Chương 1: Cơ sở lý thuyết Chương 2: Thực trạng luân chuyển công việc của các phòng ban tại Trường Cao đẳng FPT Polytechnic – Trung tâm FPT Polytechnic Đà Nẵng Chương 3: Thực hiện đề án luân chuyển công việc giữa các phòng ban tại Trường Cao đẳng FPT Polytechnic – Trung tâm FPT Polytechnic Đà Nẵng 5 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1. Thiết kế công việc: Nguyễn Quốc Tuấn và cộng sự (2022), thiết kế công việc là tổ chức, sắp xếp các nhiệm vụ, trách nhiệm, quy trình thực hiện và những yếu tố khác thành một công việc để giao phó nhân viên thực hiện với mục tiêu đạt năng suất, hiệu quả cho tổ chức. Thiết kế công việc đang ngày càng trở nên quan trọng bởi vì: Thiết kế công việc có thể ảnh hưởng lên thành tích của nhiều công việc khác nhau, đặc biệt là những công việc mà động lực làm việc của nhân viên chịu tác động lớn bởi những yếu tố liên quan trực tiếp đến công việc. Thiết kế công việc tác động lên sự hài lòng đối với công việc của người nhân viên.
Bởi vì con người luôn có thái độ nhất định đối với những khía cạnh khác nhau của công việc, cho nên việc nhận diện điều gì là khía cạnh “tích cực” của công việc đóng một vai trò rất quan trọng. Ngoài ra, khi thiết kế công việc hiệu quả, nhân viên sẽ ít bỏ việc hoặc tìm cách thoái thác để vắng mặt tại công sở hơn. Trong nhiều trường hợp thì thiết kế công việc có thể tác động lên sức khỏe và tâm lý của nhân viên, Những vấn đề như mất đi thính giác, căng thẳng, huyết áp cao, mệt mỏi, mất ngủ hay đau tim cũng liên quan trực tiếp đến việc thiết kế công việc. Các cách tiếp cận phổ biến của thiết kế công việc là làm đơn giản hóa những nhiệm vụ và trách nhiệm.
Việc đơn giản hóa công việc có thể phù hợp với những công việc dành cho nhân viên mới vào; tuy nhiên nếu công việc đơn giản quá thì cũng sẽ dẫn đến sự nhàm chán khiến nhân viên nghỉ việc. Do đó, có thể có các cách tiếp cận khác để thiết kế công việc như mở rộng công việc, làm phong phú công việc và luân chuyển công việc.2 Luân chuyển công việc: 1.1 Khái niệm Luân chuyển công việc là quá trình định kỳ di chuyển các cá nhân từ vai trò công việc này sang vai trò công việc khác, được biết đến như một kỹ thuật nhằm tối đa hóa hiệu suất của tổ chức (Digiesi và cộng sự, 2018). Luân chuyển công việc là 6 một hình thức phát triển nghề nghiệp, thường được công ty áp dụng để tìm kiếm những nhân viên giỏi và thúc đẩy hiệu suất làm việc của họ, hoặc họ thấy được lợi ích từ việc luân chuyển nhân viên luân chuyển so với những nhân viên không luân chuyển. Hay theo Saravani và Abbasi (2013) trong một nghiên cứu ở khu vực ngân hàng, luân chuyển công việc là công cụ để nhà quản lý, lãnh đạo trao quyền cho người lao động và phát triển tầm nhìn của họ về công việc; là công cụ hiệu quả tạo sự đa dạng về kỹ năng và sự hài lòng trong công việc của người lao động.
Luân chuyển công việc đã được nhiều công ty trên thế giới sử dụng. Trong một cuộc khảo sát có tính đại diện đã phát hiện rằng khoảng 40% các công ty ở Mỹ sử dụng luân chuyển công việc như một công cụ quản lý và luân chuyển công việc là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình đào tạo tại chỗ cho những người có thành tích cao. Nhưng ngay cả khi không có các chương trình luân chuyển công việc chính thức, việc chuyển giao công việc ngang hàng giữa các công việc vẫn thường xuyên xảy ra trong các tổ chức (Saari, Johnson, Mclaughlin và Zimmerle (1988)). Ở Đức, luân chuyển công việc được xem như một công cụ để đào tạo nâng cao đặc biệt phù hợp ở các doanh nghiệp lớn với tỷ lệ sử dụng năm 2010 là 28% ở các doanh nghiệp có 500–999 nhân viên và 37% ở các doanh nghiệp có hơn 1000 nhân viên (Văn phòng Thống kê Liên bang, 2014).
Từ quan điểm của người lao động, Mohr và Zoghi (2008) cho thấy rằng 26% tổng số nhân viên từ mẫu đại diện của các nơi làm việc ở Canada cho biết ít nhất thỉnh thoảng có tham gia vào các hoạt động luân chuyển công việc. Ở Châu Á, hãng hàng không Singapore Airlines đã cung cấp các cơ hội phát triển nghề nghiệp và mở rộng kinh nghiệm làm việc cho nhân viên bằng cách luân chuyển công việc.2 Ưu điểm Theo lý thuyết về “động lực của nhân viên”, lợi ích của việc luân chuyển công việc sẽ có thể giúp nhân viên giảm bớt sự nhàm chán, đơn điệu và mệt mỏi do phải làm một công việc lặp đi lặp lại hàng ngày trong một thời gian nhất định. Do 7 đó, luân chuyển công việc có thể làm tăng động lực làm việc. Đặc biệt đối với những nhân viên có đặc điểm là hiệu suất thấp hoặc thái độ làm việc kém, luân chuyển công việc có thể giúp cải thiện chất lượng của sự phù hợp giữa công việc và con người bằng cách tạo ra các mối quan hệ giữa các cá nhân mới hoặc môi trường làm việc tốt hơn trong công việc mới (Feldman & Weitz, 1988).
Theo góc độ “học tập của nhân viên”, luân chuyển công việc được sử dụng giúp nhân viên học hỏi trong công việc và giúp tổ chức tăng cường tích lũy vốn nhân lực bằng cách cho họ tiếp xúc với những trải nghiệm và thách thức khác nhau. Luân chuyển công việc cũng là cơ hội để người lao động có thể định hướng khả năng của bản thân trong công việc, giúp người lao động tạo được mối quan hệ rộng rãi từ tổ chức, nắm rõ các hoạt động của tổ chức, qua đó giúp hoàn thành các công việc của bản thân tốt hơn nhờ sự hiểu biết về tổ chức, về các hoạt động của tổ chức, các nguồn thông tin và đặc biệt là các kỹ năng mới được tiếp thu, phát triển các mối quan hệ trong tổ chức, hay chuẩn bị cho một vị trí chức vụ cao hơn trong tổ chức (Kaymaz, 2010). Luân chuyển công việc cũng giúp tổ chức trong trường hợp, nhân viên có thành tích cao thực sự sẵn sàng thăng tiến lên cấp cao hơn, nhưng không có vị trí tuyển dụng thích hợp nào trong nội bộ tổ chức thì luân chuyển sang một công việc khác giúp duy trì động lực hoặc để báo hiệu rằng công ty quan tâm đến sự phát triển nghề nghiệp của người đó. Đối với các tổ chức tư nhân, thông qua việc luân chuyển công việc, người sử dụng lao động có thể đánh giá người lao động qua các tiêu chí như kỹ năng lãnh đạo, năng lực chuyên môn, khả năng làm việc nhóm và tương tác với đồng nghiệp.
Việc người lao động có thể linh hoạt qua nhiều vị trí giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí liên quan khi cần bổ sung một lao động cho công việc mới. Ngoài ra, việc luân chuyển này có thể mang lại lợi ích gián tiếp cho chính tổ chức. Những lợi ích có thể đạt được bao gồm nâng cao kỹ năng của nhân viên để giúp ban quản lý linh 8 hoạt hơn trong việc lập kế hoạch công việc, thích ứng với những thay đổi và lấp đầy các vị trí tuyển dụng.3 Nhược điểm Ngoài những ưu điểm đã được mô tả ở trên, việc luân chuyển công việc này cũng có những mặt hạn chế. Có thể gây ra năng suất do chuyển người lao động sang vị trí mới khi hiệu quả của công việc trước đó giúp tiết kiệm cho tổ chức.
Luân chuyển công việc cũng làm tăng sự mất tập trung khi các thành viên trong nhóm làm việc phải thích nghi với những nhân viên mới. Ngoài ra, người giám sát cần dành nhiều thời gian hơn để trả lời các câu hỏi và giám sát công việc của những nhân viên mới được luân chuyển tới bộ phận. Nếu luân chuyển công việc không được thiết kế hợp lý, nó có thể làm tăng căng thẳng cho nhân viên. Việc thực hiện luân chuyển công việc này sau đó có thể gây ra sự hỗn loạn trong nhóm làm việc.
Sự luân chuyển khiến nhân viên khó phát triển các kỹ năng đặc biệt và họ không có đủ thời gian ở một vị trí để chấp nhận thử thách trong công việc. Việc luân chuyển thường đi kèm với những ưu đãi hỗ trợ, mà đây có thể là nguyên nhân dẫn đến sự bất bình đẳng trong tổ chức hoặc làm cho quy mô lao động trong tổ chức nhỏ lại vì sự cắt giảm các nhân sự dư thừa do sự đa dạng hóa lĩnh vực của người lao động ở lại (Hsieh và Chao, 2004). Tóm lại, luân chuyển công việc về cơ bản mang lại những lợi ích phổ biến sau cho người lao động và tổ chức của họ bao gồm: (i) giảm sự nhàm chán, mệt mỏi trong công việc, (ii) tăng cường các kỹ năng khác nhau trong công việc giúp giảm rủi ro trong công việc; (iii) nâng cao hiệu quả, năng suất làm việc; (iv) định hướng công việc phù hợp cho người lao động; (v) chuẩn bị đào tạo cho các nhân sự chủ chốt của tổ chức; (vi) phát triển các mối quan hệ trong tổ chức; và (vii) giảm tình trạng gây khó khăn cho khách hàng. Ở mặt ngược lại, việc luân chuyển công việc gặp một số khó khăn nhất định như: (i) không phải vị trí, công việc nào cũng có thể luân chuyển; (ii) người lao động không muốn từ bỏ công việc mà bản thân họ đã nỗ lực, cố gắng trong một thời 9 gian nhất định; (iii) người lao động ngại với việc phải học tập và tiếp nhận công việc mới sau khi luân chuyển; (iv) quá trình luân chuyển có thể tác động đến hiệu quả công việc của tổ chức trong ngắn hạn vì thời gian thích nghi và học tập của người mới; (vi) sự thiếu công bằng trong việc xác định đối tượng và nhiệm vụ sau luân chuyển; và cuối cùng là (vii) thiếu niềm tin của nhà lãnh đạo, quản lý đối với kỳ vọng về thay đổi nhận thức của người lao động trong việc phát triển kỹ năng, cơ hội thăng tiến, định hướng nghề nghiệp và tinh thần trách nhiệm bởi rủi ro xảy ra khi mọi nỗ lực bỏ ra đều bị phủ nhận sau khi luân chuyển (Bhadury và Radovilsky, 2006).4 Các yếu tố tác động đến luân chuyển công việc Hiệu suất công việc trong quá khứ Hiệu suất công việc trong quá khứ có thể ảnh hưởng đến việc luân chuyển công việc theo ba cách khác nhau (Lombardo & Eichinger, 2000): Đầu tiên, luân chuyển công việc có thể được sử dụng như một phương tiện để phát triển những cá nhân có tài năng cao (“luân chuyển tài năng”).