CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ ĐỔI MỚI QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUẬN 11 1. Cơ sở lý luận về quản lý công tác văn thư, lưu trữ 1. Một số khái niệm 1. Khái niệm đổi mới Đổi mới trong tiếng Việt nghĩa là sự thay đổi, cải tổ, sáng tạo theo hướng tích cực và tiến bộ, nhằm tạo ra những điều mới mẻ, khác biệt so với trước đây.
(Nguyễn Như Ý, Đại từ điển Tiếng Việt, Bộ GD&ĐT- Trung tâm ngôn ngữ văn hóa Việt Nam, NXB Văn hóa-thông tin, 1998, tr.658) Đổi mới là một khái niệm ra đời trong thời kì hiện đại nhưng tư duy, ngôn ngữ nhân loại đã sử dụng để nhận thức cả lịch sử của xã hội loài người từ xa xưa. Nội hàm của khái niệm “đổi mới” nhằm chỉ những hoạt động của con người làm thay đổi cái cũ, cái lạc hậu, lỗi thời bằng cái mới tiến bộ hơn. Khái niệm quản lý Quản lý gắn liền với quá trình kinh tế - xã hội, nên trên thực tế đã nảy sinh nhiều quan điểm khác nhau về quản lý. Những quan niệm này có tính lịch sử ra đời khác nhau và gắn với mỗi tổ chức hoạt động trong một lĩnh vực, thậm chí với mỗi quá trình trong tổ chức.
Taylor, quản lý “là biết chính xác điều bạn muốn người khác làm và sau đó biết được rằng họ đã hoàn thành công việc đó một cách tốt nhất và rẻ nhất”. TS Võ Kim Sơn [2010], Giáo trình Quản lý học đại cương, NXB Khoa Học và Kỹ Thuật.13] Theo Henry Fayol định nghĩa quản lý là một tiến trình bao gồm cả các khâu lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nỗ lực của mỗi thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác nhau của tổ chức nhằm đạt mục tiêu đã định trước. Theo Mary Parker Folett, quản lý là nghệ thuật đạt mục tiêu thông qua con người. 8 Có tác giả cho rằng quản lý là hoạt động phối hợp các hoạt động chung của một đoàn thể hợp tác.
Cũng có tác giả lại cho rằng, quản lý là điều khiển con người và sự vật nhằm đạt mục tiêu đã định trước. Từ những điểm chung của các định nghĩa trên ta có thể đi đến một khái niệm tổng hợp về quản lý như sau: Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể lên các khách thể nhằm đạt được mục tiêu định trước. Khái niệm công tác văn thư “Công tác văn thư là toàn bộ công việc đảm bảo nhiệm vụ thông tin quản lý bằng văn bản, liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản; tổ chức quản lý, xử lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu; thực hiện nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Công tác lưu trữ là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức”.
Tạp chí khoa học số 29 (12-2017) Theo Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư: “công tác văn thư là hoạt động bao gồm các công việc như soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”. Từ các cách giải thích trên, nhưng có thể hiểu công tác văn thư bao gồm hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ bao gồm các công việc như: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi và văn bản đến; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Khái niệm công tác lưu trữ Theo khoản 1 Điều 2 Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011, tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác 9 định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Hoạt động lưu trữ được coi là các hoạt động nghiệp vụ. Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội), bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Có thể hiểu công tác lưu trữ bao gồm hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ. Khái niệm đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ Từ các khái niệm trên, đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ có thể được hiểu là việc thay đổi tư duy, phương pháp quản lý và áp dụng các biện pháp quản lý tổ chức triển khai các hoạt động nghiệp vụ đúng quy định và nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ, cung cấp kịp thời và bảo quản an toàn thông tin phục vụ điều hành và xử lý công việc tại cơ quan, tổ chức.
Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ: Trong bối cảnh hiện đại hóa và hội nhập quốc tế, công tác văn thư, lưu trữ tại Việt Nam đang đứng trước những thách thức lớn, đòi hỏi phải có sự đổi mới mạnh mẽ. Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ không chỉ là nhu cầu cấp thiết mà còn là xu hướng tất yếu để nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong việc bảo quản và khai thác tài liệu. Trước tiên, cần phải nhận thức rõ vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý nhà nước và hoạt động của các tổ chức. Văn thư, lưu trữ giữ vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và cung cấp thông tin kịp thời cho các quyết định quản lý.
Do đó, việc cải tiến quy trình quản lý văn thư, lưu trữ sẽ góp phần nâng cao chất lượng phục vụ của các cơ quan công quyền và tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn. Bên cạnh đó, công tác đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cũng cần được chú trọng. Những người làm công tác này không chỉ cần kiến thức chuyên môn vững vàng mà còn phải có khả năng sử dụng công nghệ thông tin thành thạo. Các chương trình đào tạo cần được thiết kế phù hợp với thực tiễn và xu hướng phát triển của công nghệ, giúp cán bộ nắm bắt và làm chủ các kỹ năng cần thiết.
Ngoài ra, cần có những chính sách và quy định rõ ràng để hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ. Việc xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình và hướng dẫn cụ thể sẽ giúp 10 các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác này một cách đồng bộ và hiệu quả. Các quy định về bảo mật thông tin, thời gian lưu trữ và tiêu hủy tài liệu cũng cần được cập nhật để phù hợp với thực tiễn. Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên môi trường số: Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên môi trường số hóa trở thành một yêu cầu cấp thiết.
Số hóa tài liệu không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn làm tăng hiệu quả truy xuất và chia sẻ thông tin. Việc áp dụng các hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) cho phép các cơ quan, tổ chức dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và bảo mật thông tin hơn so với phương pháp truyền thống. Đổi mới này cũng đòi hỏi sự thay đổi trong quy trình làm việc, các quy trình tiếp nhận, xử lý và lưu trữ tài liệu cần được tự động hóa để giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Hệ thống có thể hỗ trợ quản lý vòng đời tài liệu, từ khi tạo ra, lưu trữ cho đến khi tiêu hủy, đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật và thời gian lưu trữ.
Bên cạnh việc áp dụng công nghệ, nâng cao năng lực cán bộ là yếu tố quan trọng không kém. Đội ngũ nhân viên cần được đào tạo để sử dụng thành thạo các công cụ số hóa, từ đó tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu. Các chương trình đào tạo cũng cần được cập nhật thường xuyên để theo kịp với sự phát triển của công nghệ. Ý nghĩa của đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ Đổi mới Quản lý công tác văn thư, lưu trữ có vai trò, ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Cụ thể như sau: Thứ nhất, góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo, điều hành và thực hiện công việc của tổ chức Thông tin được thể hiện dưới các hình thức khác nhau như: lời nói (âm thanh), chữ viết (văn bản), hình ảnh… Hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức đa phần các thông tin được thể hiện ở hình thức chủ yếu là văn bản. Tất cả các hoạt động đều được triển khai, thông tin và trao đổi qua văn bản. Vì thế, đổi mới để quản lý VTLT tốt sẽ giúp cho hoạt động quản lý, điều hành, thực hiện công việc được thực hiện hiệu quả, đảm bảo thông tin thông suốt, kịp thời, nhanh chóng, chính xác và ngược lại quản lý không tốt sẽ dẫn đến thiếu thông tin, hoạt động kém hiệu quả. 11 Thứ hai, giúp tổ chức thông tin một cách có hệ thống để dễ dàng tìm kiếm, truy xuất và sử dụng khi cần thiết Hiện nay vẫn còn một số cơ quan, đơn vị chưa chú trọng đến quản lý công tác VTLT, chưa ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản, chưa thực hiện lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định dẫn tới khi cần thông tin thì mất thời gian cho việc tìm kiếm hoặc tìm kiếm nhưng không có.
Do đó, khi tổ chức quản lý công tác VTLT tốt sẽ giúp việc tìm kiếm, truy xuất và sử dụng thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng và đầy đủ. Thứ ba, giúp bảo quản an toàn thông tin Hoạt động của tổ chức lưu giữ nhiều thông tin liên quan đến hoạt động tổ chức và cá nhân trong tổ chức.