ĐÁNH GIÁ KHO VẬN 109 Chương 8 ĐÁNH GIA KHO VAN e Danh gia kho van « Lap hỗ sơ hoạt động kho e _ Phân tích hoạt động kho e_ Đối chuẩn 8.1 ĐÁNH GIÁ KHO VẬN Một vấn dé quan trọng khi quản lý kho vận là đánh giá hiệu quả hoạt động của kho vận. Một nhà kho cân được liên tục đo lường, đánh giá hiệu quả vận hành, so sánh với kho khác đê tìm cơ hội cải tiên. Các thách thức bao gồm đo lường cái gì, so sánh với kho nao, và cải tiên ra sao. Các phương pháp đánh giá kho vận thường dùng bao gôm: - So sánh kho với một kho lý tưởng - So sánh kho với một kho thực tế Kho lý tưởng là kho được mô hình hóa bởi các mô hình toán học.
Phương pháp so sánh kho với một kho lý tưởng làm rõ các vấn để trong kho dựa trên phân tích các mô hình toán được sử dụng. Phương pháp này lý tưởng hóa kho bởi các mô hình, mức độ hữu ích của phương pháp phụ thuộc vào mức độ thích hợp hay xác thực của mô hình sử dụng khi mô hình hóa kho. Phương pháp so sánh kho với một kho thực tế so sánh kho với các kho có thực tế vận hành tốt nhất nhằm đề ra các mục tiêu và giải pháp cải tiến kho. Ở phương pháp này, các mục tiêu cải tiến là thực tế và có thể đạt được.
Tuy nhiên có thách thức là các kho khác, có thể là của đối thủ cạnh tranh, có sẵn sàng chia sẻ thực tế tốt nhất hay không. So sánh với một kho lý tưởng thường không cải tiến được nhiều vì thiếu thực tế, và thiếu những gợi ý hay hướng dẫn cải tiễn như khi so sánh với một kho thực tế. So sánh với một kho thực tế thường có ý nghĩa hơn. Nếu kho so sánh cùng loại và vận hành hiệu quả hơn thì có thể tìm hiểu các phương tiện hay nguồn lực cùng các quy trình vận hành của kho so sánh để 110 CHƯƠNG 8 tìm hiểu nguyên nhân và ứng dụng các thực tế tương tự như kho so sánh để cải tiền.2 LAP HO SƠ HOẠT ĐỘNG KHO Kho là nơi làm việc phức tạp, khó cảm nhận chính xác những gì đang xảy ra.
Các sự kiện trong kho thường trôi qua nhanh chóng và phân bồ trên một không gian rộng lớn trong kho, nên khó mà đánh giá hiệu quả hoạt động của kho khi chỉ dựa trên các quan sát hàng ngày các hoạt động này. Tuy nhiên, có thể dựa vào số liệu các đơn hàng trong quá khứ cùng với bố trí mặt bằng kho để suy diễn các hoạt động trong kho từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động kho. Các dữ liệu này có thê dùng đề so sánh kho của doanh nghiệp với các kho khác nhăm xác định và sửa đôi các yêu kém, từ đó cải tiên hiệu quả hoạt động của kho. Một hồ sơ các hoạt động kho là cần thiết để thật sự hiểu được các vấn đề trong kho, cho phép.
hiểu, hoạch định, kiêm soát và cải tiên việc sử dụng nguôn lực kho bao gôm nhân lực và không gian, thiết bị. Lập hỗ sơ hoạt động kho nhằm đo lường và phân tích các hoạt động kho. Hồ sơ hoạt động kho vận được xây dựng từ ba nguồn dữ liệu: - Dữ liệu về hàng hóa u về mặt bằng, vị trí lưu kho - Dữ liệu về đơn hàng a. Dữ liệu về hàng hóa Dữ liệu hàng hóa bao gồm thông tin hữu ích cần thu thập cho mỗi loại hàng hóa: - Mã hàng - Mô tả hàng - Dòng hàng - Địa chỉ lưu trữ - Ngày nhập hàng - Mức tồn kho cực đại Mã hàng nhằm nhận dạng loại hàng.
Mã hàng phải duy nhất cho mỗi loại hàng, và phân biệt với các loại hàng khác. Mã hàng nhăm liên kết dữ liệu hàng hóa ở những nguồn. hàng khác nhau. Mô tả hàng hóa cần phải ngăn gọn nhằm kiểm tra sai lỗi.
Dòng hàng gồm các hàng hóa tương tự nhau được xác định nhằm các mục đích lưu trữ và nâng chuyên. ĐÁNH GIÁ KHO VẬN 11 Địa chỉ lưu trữ bao gồm vùng, hành lang, khu vực, kệ của vị trí lưu trữ. Với mỗi vị trí lưu trữ cần xác định: - Thước đo đơn vị lưu trữ, như palet hay thùng, nhằm mục đích kiểm tra. - Kích thước đơn vị lưu trữ (dài, rộng, cao, nặng) nhằm biết yêu cầu không gian lưu trữ.
- Thước đo đơn vị hàng bán, như theo thùng hay từng sản phẩm nhằm mục đích kiêm tra. - Số đơn vị hàng bán trên mỗi đơn vị lưu trữ. Ngày nhập hàng giúp xác định các loại hàng có thể bị lỗi thời vì loại hàng mới hơn. Mức ton kho cực đại theo tháng hay theo tuần giúp xác định yêu cầu không gian lưu trữ.
Dữ liệu về mặt bằng, vị trí lưu kho Bản đồ mặt bằng kho cùng các vị trí lưu trữ cho thấy các loại hàng hóa được lưu trữ ở đâu. mặt bằng kho giúp xác định lộ trình di chuyển lấy hàng, yêu cầu đi chuyền lấy hàng, từ đó giúp đánh giá các phương án mặt bằng thay thế, và thiết kế mặt bằng kho. Dữ liệu về đơn hàng Một bước quan trọng và cần thiết trong các dự án kho là hiểu được đơn hàng khách hàng hay lực kéo hệ thông kho vận. Dữ liệu đơn hàng là dữ liệu về lịch sử đơn hàng, là tập hợp tât cả các danh sách mua săm, được gửi bởi tât cả các khách hàng trong năm trước, bao gôm: - Mã đơn hàng.
- Khách hàng. - Yêu cầu nâng chuyền đặc biệt - Thời gian lấy hàng - Lượng hàng vận chuyền. Mã đơn hàng cần phải duy nhất, nhằm phân biệt với đơn hàng của khách hàng khác, phân biệt với cả đơn hàng của cùng khách hàng nhưng ở ngày khác hay ở thời điểm khác trong cùng ngày. Mã hàng cần phải duy nhất, giúp tìm kiếm vị trí lưu kho của hàng.
Hồ sơ hoạt động kho giúp khai thác dữ liệu, thông qua cơ sở dữ liệu đề phân tích, tìm mẫu hình, nhằm cải thiện hoạt động vận hành kho. Thành công của 112 CHƯƠNG 8 việc khai thác đữ liệu còn phụ thuộc vào có công cụ tốt để hỗ trợ tìm kiếm, và biết tìm kiếm ở đâu.3 PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG KHO Các phương pháp phân tích hoạt động kho thường dùng bao. gồm: - Phân tích ABC - Phân tích thống kê 8.1 Phân tích ABC Phân tích ABC nhằm chỉ ra một số ít hàng hóa quan trọng trong kho chiếm phần lớn các hoạt động trong kho. Các hàng hóa quan trọng này cần được xác định qua các quy tắc kinh nghiệm như: - Luật 80-20 - Phân tích ABC Nếu một kho theo luật 80-20, thì 20% hàng hóa trong kho chiếm 80% hoạt động kho, các hàng hóa này được xem là một số ít quan trọng và được xem xét khi phân tích hoạt động trong kho.
Phân tích ABC phân chia hàng hóa trong kho thành ba loại: - Loại A: một phần nhỏ các hàng hóa nhưng chiếm phần lớn các hoạt động kho. - Loại B: một phần vừa các hàng hóa, chiếm phần vừa các hoạt động kho. - Loại C: phần lớn hàng hóa trong kho nhưng chỉ chiếm phần nhỏ các hoạt động kho. Các loại hàng A là quan trọng trong phân tích hoạt động kho, sau đó là B, cuối cùng là C.
Một trong những điều đầu tiên và cần thiết về bất kỳ nhà kho nào thường là đơn giản xếp hạng ABC các loại hàng hóa trong kho theo các tiêu chuẩn khác nhau nhằm giúp phân tích kinh tế các hoạt động trong kho. Một quan niệm sai lầm phô biến là chỉ phân loại ABC cho các loại hàng hóa trong kho theo doanh thu hàng năm. Đây chỉ là một trong nhiều cách hữu ích đề phân tích kinh tế các hoạt đông kho. Doanh thu của các loại hàng hóa chỉ là một tiêu chuẩn phản ánh khía cạnh tài chính, can xem xét yêu cầu sử dụng nguồn lực kho của các loại hàng.
Tiêu chuẩn này là quan trọng hơn khi đánh giá hiệu quả hoạt động của kho. ĐÁNH GIÁ KHO VẬN 113 Các tiêu chuẩn cho một phân tích ABC ở một chuỗi bán lẻ thường là: - Lượng đi chuyển thùng hàng - Số lượng lần lay hàng - Số lượng hàng bán Theo tiêu chuẩn lượng di chuyên thùng hàng, nhà quản lý kho quan tâm các loại hàng có lượng di chuyển thùng hàng trong kho lớn. Các hoạt động liên quan được quan tâm nhiều bao gồm các hoạt động nhận hàng, cât hàng, châm hàng, vì mỗi thùng hàng được nâng chuyển riêng lẻ khi cất vào kệ. Phân tích cũng cho thấy dòng vật tư nào có lưu lượng lớn qua băng tải trong kho.
Các loại hàng có doanh thu trung bình nhưng có lượng thùng hàng di chuyển lớn, vẫn được xếp hạng cao và xem quan trọng hơn vì chiếm nhiều nguôn lực cho các hoạt động kho. Tiêu chuẩn số lượng lần lẫy hàng xếp hạng các loại hàng theo số lượng lần lấy hàng trong một thời gian. Đây là một tiêu chuẩn thường dùng và hữu ích khi phân tích ABC vì phần lớn hoạt động nhân lực trong kho dành cho việc lấy hàng, giúp cắt giảm nguồn lực hay chỉ phí lấy hàng. Tiêu chuẩn số lượng hàng bán xếp hạng hàng hóa theo số lượng hàng bán.
Tiêu chuẩn này quan tâm đến bộ phận bán hàng giúp hoạch định, cải tiến nhân lực cho xử lý hay nâng chuyền lượng hàng bán. Phân tích ABC cho một hệ thống phân phói có thê dựa trên các tiêu chuẩn: - Yêu cầu khách hàng trong năm ~ Lượng hàng hóa vận chuyên trong năm. Yéu cầu khách hàng trong năm cho thấy lượng lấy hàng trong năm khi quan tâm đến hoạt động lấy hang trong kho, lượng hàng hóa vận chuyền trong năm khi quan tâm đến chỉ phí vận chuyên hàng năm.2 Phân tích thống kê a Thống kê đơn gián tìm hiểu hoạt động kho Các hoạt động kho thường được tìm hiểu qua các câu hỏi bao gồm: - Khách hàng là ai? Các yêu cầu của khách hành là gì? - Yêu cầu nâng chuyên đặc biệt là gì? - Diện tích kho? ~ Các loại phương tiện lưu trữ nâng chuyên vật liệu? - Số lượng loại hàng trong kho? 114 CHƯƠNG 8 - Số lượng đơn hàng của khách hàng trong ngày? - Số người lấy hàng? Số ca lấy hàng? - Số lượng nhận hàng một ngày? - Tốc độ lưu trữ hàng mới? - Biến động theo mùa 2,. Một số thống kê đơn giản là những điều đầu tiên cần tìm hiểu về một nhà kho chẳng hạn như: - Diện tích kho.
- Số lượng loại hàng trung bình trong kho. - Số mục lấy hàng trung bình mỗi ngày - Số đơn vị trung bình sản phẩm, hay thùng, hay palet cho mỗi mục lấy hàng.