CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ, YÊU CẦU QUẢN LÝ, NHIỆM VỤ CỦA NGUYÊN VẬT LIỆU 1.1 Khái niệm Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động doanh nghiệp mua ngoài hoặc tự chế dùng cho sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định.
Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, dưới tác động của lao động nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành thực thể của sản phẩm.2 Vai trò Nguyên vật liệu là một yếu tố trực tiếp cấu thành nên thực thể của sản phẩm do vậy chất lượng của NVL ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, đến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu phải được đảm bảo đầy đủ về cả số lượng và chất lượng, chủng loại…có tác động rất lớn đến chất lượng sản phẩm. Vì vậy, đảm bảo chất lượng NVL cho sản xuất còn là một biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu liên quan trực tiếp đến kế hoạch và tiêu thụ sản phẩm, là đầu vào của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Do đó cung ứng NVL kịp thời với giá cả hợp lý sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. Xét về cả mặt hiện vật và giá trị, nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ quá trình sản xuất kinh doanh nào, là bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. Chính vì vậy, quản lý NVL chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật tư SV: Phùng Thị Thu Hiền - K20KT2 5 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD nói chung, nguyên vật liệu nói riêng là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nhằm quản lý tốt nguyên vật liệu cần phải đảm bảo các nhiệm vụ cơ bản sau: Về công tác quản lý NVL: đối với doanh nghiệp có nhiều NVL cần xây dựng hệ thống danh điểm NVL nhằm thống nhất tên gọi, quy cách, ký hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL. Hệ thống danh điểm NVL phải rõ ràng, dễ nhớ, tương ứng với quy cách, chủng loại NVL. Quản lý tốt quá trình bảo quản, vận chuyển NVL về đơn vị, chống hao hụt, mất mát, giảm chất lượng trong quá trình vận chuyển. Khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất kinh doanh được thực hiện liên tục, sử dụng vốn có hiệu quả, doanh nghiệp cần phải xây dựng định mức dự trữ hợp lý cho từng danh điểm NVL, tránh trường hợp dự trữ quá nhiều hoặc quá ít.
Định mức tồn kho NVL là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua, kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Khâu bảo quản: Để quản lý tốt việc dự trữ NVL, giảm thiểu việc hao hụt, mất mát, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, nhân viên thủ kho phải có trình độ chuyên môn và phẩm chất đạo đức tốt. Các quy trình nhập, xuất kho NVL cần được thực hiện đầy đủ, chặt chẽ. Không bố trí thủ kho kiêm nhiệm việc tiếp liệu và kế toán NVL.4 Nhiệm vụ kế toán của nguyên vật liệu Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL trong các doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện được các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Phải tuân thủ nguyên tắc về thủ tục chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hóa, ghi chép, phản ánh trung thực, đầy đủ, kịp thời tình hình biến động của hàng tồn kho, trên cơ sở đó ngăn ngừa và phát hiện kịp thời những hành vi tham ô, thiếu trách nhiệm làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp.
SV: Phùng Thị Thu Hiền - K20KT2 6 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD - Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết hàng tồn kho, kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản vật tư, hàng hóa với kế toán chi tiết vật tư, hàng hóa ở phòng kế toán. - Xác định đúng giá gốc của hàng tồn kho để làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. - Kế toán phải cùng với các bộ phận khác trong đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê định kỳ hàng tồn kho nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số vật tư, hàng hóa thực tế trong kho 1. PHÂN LOẠI, ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU 1.1 Phân loại nguyên vật liệu Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành và có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Để quản lý tốt hàng tồn kho, tính đúng và tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại và sắp xếp hàng tồn kho theo từng tiêu thức nhất định.1 Phân loại theo yêu cầu quản lý, vai trò của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu chính: đặc điểm chủ yếu của NVL chính là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm, toàn bộ giá trị của NVL được chuyển vào giá trị mới của sản phẩm Nguyên vật liệu phụ: là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm… Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, làm tăng chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường. Nhiên liệu: nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, công tác quản lý…. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn hay thể khí. SV: Phùng Thị Thu Hiền - K20KT2 7 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD Phụ tùng thay thế: là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những vật tư được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản.
Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình xây dựng cơ bản Các loại vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên. Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các phế liệu, vật liệu thu hồi do thanh lý TSCĐ. Cách phân loại này là cơ sở để xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu và cũng là cơ sở để hạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp.2 Phân loại theo nguồn gốc NVL Nguyên vật liệu mua ngoài: là những NVL sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp mua ngoài thị trường. Nguyên vật liệu tự chế biến, thuê gia công: là những NVL do doanh nghiệp tự sản xuất hoặc thuê ngoài chế biến Nguyên vật liệu từ các nguồn khác: nhận góp vốn, cấp phát, tài trợ, biếu tặng.
Cách phân loại này giúp cho việc xây dựng kế hoạch, tìm các nguồn cung cấp NVL có hiệu quả nhất. Trên cơ sở đó đánh giá được hiệu quả sử dụng vật liệu đồng thời giúp tính giá NVL được chính xác.3 Phân loại theo mục đích, công dụng Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh: - Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm - Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp Cách phân loại này giúp cho việc xác định trọng tâm cần phải quản lý những loại NVL nào. SV: Phùng Thị Thu Hiền - K20KT2 8 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kinh tế & QTKD Ngoài các cách phân loại như trên, để phục vụ cho việc quản lý vật tư một cách tỷ mỷ, chặt chẽ đặc biệt trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán cần phải lập danh điểm vật liệu. Lập danh điểm vật liệu là quy định cho mỗi loại vật liệu một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số (Kết hợp với các chữ cái) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng.
Tùy theo từng doanh nghiệp, hệ thống danh điểm vật tư có thể được xây dựng theo nhiều cách thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp. Thông thường hay dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 để ký hiệu loại, nhóm vật liệu kết hợp với chữ cái tên vật tư để ký hiệu. Danh điểm vật tư được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm thống nhất trong quản lý từng thứ vật tư.2 Nguyên tắc tính giá và phương pháp tính giá NVL 1.1 Nguyên tắc tính giá Đánh giá NVL là việc xác định giá trị của vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định. Các nguyên tắc đánh giá NVL như sau: Nguyên tắc giá gốc: Theo chuẩn mực 02 “Hàng tồn kho” vật liệu phải được đánh giá theo giá gốc.
Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của vật liệu là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để có được vật liệu đó ở thời điểm và trạng thái hiện tại. Nguyên tắc thận trọng: Vật liệu được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể được thực hiện. Giá trị thuần có thể được thực hiện là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá NVL phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là khi đã chọn phương pháp kế toán nào phải áp dụng nhất quán phương pháp kế toán đó trong suốt niên độ kế toán.