Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ, hàng hóa đóng vai trò là đối tượng kinh doanh đồng thời là đối tượng lao động trực tiếp phục vụ mục đích mua đi bán lại để tìm kiếm lợi nhuận. Sự vận động của hàng hóa gắn liền với sự vận động của vốn kinh doanh, trải qua các giai đoạn luân chuyển: từ vốn tiền tệ chuyển hóa thành vốn hàng hóa trong khâu mua hàng, được lưu giữ trong khâu bảo quản, dự trữ, và cuối cùng chuyển hóa ngược lại thành vốn tiền tệ khi hàng hóa được tiêu thụ. Do tính chất đa dạng về chủng loại, kích cỡ, mẫu mã, cùng các đặc tính lý, hóa, sinh học có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng trong quá trình bảo quản và vận chuyển, công tác quản lý hàng hóa đòi hỏi sự theo dõi chặt chẽ về số lượng, chất lượng và giá trị nhằm hạn chế tối đa mất mát, hao hụt.

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hà Thị Thuận đi sâu nghiên cứu công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH An Phúc Thịnh – một đơn vị kinh doanh thương mại trên địa bàn thành phố Hải Phòng. Đề tài được giao thực hiện từ ngày 18 tháng 4 năm 2017 và hoàn thành trước ngày 09 tháng 7 năm 2017 theo nhiệm vụ của Trường Đại học Dân lập Hải Phòng.

Nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể qua 3 nội dung:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề cơ bản về công tác kế toán hàng hóa trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên phương diện lý luận.
  2. Phản ánh và phân tích thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH An Phúc Thịnh dựa trên số liệu hoạt động thực tế năm 2016.
  3. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng hóa phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty TNHH An Phúc Thịnh.

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là tổ chức công tác kế toán hàng hóa, bao gồm: hệ thống chứng từ ban đầu, hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp, phương pháp tính giá nhập - xuất kho và hệ thống sổ kế toán. Phạm vi nghiên cứu về không gian là Công ty TNHH An Phúc Thịnh (trụ sở tại Phòng 222, tầng 2, tòa nhà Sholega, số 275 Lạch Tray, Phường Đằng Giang, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng). Phạm vi nghiên cứu về thời gian tập trung vào số liệu tài chính - kế toán phát sinh trong năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống cơ sở pháp lý và lý luận kế toán hiện hành áp dụng cho khối doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam:

  • Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Chuẩn mực kế toán số 02 (VAS 02) về Hàng tồn kho, quy định nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho theo giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được.
  • Các quy định về hóa đơn, chứng từ kế toán và phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ.

Về phương pháp nghiên cứu, tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu kế toán truyền thống:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Hệ thống hóa các nguyên tắc đánh giá hàng hóa, các phương pháp kế toán chi tiết (thẻ song song, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư) và các hình thức sổ kế toán (Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Kế toán máy).
  • Phương pháp quan sát và thu thập dữ liệu thực tế: Khảo sát thực địa bộ máy tổ chức, quy trình luân chuyển chứng từ và việc hạch toán các tài khoản tại phòng Kế toán thống kê của Công ty TNHH An Phúc Thịnh.
  • Phương pháp đối chiếu, minh họa số liệu: Sử dụng dữ liệu chứng từ phát sinh thực tế (hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chi) trong tháng 12 năm 2016 để phân tích đường đi của số liệu từ chứng từ gốc vào sổ kế toán.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu bao gồm: các văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Tài chính, tài liệu lý luận chuyên ngành kế toán, cùng hệ thống tài liệu nội bộ, báo cáo kế toán và chứng từ thực tế do Công ty TNHH An Phúc Thịnh cung cấp trong quá trình thực tập.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Nội dung chương 1 tập trung làm rõ các khái niệm, đặc điểm và nguyên tắc cơ bản trong hạch toán hàng hóa. Hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại được xác định là các loại vật tư, sản phẩm mua về với mục đích để bán. Giá thực tế của hàng hóa nhập kho mua ngoài được xác định bằng giá mua ghi trên hóa đơn cộng các chi phí thu mua liên quan trực tiếp (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm, hao hụt trong định mức), cộng các khoản thuế không được hoàn lại, trừ đi chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua.

Về phương pháp tính giá hàng hóa xuất kho, lý luận phân tích 4 phương pháp:

  • Phương pháp giá thực tế đích danh (áp dụng cho đơn vị ít mặt hàng, giá trị lớn, nhận diện được từng lô).
  • Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO).
  • Phương pháp bình quân gia quyền: gồm bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ (tính một lần vào cuối kỳ) và bình quân liên hoàn (tính lại đơn giá sau mỗi lần nhập).
  • Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO).

Về hạch toán chi tiết hàng hóa, tác giả so sánh 3 phương pháp tổ chức:

Phương pháp Ghi chép tại kho (Thủ kho) Ghi chép tại phòng kế toán Ưu điểm Nhược điểm Điều kiện áp dụng
Thẻ song song Thẻ kho ghi chép hàng ngày theo số lượng. Sổ/thẻ chi tiết ghi theo số lượng và thành tiền; cuối tháng lập Bảng kê nhập - xuất - tồn. Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, cung cấp thông tin nhanh. Khối lượng ghi chép lớn, trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa kho và kế toán. Doanh nghiệp ít chủng loại, nghiệp vụ ít, không phát sinh thường xuyên.
Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho ghi chép tương tự thẻ song song. Tập hợp chứng từ theo từng thứ hàng, cuối tháng ghi Sổ đối chiếu luân chuyển theo cả số lượng và thành tiền. Giảm bớt khối lượng ghi chép so với thẻ song song. Vẫn trùng lắp chỉ tiêu số lượng; đối chiếu dồn vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời. Doanh nghiệp không có yêu cầu báo cáo nhanh hàng tồn kho hàng ngày.
Sổ số dư Thẻ kho ghi chép tương tự thẻ song song. Cuối tháng lập bảng kê nhập, bảng kê xuất và ghi vào sổ số dư để đối chiếu với kho và sổ tổng hợp. Giảm tải công việc ghi chép chi tiết tại phòng kế toán. Đòi hỏi trình độ kế toán cao, việc kiểm tra phụ thuộc vào kỳ kiểm kê số dư. Doanh nghiệp có nhiều danh điểm hàng hóa, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên.

Về hạch toán tổng hợp hàng hóa, văn bản làm rõ hệ thống tài khoản và hai phương pháp kế toán hàng tồn kho:

  • Phương pháp kê khai thường xuyên: Theo dõi liên tục tình hình nhập, xuất, tồn trên Tài khoản 156 "Hàng hóa". Tài khoản này gồm 3 tài khoản cấp hai: TK 1561 (Giá mua hàng hóa), TK 1562 (Chi phí thu mua hàng hóa) và TK 1567 (Hàng hóa bất động sản).
  • Phương pháp kiểm kê định kỳ: Không theo dõi biến động xuất nhập thường xuyên trên TK 156 mà sử dụng Tài khoản 611 "Mua hàng" (gồm TK 6111 - Mua nguyên liệu, vật liệu và TK 6112 - Mua hàng hóa). Trị giá hàng xuất trong kỳ được tính gián tiếp dựa trên kết quả kiểm kê: Trị giá xuất = Trị giá tồn đầu kỳ + Trị giá nhập trong kỳ - Trị giá tồn cuối kỳ.

Hệ thống chứng từ sử dụng theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC gồm: Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT), Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT), Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 03-VT), Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT), Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05-VT), Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT).

Tác giả cũng phân tích quy trình ghi sổ của 4 hình thức kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán máy.

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH An Phúc Thịnh

Công ty TNHH An Phúc Thịnh là doanh nghiệp tư nhân thành lập năm 2004, hoạt động theo Giấy phép kinh doanh do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng cấp ngày 10/12/2004 dưới hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên. Mã số thuế của đơn vị là 0200813210, vốn điều lệ đăng ký là 500 triệu đồng. Địa bàn trụ sở tại tòa nhà Sholega, 275 Lạch Tray, Ngô Quyền, Hải Phòng. Ngành nghề đăng ký bao gồm xuất nhập khẩu máy móc thiết bị, sắt thép phế liệu, đầu tư xây dựng công trình; tuy nhiên, hoạt động kinh doanh thương mại thực tế tại công ty tập trung vào mặt hàng mũ bảo hộ, quần áo và các phụ kiện bảo hộ lao động. Hàng hóa được phân phối tại Hà Nội và các tỉnh phía Bắc như Bắc Ninh, Thanh Hóa, Nam Định, Hòa Bình, Hải Dương, Thái Nguyên.

Cơ cấu quản lý công ty gồm Ban Giám đốc (1 Giám đốc điều hành chung và 2 Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh, kỹ thuật) cùng ba phòng chức năng: Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Kế toán thống kê và Phòng Kế hoạch đầu tư. Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 5 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán tiền lương, Kế toán vật tư hàng hóa và Thủ quỹ.

Chính sách kế toán áp dụng tại công ty:

  • Chế độ kế toán: Áp dụng Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung.
  • Phương pháp tính thuế GTGT: Khấu trừ.
  • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
  • Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân liên hoàn.
  • Phương pháp khấu hao TSCĐ: Đường thẳng.
  • Đơn vị tiền tệ hạch toán: Đồng Việt Nam (VND).

Thực tế hạch toán chi tiết tại công ty được thực hiện theo phương pháp Thẻ song song. Khi nghiệp vụ mua hàng phát sinh, quy trình diễn ra qua 3 bước:

  • Bước 1: Phòng kinh doanh tiếp nhận hàng, lập biên bản giao nhận giữa bên giao và bên nhận.
  • Bước 2: Thủ kho kiểm nhận hàng, căn cứ hóa đơn GTGT và biên bản giao nhận để lập Phiếu nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào Thẻ kho.
  • Bước 3: Định kỳ hoặc cuối ngày, thủ kho chuyển phiếu nhập kho lên phòng kế toán. Kế toán vật tư hàng hóa kiểm tra chứng từ, tính toán đơn giá, hoàn thiện chứng từ và ghi vào sổ chi tiết hàng hóa, sau đó chuyển số liệu vào sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.

Văn bản minh chứng quy trình bằng số liệu nghiệp vụ ngày 10/12/2016 mua hàng từ Công ty May Mặc Minh Ngọc (Hóa đơn GTGT số 0057049, mẫu 01GTKT 3/001, ký hiệu AA/16T):

Khoản mục Số lượng Đơn giá chưa thuế (VNĐ) Thành tiền (VNĐ)
Găng tay bảo hộ 3.230 đôi (hóa đơn ghi 3.600) 10.395 33.850.000 (theo phân bổ thực tế)
Kính bảo hộ - 2.720 19.800.000
Cộng tiền hàng chưa thuế - - 53.450.000
Thuế GTGT (10%) - - 5.745.000 (tổng thanh toán hóa đơn: 58.195.000)
Chi phí vận chuyển, bốc dỡ - - 536.800 (đã gồm 10% thuế GTGT, trả bằng tiền mặt)

Giá trị thực tế nhập kho của lô hàng được xác định bằng giá mua chưa thuế cộng chi phí thu mua, phân bổ chi tiết cho TK 156 (Găng tay bảo hộ: 33.850.000 đồng; Kính bảo hộ: 19.800.000 đồng).

Chương 3: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH An Phúc Thịnh

Dựa trên kết cấu đề mục và nhận xét của cán bộ hướng dẫn, nội dung chương 3 tập trung vào:

  • Đánh giá tổng quát thực trạng: Chỉ ra những ưu điểm trong việc duy trì bộ máy kế toán gọn nhẹ, vận dụng phù hợp hình thức Nhật ký chung và phương pháp kê khai thường xuyên theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
  • Nhận diện những hạn chế: Phương pháp thẻ song song gây áp lực ghi chép trùng lặp số lượng giữa thủ kho và kế toán; việc tính giá bình quân liên hoàn đòi hỏi tính toán thủ công lặp lại sau mỗi lần nhập; quy trình luân chuyển chứng từ đôi khi chưa đảm bảo tính tức thời.
  • Đề xuất các biện pháp hoàn thiện: Tác giả khẳng định sự cần thiết phải cải tiến công tác kế toán hàng hóa nhằm nâng cao hiệu quả quản lý vốn và đề xuất các giải pháp kỹ thuật cụ thể nhằm tinh gọn sổ sách, tối ưu hóa quá trình hạch toán chi tiết và tổng hợp hàng hóa tại công ty.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hệ thống hóa và làm sáng tỏ các kết quả nghiên cứu cụ thể:

  • Phân định rõ ràng giữa lý luận chuẩn mực (VAS 02, QĐ 48/2006/QĐ-BTC) với việc vận dụng thực tế tại một doanh nghiệp thương mại có quy mô vốn điều lệ 500 triệu đồng.
  • Mô tả chi tiết thực tế vận hành phương pháp Thẻ song song kết hợp hình thức sổ Nhật ký chung tại Công ty TNHH An Phúc Thịnh, chứng minh qua số liệu hạch toán nghiệp vụ nhập kho ngày 10/12/2016 với tổng giá trị mua hàng 53.450.000 đồng và chi phí bốc dỡ vận chuyển 536.800 đồng.
  • Phân tích ưu - nhược điểm của các phương pháp kế toán chi tiết, giải thích lý do doanh nghiệp lựa chọn phương pháp thẻ song song và phương pháp tính giá bình quân liên hoàn trong điều kiện kinh doanh mặt hàng bảo hộ lao động có nhiều chủng loại và tần suất nhập xuất biến động.

Về mặt đóng góp, đề tài cung cấp một bức tranh thực tế về công tác kế toán hàng hóa tại doanh nghiệp vừa và nhỏ, chỉ ra sự khác biệt giữa mô hình lý thuyết tổng quát và việc áp dụng thực tế của bộ máy kế toán tập trung gồm 5 thành viên.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn do phạm vi nghiên cứu thực tế:

  • Dữ liệu minh họa thực nghiệm tập trung vào các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 12 năm 2016, chưa bao quát toàn bộ chu kỳ kinh doanh cả năm hoặc biến động qua các năm tài chính khác nhau.
  • Nghiên cứu tập trung vào doanh nghiệp thương mại phân phối hàng bảo hộ lao động với mạng lưới tiêu thụ nội địa phía Bắc, chưa phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ xuất nhập khẩu máy móc, sắt thép phế liệu dù các lĩnh vực này có trong giấy phép kinh doanh của công ty.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát công tác kế toán hàng hóa khi doanh nghiệp chuyển đổi áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC (thay thế Quyết định 48/2006/QĐ-BTC) và đánh giá hiệu quả khi công ty áp dụng phần mềm kế toán thay thế cho ghi chép thủ công.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo trực tiếp cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp về đề tài kế toán hàng hóa, hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần tài liệu so sánh thực tế giữa 3 phương pháp hạch toán chi tiết (thẻ song song, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư) và 4 hình thức ghi sổ (Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Kế toán máy).
  • Phần đáng tham khảo nhất là bảng quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho 3 bước và phương pháp phân bổ chi phí thu mua thực tế vào giá gốc hàng hóa theo quy định của VAS 02.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH An Phúc Thịnh áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính và tổ chức hệ thống sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung.

2. Mặt hàng kinh doanh thực tế và thị trường tiêu thụ của công ty là gì?
Dù giấy phép kinh doanh có đăng ký xuất nhập khẩu máy móc thiết bị và sắt thép phế liệu, hoạt động thương mại thực tế của công ty là kinh doanh mũ bảo hộ, quần áo và các phụ kiện bảo hộ lao động. Thị trường tiêu thụ phân bố tại Hà Nội và các tỉnh phía Bắc gồm Bắc Ninh, Thanh Hóa, Nam Định, Hòa Bình, Hải Dương, Thái Nguyên.

3. Công ty sử dụng phương pháp nào để hạch toán hàng tồn kho và tính giá xuất kho?
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên (sử dụng TK 156), hạch toán chi tiết theo phương pháp Thẻ song song và tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn (bình quân sau mỗi lần nhập).

4. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty An Phúc Thịnh gồm những bộ phận nào?
Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 5 vị trí: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán tiền lương, Kế toán vật tư hàng hóa và Thủ quỹ.

5. Nghiệp vụ mua hàng thực tế ngày 10/12/2016 được phản ánh với các số liệu cụ thể nào?
Nghiệp vụ mua hàng từ Công ty May Mặc Minh Ngọc theo Hóa đơn GTGT số 0057049 gồm: tiền hàng chưa thuế 53.450.000 đồng (phân bổ cho găng tay bảo hộ 33.850.000 đồng và kính bảo hộ 19.800.000 đồng), thuế GTGT 10% là 5.745.000 đồng (tổng thanh toán 58.195.000 đồng), cùng chi phí bốc dỡ vận chuyển thuê ngoài trả bằng tiền mặt là 536.800 đồng (đã bao gồm thuế GTGT).

Kết luận

Khóa luận của tác giả Hà Thị Thuận đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về tổ chức kế toán hàng hóa theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC và Chuẩn mực kế toán số 02. Thông qua việc phân tích thực tế tại Công ty TNHH An Phúc Thịnh, công trình làm rõ quy trình xử lý chứng từ, phương pháp hạch toán thẻ song song và phương pháp tính giá bình quân liên hoàn với số liệu minh chứng năm 2016. Các giải pháp đề xuất tại chương 3 hướng tới việc khắc phục những hạn chế trong khâu ghi chép và đối chiếu số liệu, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa tại doanh nghiệp.