phần mở đầu và kết luận, chuyên đề bao gồm 3 phần: Phần I: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán Báo cáo tài chính. Phần II: Thực trạng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán Báo cáo tài chính tại chi nhánh Công ty AFC Sài Gòn Phần III: Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán Báo cáo tài chính tại chi nhánh Công ty AFC Sài Gòn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phần I C ơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính I. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ đúng pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập Báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm mội trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”. Như vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị: Bảo vệ tài sản của đơn vị Tài sản của đơn vị bao gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình. Nếu không được bảo vệ bởi một hệ thống kiểm soát thích hợp, chúng có thể bị đánh cắp, hư hỏng hoặc bị lạm dụng vào những mục đích khác nhau.
Như vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng để đảm bảo an toàn cho những tài sản của đơn vị. Bảo đảm độ tin cậy của thông tin LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Để điều hành có hiệu quả các mặt hoạt động kinh doanh, các nhà quản lý phải được cung cấp những thông tin chính xác và kịp thời, phản ánh đúng thực trạng của đơn vị, trên cơ sở đó đưa ra những quyết định phù hợp. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý Để quản lý vĩ mô nền kinh tế, các cơ quan Nhà nước đã ban hành một hệ thống các chính sách và các quy định buộc các doanh nghiệp phải tuân thủ.
Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng tự thiết kế những quy định nội bộ để quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp. Để đảm bảo các chế độ pháp lý liên quan đến doanh nghiệp được thực hiện đúng mức, hệ thống kiểm soát nội bộ cần: - Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. - Phát hiện và ngăn chặn kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. - Bảo đảm việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập Báo cáo tài chính trung thực, khách quan.
Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các hoạt động, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hoà bốn mục tiêu trên.
Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động, các đơn vị cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ với bốn yếu tố cơ bản: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát là nền tảng của các yếu tố khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ và tạo nên màu sắc riêng của một tổ chức. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh nghiệp.
Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát gồm: Đặc thù về quản lý Các đặc thù về quản lý chính là các quan điểm khác nhau trong hoạt LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com động điều hành doanh nghiệp của các nhà quản lý. Có cách quản lý táo bạo dám chấp nhận rủi ro, cũng có cách quản lý dè dặt, thận trọng trước khi quyết định.
Các quan điểm của các nhà quản lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Vì chính các nhà quản lý, đặc biệt là nhà quản lý quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức đề cập tới cách phân quyền trong bộ máy quản lý. Có hai xu hướng trái ngược nhau trong việc thiết lập một cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp.
Mỗi xu hướng có những ưu, nhược điểm riêng. Nếu cơ cấu tổ chức theo xu hướng tập trung, có thể một quyết định phải qua nhiều cấp gây đến tình trạng trì trệ, ách tắc, quan liêu. Ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức theo xu hướng phân tán, có thể phát huy tính chủ động, sáng tạo, kịp thời nhưng khó chuyên môn hoá. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt.
Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định trong toàn bộ doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo sự kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản. - Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. Chính sách nhân sự Đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát và là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ.
Ngược lại, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả. Với những lý do trên, các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp. Công tác kế hoạch Công tác kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng phát riển lâu dài và rõ ràng cho công ty.