CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ 1. Một số khái niệm cơ bản và đặc điểm chứng thực của UBND cấp xã 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Khái niệm chứng thực Từ khái niệm chứng thực thể hiện rõ vai trò của công tác này, với mô hình tổ chức, cơ chế hoạt động, phạm vi, nội dung, quyền, nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức, thẩm quyền giải quyết.
được quy định cụ thể tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Căn cứ theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có thể nhận định, xem xét khái niệm chứng thực với những khía cạnh cụ thể: - Chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính hoặc chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực. - Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên giao kết hợp đồng, giao dịch. Từ góc độ pháp lý, khái niệm “chứng thực” còn có nhiều quan điểm và cách hiểu khác nhau trong từng giai đoạn, thời kỳ, từ những nghiên cứu khoa học pháp lý trong và ngoài nước.
- Theo nghĩa rộng: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính của cơ quan công quyền, do cơ quan nhà nước, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật thực hiện chứng thực bản sao từ sổ gốc ; chứng thực sao y bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch và chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản được chứng thực theo qu định của pháp luật. 9 luan an - Theo nghĩa hẹp: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính do Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, cơ quan đại diện ngoại giao, và các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện theo luật định: Cấp bản sao từ sổ gốc; sao y bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, hợp đồng giao dịch .của các cá nhân và tổ chức. Hoạt động chứng thực ở nước ta, trải qua nhiều giai đoạn của lịch sử và quá trình xây dựng, ban hành các văn bản pháp luật như ban hành Sắc lệnh số 59/SL ngày 15/11/1945 của Chủ tịch nước về việc ấn định thể lệ việc thị thực các giấy tờ; Sắc lệnh 85, ngày 29/2/1952 của Hồ Chủ tịch quy định về thể lệ trước bạ về các việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất; Nghị định 31/CP ngày 18/5/1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của công chứng Nhà nước; Nghị định 75/NĐ – CP ngày 08/02/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực; Nghị định 79/2007/ND-CP, ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Nghị định 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ- CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Sau đó là việc ban hành Luật đất đai năm 2013, Bộ Luật dân sự 2015 đã quy định những nội dung cơ bản về giao dịch trong lĩnh vực đất đai, bất động sản, giao dịch dân sự, nhận di sản và từ chối nhận di sản, di chúc.
những nội dung này đều liên quan đến công tác chứng thực trong các giao dịch của cá nhân và tổ chức ở các địa phương. Khái niệm chứng thực: Chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính [khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP]. Chủ thể chứng thực: Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan 10 luan an đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài [Khoản 9 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ]. Đối tượng chứng thực: Cấp bản sao từ sổ gốc; Chứng thực bản sao từ bản chính; Hợp đồng, giao dịch; Chữ ký trong giấy tờ, văn bản; Chữ ký của người dịch.
Phạm vi của hoạt động chứng thực: Chỉ chứng thực về mặt hình thức của các đối tượng được chứng thực, cụ thể như sau: + Hợp đồng, giao dịch: Thời gian, địa điểm giao kết; năng lực, hành vi dân sự, ý chí tự nguyện của các bên; chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. + Bản sao: Chứng thực tính chính xác của bản sao đúng với bản chính (sao y bản chính). + Chữ ký: Chứng thực tính xác thực của chữ ký là đúng với chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Giá trị pháp lý chứng thực [Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP]: Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực như sau: Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. 11 luan an Từ những phân tích trên, theo quan điểm của tác giả Luận văn định nghĩa khái niệm chứng thực như sau: Chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo luật định thực hiện chứng thực bản sao các giấy tờ, văn bản từ bản chính và sổ gốc; xác nhận chữ ký, các hợp đồng giao dịch của cá nhân, tổ chức thuộc thẩm quyền được giao.
Khái niệm sao y bản gốc Công tác văn thư chính thức được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ, trong đó có nội dung quy định về các hình thức bản sao văn bản hành chính với những nội dung sau: * Sao y Theo Khoản 1 Điều 25 Nghị định này, sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. Trong đó: - Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy. - Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy. - Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
* Sao lục Khoản 2 Điều 25 Nghị định 30 quy định, sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y. * Trích sao Theo Khoản 3 Điều 25 Nghị định 30, trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. 12 luan an Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
Về giá trị pháp lý: Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao có giá trị pháp lý như bản chính. Trước đây, Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 09/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, chỉ nêu các hình thức bản sao gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục mà không quy định chi tiết, cũng như không có sự phân biệt rõ ràng về các hình thức bản sao như hướng dẫn nêu trên tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP. [Nguyễn Trinh (2020), Phân biệt bản sao y, sao lục và trích sao theo quy định mới từ 05/3/2020, Trang thông tin điện tử https://thukyluat.vn/, cập nhật ngày 12/3/2020]. Bản sao là bản ghi chép, thể hiện một cách nguyên văn, đầy đủ, chính xác nội dung của bản chính hay bản gốc hay phần cần sao và được trình bày theo thể thức quy định.
Bản sao phải được thực hiện từ bản chính hoặc bản sao y bản chính, ghi rõ ngày, tháng, năm và phải được cá nhân, cơ quan có thẩm quyền kí chứng thực xác nhận, ví dụ như bản sao bìa hộ khẩu, bản sao giấy khai sinh,. Thẩm quyền cấp bản sao: 1) Cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và có lưu trữ bản chính có thẩm quyền cấp bản sao; 2) Phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân có thẩm quyền công chứng, chứng thực cấp bản sao cho cá nhân, tổ chức có bản chính trình cấp. Bản sao có thể là: 1) Bản sao y bản chính với nội dung y bản chính được thực hiện từ bản chính; 2) Bản trích sao là bản có nội dung thể hiện một phần nội dung của văn bản chính, được thực hiện từ bản chính; 13 luan an 3) Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung văn bản nhưng được thực hiện từ bản sao y bản chính.