CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP HATACO VIỆT NAM 1. Đặc điểm bán hàng của Công ty TNHH Công Nghiệp Hataco Việt Nam 1. Danh mục hàng hóa của công ty Công ty TNHH Công Nghiệp Hataco Việt Nam là đơn vị chuyên kinh doanh các sản phẩm cơ khí như tủ mạng, thang mang cáp, vỏ tủ điện, shelter cho BTS, tủ điện phân phối, tủ điện điều khiển, thiết bị điện tử… Bảng 1. Danh mục hàng hóa của công ty Loại hàng Mã hàng Chủng loại hàng hóa hóa hóa - Tủ mạng - Thang mang cáp - Vỏ tủ điện Máy móc - Shelter cho BTS MMĐ điện - Tủ điện phân phối - Tủ điện điều khiển - … - Thiết bị đóng cắt trung thế - Thiết bị đóng cắt hạ thế - Biến áp - Biến tần Thiết bị điện TBĐ - Bộ điều khiển điện - Cáp trần - Cáp điều khiển - Cáp bọ điện - … (Nguồn: Phòng kế toán) SV: Nguyễn Thị Hoài Thanh 3 Mã SV: LTCD150724TC Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS.
Đoàn Thanh Nga 1. Thị trường của Công ty TNHH Công Nghiệp Hataco Việt Nam Công ty TNHH Công Nghiệp Hataco Việt Nam chuyên kinh doanh các sản phẩm cơ khí như tủ mạng, thang mang cáp, vỏ tủ điện, shelter cho BTS, tủ điện phân phối, tủ điện điều khiển, thiết bị điện tử… Công ty chuyên cung cấp sản phẩm cơ khí cho các đơn vị trên địa bàn tỉnh và các vùng lân cận. Một số khách hàng thường xuyên của công ty như: + Nhà máy sản xuất tủ điện TYNEL AN LỘC Địa chỉ: KCN VSIP – Bắc Ninh + Công ty TNHH cơ khí Trần Hưng Địa chỉ: Khu công nghiệp Bắc Thăng Long – Hà Nội … Trong quá trình hoạt động, Công ty không ngừng gia tăng chất lượng sản phẩm cũng như kiểm soát giá cả, do đó mặt hàng sản phẩm của Công ty cung cấp ngày càng có vị thế trên thị trường, được nhiều tổ chức, cá nhân tin dùng. Phương thức bán hàng của công ty Hàng hóa kinh doanh chủ yếu của công ty là sản phẩm cơ khí, một hàng hóa có tính đặc thù và yêu cầu bảo quản đặc biệt.
Do đó, phương thức bán hàng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến việc khách hàng có sử dụng sản phẩm của công ty hay không. Vì thế, công ty luôn phải cân nhắc và đưa ra những phương thức bán hàng nhanh chóng, tiện lợi cho khách hàng. - Theo khâu lưu chuyển hàng hóa, Công ty TNHH công nghiệp Hataco Việt Nam phân ra 2 hình thức bán hàng: bán buôn và bán lẻ. Bán buôn là hình thức công ty vận chuyển sản phẩm cho các đại lí tiêu thụ tại các địa phương với số lượng lớn và liên tục.
SV: Nguyễn Thị Hoài Thanh 4 Mã SV: LTCD150724TC Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS. Đoàn Thanh Nga Bán lẻ là hình thức công ty bán trực tiếp cho các tổ chức, cá nhân với số lượng ít hơn. - Theo cách thức thực hiện, Công ty TNHH công nghiệp Hataco Việt Nam phân ra làm 2 hình thức bán hàng: Bán hàng trực tiếp và bán hàng qua điện thoại Bán hàng trực tiếp: là việc khách hàng đến tận trụ sở công ty để liên hệ mua hàng, hay việc nhân viên công ty đến tận nơi khách hàng để tư vấn và bán hàng. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc qua giao dịch ngân hàng.
Đối tượng chủ yếu của Công ty trong hình thức này là những tổ chức, cá nhân mới giao dịch lần đầu. Bán hàng qua điện thoại: Do thị trường công ty khá rộng, không chỉ trong tỉnh mà còn các tỉnh khác, do đó, việc bán hàng qua điện thoại diễn ra khá thường xuyên. Nguyên nhân là do khoảng cách địa lí xa, nên công ty chỉ gửi các mẫu và thương lượng giá cả qua điện thoại, từ đó khách hàng đặt hàng và tiến hành vận chuyển giao hàng, mọi thanh toán cũng được tiến hành qua ngân hàng. Đối tượng khách hàng chủ yếu của Công ty trong hình thức này là các tổ chức, cá nhân là khách hàng thường xuyên, tin cậy.
- Theo phương thức thanh toán, Công ty TNHH Công Nghiệp Hataco Việt Nam chia ra làm 2 hình thức: mua hàng thanh toán trực tiếp và mua hàng thanh toán chuyển khoản. Thực tế cách phân chia theo phương thức thanh toán khá giống theo cách thức thực hiện, và với điều kiện phát triển hiện nay, hệ thống ngân hàng ngày càng mở rộng, việc giao dịch bằng tiền mặt chỉ còn tồn tại với số lượng nhỏ lẻ. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của công ty Hoạt động bán hàng của công ty diễn ra thường xuyên và liên tục, do đó, công ty luôn phải thiết lập một quy trình bán hàng một cách hệ thống, có khoa học để đảm bảo công tác bán hàng diễn ra liên tục. SV: Nguyễn Thị Hoài Thanh 5 Mã SV: LTCD150724TC Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS.
Đoàn Thanh Nga Sơ đồ 1. Quy trình bán hàng tại Công ty TNHH Công Nghiệp Hataco Việt Nam Đơn hàng Khách hàng Phòng kinh doanh Thanh toán Chứng từ Kiểm tra HTK Phòng Tài chính Kế toán Phòng Vật tư Thanh toán Kho hàng Mua hàng Hết hàng Nhà cung cấp Phòng kinh doanh Nhận hàng Nguồn: Phòng kinh doanh Chức năng từng bộ phận: - Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh đảm nhiệm công việc tiếp thị và giới thiệu sản phẩm của Công ty đến khách hàng thông qua điện thoại trực tiếp, tư vấn tại trụ sở giao dịch của Công ty của Công ty TNHH công nghiệp Hataco Việt Nam. Sau khi tìm hiểu về nhu cầu hàng hóa của khách hàng, phòng kinh doanh sẽ chuẩn bị hợp đồng rồi kí kết hợp đồng với khách hàng. Hợp đồng bao gồm các thỏa thuận về giá cả, số lượng, chủng loại sản phẩm, các chi phí kèm theo, phương thức giao nhận, kiểm tra chất lượng, hình thức thanh toán và trách nhiệm của SV: Nguyễn Thị Hoài Thanh 6 Mã SV: LTCD150724TC Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS.
Đoàn Thanh Nga các bên…đảm bảo các đầy đủ các điều khoản cần thiết cho việc giao dịch diễn ra thuận lợi. - Phòng vật tư: có nhiệm vụ quản lý Hàng tồn kho. + Trường hợp trong kho vẫn còn hàng, thủ kho sẽ cho xuất hàng, bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Đơn vị vận chuyển có trách nhiệm vận chuyển hàng hóa đến địa điểm bàn giao hàng theo hợp đồng cung cấp.
+ Trường hợp hết hàng, phòng vật tư sẽ báo lên phòng kinh doanh số lượng hàng cần thiết. Phòng kinh doanh có trách nhiệm liên hệ với nhà cung cấp, tiến hành ký kết hợp đồng mua hàng. Sau khi đã kí kết hợp đồng mua hàng, hàng hóa sẽ được vận chuyển tới Công ty TNHH công nghiệp Hataco Việt Nam, tiến hành nhập kho. - Phòng Tài chính Kế toán: Phòng Tài chính kế toán có trách nhiệm lưu giữ hợp đồng, hóa đơn và các chứng từ liên quan nhằm mục đích thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, ghi sổ kế toán nhằm xác định kết quả kinh doanh.
Giúp giám đốc đưa ra ý kiến về tiết kiệm chi phí, tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Tiến hành việc theo dõi nắm chắc các số liệu về chi phí doanh thu và báo cáo kịp thời cho giám đốc khi được yêu cầu. Phân tích các số liệu tài chính để làm căn cứ lập kế hoạch kinh doanh cho kì tiếp theo. - Giám đốc công ty: có trách nhiệm quản lý và giám sát việc thực hiện công tác bán hàng của các bộ phận, đồng thời ra quyết định đối với các đơn đặt hàng có giá trị lớn.
Giám đốc Công ty TNHH công nghiệp Hataco Việt Nam điều hành quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty. SV: Nguyễn Thị Hoài Thanh 7 Mã SV: LTCD150724TC Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS. Đoàn Thanh Nga CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP HATACO VIỆT NAM 2. Kế toán doanh thu 2.
Chứng từ và thủ tục kế toán 2. Chứng từ Chứng từ của công ty được sử dụng theo chế độ kế toán ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ tài chính, các chứng từ liên quan tới kế toán doanh thu, kế toán sử dụng các chứng từ ban đầu sau theo Thông tư 156/2013/TT-BTC do Bộ tài chính ban hành. • Hoá đơn giá trị gia tăng (hoá đơn bán hàng): mẫu số 01GTKT3/001 • Báo cáo hàng bán, Bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ được đính kèm tại Phụ lục thông tư 156/2013/TT-BTC. • Phiếu xuất kho: Mẫu số 03XKNB • Giấy nộp tiền theo mẫu của NH mà công ty giao dịch là Viettinbank • Phiếu thu: Mẫu số 02-TT theo Thông tư 200/2014/TT-BTC Các chứng từ này luôn được kế toán cập nhật kịp thời, đầy đủ, đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, tính hợp lệ của các chứng từ về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Chứng từ được sử dụng trong kế toán doanh thu tại Công ty TNHH Công Nghiệp Hataco Việt Nam bao gồm: * Hóa đơn GTGT: Công ty chỉ sử dụng một loại hóa đơn duy nhất là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) theo mẫu số 01GTKT3/001. Hóa đơn GTGT do phòng kế toán lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại cuống sổ. - Liên 2: Giao cho khách hàng. - Liên 3: Dùng để luân chuyển ghi sổ.
Ví dụ: Ngày 15 /11/2015, Công ty xuất bán cho khách hàng 15 bộ thiết bị SV: Nguyễn Thị Hoài Thanh 8 Mã SV: LTCD150724TC Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS. Đoàn Thanh Nga đóng cắt trung thế với đơn giá chưa thuế GTGT 10% là 1. Công ty xuất hóa đơn cho khách như biếu 2.1 như sau: Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT tại Công ty HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AB/14P Liên 2: Giao người mua Số: 0000785 Ngày 15 tháng 11 năm 2015 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Công Nghiệp Hataco Việt Nam Địa chỉ: Số nhà 46, đường Cổng Nùi, Xã Phùng Xá, Huyện Thạch Thất, TP. Hà Nội Điện thoại:.
Mã số thuế: 0500577074 Số tài khoản. Họ tên người mua hàng: Phạm Hồng Thiện Tên đơn vị: Công ty TNHH thiết bị An Tâm Địa chỉ: 156 Trương Định, quận Hoàng Mai, TP. Số tài khoản. Mã số thuế: 0105249502 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền tính 1 2 3 4 5 6=4x5 1 Thiết bị đóng cắt trung Bộ 15 1.000 thế Cộng tiền hàng: 15.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 1.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 16.500 Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu năm trăm mười sáu nghìn năm trăm đồng.