CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA TẠI CN CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á ĐÔNG VI NA 1. Đặc điểm khách hàng tại CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na là công ty thương mại chuyên buôn bán, phân phối các sản phẩm liên quan đến lĩnh vực IT cho các đối tác lớn trên thị trường Việt Nam bao gồm: Ổ cứng gắn trong, ổ cứng gắn ngoài ; chuột, bàn phím máy tính; thiết bị lưu trữ USB; thẻ nhớ máy ảnh, điện thoại; tai nghe, loa; sạc pin, sạc di động; pin khô, pin sạc…. Chính vì vậy khách hàng của CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na rất đa dạng và cần phân loại hợp lý để quá trình thanh toán với khách hàng được diễn ra nhịp nhàng, chính xác tránh nhầm lẫn, chậm trễ. Danh mục khách hàng thường xuyên và quan trọng của CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na: Bảng 1.1: Khách hàng trong nước.
Lĩnh vực Mã khách Tên khách hàng kinh Địa chỉ hàng doanh Số 1174, Đường Láng, Phường Láng Công ty cổ phần Thế giới IT 2T100005 Thượng, Quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội, số Trần Anh Việt Nam Số 15, Phố Xã Đàn, Phường Phương Liên, Công ty TNHH Kỹ nghệ IT 2P100001 Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Phúc Anh Nam Số 229, Phố Tây Sơn, Phường Ngã Tư Sở, quận Công ty Cổ phần PI CO IT 2P100005 Thanh Xuân, Thành phố Hà Noni, Việt Nam Số 7, lô 2A Lê Hồng Phong, Phường Đông Công ty cổ phần vận tải và IT 2C100005 Khê, Quận Ngô Quyền, Thành Phố Hải thương mại CPN Việt Nam Phòng, Việt Nam SVTH: Tống Thị Diệp 3 Lớp: Kế toán tổng hợp K43 Báo cáo chuyên đề GVHD: TS. Lê Kim Ngọc Số 47 Thái Thịnh, Phường Thịnh Quang, Công ty cổ phần phân phối IT 2F100003 Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt thiết bị văn phòng FINTEC Nam Công ty TNHH Thương Số 399 Đường Phạm Văn Đồng, xã Xuân IT 2V100035 mại VHC Đỉnh, huyện Từ Liêm,thành phố Hà Nội Công ty cổ phần Mediamart Số 29F, phố Hai Bà Trưng, phường Tràng Tiền, IT 2M100005 Việt Nam quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội Tầng 4,TTTM Vincom Center Bà Triệu ,số Chi nhánh Công ty cổ phần IT 2S100014 191 Bà Triệu,P.Lê Đại Hành,Q.Hai Bà quốc tế S.C Trưng,thành phố Hà Nội Công ty cổ phần Quốc tế Khu Đô thị mới , Phường Quán Toan,Quận IT 2S100011 SAMNEC Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng Số 38A Hai Bà Trưng, phường Tràng Tiền, Công ty TNHH điện tử IT 2H100029 quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, Việt Hoàn Kiếm Nam Công ty TNHH Đầu tư và Số 38, phố Bà Triệu, phường Hàng Bài, Quận IT 2T100098 Thương mại Topcare Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, Việt Nam Công ty TNHH Thương Mại Quảng Cáo & Cung A1 TT 128c Phố Đại La, Phường Đồng Tâm, IT 2T100096 Cấp Thiết Bị Công Nghệ Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội Cao Tuấn Minh Số nhà 24, phố Quang Trung, tổ 14B, Công ty cổ phần máy tính IT 2H100040 Phường Trần Hưng Đạo,thành phố Thái Hải Anh Bình,tỉnh Thái Bình,Việt Nam Số 292 Trần Thái Tông, KCN Nguyễn Đức Công ty TNHH Thái Việt IT 2T100002 Cảnh, phường Tiền Phong, thành phố Thái Bình, tỉnh Thái Bình 1. Đặc điểm thanh toán với người mua tại CN công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na. Phương thức thanh toán với người mua tại CN công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na.
Các phương thức thanh toán hiện nay rất đa dạng và phong phú nhưng về cơ bản có thể chia ra thành thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không SVTH: Tống Thị Diệp 4 Lớp: Kế toán tổng hợp K43 Báo cáo chuyên đề GVHD: TS. Lê Kim Ngọc dùng tiền mặt. Xu hướng của các doanh nghiệp là tiến tới thanh toán không dùng tiền mặt, hạn chế việc sử dụng tiền mặt trong lưu thông như vậy sẽ an toàn, tiết kiệm chi phí và doanh nghiệp có thể quản lý việc thanh toán dễ dàng hơn. Các phương thức thanh toán là yếu tố quan trọng trong quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với tất cả các đối tượng và được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng kinh tế.
Trong 2 loại thanh toán trên thì thanh toán bằng tiền mặt đang ngày càng bị thu hẹp nhường chỗ cho thanh toán không dùng tiền mặt bởi những lợi ích mà nó mang lại. -Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức thanh toán mà trong đó , bên mua xuất tiền mặt khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho nên bán khi nhận vật tư, hàng hóa, dịch vụ. Hình thức này có ưu điểm là chi phí giao dịch thấp và chỉ áp dụng với các nghiệp vụ phát sinh với số tiền nhỏ (dưới 20 triệu VNĐ), đơn giản và 2 bên đối tác nằm trong địa bàn nhỏ hẹp để đảm bảo an toàn. -Thanh toán không dùng tiền mặt tiết kiệm thời gian, an toàn đồng thời giảm lượng tiền mặt đang lưu thông giúp nhà nước kiểm soát lạm phát do thừa tiền.
nó bao gồm các hình thức: +Thanh toán bằng chuyển tiền : Là hình thức thanh toán đơn giản nhất, trong đó bên mua yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho bên bán ở một thời điểm nhất định trong một thời gian nhất định +Thanh toán bù trừ : Là hình thức thanh toán mà khi hai bên có quan hệ mua hàng hoá, cung ứng dịch vụ vưói vai trò vừa là người mua vừa là người bán. Hình thức thanh toán này phải dựa trên cơ sở thoả thuận , thống nhất giữa hai bên và có biên bản đối chiếu công nợ theo dõi Khách hàng của CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na chỉ có khách hàng ở trong nước và không có khách hàng nước ngoài. Là một doanh SVTH: Tống Thị Diệp 5 Lớp: Kế toán tổng hợp K43 Báo cáo chuyên đề GVHD: TS. Lê Kim Ngọc nghiệp kinh doanh thương mại nên việc áp dụng phương thức thanh toán sao cho phù hợp, sao cho thời gian quay vòng vốn nhanh nhất và hiệu quả nhất là rất quan trọng đối với CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na.
Hình thức thanh toán chủ yếu là chuyển khoản. Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, cung cấp thông tin cho quản lý kế toán cần tuân thủ một số nguyên tắc chủ yếu sau đây: - Nghiệp vụ thanh toán với người mua phát sinh trong quá trình sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ khi thời điểm bán hàng và thu tiền không cùng một thời điểm. - Phải chi tiết khoản phải thu, phải trả theo từng người mua, không được phép bù trừ khoản phải thu, phải trả giữa các đối tượng khác nhau (trừ khi có sự thoả thuận giữa các đối tượng với doanh nghiệp). Khách hàng của công ty được chia ra làm hai nhóm: - Nhóm 1 là nhóm theo phương thức thanh toán định kỳ hoặc thanh toán chậm, phương thức này được áp dụng cho nhóm khách hàng thường xuyên và quan trọng của công ty.
-Nhóm 2 là nhóm theo phương thức thanh toán trực tiếp, thanh toán ngay, phương thức này được áp dụng cho nhóm khách hàng mới hoặc không thường xuyên của công ty. Tổ chức quản lý thanh toán với người mua Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na 1. Tổ chức bộ máy kế toán tại CN Công ty TNHH Tin học Á Đông Vi Na: Sơ đồ 1.1:Sơ đồ tổ chức lao động kế toán Trưởng phòng Kế toán (kiêm Kế toán tổng hợp) SVTH: Tống Thị Diệp 6 Lớp: Kế toán tổng hợp K43 Báo cáo chuyên đề GVHD: TS. Lê Kim Ngọc Thủ quỹ Kế toán công nợ Kế toán kho (Kiêm kế toán thanh toán) Bộ máy kế toán công ty được tổ chức theo sơ đồ trực tyến trong đó bộ phận kế toán thanh toán đảm nhiệm vai trò thanh toán với khách hàng của công ty.
Kế toán thanh toán với khách hàng được chia ra làm 2 việc chính: Thanh toán với người mua và thanh toán với người bán.2: Kế toán thanh toán với khách hàng Kế toán thanh toán với khách hàng Thanh toán với Thanh toán với người bán người mua Người bán Người bán Người mua +Chức năng, trong nước nhiệm vụ của phòng nước ngoài kế toán thanh toán trongvới khách nước hàng: bán bán -Chức năng: Tham mưu cho giám đốc quản lý các vấn đề: Công tác tài chính; kế toán tài vụ; kiểm toán nội bộ; theo dõi thời hạn của các hợp đồng nguyên tắc với các khách hàng; kiểm soát tốt các khoản thanh toán của khách hàng và thực hiện các nhiệm vụ khác do ban giám đốc giao. SVTH: Tống Thị Diệp 7 Lớp: Kế toán tổng hợp K43 Báo cáo chuyên đề GVHD: TS. Lê Kim Ngọc -Nhiệm vụ: Trưởng phòng kế toán (kiêm kế toán tổng hợp): trực tiếp chỉ đạo mọi mặt công tác kế toán – tài chính toàn Công ty và phải chịu trách nhiệm trước toàn Công ty về mọi hoạt động của nhân viên kế toán. Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau: Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ Đối với các khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản.
Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo VNĐ. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế. Đối với các khoản phải thu phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.
Cần phải phân loại các khoản phải thu khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng nhất là những đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ. Tuyệt đối không được bù trừ số dư hai bên Nợ, Có của tài khoản 131 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi trên bảng cân đối kế toán. Trong quá trình thực hiện công việc, nếu vấn đề nào chưa rõ hoặc có quy trình quản lý tốt hơn phải thảo luận ngay với cấp quản lý. Các bộ phận liên quan đến công tác giao dịch, theo dõi kiểm tra, kiểm SVTH: Tống Thị Diệp 8 Lớp: Kế toán tổng hợp K43 Báo cáo chuyên đề GVHD: TS.
Lê Kim Ngọc soát thanh toán với khách hàng: - Kế toán công nợ: phụ trách các vấn đề liên quan đến tình hình thanh toán và công nợ của Khách hàng và Nhà cung cấp.