CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 1. Lý luận chung về công tác văn thư. Khái niệm về công tác văn thư. Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan nhà nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội,các đơn vị vũ trang nhân dân.
giúp hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư.1 Vị trí của công tác văn thư. Công tác văn thư được xác định là một bộ phận của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động của từng cơ quan nói riêng. Trong Văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng.
Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước của mỗi cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý. Ý nghĩa của công tác văn thư. Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng được thể hiện ở một số điểm chủ yếu sau: Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản để làm những việc trái pháp luật.
Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác trong cơ quan. Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Yêu cầu của công tác văn thư. - Đảm bảo độ chính xác cao.
+ Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ¬ Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu + Dẫn chứng hoặc trích yếu ở văn bản phải hoàn toàn chính xác + Số liệu phải đầy đủ rõ ràng. + Văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố thể thức do nhà nước quy định. + Mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn của nhà nước ban hành.
+ Ngoài ra, tính chính xác còn phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ trong đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản được thể hiện trong việc thực hiện đúng các quy định của Nhà nước. - Mức độ mật: + Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan mang nhiều nội dung có liên quan đến những vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vậy trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật.4 Nội dung, nhiệm vụ của công tác văn thư. * Công tác văn thư bao gồm các nội dung chủ yếu sau: - Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản.
- Thảo đề cương văn bản. - Duyệt văn bản và trình duyệt văn bản. - Đánh máy, in sao văn bản. - Ký, đóng dấu và ban hành văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản. - Đăng ký và giải quyết văn bản đến. - Đăng ký và giải quyết văn bản đi. - Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan. * Nhiệm vụ của công tác văn thư. - Nhận và bóc bì văn bản đến. - Đóng dấu văn bản đến, ghi sổ, vào sổ đăng ký.
- Phân loại và trình lãnh đạo xử lý theo yêu cầu nội dung văn bản. - Chuyển giao và theo dõi việc giải quết văn bản đến của các phòng ban chức năng. - Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu. - Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản con dấu của cơ quan.
Những nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ¬ Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu 1. Văn bản đi là tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức gửi đi. Là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật ) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.
Trình tự các bước giải quyết văn bản đi. - Soạn thảo văn bản. Đây là khâu đầu tiên trong quy trình xử lý văn bản đi. Nó được hiện hành ở các bộ phận chuyên môn hay người có trách nhiệm biên tập.
Người soạn thảo cần phải biết và nắm vững những yêu cầu về nội dung, hình thức, thể thức Nhà nước quy định. - Thông qua văn bản. Thủ tục thông quan văn bản là một trong những yếu tố quan trọng trong quy trình soạn thảo văn bản. Đối với những văn bản không quan trọng thì thủ trưởng có thể ủy quyền cho cấp dưới ký.
Việc quy định quy trình thông qua văn bản một cách khoa học không chỉ thúc đẩy việc nâng cao tính trách nhiệm của người thực hiện mà còn giảm bớt thời gian hoàn thành văn bản, đảm bảo tính kịp thời, xác định trách nhiệm cụ thể của các cá nhân vào từng giai đoạn của văn bản. - Tổ chức văn bản đi. Để văn bản đi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nội dung cũng như hình thức văn bản thì cần phải đáp ứng đủ yêu cầu sau. - Kiểm tra thể thức văn bản đi bao gồm: + kiểm tra số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng, nơi nhận, chữ ký, đóng dấu văn bản đi.
+ Đăng ký văn bản đi: việc đăng ký nhằm quản lý toàn bộ văn bản đi của cơ quan gửi đến cơ quan khác + Chuyển văn bản đi: Sau khi đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi thỡ tiến hành chuyển văn bản đi. Văn bản có thể được tiến hành chuyển qua bưu điện hoặc chuyển trực tiếp, nhưng phải vào sổ chuyển văn bản và người ký nhận vào sổ( nếu chuyển trực tiếp ), nhân viên bưu điện đóng dấu bưu điện ( nếu chuyển qua bưu điện ) - Sắp xếp và quản lý văn bản lưu: Trong quá trình hoạt động, các cơ quan ban hành văn bản phải được lưu lại ít nhất 02 bản chính (01 bản lưu ở văn thư cơ quan, 01 bản lưu trực tiếp ở cơ quan SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ¬ Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu soạn ra văn bản ). Nhân viên văn thư có trách nhiệm sắp xếp các văn bản lưu văn bản tại bộ phận văn thư một cách khoa học, để tra tìm khi cần thiết.
Việc sắp xếp văn bản lưu phải theo thứ tự thời gian hoặc theo từng loại. SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ¬ Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu 1. Quản lý văn bản đến.
Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật ) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến. * Nguyên tắc nhận văn bản đến. - Tất cả các văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập trung vào văn thư để làm thủ tục đăng ký, vào sổ hoặc máy tính để quản lý thống nhất. - Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng chính xác và giữ bí mật.
- Văn bản đến phải chuyển tới lãnh đạo văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính để trình thủ trưởng cơ quan, sau đó phân phối cho cơ quan hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết. * Quy trình xử lý văn bản đến gồm các bước sau: - Nhận hồ sơ và phân loại văn bản. - Đăng ký văn bản đến. - Phân phối và chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến.3 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật. Tổ chức quản lý văn bản nội bộ. Các văn bản, tài liệu cơ quan, tổ chức ban hành trong nội bộ cơ quan gọi chung là văn bản nội bộ. Văn bản nội bộ cơ quan bao gồm: Quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn giấy tờ công tác…… Để quản lý tốt các văn bản nội bộ, văn thư cơ quan phải làm sổ đăng ký riêng từng loại, nhưng nhìn chung gồm các nội dung sau: Số, ký hiệu, ngày ký người ký, nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận.
SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ¬ Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyến Hà Hữu 1. Tổ chức quản lý văn bản mật. Văn bản mật là văn bản chứa đựng cỏc nội dung bí mật của Đảng, Nhà nước việc quản lý văn bản mật phải tuân thủ các quy định của Nhà nước.
- Pháp lệnh bảo vệ bí mật của Nhà nước, Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 27 tháng 12 năm 2000. - Nghị định số 33/20002/NĐ-CP ngày 28 tháng 12 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước.
Trong các cơ quan thường có hai loại con dấu là: Dấu cơ quan(có quốc huy hoặc không có quốc huy) Dấu văn phòng Ngoài hai loại dấu nói trên thì cơ quan còn có thể sử dụng các loại dấu như: dấu cỉ mức độ mật, độ khẩn, dấu đến, dấu họ và tên của người có thẩm quyền trong cơ quan.