CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CHU TRÌNH DOANH THU 1.1: Hệ thống thông tin kế toán 1.1: Khái niệm: Theo Gelinas, Sutton & Oram (1999): “Để có thể hiểu hệ thống thông tin kế toán là gì, bạn cần phải hiểu các khái niệm như: thế nào là hệ thống, thế nào là hệ thống thông tin và thế nào là hệ thống thông tin quản lý Hệ thống là một tập hợp các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau và cùng thực hiện một số mục tiêu nhất định. - Hệ thống thông tin: là một hệ thống do con người tạo ra thường bao gồm một tổ hợp các cấu phần máy tính (computer-based components) để thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu để cung cấp các thông tin đầu ra cho người sử dụng. - Hệ thống thông tin quản lý (MIS): là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực hiện các chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra quyết định thông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những những thông tin để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của đơn vị. - Hệ thống thông tin kế toán (AIS): là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý.
nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính” SV: Nguyễn Thị Kim Lân 4 Khóa luận tốt nghiêp Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và hệ thống thông tin quản lý 1.2: Chức năng Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng có liên quan Kiểm soát: Kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bảo vệ tài sản vật chất, thông tin, kiểm soát hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời Hỗ trợ cho việc ra quyết định của các nhà quản lý doanh nghiệp 1.3: Phân loại a) Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin - Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống sẽ cung cấp những thông tin tài chính cho các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp - Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống sẽ cung cấp những thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp b) Phân loại theo phương tiện xử lý - Hệ thống thông tin kế toán xử lý thủ công: nguồn lực chủ yếu là con người SV: Nguyễn Thị Kim Lân 5 Khóa luận tốt nghiêp - Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy vi tính: nguồn lực bao gồm cả con người và máy vi tính 1.4: Cấu trúc Theo Trần Phước, Hệ thống thông tin kế toán (2009), trường đại học công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh thì cấu trúc hệ thống thông tin kế toán có thể được hiểu như sau: “Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các thành phần dữ liệu đầu vào, lưu trữ xử lý, cung cấp thông tin đầu ra. Các thành phần này chính là cấu trúc của một hệ thống thông tin kế toán được xử lý theo một quy trình nhất định tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Có thể khái quát quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán qua sơ đồ dưới đây: Thông tin đầu vào Lưu trữ, xử lý Thông tin đầu ra Dữ liệu/thông tin Sắp xếp, tổ Cung cấp thông tin từ nguồn chứng từ chức, tính toán cho các đối tượng bên trong hay bên bên trong hay bên ngoài ngoài để ra quyết định Sơ đồ 1.2: Quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán a, Hệ thống thông tin đầu vào Hệ thống thông tin đầu vào có thể thu nhận thủ công hay bằng máy thông qua cơ sở ghi nhận của thông tin là chứng từ. Việc tổ chức ghi nhận thông tin đầu vào đòi hỏi phải phân tích kỹ để tránh trường hợp ghi nhận thông tin quá thừa hay quá thiếu, điều này dẫn đến nguy cơ cung cấp thông tin đầu ra cho các đối tượng sử dụng không hữu ích.
Để giải quyết vấn đề này, việc lựa chọn giải pháp thông tin như thế nào để đạt đươc mức yêu cầu về quản lý trong thời đại ngày nay là vấn đề cần thiết. Tuy nhiên, hệ thống thu nhận thông tin bằng thủ công là quá lỗi thời. Vì vậy việc lựa chọn một phương tiện kỹ thuật thông qua các công cụ trợ giúp như thiết bị phần cứng, phần mềm kế toán chuyên dụng để hệ thống thông tin đầu vào thu thập được thỏa mãn nhu cầu thông tin để ra quyết định đòi hỏi nhà quản lý phải chọn cho phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình SV: Nguyễn Thị Kim Lân 6 Khóa luận tốt nghiêp b, Hệ thống cơ sở dữ liệu Giữ vai trò chính yếu trong một hệ thống thông tin kế toán, cơ sở dữ liệu giúp hệ thống thu thập, ghi nhận và lưu trữ thông tin kinh tế tài chính, sau đó chuyển đổi các dữ liệu đó thành thông tin có ý nghĩa cho người sử dụng thông tin ra quyết định Với hệ thống thông tin kế toán xử lý bằng thủ công, dữ liệu được lưu trữ trên các vật mang tin là giấy và cấu trúc của các dữ liệu là mẫu chứng từ, mẫu sổ kế toán Với hệ thống thông tin kế toán xử lý bằng máy tính và phần mềm kế toán, dữ liệu được lưu trữ trên các vật mang tin là đĩa hay băng từ dưới dạng các tập tin (file) hay một hệ thống quản trị dữ liệu (Database management systems-DBMS) c, Hệ thống thông tin đầu ra Nhiệm vụ trọng tâm của hệ thống thông tin đầu ra là cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong hay bên ngoài để ra quyết định. Như vậy những thông tin đầu ra gồm những thông tin nào? Đó chính là là những báo cáo tài chính hay báo cáo quản trị theo mẫu đã được xác lập trước.
Đối với hệ thống thông tin kế toán xử lý bằng thủ công thì các báo cáo được lập từ các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Đối với hệ thống thông tin kế toán xử lý bằng máy vi tính và phần mềm kế toán thì các báo cáo được phần mềm tập hợp và xử lý dựa trên hệ thống cơ sở dữ liệu đã được xác lập Tổ chức hệ thống thông tin đầu ra là đòi hỏi tất yếu của bất cứ nhà quản lý nào. Đối với thông tin đầu ra phục vụ cho đối tượng bên ngoài đơn vị, ví dụ như: hệ thống báo cáo tài chính yêu cầu là phải theo mẫu biểu thống nhất. Đối với thông tin đầu ra phục vụ cho đối tượng nội bộ của đơn vị, ví dụ như: hệ thống báo cáo quản trị thì mẫu biểu sẽ do chính nhà quản lý đó thiết lập.Như vậy nghĩa vụ xác lập và chọn lựa mẫu biểu là từ lãnh đạo đơn vị.
Bước tiếp theo là lựa chọn công cụ để tạo lập nên thông tin trên các báo cáo là hết sức cần thiết. Hiện nay nhiều phần mềm kế toán làm được phần này. Nhiệm vụ của nhà quản lý là tổ chức, lựa chọn phần mềm kế toán nào, cơ sở dữ liệu nào để đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin mà họ mong muốn” 1.5: Lưu đồ mô tả hệ thống thông tin kế toán a, Khái niệm: Lưu đồ: Là hình vẽ mô tả quy trình luân chuyển dữ liệu, thông tin hoặc trình tự các hoạt động xử lý trong hệ thống thông tin SV: Nguyễn Thị Kim Lân 7 Khóa luận tốt nghiêp b, Những ký hiệu được sử dụng trong lưu đồ Các ký hiệu được sử dụng trong lưu đồ để thể hiện chức năng của một thông tin hay một hoạt động của hệ thống, được phân thành 5 loại ký hiệu sau: Nhóm ký hiệu đầu vào - đầu ra Chứng từ đầu vào 1 liên Chứng từ đầu vào nhiều liên Nhập chứng từ vào máy tính Sổ/ báo cáo đầu ra Hiển thị trên màn hình Nhóm ký hiệu xử lý Xử lý bằng máy tính Xử lý thủ công Lưu trữ trong máy tính Lưu trữ thủ công Nhóm các ký hiệu khác Bắt đầu/ kết thúc Điểm nối trong cùng một trang Điểm nối sang trang 1.2: Chu trình doanh thu 1.1: Khái niệm, ý nghĩa SV: Nguyễn Thị Kim Lân 8 Khóa luận tốt nghiêp Theo Thái Phúc Huy (2012), Hệ thống thông tin kế toán, NXB Phương Đông: “Chu trình kinh doanh (Chu trình kế toán): Là một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến một nội dung của của quá trình sản xuất kinh doanh. Có 5 chu trình kinh doanh chính bao gồm: Chu trình doanh thu: Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình cung cấp hàng hóa/dịch vụ và thu tiền Chu trình chi phí: Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình mua hàng hóa/dịch vụ và thanh toán Chu trình sản xuất: Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình chuyển hóa các yếu tố đầu vào thành sản phẩm hoàn thành Chu trình nhân sự: Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển dụng, bồi dưỡng và trả lương cho người lao động Chu trình tài chính: Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huy động, sử dụng vốn và phân phối kết quả sử dụng vốn” Chu trình sản xuất Sản phẩm Chu trình doanh thu Nguyên vật liệu, nhân công -> Bán hàng – thu tiền sản phẩm hoàn thành Dữ liệu Dữ liệu Hệ thống lập báo cáo, cung cấp Tiền thông tin NVL Dữ liệu Chu trình chi phí Chu trình tài chính Mua hàng – trả tiền Nhận tiền – chi tiền Tiền Nhân công Chu trình nhân sự Tiền Tuyển dụng – trả lương SV: Nguyễn Thị Kim Lân 9 Khóa luận tốt nghiêp Sơ đồ 1.3: Mối liên hệ giữa các chu trình kinh doanh - Chu trình doanh thu : là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng.
Trong quá trình tái sản xuất, hoạt động tiêu thụ nhằm thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ. Sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ được cung cấp cho khách hàng và đơn vị sẽ thu được tiền bán hàng. Thông qua quá trình này doanh nghiệp mới thu hồi được vốn đã bỏ ra, đồng thời thu được tiền để sản xuất và mở rộng quy mô sản xuất. Kết quả của chu trình doanh thu không chỉ phản ánh riêng kết quả của chu trình mà còn phản ánh toàn bộ kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
