CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHẬP – XUẤT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp 1. HTTT quản lý trong Doanh nghiệp Thông tin là toàn bộ sự vật, sự việc, hiện tượng phản ánh hoạt động của con người trong đời sống kinh tế - xã hội. Thông tin là một yếu tố hết sức quan trọng đối với các tổ chức nói chung và đối với doanh nghiệp nói riêng.
Để hoạt động có hiệu quả, doanh nghiệp cần thu thập, quản lý và xử lý thông tin một cách khoa học. Tổ chức thông tin thành một hệ thống có logic và khoa học là vô cùng cần thiết. Hệ thống là một tập hợp các phần tử có các mối quan hệ hữu cơ với nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung. Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ., phân phối,…nhằm cung cấp thông tin cần thiết phù hợp với từng tác nghiệp của tổ chức.
HTTT còn giúp các nhà quản lí phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới. Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển của hệ thống thông tin, là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một tổ chức. HTTT quản lý trong Doanh nghiệp trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo. Nó sử dụng thông tin đầu vào là các yếu tố từ hệ xử lý giao dịch và cho ra các thông tin đầu ra là các báo cáo theo yêu cầu.
Trong các doanh nghiệp, ta có thể bắt gặp một số HTTT quản lý như: HTTT quản lý vật tư HTTT quản lý nhân sự, tiền lương. HTTT quản lý tài sản cố định HTTT quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế v…v… HTTT quản lý hỗ trợ một cách tích cực cho các hoạt động của Doanh nghiệp. Sử dụng HTTT quản lý, thông tin mà Doanh nghiệp cần sẽ được tổ chức một cách bài bản và khoa học, tạo thuận lợi cho nhà quản lý có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác phục vụ cho việc ra quyết định kịp thời và đúng đắn.
Chính vì vậy, vai trò của HTTT quản lý trong Doanh nghiệp là không thể phủ nhận. Sự cần thiết phải phát triển HTTTQL trong Doanh nghiệp: Một Doanh nghiệp có một HTTT quản lý hợp lý và hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể hoạt động một cách khoa học, nhìn thấy được những ưu khuyết điểm, duy trì những thuận lợi và khắc phục những khó khăn để đạt được các mục tiêu đề ra. Sử dụng HTTT quản lý, Doanh nghiệp có cơ sở để nắm bắt các thời cơ hay vượt qua các thử thách. Ngày nay, sự cạnh tranh giữa các Doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường sôi động là rất lớn, HTTT quản lý là một trong những yếu tố để đánh giá giá trị và uy tín của Doanh nghiệp.
Đây là những yếu tố lý giải sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp hiện nay. Các bước phát triển HTTT: 1. Khảo sát và lập kế hoạch dự án: Công việc chính của bước phát triển HTTT này là khảo sát và thu thập thông tin của hệ thống hiện thời, sau đó thiết lập dự án. - Nghiên cứu hiện trạng là bước khởi đầu của tiến trình phát triển HTTT.
Mục tiêu của hoạt động này là tìm hiểu bài toán hay là tìm hiểu nhu cầu về hệ thống. Việc khảo sát được chia làm 2 giai đoạn: Khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển HTTT Khảo sát chi tiết: thu thập thông tin chi tiết của HT, phục vụ cho việc phân tích và thiết kế. - Giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau: Môi trường, các ràng buộc đối với HTTT cần xây dựng như thế nào? Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì? SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng. Trên cơ sở các thông tin khảo sát, nhà phát triển đánh giá hiện trạng, xác định các điểm yếu của HT hiện tại, lập phương án phát triển HTTT, xác định phạm vi, hạn chế, mục tiêu của dự án.
Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống nhằm xác định các thông tin và các chức năng cần xử lý thông tin của HT cần phát triển. Phân tích hệ thống gồm những công việc cụ thể sau: - Xác định yêu cầu của HTTT: chính là xác định các chức năng, dữ liệu nghiệp vụ và qui trình hoạt động của HT; cách thức thực hiện của HT hiện tại và vấn đề phát triển HTTT mới. Các yêu cầu của HT khi đã xác định được cần được diễn tả theo các chuẩn và các mẫu tài liệu nhằm tạo thành tài liệu yêu cầu. - Phân tích hệ thống về chức năng: nhằm xác định vấn đề tổng quát: “HT làm gì?”.
Mục tiêu của công việc này là xác định các nhiệm vụ, chức năng của HT đảm nhận; xác định các mối ràng buộc của mỗi chức năng của HT; xác định các mối quan hệ thông tin giữa các chức năng của HT; đặc tả chi tiết hoạt động của các chức năng. - Phân tích hệ thống về dữ liệu: nhằm xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm. Mô hình dữ liệu quan niệm mô tả xúc tích các yêu cầu dữ liệu nghiệp vụ, nó mô tả tập các dữ liệu sử dụng trong hoạt động nghiệp vụ và tập các mối liên kết giữa chúng. Đây là cơ sở của việc thiết kế CSDL hệ thống.
Qua phân tích hệ thống, người phân tích cần tìm ra được các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất, đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian và kỹ thuật cho phép để tổ chức thông qua. Thiết kế hệ thống Thiết kế là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng, hệ thống về dữ liệu kết hợp với các ràng buộc về môi trường cài đặt thong qua sử dụng các phương pháp, công cụ về thủ tục thiết kế thành các đặc tả thiết kế về hệ thống. SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực. Thiết kế vật lí: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kế hay các đặt tả kĩ thuật.
Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những thao tác và thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lí và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức. - Nội dung của thiết kế hệ thống bao gồm: Thiết kế kiến trúc hệ thống Thiết kế các modul chương trình Thiết kế giao diện chương trình Thiết kế các báo cáo Lập tài liệu thiết kế hệ thống - Các giai đoạn thiết kế hệ thống: Giai đoạn 1: thiết kế logic: nhằm để xây dựng các thành phần chính của hệ thống và mối quan hệ giữa chúng. Giai đoạn 2: thiết kế chi tiết: là thiết kế chi tiết từng thành phần cấu thành nên hệ thống và mô tả mối quan hệ giữa các thành phần này một cách cụ thể và rõ ràng. Tóm lại, thiết kế là việc áp dụng các công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo ra mô hình hệ thống cần sử dụng.
Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống. - Thực hiện: Lựa chọn môi trường cài đặt Lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng Lựa chọn công cụ tạo giao diện và báo cáo Xây dựng hệ thống Viết tài liệu sử dụng SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế 1. Kiểm thử - Trước hết, phải lựa chọn công cụ kiểm thử. - Kiểm chứng các modul chức năng của HTTT, chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm).
- Thử nghiệm HTTT. - Cuối cùng là khắc phục các lỗi nếu có. Kết quả cuối cùng là một HTTT đạt yêu cầu đề ra. Triển khai và bảo trì - Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống - Cài đặt phần mềm - Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lí và bảo trì.
- Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của HTTT - Cải tiến và chỉnh sửa HTTT - Viết báo cáo nghiệm thu. Các khái niệm và ký pháp sử dụng: 1. Mô hình nghiệp vụ Mô hình nghiệp vụ là mô hình mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (hay một miền được nghiên cứu của tổ chức), giúp chúng ta có thể hình dung được toàn bộ hệ thống thực trong mối quan hệ giữa các yếu tố với nhau. Một mô hình nghiệp vụ bao gồm: Biểu đồ phân cấp chức năng Đặc tả cách thức thực hiện cho chức năng lá Ma trận thực thể chức năng Biểu đồ luồng dữ liệu Biểu đồ phân cấp chức năng (FDD): Chức năng là 1 tập các công việc mà tổ chức cần thực hiện trong hoạt động nghệp vụ của mình.
Chức năng được xem xét ở mức tổng quát cho đến mức chi tiết. SV: Phùng Thị Phương Dung Lớp: CQ44/41.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ Án Tốt Nghiệp Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Biểu đồ phân cấp chức năng là biểu đồ dùng để diễn tả hệ thống các chức năng cần thực hiện của HTTT cần phát triển. Ký pháp biểu diễn: biểu diễn dưới dạng hình cây Gốc: chức năng chung cần thực hiện Các chức năng còn lại được hình thành theo sự phân rã của chức năng gốc.