Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 1. Những vấn đề cơ bản về tổ chức công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Khái niệm, đặc điểm của hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Khái niệm của hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại là các loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích để bán. Trị giá hàng mua vào, bao gồm: Giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí thu mua hàng hóa như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng hóa. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua hàng hóa Hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại thường đa dạng và nhiều chủng loại khác nhau. Hàng hóa thường xuyên biến động trong quá trình kinh doanh nên cần phải theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
Đặc điểm hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. -Hàng hoá rất đa dạng và phong phú: Sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hướng ngày càng tăng dẫn đến hàng hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại. - Hàng hoá có đặc tính lí, hoá, sinh học: Mỗi loại hàng có các đặc tính lí, hoá, sinh học riêng. Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra.
- Hàng hoá luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã, thông số kỹ thuật. Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của sản xuất, vào nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng. Nếu hàng hoá thay đổi phù hợp với nhu cầu tiêu dùng thì hàng hoá được tiêu thụ và ngược lại. 9 -Trong lưu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử dụng.
Khi kết thúc quá trình lưu thông, hàng hoá mới được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu cho tiêu dùng hay sản xuất. - Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp thương mại, quá trình vận động của hàng hoá cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp. - Mua hàng: Là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá.
- Bán hàng: Là giai đoạn cuối cùng kết thúc quá trình lưư thông hàng hoá, sự chuyển hoá vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ. - Bảo quản và dự trữ hàng hoá: Là khâu trung gian của lưu thông hàng hoá, hàng hoá vận chuyển từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng. Để quá trình kinh doanh diễn ra bình thường, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng hoá một cách hợp lý. Nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán hàng hóa: - Hàng hóa là đối tượng kinh doanh cũng là đối tượng lao động của doanh nghiệp thương mại, là đối tượng mà doanh nghiệp mua đi bán lại với mục đích kiếm lời.
- Hàng hóa luôn luôn đa dạng về chủng loại, kích cỡ và giá cả và biến động không ngừng nên doanh nghiệp phải theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn về số lượng, chất lượng và chủng loại. Do đó kế toán hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp. Kế toán hàng hóa giúp cho doanh nghiệp giảm bớt 1 cách tối thiểu những rủi ro về mặt quản lý hàng hóa trong doanh nghiệp. Làm giảm thấp nhất những mất mát, hao hụt hàng hóa trong các khâu của quá trình kinh doanh, từ đó làm tăng lợi nhuận của công ty.
Trong nền kinh tế thị trường, tổ chức công tác hoàn thiện kế toán hàng hóa đối với doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Chính vì thế mà kế toán hàng hóa cần nắm chính xác số liệu, cũng như chi tiết từng loại hàng hóa và phải đánh giá chính xác tình hình lưu chuyển hàng hóa của doanh nghiệp. 10 Để quản lý tốt hàng hóa trong doanh nghiệp ta cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau : - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, xuất- nhập- tồn của hàng hóa. Đòi hỏi phản ánh, dự trữ thành phẩm, kịp thời phát hiện trường hợp hàng hoá tồn kho, đọng lâu ngày để có biện pháp xử lý.
- Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch thu mua hàng hóa về mặt số lượng và chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Đòi hỏi hàng hoá ngày càng hoàn thiện, đẹp về mẫu mã, tốt về nội dung…nhất là trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay và nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng. Do vậy bộ phận kiểm tra chất lượng phải làm tốt nhiệm vụ, có chế độ bảo quản hợp lý đối với từng loại và phù hợp với đặc điểm của chúng. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán hàng hóa, hướng dẫn kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán, kế toán.
Cần phải hạch toán hàng hoá hợp lý và thống nhất phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp. Có như vậy mới phản ánh được một cách trung thực giá thực tế của hàng hoá nhập kho, xuất kho. Xác định và đánh giá đúng đắn trị giá hàng hoá là cơ sở quan trọng để đánh giá và xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. - Thời gian kiểm kê, đánh giá hàng hóa theo chế độ nhà nước quy định.
- Bên cạnh đó, việc quản lý sự vận động của từng loại hàng hoá: như giá thành thực tế nhập kho, xuất kho cũng rất quan trọng đòi hỏi chính xác và chặt chẽ. Tuy nhiên bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn bán được nhiều hàng hoá, thu được vốn và lợi nhuận đẩy nhanh chu kỳ quay vòng vốn. Do đó, quá trình vận động của hàng hoá gắn liền với quá trình tiêu thụ hàng hoá, thu tiền về để tiếp tục cho hoạt động kinh doanh của chu kỳ tiếp theo.3 :Nguyên tắc đánh giá 1.1 Đánh giá hàng hóa nhập kho Theo chuẩn mực kế toán số 02, hàng hóa tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
- Đối với hàng hóa mua ngoài: Giá thực Giá mua Chi phí Các khoản Giảm giá tế hàng ghi trên khác liên thuế không hàng bán = + quan + - và chiết khấu hóa nhập hóa đơn đc hoàn lại kho thương mại Giá mua ghi trên hóa đơn là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bántheo hợp đồng hay hóa đơn tùy thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng, cụ thể là: Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá mua hàng hóa là giá chưa có thuế GTGT đầu vào. Đối vơi doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và hàng không chịu thuế GTGT thì giá mua là tổng thanh toán. Các khoản thuế không hoàn lại: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuếGTGT (không khấu trừ) Chi phí thu mua hàng hóa: Chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, lưubãi, bảo hiểm hàng mua, hao hụt trong định mức cho phép, công tác phí của bộ phận thu mua,. Chiết khấu thương mại: Là số tiền mà doanh nghiệp được giảm trừ do đã muahàng hóa, dịch vụ với số lượng lớn theo thỏa thuận.
Giảm giá hàng mua: Là số tiền người bán giảm trừ cho người mua do hàngkém phẩm chất, sai quy cách. khoản này ghi giảm giá mua hàng hóa. 12 - Đối với hàng hóa mà doanh nghiệp nhận góp vốn Giá thực tế Giá hàng hóa do hội Chi phí liên quan nhập kho đồng định giá = + - Đối với hàng hóa điều chuyển: Giá thực tế Giá hàng hóa do hội Chi phí liên quan nhập kho đồng định giá = + - Hàng hóa được biếu tặng: Giá thực tế nhập Giá thực được xác định Chi phí vận kho theo giá thị trường chuyển bốc xếp = - 1.2 Đánh giá hàng hóa xuất kho Giá trị hàng hóa xuất kho được tính theo một trong các phương pháp sau: Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này khi hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Tuy nhiên việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, ch những doanh nghiệp kinh doanh ít mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới áp dụng được phương pháp này.
Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng thì không thể áp dụng được phương pháp này. Phương pháp nhập trước uất trước: Phương pháp này dựa trên giá định là hàng hóa được mua trước và hàng hóa còn lại cuối kỳ là được mua gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ. 13 Phương pháp bình qu n gia quyền Theo phương pháp này, trị giá hàng hóa xuất bán trong kỳ được tính theo đơn giá bình quân như sau: Giá thực tế xuất kho số lượng hàng hóa xuất kho x đơn giá bình quân Giá trị hàng hóa xuất kho + Giá trị hàng hóa nhập kho Đơn giá bình quân Số lượng hàng hóa tồn kho + Số lượng hàng hóa nhập kho Theo giá bình qu n gia quyền cả k ( giá bình qu n cả k dự trữ) Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ.
Tùy theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng hóacăn cứ vào giá nhập, lượng hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính đơn giá bình quân. Giá đơn vị bình quân được tính theo phương pháp sau: Đơn giá xuất kho Giá trị NVL, CCDC tồn DK+ giá trị NVL nhập trong kỳ bình quân trong kỳ Số lượng NVL tồn DK+ số lượng nhập trong kỳ u điểm: Đơn giản, dễ làm, ch cần tính toán 1 lần vào cuối kỳ.