Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường và tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế, các doanh nghiệp thương mại (DNTM) phải đối mặt với môi trường cạnh tranh khốc liệt nhằm duy trì hiệu quả sản xuất kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn. Đối với doanh nghiệp chuyên doanh thương mại như Công ty Chế biến và Kinh doanh than Hà Nội, hiệu quả hoạt động được đo lường trực tiếp qua kết quả kinh doanh và tiêu thụ than. Hoạt động tiêu thụ đóng vai trò quyết định giúp doanh nghiệp thu hồi vốn lưu động, bù đắp chi phí, hoàn thành nghĩa vụ với Nhà nước và đảm bảo đời sống cho người lao động. Trong cơ chế quản trị đó, công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh là công cụ quản lý then chốt cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo.

Đề tài "Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội" được tác giả Dương Thị Nguyệt (Lớp Kế toán 40C) thực hiện dưới sự hướng dẫn chuyên môn của giảng viên Thầy Nguyễn Văn Công trong khuôn khổ chuyên đề thực tập tốt nghiệp đại học ngành Kế toán.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định gồm 3 nội dung trọng tâm:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Chế biến và Kinh doanh than Hà Nội.
  3. Đề xuất một số kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp ghi chép tài khoản, tổ chức sổ sách kế toán tiêu thụ than, phân bổ chi phí và xác định kết quả kinh doanh.
  • Phạm vi không gian: Công ty Chế biến và Kinh doanh than Hà Nội (thuộc Công ty Chế biến và Kinh doanh than Miền Bắc - Tổng Công ty Than Việt Nam) và các đơn vị trực thuộc gồm: Trạm Vĩnh Tuy, Trạm Giáp Nhị, Trạm Ô Cách (Gia Lâm) và Trạm Cổ Loa.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế được khảo sát tại thời điểm thực tập của tác giả (minh họa chi tiết bằng số liệu tháng 12 năm 2001) dựa trên hệ thống văn bản quy định của Nhà nước và Tổng Công ty Than Việt Nam giai đoạn 1994 - 2001.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và chế độ kế toán áp dụng

Khóa luận xây dựng trên nền tảng lý luận kế toán doanh nghiệp thương mại với các khái niệm và nguyên tắc chủ đạo:

  • Khái niệm tiêu thụ: Tiêu thụ hàng hóa là giai đoạn cuối cùng trong quá trình lưu chuyển hàng hóa thương mại, thực hiện sự chuyển hóa hình thái giá trị từ hàng sang tiền (H - T) nhằm thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng và thu về doanh thu bán hàng.
  • Công thức xác định kết quả tiêu thụ: $$\text{Kết quả tiêu thụ (Lãi/Lỗ)} = \text{Tổng số doanh thu thuần} - \text{Giá vốn hàng bán} - \text{Chi phí bán hàng} - \text{Chi phí quản lý doanh nghiệp}$$
  • Chế độ kế toán tham chiếu: Hệ thống tài khoản, chứng từ và sổ kế toán thống nhất ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ Tài chính; mẫu hóa đơn chứng từ bán hàng theo đăng ký phát hành của Tổng Công ty Than Việt Nam (Công văn số 4660 TCT/AC ngày 07/12/1998).
  • So sánh kế toán quốc tế: Nghiên cứu tổng hợp nguyên tắc ghi nhận doanh thu, hạch toán trả chậm, chiết khấu thanh toán, quyền trả lại hàng và bán hàng ký gửi theo chuẩn mực kế toán tại Mỹ và Pháp (tài khoản chiết khấu chấp thuận TK 665, thuế giá trị gia tăng TVA thu hộ Nhà nước, hóa đơn báo đòi).

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập hệ thống chứng từ kế toán gốc phát sinh tại các trạm và phòng kế toán Công ty (hóa đơn GTGT, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, bảng kê bán lẻ, giấy nộp tiền, bảng thanh toán tiền lương, bảng trích khấu hao).
  • Phương pháp hạch toán và tổng hợp: Sử dụng các phương pháp chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, tính giá hàng xuất kho (phương pháp bình quân gia quyền), tổng hợp - cân đối kế toán theo hình thức sổ Nhật ký chứng từ (NKCT).
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu hạch toán thực tế trên Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết mua hàng, Sổ quỹ tiền mặt, Nhật ký chứng từ số 7, Nhật ký chứng từ số 8, Sổ Cái và Báo cáo tài chính tháng 12/2001 của Công ty Chế biến và Kinh doanh than Hà Nội.

Nội dung chính theo từng chương

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong các DNTM

Phần I trình bày toàn diện khung lý thuyết về kế toán thương mại bao gồm:

  1. Khái niệm và ý nghĩa: Tiêu thụ hàng hóa là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp bù đắp chi phí, đẩy nhanh vòng quay vốn lưu động, tạo nguồn thu thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước và đảm bảo quyền lợi người lao động.
  2. Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán: Ghi chép kịp thời số lượng và giá trị hàng bán; lựa chọn phương pháp tính giá vốn chính xác; xác định đúng thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí bán hàng; đôn đốc thu hồi tiền hàng và chấp hành nghiêm kỷ luật thanh toán.
  3. Các phương thức tiêu thụ trong thương mại:
    • Bán buôn: Bán buôn qua kho (bán trực tiếp tại kho, gửi hàng chờ chấp nhận); Bán buôn chuyển thẳng không qua kho (vận chuyển thẳng có tham gia hoặc không tham gia thanh toán).
    • Bán lẻ: Bán hàng thu tiền trực tiếp, bán hàng thu tiền tập trung, bán hàng trả góp, đại lý ký gửi, bán hàng tự chọn.
  4. Hạch toán theo hai phương pháp kế toán hàng tồn kho:
    • Phương pháp Kê khai thường xuyên (KKTX): Sử dụng TK 156 (1561 - Giá mua, 1562 - Chi phí thu mua), TK 157, TK 632, TK 511, TK 512, TK 3331, TK 531, TK 532, TK 641, TK 642, TK 911, TK 421. Phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán ra theo công thức tỷ lệ trị giá mua.
    • Phương pháp Kiểm kê định kỳ (KKĐK): Sử dụng TK 611 (6112 - Mua hàng hóa), kết chuyển tồn đầu kỳ và tính giá vốn hàng xuất bán cuối kỳ dựa trên kết quả kiểm kê thực tế.
  5. Kinh nghiệm hạch toán quốc tế: Giới thiệu mô hình kế toán tiêu thụ tại Mỹ (theo dõi riêng tài khoản dự phòng doanh thu hàng bán bị trả lại, phí thẻ tín dụng từ 2% - 5% tính vào chi phí thu hồi nợ) và tại Pháp (hạch toán giá bán thuần Net thương mại, thuế TVA và tài khoản chiết khấu tài chính TK 665).

Phần II: Thực trạng hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội

Phần II phân tích chi tiết đặc điểm tổ chức hoạt động và thực tế quy trình kế toán tại doanh nghiệp khảo sát:

1. Lịch sử hình thành và đặc điểm tổ chức

  • Tiền thân là Công ty Quản lý và Phân phối Than Hà Nội thành lập theo Quyết định số 254/CP ngày 22/11/1974 của Hội đồng Chính phủ, chính thức hoạt động từ ngày 01/01/1975 thuộc Bộ Điện Than.
  • Trải qua các giai đoạn đổi tên: Công ty Quản lý và Cung ứng Than Hà Nội (1979 - 1981), Công ty Cung ứng Than Hà Nội (1982 - 1993, sáp nhập Xí nghiệp Cơ khí Vận tải năm 1988), Công ty Kinh doanh và Chế biến Than Hà Nội (theo Quyết định số 448/102-TCCB-LĐ ngày 30/06/1993 của Bộ Năng lượng).
  • Ngày 10/10/1994, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 653/TTg thành lập Tổng Công ty Than Việt Nam. Công ty trở thành 1 trong 10 đơn vị thành viên trực thuộc Công ty Chế biến và Kinh doanh Than Miền Bắc, hoạt động với tư cách pháp nhân không đầy đủ, hạch toán phụ thuộc.
  • Địa bàn hoạt động: Hà Nội và các tỉnh phụ cận (Hà Tây, Hòa Bình, Sơn La, Lai Châu).

2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán

  • Bộ máy quản trị: Gồm Ban Giám đốc (1 Giám đốc, 2 Phó Giám đốc), 3 phòng chức năng (Phòng Tổ chức Hành chính, Phòng Kế hoạch Kinh doanh, Phòng Tài chính Kế toán) và 4 trạm trực thuộc:
    • Trạm Vĩnh Tuy (2 cửa hàng kinh doanh).
    • Trạm Giáp Nhị (3 xưởng trực thuộc).
    • Trạm Ô Cách - Gia Lâm.
    • Trạm Cổ Loa (3 cửa hàng kinh doanh).
  • Tổ chức kế toán: Áp dụng mô hình Kế toán tập trung. Phòng Tài chính Kế toán tại trụ sở gồm 5 nhân sự (Kế toán trưởng, Kế toán hàng mua và bán, Kế toán thanh toán, Kế toán quỹ, Kế toán Hàng tồn kho & TSCĐ, Kế toán tổng hợp). Tại các trạm chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thu thập chứng từ ban đầu và định kỳ gửi về văn phòng Công ty.
  • Hình thức sổ kế toán: Áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12, đơn vị tiền tệ VNĐ.
Trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký chứng từ tại Công ty:

3. Thực trạng các phương thức bán than và quy trình kế toán

  • Phương thức bán than theo hợp đồng:
    • Bán than tại kho bãi Công ty: Khách hàng nhận hàng trực tiếp tại kho; lập Hóa đơn GTGT 3 liên (giao khách hàng, lưu tại trạm, gửi về phòng kế toán).
    • Bán than giao tận kho bãi của khách hàng: Trạm điều xe và bốc than, lập Phiếu giao hàng 3 liên cho từng xe và Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho 3 liên.
    • Bán than giao tay ba: Giao than trực tiếp từ cảng cho khách hàng theo hợp đồng, khách tự vận chuyển.
  • Phương thức bán lẻ than: Khách lập phiếu giao hàng, bốc hàng, cân hàng và nộp tiền trực tiếp tại phòng nghiệp vụ của trạm. Cuối ngày, trạm lập Bảng kê chứng từ xuất bán gửi về phòng kế toán Công ty.
  • Đặc điểm hạch toán tài khoản tại Công ty:
    • Áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ với thuế suất than là 5%.
    • Tính giá vốn xuất kho theo phương pháp Bình quân gia quyền do than có lượng tồn kho lớn và giá mua vào từ các mỏ biến động.
    • Điểm đặc thù trong quy trình định khoản: Mọi nghiệp vụ doanh thu bán hàng đều phải hạch toán qua TK 131 (kể cả trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt/tiền gửi ngân hàng):
      • Bút toán 1: Ghi nhận doanh thu và thuế:
        • Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán
        • Có TK 511: Doanh thu bán hàng
        • Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra (5%)
      • Bút toán 2: Thu tiền thanh toán:
        • Nợ TK 111, TK 112
        • Có TK 131
    • Xử lý chi phí: Công ty không mở TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) mà tập hợp toàn bộ chi phí tiền lương, BHXH, KPCĐ, công cụ dụng cụ, chi phí quản lý phát sinh trong kỳ vào bên Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng) trên Nhật ký chứng từ số 7, cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả.

Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội

Dựa trên thực trạng hạch toán tại đơn vị, khóa luận xác định các định hướng hoàn thiện:

  • Cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ giữa các trạm trực thuộc và phòng kế toán trung tâm nhằm đảm bảo tính kịp thời của số liệu.
  • Chuẩn hóa việc sử dụng tài khoản kế toán, tách bạch chi phí bán hàng (TK 641) và chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) theo đúng chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính nhằm phản ánh chính xác cấu trúc chi phí.
  • Hoàn thiện phương pháp theo dõi công nợ khách hàng trên TK 131, tránh tình trạng trung chuyển bắt buộc tất cả các nghiệp vụ thu tiền ngay qua TK 131 gây trùng lặp khối lượng ghi sổ.

Bảng tổng hợp các đặc điểm hạch toán tại đơn vị

Tiêu chí Quy định chế độ chung (Bộ Tài chính) Thực tế áp dụng tại Công ty Than Hà Nội
Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, NKCT, Nhật ký - Sổ Cái Hình thức Nhật ký chứng từ (sử dụng NKCT số 7, NKCT số 8)
Phương pháp HTK Kê khai thường xuyên hoặc Kiểm kê định kỳ Phương pháp Kê khai thường xuyên (KKTX)
Tính giá vốn than xuất bán FIFO, LIFO, Bình quân gia quyền, Đích danh Phương pháp Bình quân gia quyền
Thuế GTGT hàng bán Khấu trừ hoặc Trực tiếp Phương pháp khấu trừ, thuế suất thuế GTGT than là 5%
Tài khoản chi phí thời kỳ Tách riêng TK 641 (Bán hàng) và TK 642 (Quản lý DN) Gộp toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý vào TK 641
Ghi nhận doanh thu thu tiền ngay Ghi nhận trực tiếp Nợ TK 111, 112 / Có TK 511, 3331 Hạch toán qua 2 bước bắt buộc qua TK 131 (Phải thu khách hàng)

Kết quả và đóng góp

  1. Khái quát thực trạng: Khóa luận đã mô tả chi tiết quy trình vận hành kế toán tập trung tại một doanh nghiệp thương mại kinh doanh mặt hàng đặc thù (than đá, than chế biến) với mạng lưới trạm/cửa hàng phân tán trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh phía Bắc.
  2. Chỉ ra các nét đặc thù kế toán: Làm rõ cách thức hạch toán của đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Than Việt Nam: sử dụng hóa đơn theo đăng ký phát hành của Tổng Công ty (Công văn 4660 TCT/AC), gộp chi phí quản lý vào TK 641, bắt buộc hạch toán doanh thu qua tài khoản công nợ TK 131.
  3. Đóng góp thực tiễn: Khóa luận phản ánh chân thực việc áp dụng Quyết định số 1141-TC/QĐ CĐKT trong thực tế doanh nghiệp nhà nước giai đoạn chuyển đổi, làm cơ sở đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và tính giá thành/giá vốn kinh doanh than.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế về phạm vi dữ liệu: Đề tài nghiên cứu chuyên sâu tại Công ty Chế biến và Kinh doanh than Hà Nội (đơn vị hạch toán phụ thuộc của Công ty Than Miền Bắc), chưa mở rộng so sánh với các đơn vị kinh doanh than độc lập hoặc các công ty cổ phần thương mại khác.
  • Giới hạn mảng nghiệp vụ: Trọng tâm nghiên cứu đặt vào khâu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh; các phần hành kế toán chế biến than, vận tải nội bộ và hao hụt kho bãi than chưa được phân tích sâu thành chương riêng.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu ứng dụng phần mềm kế toán máy thay thế hình thức Nhật ký chứng từ thủ công; hoàn thiện phương pháp trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi đối với khách hàng mua than nợ dây dưa.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng sử dụng: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Quản trị kinh doanh thương mại; kế toán viên tại các doanh nghiệp phân phối khoáng sản, vật tư, nhiên liệu.
  • Nội dung giá trị: Khung lý thuyết chi tiết về các phương thức bán buôn/bán lẻ; hệ thống định khoản kế toán theo KKTX và KKĐK; quy trình luân chuyển chứng từ xuất than và cách thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung với các trạm kinh doanh trực thuộc.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Chế biến và Kinh doanh than Hà Nội áp dụng hình thức sổ kế toán nào?

Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chứng từ, sử dụng bảng kê, sổ chi tiết bán hàng, Nhật ký chứng từ số 7 (tập hợp chi phí), Nhật ký chứng từ số 8 (tập hợp doanh thu) và Sổ Cái.

2. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình nào và có bao nhiêu nhân sự?

Công ty tổ chức theo mô hình Kế toán tập trung. Toàn bộ công tác kế toán tổng hợp được thực hiện tại Phòng Tài chính Kế toán gồm 5 nhân sự (Kế toán trưởng và 4 nhân viên phụ trách các phần hành: hàng mua - bán, thanh toán, quỹ, HTK - TSCĐ, tổng hợp). Các trạm trực thuộc chỉ bố trí nhân viên làm kế toán ban đầu.

3. Phương pháp tính giá vốn than xuất bán tại Công ty là gì?

Công ty áp dụng phương pháp Bình quân gia quyền để tính trị giá vốn thực tế của than xuất kho bán ra trong kỳ, do lượng tồn kho than lớn và giá nhập từ các mỏ biến động thường xuyên.

4. Điểm khác biệt trong việc sử dụng tài khoản chi phí và hạch toán doanh thu tại đơn vị là gì?

  • Công ty không sử dụng TK 642 mà đưa toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 641 (Chi phí bán hàng).
  • Mọi nghiệp vụ tiêu thụ (kể cả thu tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng ngay) đều được hạch toán trung gian qua TK 131 (Phải thu của khách hàng) trước khi ghi giảm nợ bằng bút toán thu tiền.

5. Thuế suất thuế GTGT áp dụng đối với mặt hàng than tại Công ty là bao nhiêu?

Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ với mức thuế suất thuế GTGT áp dụng cho các chủng loại than kinh doanh là 5%.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Dương Thị Nguyệt đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại, kết hợp so sánh với chuẩn mực kế toán của Mỹ và Pháp. Công trình phản ánh trung thực thực trạng công tác hạch toán, hệ thống tài khoản và luân chuyển chứng từ tại Công ty Chế biến và Kinh doanh than Hà Nội trong điều kiện hạch toán tập trung theo hình thức Nhật ký chứng từ. Đây là tài liệu học thuật có giá trị tham khảo thực tiễn cao cho sinh viên kế toán và cán bộ nghiệp vụ tại các doanh nghiệp kinh doanh thương phẩm đặc thù.