Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động lưu chuyển hàng hóa là cốt lõi trong chu trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại. Quá trình vận động của hàng hóa gắn liền với sự chuyển hóa của đồng vốn: từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hóa trong khâu mua hàng, được bảo tồn qua khâu dự trữ và chuyển hóa trở lại thành vốn tiền tệ trong khâu bán hàng. Đối với các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ, việc quản lý hàng hóa về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị đòi hỏi sự chính xác cao nhằm hạn chế tối đa hao hụt, mất mát, nâng cao hiệu quả quay vòng vốn và tối ưu hóa lợi nhuận.
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Lã Thị Tuyết Nhung (chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng) lựa chọn khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Hải Nam. Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh trang thiết bị bảo hộ lao động và thiết bị an toàn điện, có đặc thù danh mục mặt hàng phong phú, số lượng nhập xuất lớn và thị trường phân phối trải rộng. Xuất phát từ thực tiễn công tác hạch toán tại đơn vị, tác giả xác định mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể như sau:
- Nhiệm vụ 1: Hệ thống hóa lý luận chung về tổ chức công tác kế toán hàng hóa trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Nhiệm vụ 2: Phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Hải Nam.
- Nhiệm vụ 3: Đề xuất một số giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại doanh nghiệp.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là toàn bộ công tác kế toán hàng hóa, bao gồm chứng từ kế toán, kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, các phương pháp đánh giá giá trị hàng hóa nhập - xuất kho và hệ thống sổ sách kế toán liên quan. Phạm vi không gian nghiên cứu được thực hiện tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Hải Nam (trụ sở tại số 66 Trần Quốc Toản, thị trấn Núi Đèo, huyện Thủy Nguyên, thành phố Hải Phòng). Phạm vi thời gian nghiên cứu sử dụng hệ thống số liệu kế toán thực tế phát sinh trong năm 2016 của doanh nghiệp.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp hạch toán
Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán hiện hành của Việt Nam đối với khối doanh nghiệp vừa và nhỏ:
- Chuẩn mực kế toán số 02 (VAS 02 - Hàng tồn kho): Quy định nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc; trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được và trích lập dự phòng giảm giá.
- Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC: Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 14/09/2006, quy định hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống chứng từ kế toán vật tư (mẫu 01-VT đến 07-VT) và các hình thức sổ kế toán.
Về phương pháp đánh giá hàng hóa, khóa luận tổng kết các công thức xác định giá trị nhập kho (giá thực tế bao gồm giá mua chưa thuế GTGT khấu trừ hoặc tổng thanh toán, thuế không hoàn lại, chi phí thu mua trừ đi chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua) và các phương pháp xác định giá trị xuất kho:
- Phương pháp giá thực tế đích danh;
- Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO);
- Phương pháp bình quân gia quyền (bao gồm phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ và phương pháp bình quân liên hoàn sau mỗi lần nhập);
- Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO).
Về phương pháp kế toán chi tiết, cơ sở lý thuyết phân biệt ba mô hình:
- Phương pháp thẻ song song: Thủ kho theo dõi về mặt số lượng trên thẻ kho; phòng kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị trên sổ chi tiết vật tư, hàng hóa và đối chiếu định kỳ.
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Thủ kho ghi chép thẻ kho theo số lượng; kế toán định kỳ tập hợp chứng từ lập bảng kê nhập, xuất và ghi sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối tháng.
- Phương pháp sổ số dư: Kết hợp giữa thẻ kho, sổ số dư tại kho và bảng lũy kế nhập xuất tồn tại phòng kế toán.
Về phương pháp kế toán tổng hợp, tác giả phân tích hai phương pháp quản lý hàng tồn kho:
- Phương pháp kê khai thường xuyên: Theo dõi, phản ánh liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa trên Tài khoản 156 ("Hàng hóa").
- Phương pháp kiểm kê định kỳ: Không theo dõi thường xuyên các biến động xuất nhập trên tài khoản hàng hóa; giá trị nhập kho trong kỳ phản ánh qua Tài khoản 611 ("Mua hàng"); giá trị xuất kho được tính toán vào cuối kỳ dựa trên kết quả kiểm kê thực tế theo công thức: Trị giá xuất = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Tồn cuối kỳ.
- Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Sử dụng Tài khoản 159 ("Các khoản dự phòng"), chi tiết tiểu khoản TK 1593 ("Dự phòng giảm giá hàng tồn kho") và ghi nhận vào chi phí giá vốn hàng bán (TK 632).
Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả sử dụng là phương pháp nghiên cứu tài liệu kết hợp phương pháp hạch toán kế toán (chứng từ, tài khoản, tính giá, tổng hợp - cân đối). Nguồn dữ liệu phục vụ nghiên cứu là các tài liệu kế toán năm 2016 thu thập trực tiếp tại phòng Kế toán - Thống kê của Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Hải Nam.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
Chương 1 tập trung làm rõ bản chất kinh tế và vai trò của hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại. Hàng hóa là tài sản mua về với mục đích bán lại để kiếm lời, có đặc tính biến động liên tục và chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố lý, hóa, sinh học trong quá trình vận chuyển, lưu kho. Do đó, kế toán hàng hóa phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ: ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số liệu nhập - xuất - tồn; kiểm tra, giám sát kế hoạch thu mua; áp dụng chính xác các nguyên tắc tính giá và thực hiện kiểm kê, đánh giá định kỳ theo quy định của Nhà nước.
Chương này trình bày chi tiết kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 156 ("Hàng hóa"), Tài khoản 611 ("Mua hàng") và Tài khoản 159 ("Các khoản dự phòng"). Đồng thời, tác giả phân tích cơ chế vận hành, ưu điểm, nhược điểm và điều kiện áp dụng của 4 hình thức tổ chức sổ sách kế toán:
- Hình thức Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ được ghi chép theo trình tự thời gian vào Sổ Nhật ký chung, sau đó lấy số liệu ghi vào Sổ Cái;
- Hình thức Nhật ký - Sổ Cái: Kết hợp ghi chép theo thời gian và nội dung kinh tế trên một quyển sổ tổng hợp duy nhất;
- Hình thức Chứng từ ghi sổ: Phân tách việc ghi sổ theo thời gian (Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và theo nội dung kinh tế (Sổ Cái) thông qua Chứng từ ghi sổ;
- Hình thức Kế toán máy: Dữ liệu từ chứng từ được nhập vào phần mềm máy vi tính, hệ thống tự động xử lý và kết xuất ra các sổ tổng hợp, sổ chi tiết và báo cáo tài chính.
Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán hàng hóa tại Công ty CP ĐT & PT Hải Nam
Chương 2 phản ánh toàn diện bức tranh kế toán hàng hóa tại đơn vị thực tập:
- Khái quát đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Hải Nam (tên viết tắt: HAI NAM SHIP JSC) được thành lập ngày 16/01/2006 theo giấy phép kinh doanh do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hải Phòng cấp; vốn điều lệ đăng ký là 500.000.000 đồng; trụ sở chính đặt tại thị trấn Núi Đèo, Thủy Nguyên, Hải Phòng; mã số thuế 0200658685. Hoạt động kinh doanh chính là mua bán trang thiết bị bảo hộ lao động và thiết bị an toàn điện (mũ bảo hộ, quần áo, phụ kiện bảo hộ...).
- Tổ chức bộ máy: Cơ cấu quản lý công ty gồm Ban Giám đốc (1 Giám đốc, 2 Phó Giám đốc) và 3 phòng chức năng: Phòng Tổ chức Hành chính, Phòng Kế toán Thống kê, Phòng Kế hoạch Đầu tư. Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung gồm 3 nhân sự: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, Kế toán viên và Thủ quỹ.
- Chính sách kế toán áp dụng: Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC; hình thức sổ kế toán Nhật ký chung; phương pháp nộp thuế GTGT khấu trừ; phương pháp kế toán hàng tồn kho kê khai thường xuyên; phương pháp tính giá trị hàng xuất kho bình quân liên hoàn; khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; đơn vị tiền tệ ghi sổ là Đồng Việt Nam.
- Quy trình nhập - xuất kho và luân chuyển chứng từ: Căn cứ hợp đồng mua hàng và biên bản kiểm nghiệm, thủ kho đối chiếu hóa đơn GTGT để lập Phiếu nhập kho gồm 3 liên (Liên 1 lưu cuống, Liên 2 lưu tại thẻ kho của thủ kho, Liên 3 chuyển lên phòng kế toán). Kế toán viên kiểm tra chứng từ và tiến hành nhập liệu vào sổ kế toán.
- Số liệu minh họa thực tế: Văn bản trích dẫn nghiệp vụ phát sinh ngày 10/12/2016: Công ty mua găng tay cao su 3.230 đôi với đơn giá chưa thuế 10.395 đồng/đôi và kính bảo hộ với đơn giá 2.720 đồng/cái từ Công ty Minh Ngọc (Hóa đơn GTGT số 57049, thuế suất thuế GTGT 10%, chưa thanh toán). Chi phí vận chuyển, bốc dỡ thuê ngoài phát sinh là 536.800 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 10%) được thanh toán bằng tiền mặt (phiếu chi trả từ TK 111: 536.800 đồng). Kế toán phân bổ chi phí thu mua vào giá gốc nhập kho của từng mặt hàng và phản ánh vào bên Nợ TK 156 chi tiết theo quy định.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty CP ĐT & PT Hải Nam
Trên cơ sở đánh giá thực trạng tại công ty, tác giả chỉ ra các điểm tích cực như bộ máy kế toán gọn nhẹ, chấp hành đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ ban đầu, và việc áp dụng phương pháp bình quân liên hoàn giúp phản ánh sát giá trị vốn tại từng thời điểm xuất kho. Tuy nhiên, đơn vị vẫn còn một số tồn tại: công tác ghi chép sổ sách kế toán còn phụ thuộc vào thủ công, chưa trang bị phần mềm kế toán chuyên dụng; danh mục hàng hóa chưa được chuẩn hóa bằng sổ danh điểm; chưa tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng Chuẩn mực kế toán số 02.
Từ những hạn chế đó, tác giả đưa ra 3 giải pháp trọng tâm:
- Về việc sử dụng phần mềm kế toán: Đề xuất doanh nghiệp đầu tư và chuyển đổi sang áp dụng hình thức kế toán máy bằng các phần mềm kế toán chuyên dụng nhằm tự động hóa quá trình nhập liệu, lên sổ chi tiết, sổ cái và kết xuất báo cáo nhanh chóng, hạn chế sai sót số liệu.
- Về việc hoàn thiện lập sổ danh điểm hàng hóa: Doanh nghiệp kinh doanh nhiều mặt hàng bảo hộ với kích cỡ, quy cách khác nhau nên cần thiết lập hệ thống mã hóa hàng hóa (Sổ danh điểm hàng hóa) thống nhất giữa kho và phòng kế toán để tránh nhầm lẫn và thuận tiện cho công tác quản trị.
- Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Cần theo dõi giá cả thị trường vào cuối kỳ kế toán năm để trích lập dự phòng (sử dụng TK 1593) cho các mặt hàng tồn kho đọng lâu ngày, suy giảm giá trị nhằm phản ánh trung thực tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Đồng thời, khóa luận nêu rõ các điều kiện thực thi: cơ quan Nhà nước cần tiếp tục hoàn thiện hành lang pháp lý, chính sách thuế và chế độ kế toán; về phía doanh nghiệp cần nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán và đầu tư cơ sở vật chất, hệ thống máy vi tính đồng bộ.
Kết quả và giải pháp đề xuất
Khóa luận đã tổng hợp và làm rõ toàn bộ hệ thống phương pháp hạch toán hàng hóa đang vận hành tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Hải Nam năm 2016, đồng thời đưa ra các đề xuất hoàn thiện tương ứng:
| Tiêu chí |
Thực trạng tại Công ty CP ĐT & PT Hải Nam (Năm 2016) |
Đề xuất hoàn thiện của tác giả |
| Chế độ kế toán áp dụng |
Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC |
Duy trì tuân thủ chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ |
| Hình thức sổ kế toán |
Nhật ký chung (ghi chép thủ công trên máy tính thông thường) |
Chuyển đổi sang hình thức kế toán máy sử dụng phần mềm chuyên nghiệp |
| Phương pháp tồn kho |
Kê khai thường xuyên |
Tiếp tục áp dụng nhằm theo dõi liên tục tình hình nhập - xuất - tồn |
| Phương pháp tính giá xuất kho |
Bình quân liên hoàn (sau mỗi lần nhập) |
Giữ nguyên phương pháp, tích hợp tính toán tự động qua phần mềm |
| Phương pháp nộp thuế GTGT |
Phương pháp khấu trừ |
Giữ nguyên, đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn đầu vào |
| Quản lý danh mục hàng hóa |
Chưa có sổ danh điểm chuẩn hóa |
Lập hệ thống Sổ danh điểm hàng hóa để mã hóa thống nhất |
| Dự phòng giảm giá hàng tồn kho |
Chưa thực hiện trích lập |
Áp dụng trích lập qua TK 1593 theo đúng Chuẩn mực kế toán số 02 |
Đóng góp của khóa luận thể hiện ở việc mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ nhập - xuất kho 3 liên gắn với thực tế phân phối trang thiết bị bảo hộ lao động. Tác giả đã chứng minh tính cần thiết của việc chuẩn hóa mã hàng hóa và áp dụng phần mềm chuyên dụng trong điều kiện khối lượng nghiệp vụ phát sinh ngày càng tăng.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận tồn tại một số hạn chế gắn liền với phạm vi dữ liệu và góc độ tiếp cận:
- Nghiên cứu chỉ tập trung vào số liệu thực tế phát sinh trong năm 2016 tại một doanh nghiệp thương mại có quy mô vừa và nhỏ; chưa phân tích chuỗi số liệu qua nhiều năm liên tiếp để đánh giá xu hướng biến động hàng tồn kho.
- Khóa luận mới chỉ đi sâu vào phân hệ kế toán hàng hóa (TK 156), chưa đặt trong mối quan hệ phân tích chuyên sâu với các phân hệ khác như kế toán công nợ người bán, kế toán tiêu thụ và phân tích hiệu quả tài chính tổng thể.
- Về hạn chế khách quan, tác giả tự nhận định kinh nghiệm thực tế và kiến thức thực tiễn còn những giới hạn nhất định.
Hướng mở nghiên cứu tiếp bao gồm:
- Nghiên cứu việc chuyển đổi và áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC (văn bản thay thế Quyết định 48/2006/QĐ-BTC đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa từ năm tài chính 2017) vào công tác hạch toán hàng hóa tại doanh nghiệp.
- Khảo sát và đánh giá hiệu quả thực tế sau khi doanh nghiệp triển khai ứng dụng phần mềm kế toán và chuẩn hóa hệ thống mã danh điểm hàng hóa.
Giá trị tham khảo
Tài liệu này có giá trị ứng dụng và tham khảo đối với:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Nguồn tài liệu tham khảo cụ thể về phương pháp tiếp cận đề tài kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại; quy trình hạch toán nghiệp vụ theo Chế độ kế toán Quyết định 48/2006/QĐ-BTC và phương pháp tính giá bình quân liên hoàn.
- Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, cách thức thiết lập thủ tục kiểm soát chứng từ nhập - xuất kho (Phiếu nhập kho 3 liên kết hợp biên bản kiểm nghiệm), và phương án xây dựng sổ danh điểm hàng hóa cho các đơn vị kinh doanh nhiều mặt hàng kỹ thuật, bảo hộ lao động.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Hải Nam áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào trong năm 2016?
Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính và tổ chức hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chung.
2. Phương pháp tính giá trị hàng hóa xuất kho đang được công ty sử dụng là gì?
Công ty áp dụng phương pháp bình quân liên hoàn (tính lại đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập hàng) để xác định giá trị xuất kho của từng mặt hàng bảo hộ lao động.
3. Nghiệp vụ nhập kho ngày 10/12/2016 tại công ty có những đặc điểm chi phí nào đáng chú ý?
Nghiệp vụ bao gồm việc nhập mua 3.230 đôi găng tay cao su (đơn giá chưa thuế 10.395 đồng/đôi) và kính bảo hộ (đơn giá 2.720 đồng/cái) theo Hóa đơn GTGT số 57049 của Công ty Minh Ngọc. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ thuê ngoài là 536.800 đồng (đã gồm 10% thuế GTGT) được chi trả trực tiếp bằng tiền mặt và được phân bổ vào giá gốc thực tế nhập kho của lô hàng.
4. Thủ tục lập và luân chuyển Phiếu nhập kho tại công ty được thực hiện qua các liên nào?
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại cuống; Liên 2 do thủ kho quản lý và lưu kèm thẻ kho; Liên 3 bàn giao cho phòng kế toán để làm căn cứ nhập liệu vào hệ thống sổ sách.
5. Những giải pháp trọng tâm nào được tác giả đề xuất để hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại đơn vị?
Tác giả đề xuất 3 giải pháp chính: ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng (triển khai kế toán máy), lập và chuẩn hóa hệ thống Sổ danh điểm hàng hóa, và thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo Chuẩn mực kế toán số 02.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Lã Thị Tuyết Nhung đã phản ánh hệ thống lý luận cơ bản và thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Hải Nam trong năm tài chính 2016. Tác giả đã mô tả chi tiết các thủ tục chứng từ, phương pháp tính giá bình quân liên hoàn và cách ghi chép sổ Nhật ký chung đối với các mặt hàng bảo hộ lao động. Các giải pháp đề xuất về ứng dụng phần mềm kế toán, lập sổ danh điểm và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho bám sát thực tiễn hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp vừa và nhỏ.
