CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ CƠ KHÍ TRÚC LÂM 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm. Đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng tại Công ty. Công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm là Công ty vừa kinh doanh sản xuất các dụng cụ cắt gọt kim loại phục vụ cho các doanh nghiệp, vừa tham gia sản xuất mặt hàng dùng cho quá trình sửa chữa xe máy là Bàn nâng điện và Máy nắn khung càng.
Nguyên vật liệu sử dụng dùng cho sản xuất Bàn nâng và Máy nắn khung càng có vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất máy móc của Công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm. Nhất là trong điều kiện hiện nay, yêu cầu của thị trường rất cao đối với chất lượng và mẫu mã, vì thế mẫu mã Bàn nâng hay Máy nắn không chỉ đẹp mà còn phải thay đổi liên tục thì mới hấp dẫn người tiêu dùng, chất lượng bàn nâng phải tốt và giá thành hạ thì các doanh nghiệp sản xuất hàng tiêu dùng mới đặt hàng. Nguyên liệu dùng cho sản xuất Bàn nâng và Máy nắn khung càng có tính chất cơ lý rất ổn định, nhất là với điều kiện khí hậu ở nước ta, vì thế Công ty đã có hệ thống nhà kho bảo quản, có máy tiện để đảm bảo tính cơ lý của Bàn nâng và Máy nắn khung càng không bị sai lệch, vì nếu không thì khi đưa ra ngoài thị trường sản phẩm sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của máy móc, cụ thể là bàn nâng sẽ không nhấc được không phát huy được tác dụng, Máy nắn sẽ không thể nắn được khung càng. Vì vậy, đòi hỏi Công ty phải quản lý tốt việc bảo quản NVL nhằm đạt hiệu quả cao nhất, tránh lãng phí, từ đó tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu trong Lê Thị Hương Chi - KT1 4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS.
Nguyễn Thị Mai Anh quá trình sản xuất, làm cơ sở cho việc hạ giá thành sản phẩm để có thể cạnh tranh, đứng vững trên thị trường. Phân loại nguyên vật liệu sử dụng tại Công ty. Để phân loại NVL có rất nhiều cách khác nhau như: Phân loại theo vai trò của NVL hay phân loại theo nguồn hình thành. mỗi một cách lại có ưu điểm, nhược điểm riêng.
Tuy nhiên, cũng tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng Doanh nghiệp mà có chính sách quản lý, phân loại NVL cho phù hợp. Công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm là đơn vị sản xuất kinh doanh bàn nâng và máy nắn… để đáp ứng cho việc sản xuất cần phải có một khối lượng lớn vật tư được chia thành nhiều loại để phục vụ cho sản xuất. Nguyên liệu dùng trong sản xuất Bàn nâng và Máy nắn khung càng gồm rất nhiều loại như thép tấm, ống hộp, động cơ, vít khác nhau, để giúp cho công tác hạch toán chính xác với từng nguyên vật liệu thì kế toán Công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm phải phân loại nguyên vật liệu theo từng loại riêng với chức năng, nguồn nhập mua để nhằm quản lý tốt tình hình kho và sự biến động của từng thứ nguyên vật liệu. Nhờ có sự phân loại này mà kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu, do đó có thể cung cấp các thông tin chính xác và kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên vật liệu.
Căn cứ vào công dụng kế toán của nguyên vật liệu, Công ty đã phân loại nguyên vật liệu thành các loại chủ yếu như sau: Nguyên vật liệu chính: Gồm rất nhiều các loại thép tấm, ống hộp, động cơ các loại, sơn màu… Nguyên vật liệu phụ: Gồm rất nhiều loại như xăng xe, que hàn, đá mài …tuy không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhưng nó đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo nên mẫu mã của bàn nâng và máy nắn tăng chất lượng sản phẩm như: Lê Thị Hương Chi - KT1 5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Mai Anh Các loại sơn: trong các loại sơn được chia thành từng nhóm do các công ty sản xuất khác nhau và trong mỗi nhóm lại được chia thành các nhóm khác nhau: Nhóm Sơn đỏ: Sơn đỏ thẫm , Sơn đỏ nhạt, Sơn đỏ đại bàng. Nhóm Sơn xanh : Xanh nhạt, xanh thẫm, xanh nõn chuối. Nhóm Que hàn: Que hàn 1 ly, Que hàn 2 ly, Que hàn 3 ly.
Do các loại nguyên vật liệu được sử dụng để tạo nên máy nắn và bàn nâng của công ty không đa dạng nhiều vì thế công ty chỉ phân loại nguyên vật liệu thành các nhóm như trên thôi. Công ty tiến hành lập bảng danh mục nguyên liệu vật liệu để tiện việc theo dõi và nhập liệu như sau: Bảng 1-1: Bảng danh mục nguyên liệu vật liệu tại công ty Mã vật tư Tên vật tư Mã vật tư Tên vật tư TAM01 Thép tấm 1 ly SDN Sơn đỏ nhạt TAM02 Thép tấm 2 ly SDT Sơn đỏ thẫm TAM03 Thép tấm 3 ly XANG001 Xăng TAM04 Thép tấm 4 ly ĐC1 Động cơ 1kw ĐC3 Động cơ 3kw QH01 Que hàn 1ly HOP01 Ống hộp 1ly QH02 Que hàn 2 ly HOP02 Ống hộp 2ly QH03 Que hàn 3 ly HOP03 Ống hộp 3ly ĐM Đá mài ĐC Đá cắt DC Dao cắt ………. Lê Thị Hương Chi - KT1 6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Mai Anh 1.
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm. Đặc điểm hình thành nguyên vật liệu. Ở Công ty, kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dựng dựa trên kế hoạch sản xuất (do phòng kế hoạch lập) đồng thời dựa trên định mức tiêu hao vật liệu cho từng sản phẩm. Khối lượng NVL mỗi lần nhập cũng tuỳ thuộc vào từng thời điểm.
Khi có đơn đặt hàng lớn, Công ty sẽ nhập một lượng nguyên vật liệu vừa đủ để xuất thẳng xưởng, kết hợp với lượng NVL đã có sẵn trong kho. Do vậy, khối lượng nhập hàng là không thường xuyên, định kỳ hàng tuần, tháng mà căn cứ vào công việc sản xuất của Công ty. Nguồn cung cấp vật liệu phục vụ cho công tác sản xuất của Công ty ở trong nước không phải nhập khẩu. Đây là điều kiện khá thuận lợi cho công tác thu mua vật liệu.
Bởi nơi thu mua sẽ ảnh hưởng đến giá cả thu mua nguyên vật liệu, từ đó sẽ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất, giá thành, thu nhập và lợi nhuận. Những ảnh hưởng trên có quan hệ tỷ lệ nghịch với nhau, nếu nơi cung cấp nguyên vật liệu của Công ty ở xa ngoài những chi phí chung như nhà kho, bến bãi.Công ty còn phải trả khoản chi phí vận chuyển, nếu ở gần thì chi phí vận chuyển thấp, giá thành của vật liệu thấp, gặp nhiều thuận lợi về giá. Còn nếu chi phí vận chuyển cao, cộng các chi phí liên quan cao thì nó sẽ đội giá thành của sản phẩm lên, giá sản phẩm không đủ sức cạnh tranh với thị trường về giá cả thì dẫn đến tình trạng sản phẩm của Công ty sản xuất ra không được khách hàng tin dùng, kéo theo lợi nhuận giảm và thu nhập bình quân giảm. Do đó vấn đề mua vật liệu ở đâu và như thế nào đó cũng là vấn đề cần quan tâm ở Công ty.
Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại kho. Công tác quản lý NVL ở Công ty được thực hiện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. Lê Thị Hương Chi - KT1 7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Mai Anh Khi chuyển vật liệu về kho, thủ kho có trách nhiệm cân lại, kiểm đếm số lượng, chất lượng hàng rồi làm thủ tục nhập kho.
Sau đó, sẽ cung cấp cho từng bộ phận sản xuất, công nhân sẽ cắt sắt, hàn gá, mài rũa, lắp động cơ tạo thành sản phẩm. Các sản phẩm hoàn thành sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đem xuất xưởng. Nguyên vật liệu khi đã xuất đến phân xưởng nào thì phân xưởng đó có trách nhiệm quản lý và sử dụng vì số lượng cấp cho mỗi đơn đặt hàng là vừa đủ vì thế nguyên vật liệu luôn phải được sử dụng tiết kiệm và đem lại hiệu quả cao nhất tránh thất thoát, lãng phí. Đặc điểm sử dụng nguyên vật liệu: Đối với những vật liệu chính thì sẽ được chuyển thẳng về kho, sau đó xuất ra theo yêu cầu từng hợp đồng đưa vào sản xuất, còn vật liệu phụ thì tùy vào mặt hàng và yêu cầu của khách hàng.
Dưới đây là danh sách các nhà cung cấp đầu vào cho công ty: Bảng 1-2 Các đơn vị thường xuyên cung cấp vật liệu cho Công ty Tên Công ty Vật liệu Công ty TNHH Mai Hường Cung cấp ống hộp các loại Công ty Ngọc Mai Cung cấp thép tấm các loại Công ty TNHH Thương Mại và sản Cung cấp động cơ xuất Hùng Anh Công ty TNHH thương mại và sản Cung cấp que hàn xuất Nam Sơn Doanh nghiệp tư nhân Phương Nam Cung cấp Đá Mài Doanh nghiệp tư nhân Mạnh Hùng Cung cấp ga, khí ga hóa lỏng Công ty TNHH Thương Mại và sản Cung cấp thép tấm xuất Trường Minh Lê Thị Hương Chi - KT1 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Mai Anh Với những khách hàng thường xuyên có ký các hợp đồng mua bán, Công ty chủ yếu áp dụng theo phương thức mua hàng trả chậm, đôi khi theo phương thức trả tiền ngay. Theo quy định của Công ty, khi mua nguyên vật liệu yêu cầu cần phải có hoá đơn GTGT do bộ tài chính phát hành kèm theo, trong ít trường hợp mua của cá nhân không có hoá đơn thì người bán phải viết giấy biên nhận ghi rõ loại vật liệu mua về, số lượng, đơn giá, thành tiền. Nếu như khâu thu mua ảnh hưởng đến số lượng sản phẩm được sản xuất ra, nguồn cung cấp vật tư ảnh hưởng đến giá thành, lợi nhuận thì nhân tố kho tàng cũng tác động đến chất lượng sản phẩm được sản xuất.
Chính vì vậy, tổ chức hệ thống kho tàng để bảo quản vật tư là điều kiện cần thiết và không thể thiếu được ở bất kỳ doanh nghiệp nào. Ở Công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm đã bố trí 2 kho nguyên vật liệu chính và phụ nằm gần ngay nhau: + Kho vật liệu chính: giấy, mực, bìa catton. + Kho vật liệu phụ: sơn, hoá chất, xăng.