CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1. Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung.
Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi trường ngoài (Theo Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội). Thông tin: Là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng. Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối với các doanh nghiệp (Theo Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình Cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội).
Hệ thống thông tin (information system): Là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. HTTT trong doanh nghiệp: là một hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp các thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định, phối hợp và kiểm soát trong doanh nghiệp. Mọi quyết định và hành động của doanh nghiệp đều dựa trên cơ sở tiếp nhận các thông tin. HTTT quản lý(Management Information System- MIS): Là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ DN và các thông tin thu thập từ môi trường bên ngoài DN để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn cho các nhà quản lý các cấp.
Quy trình phân tích hệ thống thông tin Gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng HTTT, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thông tin mới. Công việc thực hiện: + Khảo sát hệ thống đang làm gì. + Đưa ra đánh giá về hiện trạng.
+ Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm. + Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. 5 Luan van + Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác. Có nhiều phương pháp phân tích hiện trạng: + Phỏng vấn trực tiếp hoặc gián tiếp các đối tượng liên quan (giám đốc, nhân viên, vị trí làm việc…) + Lập phiếu điều tra, thăm dò.
+ Quan sát, thu nhập mẫu biểu. Mỗi phương pháp đều có ưu điểm, nhược điểm riêng và được áp dụng sao cho phù hợp với tình hình thực tế. Nguyên tắc: biết cách đặt các câu hỏi thiết thực thì biết càng nhiều thông tin về môi trường họat động của một tổ chức, càng dễ hiểu các vấn đề đang được đặt ra và tìm được phương án giải quyết. Sau khi có được các kết quả phân tích hiện trạng, phân tích viên phải biết cách tổng hợp các dữ liệu, các xử lý thu nhập được và hợp thức hóa.
Mục đích: Nắm được các thông tin của hệ thống, qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao nhất. Phân tích hệ thống: Là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu). Công việc thực hiện: + Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống. + Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic của hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống.
+ Phân tích khả thi về kỹ thuật: xem xét khả năng kỹ thuật hiện đại có để đề xuất giải pháp kỹ thuật áp dụng cho HTTT mới. + Phân tích khả năng kinh tế: xem xét khả năng tài chính để chi trả cho việc xây dựng HTTT mới cũng như chỉ ra những lợi ích mà hệ thống sẽ đem lại. + Phân tích khả thi hoạt động: khả năng vận hành hệ thống trong điều kiện khuôn khổ, điều kiện tổ chức và quản lý cho phép của tổ chức. Giai đoạn này có vai trò quyết định vì nó sẽ dẫn đến các lựa chọn quyết định HTTT tương lai cùng các bảo đảm tài chính.
Gồm 4 bước thực hiện: Bước 1: Phân tích, phê phán HTTT hiện hữu nhằm làm rõ các điểm yếu hoặc mạnh, sắp xếp các vấn đề cần giải quyết theo thứ tự mức độ quan trọng của chúng. Bước 2: Xác định các mục tiêu mới của các dự án, khả năng sinh lãi, thời gian trả lãi… nếu như việc này chưa được thực hiện ở giai đoạn lập kế hoạch. 6 Luan van Bước 3: Xác định một cách tổng quát các giải pháp về chi phí triển khai phân hệ (dự án), chi phí hoạt động trong tương lai, kết hợp phân tích ưu điểm và khuyết điểm của từng giải pháp. Bước 4: Lựa chọn những người chịu trách nhiệm phù hợp với giải pháp nào đó đã xác định.
Nếu không tìm được những người như vậy hoặc chi phí ước tính cao so với mục tiêu đề ra thì phải quay lên bước 2. Bước 4 trong trường hợp này thường lặp đi lặp lại nhiều lần. Giao diện giữa HTTT và NSD: xác định HTTT cung cấp những gì cho NSD và ngược lại, NSD có thể khai thác được những gì từ HTTT? Các công việc và các cài đặt cần thực hiện: Diễn biến tiến trình từ mức ý niệm đến lúc thể hiện: triển khai kế hoạch, phân công nhóm làm việc,… Kết quả của đặc tả là tập hợp các văn bản hồ sơ hay tư liệu về quá trình phân tích và thiết kế HTTT. Mục đích: Nắm được tính khả thi của HTTT định triển khai, ước lượng được chi phí triển khai hệ thống để có thể tiến hành xây dựng HTTT.
Thiết kế hệ thống: Là công đoạn cuối cùng của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế. Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồ thu được ở công đoạn phân tích. Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý. Công việc thực hiện: + Thiết kế tổng thể.
+ Thiết kế giao diện. + Thiết kế cơ sở dữ liệu. + Thiết kế các kiểm soát. + Thiết kế phần mềm.
Cài đặt hệ thống - Giai đoạn thực hiện Xây dựng hệ thống bao gồm xây dựng các file cơ bản. Viết các chương trình thực hiện các chức năng của hệ thống mới tương ứng với các kiểu khai thác đã đặt ra. Làm tài liệu sử dụng để hướng dẫn cho người sử dụng. Làm tài kiệu kỹ thuật cho các chuyên gia tin học phát triển hệ thống sau này.
- Giai đoạn chuyển giao hệ thống Hiệu chỉnh hệ thống. Vận hành thử bằng số liệu giả để phát hiện sai sót. Đưa hệ thống vào khai thác thử nghiệm. 7 Luan van Đào tạo người sử dụng tại mỗi vị trí trong hệ thống.
Chuyển giao hệ thống. Giai đoạn bảo trì hệ thống Sửa đổi, khắc phục những thiếu sót của hệ thống. Làm cho hệ thống thích nghi hơn, thuận tiện hơn trong sử dụng.MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY SOTATEK 1. Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin Có hai phương pháp pháp phân tích thiết kế HTTT: Phương pháp hướng cấu trúc và phương pháp hướng đối tượng.1 Phương pháp hướng cấu trúc Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chính thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công việc xác định.
Trong phương pháp hướng cấu trúc, phần mềm được thiết kế dựa trên một trong hai hướng: hướng dữ liệu và hướng hành động. Cách tiếp cận hướng dữ liệu xây dựng phần mềm dựa trên việc phân rã phần mềm theo các chức năng cần đáp ứng và dữ liệu cho các chức năng đó. Cách tiếp cận hướng dữ liệu sẽ giúp cho những người phát triển hệ thống dễ dàng xây dựng ngân hàng dữ liệu. Cách tiếp cận hướng hành động lại tập trung phân tích hệ phần mềm dựa trên các hoạt động thực thi các chức năng của phần mềm đó.
Phương pháp hướng cấu trúc tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay, sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc. Phương pháp này có ưu điểm là tư duy phân tích thiết kế rõ ràng, chương trình sáng sủa dễ hiểu. Tuy nhiên, phương pháp này có một số nhược điểm sau: - Không hỗ trợ việc sử dụng lại. Các chương trình hướng cấu trúc phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, do đó không thể dùng lại một modul nào đó trong phần mềm này cho phần mềm mới với các yêu cầu về dữ liệu khác.
- Không phù hợp cho phát triển các phần mềm lớn. Nếu hệ thống thông tin lớn, việc phân ra thành các bài toán con cũng như phân các bài toán con thành các modul và quản lý mối quan hệ giữa các modul đó sẽ là không phải là dễ dàng và dễ gây ra các lỗi trong phân tích và thiết kế hệ thống, cũng như khó kiểm thử và bảo trì.Phương pháp hướng đối tượng Phương pháp hướng đối tượng tập trung vào cả hai khía cạnh của hệ thống là dữ liệu và hành động. Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thành phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực. Một hệ 8 Luan van thống được chia thành các thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu và hành động liên quan đến đối tượng đó.
Các đối tượng trong một hệ thống tương đối độc lập với nhau và hệ thống sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng đó lại với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng.