Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp tập trung vào phần hành kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ. Theo lập luận của tác giả, đối với loại hình doanh nghiệp kinh doanh thương mại, hàng hóa là yếu tố vật chất chủ yếu quyết định sự tồn tại và chu kỳ sinh lời. Hiệu quả kinh doanh phụ thuộc chặt chẽ vào khâu kiểm soát nhập - xuất - dự trữ, đảm bảo hàng hóa không bị ứ đọng gây đọng vốn hoặc thiếu hụt gây gián đoạn chuỗi cung ứng. Do đó, việc thiết lập một quy trình hạch toán chính xác cả về mặt hiện vật lẫn giá trị là yêu cầu khách quan nhằm bảo toàn và phát triển vốn lưu động của doanh nghiệp.

Xuất phát từ quá trình thực tập tại Công ty TNHH CTA Việt Nam – một doanh nghiệp chuyên bán buôn, bán lẻ các loại vật tư, thiết bị lắp đặt cơ khí trong xây dựng – tác giả xác định ba nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể được giao trong đề tài tốt nghiệp bao gồm:

  1. Tìm hiểu lý luận về công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  2. Tìm hiểu thực tế công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH CTA Việt Nam.
  3. Đánh giá ưu khuyết điểm cơ bản trong công tác kế toán nói chung cũng như công tác kế toán hàng hóa nói riêng, trên cơ sở đó đề xuất các biện pháp giúp Công ty TNHH CTA Việt Nam làm tốt hơn công tác hạch toán kế toán.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận được phân định rõ ràng:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán hàng hóa tại doanh nghiệp, bao gồm luân chuyển chứng từ, phương pháp tính giá, phương pháp hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp và lập sổ sách kế toán liên quan đến hàng hóa.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH CTA Việt Nam (địa chỉ: Số 52/482 Thiên Lôi, Phường Vĩnh Niệm, Quận Lê Chân, Thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu nghiên cứu, khảo sát thực tế được thu thập trong năm tài chính 2018 (tập trung chi tiết vào các chứng từ, sổ sách phát sinh trong tháng 12/2018). Thời gian thực hiện đề tài từ ngày 18/03/2019 đến ngày 07/06/2019.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của khóa luận được xây dựng dựa trên các quy chuẩn hạch toán hiện hành đối với phân hệ kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam:

  • Văn bản pháp quy áp dụng: Chế độ Kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính và Luật Kế toán Việt Nam.
  • Khái niệm và định giá: Hàng hóa được xác định là vật tư, sản phẩm mua về với mục đích để bán. Giá gốc hàng hóa mua vào được tính theo nguyên tắc giá thực tế: bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn, các khoản thuế không được hoàn lại (nếu có), chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, lưu kho, bảo hiểm) trừ đi các khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng mua được hưởng.
  • Phương pháp tính giá hàng xuất kho được hệ thống hóa: Phương pháp bình quân gia quyền (gồm bình quân cả kỳ dự trữ và bình quân sau mỗi lần nhập/bình quân liên hoàn), phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO), và phương pháp tính theo giá đích danh.
  • Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Khóa luận đối chiếu ba phương pháp hạch toán chi tiết cơ bản: phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư.
  • Phương pháp hạch toán tổng hợp: Hệ thống hóa hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo chế độ kế toán gồm phương pháp kê khai thường xuyên (sử dụng Tài khoản 156 – Hàng hóa, không phân chia tài khoản cấp hai theo Thông tư 133) và phương pháp kiểm kê định kỳ (sử dụng Tài khoản 611 – Mua hàng).
  • Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Cơ chế trích lập và hoàn nhập thông qua Tài khoản 229 (Dự phòng tổn thất tài sản), chi tiết tại Tài khoản 2294 (Dự phòng giảm giá hàng tồn kho) đối ứng với Tài khoản 632 (Giá vốn hàng bán).
  • Hệ thống sổ kế toán: Phân tích bốn hình thức tổ chức sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai là phương pháp quan sát thực địa, phương pháp thu thập và thống kê số liệu kế toán tại doanh nghiệp, kết hợp kỹ thuật phân tích - tổng hợp chứng từ, sổ sách để đối chiếu giữa mô hình lý thuyết với thực tế hạch toán của đơn vị. Nguồn dữ liệu sử dụng là hệ thống chứng từ kế toán gốc (hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho), thẻ kho, sổ kế toán chi tiết hàng hóa, sổ Nhật ký chung và Sổ Cái Tài khoản 156 của Công ty TNHH CTA Việt Nam phát sinh trong năm 2018.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Tác giả trình bày hệ thống lý luận hoàn chỉnh về kế toán hàng hóa trong khuôn khổ Thông tư 133/2016/TT-BTC. Các luận điểm chính được phát triển bao gồm:

  • Khái niệm và đặc điểm chu chuyển vốn: Quá trình vận động của hàng hóa tương ứng với quá trình chuyển hóa hình thái vốn từ tiền tệ sang hàng hóa (giai đoạn mua vào), bảo quản dự trữ (khâu trung gian) và từ hàng hóa trở lại tiền tệ (giai đoạn bán ra).
  • Nhiệm vụ của kế toán hàng hóa: Phản ánh, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng; tính toán chính xác giá gốc hàng nhập kho và giá vốn hàng xuất kho; kiểm soát việc ghi chép ban đầu, luân chuyển chứng từ và bảo quản vật tư, hàng hóa.
  • Nguyên tắc tính giá: Công thức xác định giá nhập kho được phân định cho từng trường hợp: mua ngoài, tự gia công chế biến, thuê ngoài gia công và nhận biếu tặng. Đối với hàng xuất kho, chương này làm rõ ưu điểm, nhược điểm và điều kiện áp dụng của ba phương pháp tính giá (bình quân gia quyền, FIFO, đích danh).
  • Tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp: Phân tích quy trình ghi chép của phương pháp thẻ song song, sổ đối chiếu luân chuyển và sổ số dư. Đồng thời, trình bày kết cấu tài khoản, phương pháp ghi chép các nghiệp vụ nhập, xuất, giảm giá, trả lại theo phương pháp kê khai thường xuyên (TK 156) và kiểm kê định kỳ (TK 611).
  • Dự phòng tổn thất: Nêu rõ công thức xác định mức dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho dựa trên chênh lệch giữa giá gốc trên sổ kế toán và giá trị thuần có thể thực hiện được tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
  • Bốn hình thức sổ kế toán: Mô tả cấu trúc sổ, trình tự ghi nhận chứng từ từ khâu phát sinh ban đầu đến khi lên Báo cáo tài chính cho từng hình thức: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán máy vi tính.

Chương II: Thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH CTA Việt Nam

Chương II phản ánh bức tranh thực tế về tổ chức hoạt động và quy trình kế toán tại doanh nghiệp khảo sát:

  • Thông tin doanh nghiệp: Công ty TNHH CTA Việt Nam được cấp giấy phép kinh doanh ngày 03/08/2015 tại Chi cục thuế Quận Ngô Quyền, chuyển trụ sở về Quận Lê Chân vào tháng 2/2017. Hoạt động chính là bán buôn, bán lẻ vật liệu, thiết bị lắp đặt trong xây dựng; ngoài ra đăng ký thi công công trình, lắp đặt điện, bốc xếp, kho bãi. Mục tiêu năm tiếp theo đặt kế hoạch đạt doanh thu khoảng 14 tỷ đồng và lợi nhuận khoảng 300 triệu đồng.
  • Tổ chức bộ máy: Doanh nghiệp vận hành theo mô hình trực tuyến chức năng gồm Giám đốc, Phòng kế toán, Phòng kinh doanh và Phòng hành chính nhân sự. Bộ máy kế toán gồm 4 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán hàng hóa và Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC; tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; năm tài chính từ 01/01 đến 31/12; sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.
  • Đặc điểm hàng hóa: Danh mục kinh doanh bao gồm các sản phẩm cơ khí ngành nước và xây dựng: cút thép đúc (SCH40, SCH80 các quy cách DN50, DN80, DN100), bích thép rỗng (Ansi, BS, JIS), van bướm tay gạt, van bướm tay quay, van chặn inox, co hàn.
  • Quy trình luân chuyển chứng từ và phương pháp hạch toán:
    • Kế toán tổng hợp áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên, sử dụng TK 156.
    • Kế toán chi tiết áp dụng phương pháp Thẻ song song. Thủ kho mở thẻ kho theo dõi số lượng; kế toán mở sổ chi tiết theo dõi cả số lượng và giá trị; cuối tháng đối chiếu số liệu.
    • Phương pháp tính giá xuất kho: Áp dụng phương pháp bình quân liên hoàn (tính lại đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập hàng).
  • Minh họa số liệu thực tế tháng 12/2018 qua các nghiệp vụ cụ thể:
    • Nghiệp vụ nhập kho ngày 24/12/2018: Mua hàng từ Công ty TNHH Cường Châm theo Hóa đơn GTGT số 0000226, lập Phiếu nhập kho số PNK245. Các mặt hàng gồm cút thép đúc SCH 40 DN50 (20 cái x đơn giá 19.000 đ), cút thép đúc SCH 40 DN100 (50 cái x 92.000 đ), bích thép rỗng Ansi CL 150 DN300 (02 cái x 1.200.000 đ), bích thép rỗng BS 4504 PN16 DN300 (45 cái x 508.150 đ), bích thép rỗng BS 4504 PN16 DN350 (30 cái x 838.500 đ). Tổng tiền hàng chưa thuế 55.402.850 đồng (văn bản ghi nhận số tổng cộng thanh toán cả thuế GTGT 10% là 60.943.135 đồng). Kế toán định khoản Nợ TK 156, Nợ TK 1331, Có TK 331.
    • Nghiệp vụ nhập kho ngày 26/12/2018: Mua hàng từ Công ty TNHH An Hiệp Phát theo Hóa đơn GTGT số 0000322, Phiếu nhập kho PNK254. Hàng hóa gồm: Mặt bích BS 10K DN100 (30 cái x 76.500 đ), Mặt bích BS 10K DN150 (120 cái x 125.000 đ), Mặt bích BS 10K DN200 (60 cái x 182.000 đ), Van bướm tay quay 5K DN250 (01 cái x 4.685.000 đ). Tổng tiền hàng chưa thuế là 32.894.185 đồng (thuế GTGT 3.289.418 đồng, tổng thanh toán 36.183.603 đồng).
    • Nghiệp vụ xuất bán ngày 29/12/2018: Xuất bán 30 cút thép đúc SCH 40 DN100 cho Công ty Cổ phần Dịch vụ thiết bị Công Nghiệp Cương Nghĩa. Kế toán xác định đơn giá xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn:
      • Số tồn đầu tháng (01/12): 150 cái, đơn giá 91.164 đồng/cái (trị giá: 13.674.600 đồng).
      • Số nhập ngày 24/12: 50 cái, đơn giá 92.860 đồng/cái (trị giá: 4.643.000 đồng).
      • Đơn giá bình quân sau lần nhập ngày 24/12 = (13.674.600 + 4.643.000) / (150 + 50) = 91.588 đồng/cái.
      • Giá vốn xuất kho ngày 29/12 = 30 cái x 91.588 đồng/cái = 2.747.640 đồng. Ghi sổ: Nợ TK 632: 2.747.640 đồng / Có TK 156: 2.747.640 đồng.

Chương III: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH CTA Việt Nam

Từ việc phân tích thực trạng, tác giả chỉ ra các điểm tồn tại trong hạch toán tại doanh nghiệp: việc xử lý sổ sách kế toán còn mang tính thủ công, thiếu sự hỗ trợ của phần mềm chuyên dụng; quản lý danh mục hàng hóa chưa có mã hóa đồng bộ; chưa thực hiện trích lập dự phòng tổn thất hàng tồn kho theo quy định. Tác giả đề xuất ba nhóm giải pháp hoàn thiện:

  1. Hiện đại hóa công tác kế toán: Chuyển đổi từ hạch toán thủ công sang ứng dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính nhằm tự động hóa quy trình nhập liệu từ chứng từ gốc vào sổ sách, rút ngắn thời gian tính giá xuất kho và giảm thiểu sai sót đối chiếu cuối kỳ giữa kho và phòng kế toán.
  2. Hoàn thiện việc lập sổ danh điểm hàng hóa: Doanh nghiệp kinh doanh nhiều chủng loại phụ kiện cơ khí có quy cách kỹ thuật phức tạp (tiêu chuẩn SCH, JIS, BS, các kích cỡ DN). Tác giả đề xuất thiết lập hệ thống mã danh điểm hàng hóa khoa học (xây dựng Biểu số 3.1: Sổ danh điểm hàng hóa) phân nhóm theo chủng loại, kích thước để thuận tiện cho việc quản lý trên sổ chi tiết và theo dõi hàng tồn kho.
  3. Thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Do giá cả vật liệu kim khí xây dựng biến động theo thị trường, tác giả đề xuất doanh nghiệp phải tuân thủ nguyên tắc thận trọng bằng cách lập Bảng kê dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Biểu số 3.2) vào cuối năm tài chính, sử dụng TK 2294 để ghi nhận chi phí vào TK 632, phản ánh đúng giá trị thực của hàng tồn kho trên Báo cáo tài chính.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và phản ánh chi tiết toàn bộ quy trình hạch toán hàng hóa tại Công ty TNHH CTA Việt Nam với các phát hiện và đóng góp cụ thể:

Tiêu chí Thực trạng tại Công ty TNHH CTA Việt Nam Đề xuất hoàn thiện của tác giả
Công cụ xử lý kế toán Hạch toán kết hợp ghi chép thủ công trên bảng tính, khối lượng đối chiếu dồn cuối kỳ lớn. Triển khai hình thức kế toán trên máy vi tính thông qua phần mềm kế toán.
Quản lý danh mục hàng hóa Chưa xây dựng sổ danh điểm hàng hóa, gọi tên theo hóa đơn người bán dẫn đến dễ nhầm lẫn quy cách. Thiết lập Sổ danh điểm hàng hóa (Biểu 3.1), mã hóa thống nhất theo nhóm - loại - quy cách kỹ thuật.
Dự phòng rủi ro hàng tồn kho Doanh nghiệp chưa tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ. Lập Bảng kê dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Biểu 3.2), hạch toán qua TK 2294 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
Hạch toán chi tiết & tổng hợp Đã tuân thủ phương pháp thẻ song song và phương pháp kê khai thường xuyên (TK 156). Giữ vững ưu điểm luân chuyển chứng từ 3 liên, tăng cường tốc độ đối chiếu định kỳ bằng mã hóa dữ liệu.
  • Kết quả dữ liệu: Minh chứng đầy đủ quy trình tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn qua số liệu thực tế tháng 12/2018 (mặt hàng cút thép đúc SCH 40 DN100 với đơn giá tính toán 91.588 đồng/cái).
  • Đóng góp của tác giả: Khóa luận không dừng lại ở mức mô tả lý thuyết chung mà gắn trực tiếp các biểu mẫu chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho số PNK245, PNK254, Phiếu xuất kho) vào hệ thống Thẻ kho và Sổ Cái TK 156; đề xuất được các giải pháp khả thi, phù hợp với năng lực tài chính và quy mô nhân sự của một doanh nghiệp thương mại nhỏ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu: Nghiên cứu chỉ giới hạn trong phạm vi phân hệ kế toán hàng hóa tại một đơn vị cụ thể là Công ty TNHH CTA Việt Nam. Nguồn số liệu minh họa chuyên sâu chủ yếu tập trung vào các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 12 của năm tài chính 2018 đối với một số nhóm mặt hàng cơ khí đại diện (cút thép, mặt bích, van bướm), chưa bao quát hết toàn bộ chu kỳ kinh doanh cả năm hoặc các mặt hàng khác của doanh nghiệp. Đề tài chưa mở rộng khảo cứu mối quan hệ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị hàng tồn kho.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang phân tích hiệu quả quản lý vốn lưu động và vòng quay hàng tồn kho; xây dựng mô hình kế toán quản trị chi phí thu mua và định mức dự trữ tối ưu; đánh giá hiệu quả sau khi triển khai phần mềm kế toán và mã hóa danh điểm hàng hóa trong các năm tài chính tiếp theo.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán: Cung cấp nguồn tư liệu thực tế về phương pháp trình bày khóa luận tốt nghiệp theo cấu trúc 3 chương chuẩn mực; minh họa phương pháp tính giá xuất kho bình quân liên hoàn và cách luân chuyển chứng từ từ phiếu nhập/xuất vào thẻ kho, sổ chi tiết và sổ cái Nhật ký chung.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động thương mại: Có thể tham khảo phương pháp tổ chức kế toán chi tiết theo hình thức Thẻ song song, quy trình lập bảng kê dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 2294) và mẫu Sổ danh điểm hàng hóa nhằm chuẩn hóa danh mục vật tư kỹ thuật cơ khí, xây dựng.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH CTA Việt Nam áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và sử dụng hình thức ghi sổ kế toán "Nhật ký chung".

2. Công ty áp dụng phương pháp nào để hạch toán chi tiết và tổng hợp hàng hóa?
Công ty áp dụng phương pháp Thẻ song song trong hạch toán chi tiết (thủ kho theo dõi số lượng trên Thẻ kho, phòng kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết hàng hóa). Trong hạch toán tổng hợp, công ty áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên, sử dụng Tài khoản 156 (không mở tài khoản cấp hai).

3. Đơn giá xuất kho của cút thép đúc SCH 40 DN100 ngày 29/12/2018 được tính như thế nào?
Công ty áp dụng phương pháp bình quân liên hoàn (sau mỗi lần nhập). Tồn đầu tháng 150 cái đơn giá 91.164 đ/cái (13.674.600 đ); nhập ngày 24/12 là 50 cái đơn giá 92.860 đ/cái (4.643.000 đ). Đơn giá bình quân = (13.674.600 + 4.643.000) / (150 + 50) = 91.588 đồng/cái. Khi xuất bán 30 cái, giá vốn xuất kho được xác định là 30 x 91.588 = 2.747.640 đồng.

4. Cơ cấu phòng kế toán tại Công ty TNHH CTA Việt Nam gồm những bộ phận nào?
Bộ máy kế toán của công ty gồm 4 vị trí nhân sự trực thuộc Kế toán trưởng: Kế toán trưởng (phụ trách chung, báo cáo tài chính), Kế toán tổng hợp (thuế, bút toán kết chuyển, thu thập dữ liệu), Kế toán hàng hóa (quản lý chứng từ nhập - xuất - tồn và thu chi liên quan hàng hóa) và Thủ quỹ (quản lý tiền mặt, kiểm kê két quỹ).

5. Tác giả đề xuất những giải pháp trọng tâm nào để hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại đơn vị?
Tác giả đề xuất ba giải pháp: hiện đại hóa công tác kế toán bằng việc áp dụng phần mềm kế toán trên máy tính; lập sổ danh điểm hàng hóa để mã hóa thống nhất vật tư cơ khí xây dựng; và thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho định kỳ theo quy định thông qua Tài khoản 2294.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Vũ Thu Trang đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán hàng hóa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, đồng thời phản ánh chân thực thực trạng công tác hạch toán tại Công ty TNHH CTA Việt Nam trong năm tài chính 2018. Thông qua hệ thống chứng từ và số liệu thực tế của các nghiệp vụ nhập, xuất vật tư cơ khí xây dựng, tác giả đã làm rõ quy trình tính giá bình quân liên hoàn và phương pháp thẻ song song tại doanh nghiệp. Các kiến nghị về ứng dụng phần mềm kế toán, lập sổ danh điểm hàng hóa và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có giá trị thực tiễn rõ ràng đối với công tác hoàn thiện quản lý hàng hóa tại đơn vị khảo sát.