ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU. Sự cần thiết của đề tài. Ngày nay, sự phát triển của khoa học, kỹ thuật và công nghệ thông tin được ứng dụng nhiều vào các lĩnh vực hoạt động của con người, trong lĩnh vực quản lý cũng vậy. Nó góp phần làm cho con người có thể quản lý công việc có hiệu quả, nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy.
Kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, nhất là trong giai đoạn hiện nay. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tổ chức thực hiện công tác kế toán nhằm tạo ra một hệ thống thông tin kế toán hợp lý, được kiểm soát chặt chẽ, cung cấp thông tin trung thực, đáng tin cậy với những kỹ thuật xử lý thông tin kế toán mới, góp phần vào việc gia tăng khả năng cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mình. Đây là xu hướng phát triển phù hợp với tiến trình đổi mới của đất nước, nhất là trong giai đoạn hội nhập kinh tế hiện nay. Vì sự cần thiết trên, nên tôi chọn đề tài luận văn tốt nghiệp là “Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán Acsoft tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ”.
Căn cứ khoa học và thực tiễn. Hiện nay, đã có rất nhiều doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán Acsoft vào công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán và họ cũng đã có nhận xét đánh giá về phần mềm này. Nhưng tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ thì chưa tiến hành đánh giá hiệu quả của nó và phân tích sự hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán trong hoạt động của mình. Để đáp ứng yêu cầu trên, tôi đã chọn đề tài này nhằm phân tích thực trạng, đánh giá được ưu, nhược điểm của phần mềm, cũng như hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh.
Từ đó đề ra biện pháp để phát huy các ưu điểm và khắc phục nhược điểm nhằm tạo ra một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU. Mục tiêu chung. Với vai trò là một kế toán viên làm công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán chứ không phải là một kỹ sư tin học viết phần mềm kế toán, nên đề tài này được nghiên cứu nhằm nắm bắt cách thức tổ chức hệ thống tin kế toán bằng phần mềm kế toán trong thực tế.
Mục tiêu cụ thể. - Nhận biết những khác biệt giữa hệ thống kế toán xử lý bằng tay và bằng máy. - Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán. - Hiểu rõ được thực trạng và phân tích hiệu quả của công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán.
Từ đó, đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động trong tổ chức và quản lý của Chi nhánh. CÁC GIẢ THIẾT CẦN KIỂM ĐỊNH VÀ CÂU HỎI NGHIÊN CỨU. Các giả thiết cần kiểm định. - Nếu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh đã hợp lý thì tiếp tục duy trì hệ thống hiện hành.
- Nếu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh chưa hợp lý thì phải chỉnh sửa, bổ sung hoặc tổ chức lại. Câu hỏi nghiên cứu. - Thực tế ứng dụng phần mềm kế toán vào hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh như thế nào? - Hệ thống thông tin kế toán hữu hiệu hay chưa? - Hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh có ưu, nhược điểm gì? - Biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán ra sao? 1. PHẠM VI NGHIÊN CỨU.
Trong đề tài, tôi tập trung nghiên cứu và phân tích công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại VCCI Cần Thơ trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán Acsoft. - Thu thập thông tin về hệ thống thông tin kế toán từ năm 2004 đến 6 tháng đầu năm 2007 tại đơn vị. - Thời gian nghiên cứu: từ ngày 05 tháng 3 đến ngày 11 tháng 6 năm 2007. Đối tượng nghiên cứu.
- Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh. - Các yêu cầu thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán. - Các đối tượng kế toán cần theo dõi. - Hệ thống tài khoản sử dụng.
- Cách thức tổ chức dữ liệu của hệ thông tin kế toán tại Chi nhánh như: chứng từ kế toán, quá trình xử lý, bộ máy kế toán, hệ thống báo cáo, lưu trữ chứng từ, kiểm tra, kiểm soát trong môi trường ứng dụng phần mềm ACsoft. CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2. PHƯƠNG PHÁP LUẬN. Khái quát hệ thống thông tin kế toán.
Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ chuyên môn của hệ thống thông tin quản lý, là hệ thống thu thập, xử lý các hoạt động kinh doanh để tạo các thông tin hữu ích về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho người sử dụng liên quan.Quá trình luân chuyển dữ liệu thông tin. Dữ liệu là các sự việc, sự kiện ban đầu, các nghiệp vụ được ghi chép một cách rời rạc, chưa được xử lý, chưa có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng. Dữ liệu được thể hiện bằng con số, ký tự, ký hiệu, hình vẽ. Thông tin là dữ liệu được sắp xếp lại cho có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng.
Dữ liệu đầu vào Ghi nhận Xử lý Lập báo cáo Thông tin kết xuất Với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế như bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí. hệ thống kế toán sẽ xử lý nghiệp vụ như ghi nhận, chuyển vào sổ cái và tạo ra các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. Các chức năng của hệ thống thông tin kế toán. - Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng liên quan như: + Cung cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. + Cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch. + Cung cấp thông tin hữu ích cho kiểm tra, kiểm soát thực hiện kế hoạch. + Cung cấp thông tin hữu ích cho việc điều hành hoạt động hàng ngày.
+ Kiểm soát tuân thủ qui trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. + Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin. + Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin nhằm đảm bảo thông tin được xử lý chính xác, kịp thời. Những đặc điểm cơ bản tạo nên sự khác biệt giữa hệ thống thông tin kế toán xử lý bằng tay và hệ thống xử lý bằng máy.
Khác biệt tổ chức lưu trữ dữ liệu trong hệ thống. a) Khác biệt về tổ chức dữ liệu. Tổ chức lưu trữ dữ liệu trong kế toán tay. DL A Phần nội dung xử lý 1 (Vật tư,.) DL B DL A Người sử Phần nội dung dụng xử lý 2 (Kho,.) DL C DL B Phần nội dung DL C xử lý 3 (Tổng hợp) DL D Hình 1: SƠ ĐỔ TỔ CHỨC LƯU TRỮ DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN TAY Tổ chức dữ liệu trong kế toán máy theo hệ cơ sở dữ liệu.
Chương trình ứng dụng 1 Cơ sở dữ liệu Hệ quản trị Chương cơ sở trình ứng Người (Database) dụng 2 sử dụng dữ liệu Chương trình ứng dụng 3 Hình 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN MÁY THEO HỆ CƠ DỮ LIỆU b) Khác biệt về dữ liệu. Bảng 1: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY Hệ thống xử lý bằng tay Hệ thống xử lý bằng máy. -Chỉ lưu trữ dữ liệu tài chính. -Lưu trữ dữ liệu tài chính và dữ liệu không tài chính.
-Phân tán, không chia xẻ. -Tập trung, dễ dàng chia xẻ dữ liệu. -Theo từng đối tượng kế toán đầy đủ -Lưu trữ riêng biệt số dư theo đối số phát sinh, số dư. tượng kế toán và số phát sinh theo nghiệp vụ.
-Có thể mâu thuẫn dữ liệu. -Không mâu thuẫn dữ liệu. c) Khác biệt về lưu trữ dữ liệu. Bảng 2: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ LƯU TRỮ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY Hệ thống xử lý bằng tay Hệ thống xử lý bằng máy -Dữ liệu lưu trữ trong từng trang sổ, -Dữ liệu được lưu trữ trong các tập tin theo từng đối tượng kế toán bao gồm dữ liệu, nhiều tập tin dữ liệu sẽ tạo nên cả phát sinh và số dư.
cơ sở dữ liệu. -Được thể hiện là các tài khoản trong sổ cái hay sổ chi tiết và hình thức nhật ký. Khác biệt về thông tin cung cấp. Bảng 3: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THÔNG TIN CUNG CẤP GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY Hệ thống xử lý bằng tay Hệ thống xử lý bằng máy - Thông tin tài chính.
- Thông tin tài chính và không tài chính - Chậm, có mâu thuẫn thông tin. - Nhanh chóng, không bị mâu thuẫn dữ liệu, thông tin. - Báo cáo do người lưu trữ, xử lý dữ - Báo cáo có thể do chính người sử dụng liệu lập. lập nếu được phép truy cập dữ liệu.
Khác biệt về thao tác xử lý theo hình thức nhật ký chung. Bảng 4: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THAO TÁC XỬ LÝ GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY. Hệ thống kế toán tay Hệ thống kế toán máy -Sử dụng nhật ký chung, nhật ký đặc biệt. -Không cần sử dụng nhật ký đặc biệt.
-Có thể khai báo đối tượng ngay khi -Cần khai báo đối tượng trước khi nhập ghi chép, lưu trữ dữ liệu phát sinh mới liệu, lưu trữ dữ liệu phát sinh cho đối cho đối tượng. Khác nhau về kiểm soát hệ thống kế toán. Bảng 5: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ KIỂM SOÁT GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY Hệ thống kế toán tay Hệ thống kế toán máy Kiểm soát: Kiểm soát: - Nguồn số liệu. - Kiểm soát chung: kiểm soát phát hiện, ngăn chặn - Ghi chép.
rủi ro và gian lận trên toàn bộ hệ thống. - Kiểm soát ứng dụng: kiểm soát ảnh hưởng tới từng ứng dụng cụ thể gồm: kiểm soát nhập liệu, kiểm soát xử lý dữ liệu, kiểm soát kết quả xử lý. Qui trình phân tích hệ thống kế toán trong môi trường xử lý bằng máy vi tính. Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán.
a) Nguyên tắc thiết kế hệ thống mã.
