trữ. Toàn bộ nhân sự đều là nữ, tốt nghiệp các chuyên ngành ngoài ngành lưu trữ (Quản lý nhà nước, Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng) và đã hoàn thành chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ vào năm 2023.

Bệnh viện Quận 11 đã ứng dụng công nghệ thông tin vào văn thư lưu trữ từ thời điểm nào?
Bệnh viện Quận 11 đã chủ động triển khai phần mềm quản trị Online Office từ năm 2017, trở thành một trong những đơn vị y tế tuyến quận/huyện đầu tiên tại Thành phố Hồ Chí Minh ứng dụng công nghệ vào quản lý, điều hành văn bản đi và đến.

Giải pháp cấp bách nào cần ưu tiên triển khai ngay trong năm 2025?
Đơn vị cần tập trung thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để chỉnh lý dứt điểm toàn bộ tài liệu tồn đọng trong thùng carton, đồng thời tổ chức đào tạo chuẩn hóa thể thức văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP cho 100% nhân sự soạn thảo.

Kết luận

  • Đề án đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận, khung pháp lý và các nguyên tắc cốt lõi về đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong đơn vị sự nghiệp y tế công lập.
  • Khảo sát thực chứng trên 97 nhân sự tại Bệnh viện Quận 11 đã phản ánh trung thực các hạn chế: 35,1% nhân sự chưa nắm rõ thể thức văn bản, 56,9% gặp khó khăn khi nộp lưu tài liệu và toàn bộ hồ sơ cũ chưa được chỉnh lý đạt chuẩn.
  • Đóng góp khoa học của luận văn là xây dựng mô hình đổi mới quản lý công tác văn thư lưu trữ gắn liền với lộ trình chuyển đổi số y tế, số hóa tài liệu và tích hợp chữ ký số.
  • Lộ trình thực hiện giai đoạn 2025 - 2027 phân kỳ rõ ràng các mục tiêu: hoàn thành chỉnh lý tài liệu tồn đọng (2025), cải tạo kho lưu trữ chuyên dụng (2025 - 2026) và vận hành hệ thống lưu trữ điện tử EDMS đồng bộ (2026 - 2027).
  • Đề án là tài liệu thực chứng có giá trị cao, các nhà quản lý y tế và độc giả quan tâm có thể khai thác mô hình này để áp dụng vào thực tiễn cải cách hành chính tại cơ quan, đơn vị mình.