Hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua tại công ty TNHH Tin học Á Đông Việt Nam

Bài viết phân tích quy trình hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua tại công ty TNHH Tin Học Á Đông Việt Nam, giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

• Tác giả: Tống Thị Diệp
• Người hướng dẫn: TS. Lê Kim Ngọc
• Trường học: Công Ty TNHH Tin Học Á Đông Việt Nam
• Chuyên ngành: Kế toán tổng hợp
• Đề tài: Cải Tiến Kế Toán Thanh Toán Với Người Mua Tại Công Ty TNHH Tin Học Á Đông Việt Nam
• Loại tài liệu: báo cáo chuyên đề
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA TẠI CN CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á ĐÔNG VI NA
• 1.1. Đặc điểm khách hàng tại CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na
• 1.2. Đặc điểm thanh toán với người mua tại CN công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na
• 1.3. Phương thức thanh toán với người mua tại CN công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na
• 1.4. Tổ chức quản lý thanh toán với người mua Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na
• 1.5. Tổ chức bộ máy kế toán tại CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na
• 2. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA TẠI CN CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á ĐÔNG VI NA
• 2.1. Thủ tục chứng từ
• 2.2. Hình thức thanh toán trực tiếp
• 2.3. Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt
• 2.4. Minh họa bằng chứng từ thực tế
• 2.5. Kế toán chi tiết thanh toán với người mua tại CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na
• 2.6. Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết và bảng tổng hợp
• 2.7. Kế toán tổng hợp thanh toán với khách hàng tại CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na
• 3. CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA TẠI CN CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á ĐÔNG VI NA
• 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán thanh toán với người mua tại CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na và phương hướng hoàn thiện
• 3.2. Nhược điểm
• 3.3. Phương hướng hoàn thiện
• 3.4. Các giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua tại CN công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na
• 3.5. Kiến nghị về công tác quản lý thanh toán với khách hàng
• 3.6. Kiến nghị về tài khoản
• 3.7. Kiến nghị về chứng từ kế toán
• 3.8. Kiến nghị về sổ kế toán
• 3.9. Kiến nghị về báo cáo kế toán liên quan đến thanh toán với khách hàng
• 3.10. Điều kiện thực hiện giải pháp
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Cải Tiến Kế Toán Thanh Toán Tại Công Ty TNHH Tin Học Á Đông Việt Nam

Cải tiến quy trình kế toán thanh toán với người mua là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính tại Công ty TNHH Tin Học Á Đông Việt Nam. Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình thanh toán mà còn đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong các giao dịch tài chính. Đặc biệt, trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng, việc cải tiến này sẽ tạo ra lợi thế cho công ty trong việc thu hút và giữ chân khách hàng.

1.1. Đặc Điểm Khách Hàng Tại Công Ty TNHH Tin Học Á Đông Việt Nam

Khách hàng của công ty rất đa dạng, bao gồm các doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Việc phân loại khách hàng theo từng nhóm sẽ giúp công ty dễ dàng quản lý và thực hiện các giao dịch thanh toán một cách hiệu quả hơn.

1.2. Tầm Quan Trọng Của Kế Toán Thanh Toán

Kế toán thanh toán với người mua đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính doanh nghiệp. Nó giúp theo dõi tình hình công nợ, đảm bảo thanh toán đúng hạn và tối ưu hóa dòng tiền.

II. Vấn Đề Thách Thức Trong Kế Toán Thanh Toán Tại Công Ty TNHH Tin Học Á Đông Việt Nam

Mặc dù đã có những cải tiến nhất định, nhưng công ty vẫn gặp phải một số thách thức trong quy trình kế toán thanh toán. Các vấn đề như chậm trễ trong thanh toán, thiếu sót trong chứng từ và quản lý công nợ chưa hiệu quả vẫn tồn tại. Điều này ảnh hưởng đến khả năng thu hồi nợ và dòng tiền của công ty.

2.1. Chậm Trễ Trong Quy Trình Thanh Toán

Chậm trễ trong thanh toán có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân, bao gồm quy trình phê duyệt nội bộ kéo dài và thiếu thông tin kịp thời từ khách hàng. Điều này cần được khắc phục để đảm bảo dòng tiền ổn định.

2.2. Thiếu Sót Trong Quản Lý Chứng Từ

Việc quản lý chứng từ chưa chặt chẽ có thể dẫn đến sai sót trong ghi chép và báo cáo tài chính. Cần có hệ thống lưu trữ và theo dõi chứng từ hiệu quả hơn.

III. Phương Pháp Cải Tiến Kế Toán Thanh Toán Tại Công Ty TNHH Tin Học Á Đông Việt Nam

Để cải tiến quy trình kế toán thanh toán, công ty cần áp dụng một số phương pháp như tự động hóa quy trình thanh toán, nâng cao năng lực của nhân viên kế toán và cải thiện hệ thống quản lý công nợ. Những phương pháp này sẽ giúp tăng cường hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong quá trình thanh toán.

3.1. Tự Động Hóa Quy Trình Thanh Toán

Áp dụng phần mềm kế toán hiện đại sẽ giúp tự động hóa quy trình thanh toán, giảm thiểu thời gian và công sức cho nhân viên kế toán.

3.2. Nâng Cao Năng Lực Nhân Viên Kế Toán

Đào tạo và nâng cao kỹ năng cho nhân viên kế toán sẽ giúp họ làm việc hiệu quả hơn, từ đó cải thiện quy trình thanh toán.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Kế Toán Thanh Toán Tại Công Ty TNHH Tin Học Á Đông Việt Nam

Việc áp dụng các phương pháp cải tiến trong kế toán thanh toán đã mang lại nhiều kết quả tích cực cho công ty. Dòng tiền được cải thiện, thời gian thanh toán được rút ngắn và sự hài lòng của khách hàng cũng tăng lên. Những ứng dụng này cần được duy trì và phát triển hơn nữa.

4.1. Kết Quả Từ Việc Cải Tiến Quy Trình

Cải tiến quy trình đã giúp công ty giảm thiểu thời gian thanh toán và tăng cường khả năng thu hồi nợ, từ đó cải thiện tình hình tài chính.

4.2. Tác Động Đến Khách Hàng

Khách hàng cảm thấy hài lòng hơn với quy trình thanh toán nhanh chóng và chính xác, điều này giúp công ty xây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng.

V. Kết Luận Về Cải Tiến Kế Toán Thanh Toán Tại Công Ty TNHH Tin Học Á Đông Việt Nam

Cải tiến kế toán thanh toán là một yếu tố quan trọng giúp Công ty TNHH Tin Học Á Đông Việt Nam nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính. Việc áp dụng các phương pháp hiện đại và cải thiện quy trình sẽ giúp công ty phát triển bền vững trong tương lai.

5.1. Tương Lai Của Kế Toán Thanh Toán

Công ty cần tiếp tục đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên để duy trì và phát triển quy trình kế toán thanh toán hiệu quả hơn.

5.2. Định Hướng Phát Triển

Định hướng phát triển trong tương lai sẽ tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình thanh toán và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế có nhiều biến động và cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp thương mại phân phối cần củng cố vị thế thị trường nội địa và từng bước mở rộng quy mô hoạt động. Tại Chi nhánh Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na – một đơn vị chuyên kinh doanh và phân phối các thiết bị công nghệ thông tin (IT) – quan hệ thanh toán với người mua và người bán giữ vai trò trọng yếu trong công tác quản trị tài chính. Hoạt động bán hàng thương mại thường xuyên xuất hiện khoảng cách thời gian giữa thời điểm giao hàng và thời điểm thu tiền, đòi hỏi doanh nghiệp phải duy trì hệ thống kế toán công nợ chặt chẽ nhằm kiểm soát các khoản phải thu, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn và hạn chế tối đa rủi ro nợ tồn đọng hoặc bị chiếm dụng vốn.

Khóa luận xác định các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể sau:

1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận và thực tiễn về đặc điểm hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức quản lý và bộ máy kế toán thanh toán tại đơn vị.
2. Khảo sát, phản ánh và phân tích thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua tại Chi nhánh Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na thông qua hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và quy trình ứng dụng phần mềm kế toán.
3. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong công tác kế toán công nợ phải thu và đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua tại chi nhánh.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán thanh toán với người mua (kế toán các khoản phải thu khách hàng).
• Phạm vi không gian: Chi nhánh Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na (địa chỉ: Số 4, ngõ 82 Nguyễn Phúc Lai, Phường Ô Chợ Dừa, Quận Đống Đa, TP. Hà Nội).
• Phạm vi thời gian và số liệu: Dữ liệu thực tế phát sinh trong kỳ kế toán tháng 10 năm 2013.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên nguyên tắc hạch toán kế toán doanh nghiệp theo chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Về mặt lý thuyết hạch toán công nợ phải thu:

• Nghiệp vụ thanh toán với người mua phát sinh khi thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa và thời điểm thu tiền không trùng nhau.
• Kế toán sử dụng Tài khoản 131 – "Phải thu của khách hàng" để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán công nợ. Nguyên tắc bắt buộc là phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng, từng hợp đồng, từng hóa đơn và không được tự ý bù trừ số dư giữa các đối tượng khác nhau (trừ trường hợp có thỏa thuận bằng văn bản).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng trong khóa luận bao gồm:

• Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập tài liệu, số liệu sơ cấp và thứ cấp trực tiếp từ hệ thống chứng từ gốc (đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo Có, ủy nhiệm thu), sổ kế toán chi tiết, sổ Nhật ký chung và Sổ Cái tại Phòng Kế toán của chi nhánh.
• Phương pháp kế toán chuyên môn: Phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
• Phương pháp phân tích và tổng hợp: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ, đối chiếu số liệu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, kết hợp đánh giá thực trạng quy trình nghiệp vụ trên phần mềm kế toán SIS Accounting (phiên bản SIS 8.6).

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý thanh toán với người mua tại CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na

Chi nhánh Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na hoạt động thương mại trong lĩnh vực buôn bán, phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin gồm: ổ cứng gắn trong, ổ cứng gắn ngoài, chuột, bàn phím máy tính, thiết bị lưu trữ USB, thẻ nhớ máy ảnh/điện thoại, tai nghe, loa, sạc pin, sạc di động, pin khô, pin sạc... Toàn bộ khách hàng của chi nhánh là khách hàng nội địa, không có khách hàng nước ngoài.

Doanh nghiệp phân loại khách hàng thành hai nhóm chính để áp dụng chính sách tín dụng và quản lý thanh toán:

• Nhóm 1: Áp dụng phương thức thanh toán định kỳ hoặc thanh toán chậm dành cho các đối tác lớn, khách hàng thường xuyên (như Công ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh, Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh, Công ty Cổ phần Pico, Công ty Cổ phần Mediamart Việt Nam, Công ty Cổ phần Phân phối thiết bị văn phòng Fintec, Công ty TNHH Điện tử Hoàn Kiếm, Công ty Cổ phần Quốc tế SAMNEC...).
• Nhóm 2: Áp dụng phương thức thanh toán trực tiếp, thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngay khi nhận hàng dành cho khách hàng mới hoặc khách hàng mua không thường xuyên.

Mã khách hàng	Tên khách hàng	Địa chỉ	Lĩnh vực
2T100005	Công ty CP Thế giới số Trần Anh	1174 Đường Láng, Đống Đa, Hà Nội	IT
2P100001	Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh	15 Phố Xã Đàn, Đống Đa, Hà Nội	IT
2P100005	Công ty Cổ phần Pico	229 Phố Tây Sơn, Thanh Xuân, Hà Nội	IT
2C100005	Công ty CP Vận tải & TM CPN Việt Nam	Số 7, lô 2A Lê Hồng Phong, Ngô Quyền, Hải Phòng	IT
2F100003	Công ty CP Phân phối thiết bị VP FINTEC	47 Thái Thịnh, Đống Đa, Hà Nội	IT
2V100035	Công ty TNHH Thương mại VHC	399 Đường Phạm Văn Đồng, Từ Liêm, Hà Nội	IT
2M100005	Công ty Cổ phần Mediamart Việt Nam	29F Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Hà Nội	IT
2H100029	Công ty TNHH Điện tử Hoàn Kiếm	38A Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Hà Nội	IT

Bộ máy kế toán tại chi nhánh được tổ chức theo mô hình trực tuyến gồm: Trưởng phòng Kế toán (kiêm Kế toán tổng hợp), Kế toán công nợ, Thủ quỹ (kiêm Kế toán thanh toán) và Kế toán kho. Trong đó, Kế toán công nợ chịu trách nhiệm theo dõi chi tiết các khoản phải thu/phải trả theo đối tượng, hợp đồng và hóa đơn, lập các biên bản đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ định kỳ; Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt và trực tiếp thực hiện thu tiền mặt theo phiếu thu đã được phê duyệt.

Chương II: Thực trạng kế toán thanh toán với người mua tại CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na

Chương II mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán đối với hai hình thức thanh toán chính:

1. Hình thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt:

   • Quy trình: Khách hàng gửi Đơn đặt hàng (PO) -> Trưởng phòng Kinh doanh duyệt -> Trưởng phòng Kế toán duyệt giá -> Kế toán công nợ duyệt hạn mức công nợ cũ -> Thủ kho kiểm tra tồn kho, quét số seri sản phẩm và lập Phiếu xuất kho -> Kế toán lập Hóa đơn GTGT -> Giao hàng -> Khách hàng nộp tiền mặt -> Thủ quỹ lập Phiếu thu (2 liên), trình Kế toán trưởng duyệt, Kế toán công nợ đối chiếu số tiền, người nộp ký nhận và thủ quỹ vào Sổ quỹ tiền mặt.
   • Nghiệp vụ thực tế minh họa: Giao dịch bán hàng cho Công ty Cổ phần Thủy Tạ theo Đơn đặt hàng số 1310-194 ngày 21/10/2013, Phiếu xuất kho PXK1310-194, Hóa đơn GTGT số 0004633 và Phiếu thu PT285 ngày 31/10/2013 với tổng số tiền thanh toán là 11.080.003 đồng (tiền hàng chưa thuế 10.730.000 đồng, thuế GTGT 10% là 1.273.000 đồng, trừ chiết khấu/điều chỉnh thực thu).

2. Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng):

   • Quy trình: Ký hợp đồng/Đơn đặt hàng -> Xuất kho và lập Hóa đơn GTGT -> Kế toán lập bộ chứng từ nhờ thu gửi ngân hàng (Ngân hàng TMCP Á Châu - ACB số TK 71310889 hoặc Vietcombank Hà Nội số TK 0021001451904/0021001453904) -> Ngân hàng trích chuyển từ tài khoản khách hàng sang tài khoản công ty -> Ngân hàng gửi Giấy báo Có -> Kế toán công nợ căn cứ Giấy báo Có để ghi Sổ chi tiết tiền gửi và bù trừ công nợ trên Sổ chi tiết TK 131.
   • Nghiệp vụ thực tế minh họa: Giao dịch với Công ty TNHH Điện tử Hoàn Kiếm theo Đơn đặt hàng số 1310-210 ngày 31/10/2013, Phiếu xuất kho PXK1310-210, Hóa đơn GTGT số 0004682 với tổng giá trị thanh toán 91.005.000 đồng (tiền hàng chưa thuế 82.550.000 đồng, thuế GTGT 10% là 8.455.000 đồng). Ngày 10/11/2013, Ngân hàng ACB gửi Giấy báo Có xác nhận Công ty TNHH Điện tử Hoàn Kiếm đã thanh toán đủ 91.005.000 đồng vào tài khoản 71310889.

3. Tổ chức kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp:

   • Chi nhánh áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên phần mềm kế toán SIS Accounting (phiên bản SIS 8.6).
   • Kế toán mở các tài khoản chi tiết theo từng khách hàng thường xuyên (TK 131-Trần Anh, TK 131-Phúc Anh, TK 131-Pico, TK 131-Mediamart, TK 131-Fintec, TK 131-Điện tử Hoàn Kiếm...), các khách hàng vãng lai được gom vào nhóm khách lẻ.
   • Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán nhập dữ liệu từ Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Giấy báo Có vào phần mềm. Phần mềm tự động cập nhật vào Sổ chi tiết tài khoản 111, Sổ chi tiết tài khoản 1121, Sổ chi tiết bán hàng (Mẫu S17-DNN), Sổ chi tiết thanh toán với người mua, Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 131.
   • Cuối tháng, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng, Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng và tiến hành lập Biên bản đối chiếu công nợ để gửi khách hàng xác nhận. Ngoài ra, chi nhánh còn thực hiện các nghiệp vụ bù trừ công nợ hai chiều (khi khách hàng đồng thời là nhà cung cấp) và bù trừ công nợ ba bên bằng biên bản thỏa thuận bù trừ nợ.

Chương III: Hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua tại CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na

Trên cơ sở đánh giá thực trạng, tác giả chỉ ra các ưu điểm (quy trình luân chuyển chứng từ rõ ràng, ứng dụng phần mềm SIS Accounting giúp tự động hóa khâu ghi chép, thực hiện đối chiếu công nợ định kỳ) và một số nhược điểm tồn tại trong công tác theo dõi công nợ, phân loại tuổi nợ và kiểm soát chứng từ. Tác giả đề xuất các phương hướng và giải pháp hoàn thiện bao gồm:

• Kiến nghị về công tác quản lý thanh toán với khách hàng: Xây dựng quy chế tín dụng thương mại chặt chẽ hơn, phân loại khách hàng theo mức độ rủi ro tín dụng và thời hạn nợ để có biện pháp đôn đốc thu hồi nợ phù hợp.
• Kiến nghị về tài khoản kế toán: Hoàn thiện việc mã hóa và mở tiểu khoản chi tiết trên TK 131 để quản lý nợ phải thu ngắn hạn theo từng nhóm đối tượng và trạng thái nợ (nợ trong hạn, nợ quá hạn).
• Kiến nghị về chứng từ kế toán: Tăng cường kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ và luân chuyển chứng từ kịp thời giữa bộ phận kinh doanh, kho và kế toán để tránh chậm trễ trong việc xuất hóa đơn và thu tiền.
• Kiến nghị về sổ kế toán: Tối ưu hóa việc kết xuất dữ liệu và theo dõi liên tục giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp trên hệ thống phần mềm kế toán.
• Kiến nghị về báo cáo kế toán: Bổ sung các báo cáo quản trị chuyên sâu như Báo cáo phân tích tuổi nợ phải thu, Báo cáo dự báo thu hồi nợ theo tuần/tháng nhằm phục vụ việc ra quyết định của ban lãnh đạo.
• Điều kiện thực hiện giải pháp: Đào tạo nâng cao trình độ nhân sự kế toán, nâng cấp và đồng bộ hóa hệ thống phần mềm tin học kế toán tại chi nhánh.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và phản ánh số liệu kế toán thực tế về công nợ phải thu khách hàng trong tháng 10 năm 2013 tại đơn vị:

Chỉ tiêu / Sổ kế toán	Số dư đầu tháng (VNĐ)	Phát sinh Nợ (VNĐ)	Phát sinh Có (VNĐ)	Số dư cuối tháng (VNĐ)
Sổ chi tiết TK 111 (Tiền mặt)	99.400.000	330.000.003	139.862.558	289.537.445
Sổ chi tiết TK 1121 (Tiền gửi ACB)	221.619.933	627.171.607	682.111.850	166.679.690
Sổ chi tiết TK 131 - Trần Anh	46.550.013	19.800.000	46.550.013	19.800.000
Sổ chi tiết TK 131 - Pico	130.400.000	94.164.950	130.400.000	94.164.950
Sổ chi tiết TK 131 - ĐT Hoàn Kiếm	64.450.000	82.610.000	51.880.000	95.180.000
Sổ Cái TK 131 (Toàn chi nhánh)	762.693.000	1.078.xxx.xxx	661.703.xxx	856.068.xxx

Các đóng góp chính của đề tài:

• Phản ánh toàn diện và có hệ thống quy trình hạch toán kế toán các khoản phải thu người mua trong doanh nghiệp thương mại phân phối thiết bị IT từ khâu lập chứng từ ban đầu, luân chuyển chứng từ đến khâu vào sổ chi tiết, sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và Bảng tổng hợp công nợ.
• Phân tích chi tiết quy trình xử lý thực tế đối với các giao dịch bù trừ công nợ hai chiều và bù trừ công nợ tay ba giữa các đối tác thương mại nhằm giảm thiểu tình trạng chiếm dụng vốn.
• Đề xuất hệ thống 5 nhóm giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán gắn liền với điều kiện thực tế của Chi nhánh Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Phạm vi khảo sát số liệu thực tế của đề tài mới tập trung tại phạm vi Chi nhánh Hà Nội và gói gọn trong kỳ kế toán tháng 10 năm 2013, chưa mở rộng phân tích biến động công nợ trong toàn bộ năm tài chính hoặc so sánh với trụ sở chính và các chi nhánh khác (như Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh).
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang công tác kế toán công nợ trên quy mô toàn bộ doanh nghiệp (hợp nhất số liệu chi nhánh và trụ sở chính); nghiên cứu sâu hơn về các công cụ quản trị rủi ro tín dụng khách hàng, trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và phân tích hiệu quả tài chính từ chính sách chiết khấu thanh toán trong dài hạn.

Giá trị tham khảo

Báo cáo chuyên đề tốt nghiệp này là tài liệu tham khảo thiết thực cho sinh viên các chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận, chuyên đề tốt nghiệp về kế toán công nợ, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại.

Tài liệu cung cấp mẫu biểu chứng từ thực tế hoàn chỉnh (Đơn đặt hàng, Phiếu xuất kho theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có, Sổ chi tiết TK 131, Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 131) và sơ đồ luân chuyển chứng từ rõ ràng, giúp người đọc nắm bắt trực quan việc vận hành kế toán máy bằng phần mềm SIS Accounting trong thực tế doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Chi nhánh Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na phân loại khách hàng để quản lý thanh toán theo tiêu chí nào?
Chi nhánh phân loại khách hàng thành hai nhóm: Nhóm 1 gồm các khách hàng thường xuyên, quan trọng (như Trần Anh, Phúc Anh, Pico, Mediamart...) được áp dụng phương thức thanh toán định kỳ hoặc thanh toán chậm; Nhóm 2 gồm các khách hàng mới hoặc mua không thường xuyên, bắt buộc phải thanh toán trực tiếp hoặc thanh toán ngay bằng tiền mặt/chuyển khoản trước/khi nhận hàng.

2. Đơn vị sử dụng hình thức kế toán và phần mềm kế toán nào trong việc hạch toán công nợ?
Chi nhánh áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán SIS Accounting (phiên bản SIS 8.6). Hệ thống hạch toán theo Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài chính.

3. Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng thu tiền mặt tại chi nhánh diễn ra qua những bước nào?
Quy trình gồm: Khách hàng gửi Đơn đặt hàng -> Trưởng phòng Kinh doanh duyệt đơn -> Trưởng phòng Kế toán ký duyệt giá -> Kế toán công nợ kiểm tra nợ cũ -> Thủ kho lập Phiếu xuất kho -> Kế toán bán hàng lập Hóa đơn GTGT -> Giao hàng -> Khách hàng nộp tiền -> Thủ quỹ lập Phiếu thu (2 liên) trình duyệt, Kế toán công nợ kiểm tra khớp đúng -> Thủ quỹ thu tiền, ký nhận và ghi Sổ quỹ tiền mặt.

4. Chi nhánh xử lý các trường hợp bù trừ công nợ như thế nào?
Chi nhánh thực hiện hai hình thức bù trừ công nợ: (1) Bù trừ công nợ hai bên đối với các đối tác vừa là người mua vừa là người bán (ví dụ đối tác tham gia chương trình khuyến mại, trưng bày sản phẩm) thông qua Biên bản đối chiếu và thỏa thuận bù trừ công nợ hàng tháng; (2) Bù trừ công nợ ba bên giữa chi nhánh và hai đối tác có quan hệ công nợ chéo lẫn nhau thông qua Biên bản thỏa thuận bù trừ nợ tay ba nhằm giảm thiểu việc chiếm dụng vốn.

Kết luận

Khóa luận "Hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua tại CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na" của tác giả Tống Thị Diệp đã phản ánh chân thực, chi tiết toàn bộ quy trình kế toán công nợ phải thu khách hàng tại một doanh nghiệp thương mại phân phối thiết bị IT. Bằng việc kết hợp chặt chẽ giữa lý luận hạch toán và hệ thống số liệu, chứng từ thực tế tháng 10/2013, tác giả đã làm rõ thực trạng vận hành kế toán thanh toán trên phần mềm SIS Accounting theo hình thức Nhật ký chung. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất mang tính đồng bộ từ khâu quản lý tín dụng, hạch toán tài khoản, kiểm soát chứng từ đến báo cáo quản trị, góp phần nâng cao hiệu quả thu hồi nợ và quản trị dòng tiền cho đơn vị.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA TẠI CN CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á ĐÔNG VI NA 1. Đặc điểm khách hàng tại CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na là công ty thương mại chuyên buôn bán, phân phối các sản phẩm liên quan đến lĩnh vực IT cho các đối tác lớn trên thị trường Việt Nam bao gồm: Ổ cứng gắn trong, ổ cứng gắn ngoài ; chuột, bàn phím máy tính; thiết bị lưu trữ USB; thẻ nhớ máy ảnh, điện thoại; tai nghe, loa; sạc pin, sạc di động; pin khô, pin sạc…. Chính vì vậy khách hàng của CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na rất đa dạng và cần phân loại hợp lý để quá trình thanh toán với khách hàng được diễn ra nhịp nhàng, chính xác tránh nhầm lẫn, chậm trễ. Danh mục khách hàng thường xuyên và quan trọng của CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na: Bảng 1.1: Khách hàng trong nước.

Lĩnh vực Mã khách Tên khách hàng kinh Địa chỉ hàng doanh Số 1174, Đường Láng, Phường Láng Công ty cổ phần Thế giới IT 2T100005 Thượng, Quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội, số Trần Anh Việt Nam Số 15, Phố Xã Đàn, Phường Phương Liên, Công ty TNHH Kỹ nghệ IT 2P100001 Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Phúc Anh Nam Số 229, Phố Tây Sơn, Phường Ngã Tư Sở, quận Công ty Cổ phần PI CO IT 2P100005 Thanh Xuân, Thành phố Hà Noni, Việt Nam Số 7, lô 2A Lê Hồng Phong, Phường Đông Công ty cổ phần vận tải và IT 2C100005 Khê, Quận Ngô Quyền, Thành Phố Hải thương mại CPN Việt Nam Phòng, Việt Nam SVTH: Tống Thị Diệp 3 Lớp: Kế toán tổng hợp K43 Báo cáo chuyên đề GVHD: TS. Lê Kim Ngọc Số 47 Thái Thịnh, Phường Thịnh Quang, Công ty cổ phần phân phối IT 2F100003 Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt thiết bị văn phòng FINTEC Nam Công ty TNHH Thương Số 399 Đường Phạm Văn Đồng, xã Xuân IT 2V100035 mại VHC Đỉnh, huyện Từ Liêm,thành phố Hà Nội Công ty cổ phần Mediamart Số 29F, phố Hai Bà Trưng, phường Tràng Tiền, IT 2M100005 Việt Nam quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội Tầng 4,TTTM Vincom Center Bà Triệu ,số Chi nhánh Công ty cổ phần IT 2S100014 191 Bà Triệu,P.Lê Đại Hành,Q.Hai Bà quốc tế S.C Trưng,thành phố Hà Nội Công ty cổ phần Quốc tế Khu Đô thị mới , Phường Quán Toan,Quận IT 2S100011 SAMNEC Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng Số 38A Hai Bà Trưng, phường Tràng Tiền, Công ty TNHH điện tử IT 2H100029 quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, Việt Hoàn Kiếm Nam Công ty TNHH Đầu tư và Số 38, phố Bà Triệu, phường Hàng Bài, Quận IT 2T100098 Thương mại Topcare Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, Việt Nam Công ty TNHH Thương Mại Quảng Cáo & Cung A1 TT 128c Phố Đại La, Phường Đồng Tâm, IT 2T100096 Cấp Thiết Bị Công Nghệ Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội Cao Tuấn Minh Số nhà 24, phố Quang Trung, tổ 14B, Công ty cổ phần máy tính IT 2H100040 Phường Trần Hưng Đạo,thành phố Thái Hải Anh Bình,tỉnh Thái Bình,Việt Nam Số 292 Trần Thái Tông, KCN Nguyễn Đức Công ty TNHH Thái Việt IT 2T100002 Cảnh, phường Tiền Phong, thành phố Thái Bình, tỉnh Thái Bình 1. Đặc điểm thanh toán với người mua tại CN công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na. Phương thức thanh toán với người mua tại CN công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na.

Các phương thức thanh toán hiện nay rất đa dạng và phong phú nhưng về cơ bản có thể chia ra thành thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không SVTH: Tống Thị Diệp 4 Lớp: Kế toán tổng hợp K43 Báo cáo chuyên đề GVHD: TS. Lê Kim Ngọc dùng tiền mặt. Xu hướng của các doanh nghiệp là tiến tới thanh toán không dùng tiền mặt, hạn chế việc sử dụng tiền mặt trong lưu thông như vậy sẽ an toàn, tiết kiệm chi phí và doanh nghiệp có thể quản lý việc thanh toán dễ dàng hơn. Các phương thức thanh toán là yếu tố quan trọng trong quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với tất cả các đối tượng và được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng kinh tế.

Trong 2 loại thanh toán trên thì thanh toán bằng tiền mặt đang ngày càng bị thu hẹp nhường chỗ cho thanh toán không dùng tiền mặt bởi những lợi ích mà nó mang lại. -Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức thanh toán mà trong đó , bên mua xuất tiền mặt khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho nên bán khi nhận vật tư, hàng hóa, dịch vụ. Hình thức này có ưu điểm là chi phí giao dịch thấp và chỉ áp dụng với các nghiệp vụ phát sinh với số tiền nhỏ (dưới 20 triệu VNĐ), đơn giản và 2 bên đối tác nằm trong địa bàn nhỏ hẹp để đảm bảo an toàn. -Thanh toán không dùng tiền mặt tiết kiệm thời gian, an toàn đồng thời giảm lượng tiền mặt đang lưu thông giúp nhà nước kiểm soát lạm phát do thừa tiền.

nó bao gồm các hình thức: +Thanh toán bằng chuyển tiền : Là hình thức thanh toán đơn giản nhất, trong đó bên mua yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho bên bán ở một thời điểm nhất định trong một thời gian nhất định +Thanh toán bù trừ : Là hình thức thanh toán mà khi hai bên có quan hệ mua hàng hoá, cung ứng dịch vụ vưói vai trò vừa là người mua vừa là người bán. Hình thức thanh toán này phải dựa trên cơ sở thoả thuận , thống nhất giữa hai bên và có biên bản đối chiếu công nợ theo dõi Khách hàng của CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na chỉ có khách hàng ở trong nước và không có khách hàng nước ngoài. Là một doanh SVTH: Tống Thị Diệp 5 Lớp: Kế toán tổng hợp K43 Báo cáo chuyên đề GVHD: TS. Lê Kim Ngọc nghiệp kinh doanh thương mại nên việc áp dụng phương thức thanh toán sao cho phù hợp, sao cho thời gian quay vòng vốn nhanh nhất và hiệu quả nhất là rất quan trọng đối với CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na.

Hình thức thanh toán chủ yếu là chuyển khoản. Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, cung cấp thông tin cho quản lý kế toán cần tuân thủ một số nguyên tắc chủ yếu sau đây: - Nghiệp vụ thanh toán với người mua phát sinh trong quá trình sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ khi thời điểm bán hàng và thu tiền không cùng một thời điểm. - Phải chi tiết khoản phải thu, phải trả theo từng người mua, không được phép bù trừ khoản phải thu, phải trả giữa các đối tượng khác nhau (trừ khi có sự thoả thuận giữa các đối tượng với doanh nghiệp). Khách hàng của công ty được chia ra làm hai nhóm: - Nhóm 1 là nhóm theo phương thức thanh toán định kỳ hoặc thanh toán chậm, phương thức này được áp dụng cho nhóm khách hàng thường xuyên và quan trọng của công ty.

-Nhóm 2 là nhóm theo phương thức thanh toán trực tiếp, thanh toán ngay, phương thức này được áp dụng cho nhóm khách hàng mới hoặc không thường xuyên của công ty. Tổ chức quản lý thanh toán với người mua Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na 1. Tổ chức bộ máy kế toán tại CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na: Sơ đồ 1.1:Sơ đồ tổ chức lao động kế toán Trưởng phòng Kế toán (kiêm Kế toán tổng hợp) SVTH: Tống Thị Diệp 6 Lớp: Kế toán tổng hợp K43 Báo cáo chuyên đề GVHD: TS. Lê Kim Ngọc Thủ quỹ Kế toán công nợ Kế toán kho (Kiêm kế toán thanh toán) Bộ máy kế toán công ty được tổ chức theo sơ đồ trực tyến trong đó bộ phận kế toán thanh toán đảm nhiệm vai trò thanh toán với khách hàng của công ty.

Kế toán thanh toán với khách hàng được chia ra làm 2 việc chính: Thanh toán với người mua và thanh toán với người bán.2: Kế toán thanh toán với khách hàng Kế toán thanh toán với khách hàng Thanh toán với Thanh toán với người bán người mua Người bán Người bán Người mua +Chức năng, trong nước nhiệm vụ của phòng nước ngoài kế toán thanh toán trongvới khách nước hàng: bán bán -Chức năng: Tham mưu cho giám đốc quản lý các vấn đề: Công tác tài chính; kế toán tài vụ; kiểm toán nội bộ; theo dõi thời hạn của các hợp đồng nguyên tắc với các khách hàng; kiểm soát tốt các khoản thanh toán của khách hàng và thực hiện các nhiệm vụ khác do ban giám đốc giao. SVTH: Tống Thị Diệp 7 Lớp: Kế toán tổng hợp K43 Báo cáo chuyên đề GVHD: TS. Lê Kim Ngọc -Nhiệm vụ: Trưởng phòng kế toán (kiêm kế toán tổng hợp): trực tiếp chỉ đạo mọi mặt công tác kế toán – tài chính toàn Công ty và phải chịu trách nhiệm trước toàn Công ty về mọi hoạt động của nhân viên kế toán. Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau: Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ Đối với các khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản.

Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo VNĐ. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế. Đối với các khoản phải thu phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.

Cần phải phân loại các khoản phải thu khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng nhất là những đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ. Tuyệt đối không được bù trừ số dư hai bên Nợ, Có của tài khoản 131 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi trên bảng cân đối kế toán. Trong quá trình thực hiện công việc, nếu vấn đề nào chưa rõ hoặc có quy trình quản lý tốt hơn phải thảo luận ngay với cấp quản lý. Các bộ phận liên quan đến công tác giao dịch, theo dõi kiểm tra, kiểm SVTH: Tống Thị Diệp 8 Lớp: Kế toán tổng hợp K43 Báo cáo chuyên đề GVHD: TS.

Lê Kim Ngọc soát thanh toán với khách hàng: - Kế toán công nợ: phụ trách các vấn đề liên quan đến tình hình thanh toán và công nợ của Khách hàng và Nhà cung cấp.