CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG VÀ YÊU CẦU XÂY DỰNG CHÍNH QUYỀN ĐIỆN TỬ 1. Một số khái niệm 1. Khái niệm Hiện nay, có nhiều khái niệm về Văn phòng. Trong cuốn Kỷ yếu hội thảo khoa học với chủ đề “Quản trị Văn phòng- Lý luận và thực tiễn”, tác giả Nguyễn Hữu Tri [20, tr.
13] định nghĩa Văn phòng theo hai cách: “ Văn phòng theo nghĩa rộng (Văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tƣ cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực thiện mục tiêu chung của tổ chức. Văn phòng theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng đƣợc giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại”.
Tƣơng tự, Vƣơng Hoàng Tuấn [19, tr. 13] định nghĩa: “Văn phòng theo nghĩa hẹp là nơi làm việc hành chính của một cơ quan. Theo nghĩa rộng là bộ máy giúp việc của cơ quan”. Trong cuốn “Giáo trình Quản trị văn phòng” [8, tr.6] cũng xác định: “Theo nghĩa hẹp, Văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là nơi giao tiếp đối nội, đối ngoại của một cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức trách nhất định (thị trƣởng, nghị viên, luật sƣ…).
Theo nghĩa rộng, Văn phòng là bộ máy giúp việc đƣợc lập ra để thực hiện chức năng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động chung trong cơ quan, tổ chức và là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của ngƣời lãnh đạo.” 10 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Gần đây nhất, trong tạp chí “Dấu ấn thời gian”, sau khi đã hệ thống các cách tiếp cận và tổng hợp những định nghĩa về văn phòng tại Việt Nam, PGS.TS Vũ Thị Phụng thấy rằng khái niệm văn phòng có thể đƣợc định nghĩa theo 4 góc độ sau: “Định nghĩa 1: Văn phòng là trụ sở, nơi làm việc của lãnh đạo, bộ máy tham mƣu, giúp việc; là trung tâm giao dịch, liên lạc chính thức của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.]Định nghĩa 2: Văn phòng là bộ máy tham mƣu, giúp việc, có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành; đồng thời tổ chức thực hiện hoặc theo dõi kết quả thực hiện những quyết định quản lý đã ban hành.] Định nghĩa 3: Văn phòng là bộ phận có chức năng tham mƣu, tổng hợp và đảm bảo thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc cho lãnh đạo và bộ máy tham mƣu, giúp việc của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.] Định nghĩa 4: Văn phòng là từ để chỉ những công việc, hoạt động quản lý hành chính của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, thông qua hệ thống văn bản, giấy tờ, thủ tục, quy chế, quy định, quy chuẩn, quy trình.TS Vũ Thị Phụng cũng xác định rằng “Nhƣ vậy, khái niệm “Văn phòng” có thể đƣợc định nghĩa theo nhiều cách khác nhau, tùy theo góc độ tiếp cận. Việc định minh khái niệm văn phòng sẽ là cơ sở lý luận cho việc xác định các khái niệm phát sinh tiếp theo nhƣ: quản trị văn phòng, hoạt động văn phòng, công việc văn phòng, nhân viên văn phòng. Đồng ý với nhận định trên, sau khi tham khảo các kết quả nghiên cứu trƣớc đây và rút ra định nghĩa phù hợp nhất về Văn phòng để sử dụng trong luận văn này, học viên hiểu Văn phòng theo hai nghĩa chính sau: (i) Thứ nhất, theo nghĩa hẹp, gọi Văn phòng là “bộ phận Văn phòng”- một bộ phận trong khu vực trung tâm của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Với tên thƣờng gọi là Văn phòng, phòng Hành chính, phòng Hành chính- Tổ chức, phòng Hành chính- Tổng hợp,.
Là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, 11 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. (ii) Thứ hai, theo nghĩa rộng, gọi Văn phòng là “Văn phòng” hoặc “Cơ quan Văn phòng". Theo nghĩa này, Văn phòng là khu vực trung tâm, trụ sở chính/ là nơi đặt trụ sở làm việc của bộ máy lãnh đạo và các bộ phận tham mƣu, giúp việc, với tính chất nhƣ một bộ máy hoàn chỉnh của một tổ chức, đƣợc kết nối với nhau bằng mắt xích là các phòng ban chức năng. Ví dụ trên thực tế xã hội Việt Nam thì văn phòng có các tên gọi nhƣ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Ủy ban nhân dân… trong trƣờng hợp này thì Văn phòng không còn đƣợc hiểu là một đơn vị, bộ phận của một cơ quan, tổ chức nữa mà nó là một cơ quan, một tổ chức trong xã hội.
Ở trong các cơ quan, tổ chức này vẫn có một bộ phận là phòng Hành chính hay phòng Hành chính – Quản trị. Cụ thể, trong phạm vi luận văn này, thì khái niệm Văn phòng đƣợc hiểu theo nghĩa thứ hai (ii) nêu trên. Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng có chức năng, nhiệm vụ là bộ máy tham mƣu, giúp việc, là trung tâm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ sự chỉ đạo, quản lý, điều hành mọi mặt công tác của bộ máy lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; là trụ sở giao dịch và liên lạc chính thức với ngƣời dân, đối tác, khách hàng; là địa điểm làm việc của bộ máy lãnh đạo và các bộ phận tham mƣu, giúp việc; là nơi thực thi các biện pháp quản lý hành chính và diễn ra các sự kiện quan trọng của cơ quan, tổ chức; đảm bảo các điều kiện, phƣơng tiện làm việc cho cơ quan, tổ chức. 12 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.
Phương thức hoạt động của Văn phòng 1. Khái niệm Giáo sƣ Nguyễn Lân định nghĩa hoạt động là sự “vận động, chạy đều” [9, tr.860] và phƣơng thức là “cách thức đã đƣợc quy định để tiến hành công tác” [9, tr. Theo cách định nghĩa này thì hiểu phƣơng thức hoạt động là cách thức để tiến hành hoạt động hay thực hiện một công việc nào đó. Trong luận văn này, PTHĐ của cơ quan Văn phòng đƣợc hiểu là hệ thống các hình thức, phƣơng pháp, cách thức tiến hành, tổ chức… đƣợc vận dụng để tác động vào các mặt hoạt động nhằm đạt đƣợc mục tiêu mà Văn phòng đề ra.
Nội hàm PTHĐ của Văn phòng biểu hiện qua năm nội dung chính sau: Thứ nhất- Thiết lập thể chế: là việc xây dựng, ban hành, hệ thống các chủ trƣơng, biện pháp, quy chế, quy chuẩn, cho mọi hoạt động của Văn phòng. Thứ hai- Thiết kế tổ chức: là việc thiết lập, xây dựng mới hoặc điều chỉnh, kiện toàn, thay đổi, sắp xếp lại để có đƣợc một cơ cấu tổ chức phù hợp nhằm đặt đƣợc các mục tiêu mà Văn phòng đề ra. Thứ ba- Bố trí và sử dụng nhân lực: là quá trình sắp đặt nhân sự vào vị trí việc làm phù hợp trong cơ cấu tổ chức của Văn phòng; khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân sự nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc. Thứ tư- Xây dựng cơ sở vật chất, kỹ thuật: là việc đầu tƣ, xây dựng, bố trí, sử dụng các tƣ liệu lao động khác nhau nhằm phục vụ, đảm bảo điều kiện vận hành, duy trì, cải thiện và phát triển các hoạt động của Văn phòng, bao gồm: các khối công trình, nhà cửa, địa điểm làm việc và tổ chức các hoạt 13 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com động; phƣơng tiện đi lại, máy móc, trang thiết bị, công cụ, đồ dùng, vật dụng dùng trong hoạt động của Văn phòng.
Thứ năm- Quản lý tài chính: là việc xây dựng cơ chế quản lý và quản lý các nghiệp vụ tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của Văn phòng giúp tối đa hóa hiệu quả hoạt động từ nguồn kinh phí vốn có. Văn phòng UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Khoản 2 Điều 127 của Luật tổ chức Chính quyền địa phƣơng [24, tr. 61] đƣa ra khái niệm nhƣ sau: “Văn phòng UBND cấp tỉnh là cơ quan tham mƣu, giúp việc, phục vụ hoạt động của UBND cấp tỉnh”. Cụ thể hơn, tại Điều 1 của Thông tƣ liên tịch hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng [27, tr.1-2] có nêu rõ: “Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng (sau đây gọi chung là cấp tỉnh) là cơ quan thuộc UBND cấp tỉnh, có chức năng tham mƣu, giúp UBND cấp tỉnh về: Chƣơng trình, kế hoạch công tác; tổ chức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; đầu mối Cổng Thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; quản lý công báo và phục vụ các hoạt động của UBND cấp tỉnh; giúp Chủ tịch UBND cấp tỉnh (bao gồm cả các Phó Chủ tịch UBND cấp tỉnh) thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý văn thƣ - lƣu trữ và công tác quản trị nội bộ của Văn phòng.
Văn phòng UBND cấp tỉnh có tƣ cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng.” Nhƣ vậy, định nghĩa Văn phòng UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng (gọi chung là Văn phòng UBND cấp tỉnh) nêu trên tƣơng đồng với cách hiểu thứ hai về Văn phòng mà học viên đã nêu ở Mục 1.1 Chƣơng này. 14 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. Chính quyền điện tử 1. Khái niệm Trƣớc khi đi vào phân tích khái niệm CQĐT, cần hiểu rõ thế nào là Chính quyền và sự khác nhau giữa khái niệm Chính quyền với Chính phủ tại Việt Nam.
Điều 94, 111 và 114 của Hiến pháp 2013 [32, tr. 23-29] quy định rõ “Chính phủ là CQHCNN cao nhất của nƣớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” còn Chính quyền địa phƣơng (CQĐP) là CQHCNN "đƣợc tổ chức ở các đơn vị hành chính của nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam[…] gồm có Hội đồng nhân dân (HĐND) và UBND”. Điều này có nghĩa là, CQHCNN cấp cao nhất thì đƣợc gọi là Chính phủ; CQHC cấp thấp hơn đƣợc tổ chức và phân cấp theo các đơn vị hành chính ở địa phƣơng thì đƣợc gọi là Chính quyền địa phƣơng (hay gọi tắt là Chính quyền).