CHƯƠNG I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ THUYẾT VÀ THỰC TIỄN LIÊN QUAN ĐẾN NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VÀ QUY TRÌNH 5S TRONG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI NƠI LÀM VIỆC 1. Một số vấn đề lý thuyết liên quan đến Ngân hàng thương mại và quy trình 5S trong quản lý chất lượng tại nơi làm việc 1. Lý thuyết về Ngân hàng thương mại 1.
Khái niệm về Ngân hàng thương mại Tại một thời điểm nhất định trong nền kinh tế ngày nay, luôn tồn tại một thực tế là có những người đang cần khối lượng tiền để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hay những đầu tư có hiệu quả và họ có thể trả một khoản chi phí để có quyền sử dụng số tiền này, trong khi đó vẫn có những người tạm thời đang có một số tiền nhàn rỗi. Theo quy luật cung cầu, họ sẽ gặp nhau và khi đó tất cả điều có lợi, sản xuất lưu thông được phát triển đời sống được cải thiện. Cách thức gặp nhau giữa họ rất đa dạng, và theo đà phát triển, NHTM ra đời như một tất yếu và là một cách thức quan trọng, phổ biến nhất trong thời đại ngày nay. Thông qua các Ngân hàng thương mại, những người có tiền có thể dễ dàng có được một khoản lợi còn người cần tiền thì có thể có được số tiền cần thiết với mức chi phí phù hợp.
Tại Mỹ: Ngân hàng thương mại là công ty kinh doanh tiền tệ, chuyên cung cấp dịch vụ tài chính và hoạt động trong ngành công nghiệp dịch vụ tài chính. Theo Đạo luật Ngân hàng của Pháp (1941): NHTM là những xí nghiệp hay cơ sở mà nghề nghiệp thường xuyên là nhận tiền bạc của công chúng dưới hình thức ký thác, hoặc dưới các hình thức khác và sử dụng tài nguyên đó cho chính họ trong các nghiệp vụ về chiết khấu, tín dụng và tài chính. Theo Luật các Tổ chức tín dụng (2010): NHTM là ngân hàng được thực hiện toàn bộ hoạt động ngân hàng và các hoạt động kinh doanh khác có liên quan vì mục SVTH: Dương Đăng Ngọc Long Trang 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn tiêu lợi nhuận (Theo quy định của Luật các Tổ chức tín dụng và các quy định khác của pháp luật tại Nghị định số 59/2009/NĐ-CP của chính phủ về tổ chức và hoạt động NHTM).
Mặc dù có nhiều quan điểm khác nhau về NHTM, nhưng tại Việt Nam: Ngân hàng thương mại là ngân hàng kinh doanh tiền tệ vì mục đích lợi nhuận, hoạt động chủ yếu và thường xuyên là nhận tiền gửi của khách hàng để cấp tín dụng, thực hiện các hoạt động chiết khấu và làm phương tiện thanh toán. Chức năng của Ngân hàng thương mại Chức năng trung gian tín dụng Đây được xem là một trong những chức năng quan trọng nhất của Ngân hàng thương mại. Chức năng này giúp điều hoà nguồn vốn tiền tệ và tài chính từ nơi dư thừa đến nơi thiếu hụt góp và phần vào việc phát triển sản xuất kinh doanh thúc đẩy tăng trưởng kinh tế. Với chức năng này, Ngân hàng thương mại vừa đóng vai trò nhận tiền gửi, vừa là người cho vay và hưởng lợi nhuận từ khoản chênh lệch giữa lãi suất nhận gửi và lãi suất cho vay, đồng thời góp phần tạo lợi ích cho tất cả các bên tham gia: người gửi tiền và người đi vay.
Chức năng trung gian thanh toán Các NHTM luôn đẩy mạnh việc cung cấp cho khách hàng nhiều phương thức thanh toán tiện lợi như thẻ thanh toán, thẻ tín dụng, ủy nhiệm chi… Nhờ đó mà các chủ thể kinh tế không phải giữ tiền mặt trong túi, do đó sẽ tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại đảm bảo thanh toán an toàn. NHTM ra đời đóng vai trò với tư cách vừa là thủ quỹ cho các doanh nghiệp và cá nhân, vừa thực hiện các thanh toán và giao dịch theo yêu cầu của khách hàng giúp thúc đẩy lưu thông hàng hóa, đẩy nhanh tốc độ thanh toán, tốc độ luân chuyển vốn, từ đó góp phần trong việc đẩy mạnh sự phát triển của nền kinh tế. Chức năng tạo tiền SVTH: Dương Đăng Ngọc Long Trang 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn Đây cũng là một trong những chức năng quan trọng của NHTM, được thực hiện dựa trên cơ sở hai chức năng là chức năng tín dụng và chức năng thanh toán.
Nó phản ánh rõ bản chất và mục tiêu của các NHTM là tìm kiếm lợi nhuận (một yêu cầu chủ đạo cho sự tồn tại và phát triển). Các NHTM với nghiệp vụ kinh doanh mang tính đặc thù của mình đã góp phần trong việc tạo ra nguồn tiền cho nền kinh tế. Với chức năng này, NHTM đã giúp làm tăng tổng phương tiện thanh toán trong nền kinh tế, đáp ứng các nhu cầu thanh toán và chi trả cho xã hội. NHTM tạo tiền dựa vào tỷ lệ dự trữ bắt buộc của Ngân hàng Trung ương đề ra và được áp dụng với các Ngân hàng thương mại.
Từ đó, Ngân hàng Trung ương có thể tăng tỉ lệ này khi lượng cung tiền trong nền kinh tế lớn. Chức năng thủ quỹ Ngân hàng thương mại là nơi nhận tiền gửi, giữ tiền, bảo quản tiền, thực hiện các yêu cầu rút tiền, chi tiền… cho các khách hàng của mình là các chủ thể góp phần trong việc tạo ra lợi ích cho các chủ thể khác nhau trong nền kinh tế. Vai trò của Ngân hàng thương mại Sự có mặt của các Ngân hàng thương mại giúp vận hành dòng vốn tiền tệ trên thị trường từ nơi tạm thời dư thừa và nhàn rỗi đến nơi tạm thời thiếu hụt và cần thiết để thực hiện các hoạt động đầu tư. Là nơi cung cấp nguồn vốn giúp cho nền kinh tế hoạt động và phát triển.
Các Ngân hàng thương mại cũng góp phần hỗ trợ các doanh nghiệp vay vốn theo nhiều cách khác nhau để giải quyết các khó khăn về nguồn vốn của họ với mục đích mở rộng quy mô sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm và cạnh tranh chiến thắng trên thị trường. Là nơi tạo ra cầu nối giữa doanh nghiệp với thị trường. Ngoài ra, các Ngân hàng thương mại cũng góp phần giúp cung cấp các loại tài khoản khác nhau nhằm cất giữ hoặc tạo ra các của cải, tài sản cho các cá nhân. Từ đó, tiền gửi vào Ngân hàng thương mại được sử dụng để thực hiện các mục đích cho vay và đầu tư.
SVTH: Dương Đăng Ngọc Long Trang 9 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn 1. Lý thuyết về quy trình 5S trong quản lý chất lượng tại nơi làm việc 1. Khái niệm về quy trình 5S Sơ đồ 1.1: Quy trình 5S trong quản lý chất lượng (Nguồn: Internet – Viet Quality) 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các quy trình đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng và tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một quy trình quản lý chất lượng hiệu quả hơn.
Quy trình 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản và lần đầu tiên được thực hiện bởi Tập đoàn ô tô Toyota, ngày nay nó được rất nhiều các xí nghiệp của Nhật bản ưa chuộng, đây là một cách làm hết sức đơn giản nhưng nó có tác dụng lớn trong việc huy động con người và nó có thể áp dụng cho mọi hoạt động từ sản xuất tới dịch vụ, văn phòng. SVTH: Dương Đăng Ngọc Long Trang 10 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn 5S là viết tắt của năm từ tiếng Nhật bắt đầu là chữ S gồm: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Theo tiếng Anh là: “Sort”, “Set in order”, “Standardize”, “Sustaint” và “Self_discipline”.
Trong tiếng Việt, để dễ nhớ và giữ nguyên 5 chữ S đầu tiên như sau: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng. Seiri (Sàng lọc) Seiri là bước đầu tiên cần phải làm trong việc thực hành quy trình 5S, phân loại và tổ chức các vật dụng, hồ sơ… theo trật tự, di dời những vật dụng không cần thiết ở nơi làm việc. Nhiệm vụ của Seiri chính là phân loại các vật dụng cần thiết và các vật dụng không cần thiết, từ đó di dời hoặc thanh lý những vật dụng không cần thiết nhằm tạo nên một môi trường làm việc khoa học và hiện đại. Nó bắt nguồn từ việc nếu xem lại toàn bộ hay phòng làm việc của mình, có thể bạn sẽ thấy các vật dụng không được để chính xác ở nơi lưu trữ, nhiều thứ không cần thiết cho công việc nhưng vẫn được lưu giữ lại.
Một trong những cách thông dụng để thực hiện việc “Sàng lọc” là sử dụng “thẻ đỏ”, bất cứ các vật dụng nào không cần thiết cho công việc sẽ được gắn thẻ ngay lập tức. Kết thúc quá trình này người phụ trách mỗi bộ phận có vật dụng gắn “thẻ đỏ” sẽ xem tại sao nó vẫn ở khu vực của mình. Với hoạt động trong Seiri, mọi thứ sẽ được phân loại một cách khoa học, từ đó có thể giảm thiểu lãng phí từ việc tìm kiếm và di chuyển, đồng thời tạo nên môi trường làm việc an toàn hơn từ việc đưa ra quyết định loại bỏ hay tiếp tục giữ vật dụng đó theo cách nhất định. (Ron Fisher, 2008) Seiton (Sắp xếp) Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
Thông thường việc này sẽ bắt đầu bằng việc xem xét công dụng và tần suất sử dụng các vật dụng còn lại, từ đó quyết định nên để chúng gần nhau hay không? Cần để chúng gần hay xa nơi làm việc? Bên cạnh đó, công việc này củng cần phải thực hiện dựa trên việc phân tích trình tự sao cho gỉam thiểu thời gian di chuyển giữa các quá trình trong hệ thống làm việc. Ở bước này, các vật dụng cần được xác định vị trí sao cho dễ định vị nhất, theo nguyên tắc quản lý trực quan: “Một vị trí cho mỗi vật dụng, mỗi vật dụng có một vị trí duy nhất”. Một điểm cần lưu ý khi thực hiện Seiton là các SVTH: Dương Đăng Ngọc Long Trang 11 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn vật dụng nên được đánh số hoặc dán nhãn tên giúp mọi người trong công ty có thể dễ dàng nhận biết và tìm kiếm.
Với các hoạt động trong Seiton, môi trường làm việc sẽ trở nên thuận tiện, gọn gàng và thông thoáng hơn, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trong công ty. (Ron Fisher, 2008) Seiso (Sạch sẽ) Công việc chính trong phần này là giữ gìn sạch sẽ trong toàn doanh nghiệp.