Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, các doanh nghiệp thương mại Việt Nam đứng trước áp lực cạnh tranh gay gắt từ nhiều thành phần kinh tế. Để tồn tại và phát triển bền vững, việc quản lý hàng hóa hiệu quả trở thành yêu cầu sống còn, trong đó công tác kế toán hàng hóa giữ vai trò then chốt như một công cụ kiểm soát nội bộ. Tác giả Phan Duy Tùng đã nhận thức rõ tầm quan trọng này trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV, một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực buôn bán vật liệu xây dựng, thành lập ngày 22/10/2015, có trụ sở tại Tổ 5, Khu 4C, Phường Hồng Hải, Thành phố Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh.

Nhiệm vụ nghiên cứu được xác định gồm ba nội dung:

  1. Trình bày các cơ sở lý luận về công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ theo quy định hiện hành.
  2. Phân tích thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV.
  3. Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại đơn vị.

Đối tượng nghiên cứu là toàn bộ hệ thống kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV, bao gồm kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp hàng hóa — từ khâu nhập kho, quản lý tồn kho đến xuất kho.

Phạm vi nghiên cứu:

  • Không gian: Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV, Phường Hồng Hải, Thành phố Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh.
  • Thời gian: Sử dụng số liệu thực tế năm 2018, tập trung vào tháng 12/2018 làm kỳ minh họa cụ thể.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và lý thuyết

Khóa luận dựa trên khung pháp lý kế toán hiện hành áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, cụ thể là Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính về chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Đây là văn bản quy phạm pháp luật trọng tâm xuyên suốt toàn bộ nội dung lý luận và đánh giá thực trạng.

Các khái niệm lý thuyết nền tảng được hệ thống hóa gồm:

  • Khái niệm hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại: hàng hóa là đối tượng kinh doanh được mua vào để bán ra với mục đích kiếm lời, cần theo dõi theo số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
  • Hoạt động kinh doanh thương mại theo tiêu chí T–H–T (Tiền – Hàng – Tiền), gồm hai giai đoạn mua và bán.
  • Tài khoản kế toán sử dụng: TK 156 (Hàng hóa) theo phương pháp kê khai thường xuyên; TK 611 (Mua hàng) theo phương pháp kiểm kê định kỳ; TK 229.4 (Dự phòng giảm giá hàng tồn kho); TK 632 (Giá vốn hàng bán).
  • Các phương pháp tính giá xuất kho: giá đích danh, bình quân gia quyền (cả kỳ dự trữ và liên hoàn), nhập trước – xuất trước (FIFO).
  • Các phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa: thẻ song song, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư.
  • Các hình thức sổ kế toán theo Thông tư 133: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận sử dụng phương pháp nghiên cứu lý luận kết hợp khảo sát thực tế tại đơn vị, cụ thể:

  • Phân tích – tổng hợp tài liệu: hệ thống hóa quy định pháp lý, chuẩn mực kế toán liên quan.
  • Quan sát và thu thập số liệu thực tế: nghiên cứu trực tiếp tại phòng kế toán Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV trong quá trình thực tập.
  • Mô tả và so sánh: đối chiếu thực trạng kế toán tại công ty với quy định chuẩn mực hiện hành để xác định khoảng cách và hạn chế.

Nguồn dữ liệu

Nguồn dữ liệu sơ cấp gồm hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán thực tế của công ty năm 2018 (hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 156, thẻ kho); nguồn dữ liệu thứ cấp gồm các văn bản pháp luật của Nhà nước và quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ

Chương này xây dựng nền tảng lý luận toàn diện về kế toán hàng hóa. Tác giả trình bày sự cần thiết của việc tổ chức kế toán hàng hóa xuất phát từ đặc thù của hàng hóa — chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản lưu động và trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp.

Hệ thống phân loại hàng hóa được trình bày theo bốn tiêu chí: theo tính chất thương phẩm (vật tư thiết bị, công nghệ phẩm tiêu dùng, nông – lâm – thủy sản); theo khâu lưu thông (bán buôn/bán lẻ); theo phương thức vận động (chuyển qua kho/bán thẳng); theo nguồn gốc sản xuất.

Về tính giá hàng hóa nhập kho, tác giả phân tích công thức cho từng trường hợp: mua ngoài, tự gia công chế biến, thuê ngoài gia công, hàng biếu tặng; đồng thời trình bày hai phương pháp phân bổ chi phí thu mua (theo giá trị và theo số lượng).

Về tính giá hàng hóa xuất kho, ba phương pháp được phân tích chi tiết với ưu – nhược điểm và điều kiện áp dụng:

Phương pháp Ưu điểm Nhược điểm Điều kiện áp dụng
Giá đích danh Chính xác, phù hợp nguyên tắc phù hợp Không phù hợp doanh nghiệp nhiều mặt hàng Hàng giá trị lớn, theo dõi riêng từng lô
Bình quân cả kỳ dự trữ Đơn giản, tính một lần cuối kỳ Độ chính xác không cao, dồn công việc cuối kỳ Áp dụng mọi loại hình doanh nghiệp
Bình quân liên hoàn Thông tin kịp thời hơn Tính toán phức tạp, nhiều lần Ít chủng loại hàng, ít biến động giá
FIFO (nhập trước – xuất trước) Kịp thời, phù hợp khi giá ổn định hoặc giảm Doanh thu không phù hợp chi phí hiện tại Ít chủng loại, đơn giá lớn

Về kế toán tổng hợp, chương trình bày đầy đủ cấu trúc hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên (sử dụng TK 156 phản ánh biến động liên tục) và phương pháp kiểm kê định kỳ (sử dụng TK 611 – Mua hàng, chỉ xác định xuất kho cuối kỳ). Chương còn đề cập nguyên tắc và phương pháp trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo TK 229.4, cùng bốn hình thức sổ sách kế toán theo Thông tư 133/TT-BTC.

Chương II: Thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV

Chương này giới thiệu toàn diện về công ty và phân tích thực trạng kế toán hàng hóa. Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV (mã số thuế: 5701781199) có đại diện pháp luật là ông Đinh Văn Toản, hoạt động từ ngày 22/10/2015, với lĩnh vực kinh doanh chính là bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng (mã ngành G4663). Ngoài ra, công ty đăng ký 30 ngành nghề kinh doanh bao gồm xây dựng công trình, vận tải đường bộ và đường thủy, sửa chữa máy móc thiết bị.

Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung với 3 nhân viên: kế toán trưởng, kế toán viên và thủ kho kiêm thủ quỹ. Công ty áp dụng:

  • Hình thức kế toán: Nhật ký chung
  • Chế độ kế toán: Thông tư số 133/2016/TT-BTC
  • Phương pháp tính thuế GTGT: khấu trừ
  • Phương pháp tính giá xuất kho: bình quân cả kỳ dự trữ
  • Phương pháp khấu hao TSCĐ: đường thẳng
  • Kỳ kế toán: từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch
  • Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam

Thủ tục nhập kho được thực hiện qua quy trình: phòng kinh doanh lập kế hoạch mua hàng → giám đốc ký duyệt → ký hợp đồng mua bán → thủ kho kiểm tra chất lượng và nhập hàng → kế toán kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn GTGT và lập phiếu nhập kho 3 liên (liên 1 lưu cuống, liên 2 phòng kế toán, liên 3 thủ kho). Hàng hóa mua về được bên bán giao tại kho công ty nên giá thực tế nhập kho bằng giá ghi trên hóa đơn chưa bao gồm thuế GTGT.

Số liệu minh họa thực tế được trình bày qua nghiệp vụ ngày 02/01/2018: Công ty mua xi măng của Công ty Cổ phần Xi măng Cẩm Phả theo hóa đơn số 0000011, trị giá chưa thuế GTGT 10% là 81.000.000 đồng (bao gồm xi măng PC, PCB 40, xi măng lò cao và xi măng đa dụng), thanh toán qua tài khoản Vietcombank – Quảng Ninh.

Thủ tục xuất kho được thực hiện theo quy trình: khách hàng đặt hàng → phòng kinh doanh nhận đơn và chuyển kế toán → kế toán kiểm tra tồn kho và lập phiếu xuất kho 3 liên → thủ kho xuất hàng → kế toán lập hóa đơn GTGT. Do áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng, cuối tháng mới tính đơn giá bình quân và trị giá xuất kho.

Tổ chức kế toán chi tiết hàng hóa sử dụng phương pháp thẻ song song, kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên với hình thức Nhật ký chung. Hệ thống báo cáo tài chính gồm: Bảng cân đối tài khoản, Báo cáo tình hình tài chính (Mẫu B01a-DNN), Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu B02-DNN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03-DNN) và Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09-DNN).

Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV

Chương này đưa ra nhận xét tổng thể và các đề xuất hoàn thiện. Tác giả đánh giá những ưu điểm trong công tác kế toán hàng hóa hiện tại của công ty — bộ máy kế toán gọn nhẹ, tổ chức tập trung tạo điều kiện kiểm soát thống nhất, hệ thống chứng từ đúng quy định, áp dụng đúng Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Bên cạnh đó, tác giả chỉ ra những nhược điểm (hạn chế) còn tồn tại trong thực tế kế toán hàng hóa tại công ty và từ đó xây dựng các đề xuất hoàn thiện có tính khả thi, phù hợp điều kiện thực tế của một doanh nghiệp vừa và nhỏ kinh doanh vật liệu xây dựng tại Quảng Ninh.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính của khóa luận gồm:

  • Hệ thống hóa đầy đủ lý luận về kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, bao gồm bốn hình thức sổ sách, ba phương pháp kế toán chi tiết và hai phương pháp hạch toán tổng hợp.
  • Phân tích và mô tả chi tiết quy trình kế toán hàng hóa thực tế tại Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV thông qua số liệu cụ thể tháng 12/2018, bao gồm quy trình nhập – xuất kho và hệ thống chứng từ liên quan.
  • Xác định được ưu điểm và nhược điểm của công tác kế toán hàng hóa tại đơn vị, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện có tính khả thi.

Đóng góp so với nghiên cứu trước: Khóa luận không tự tuyên bố đóng góp học thuật mới so với các công trình trước đó; giá trị của đề tài nằm ở tính ứng dụng thực tiễn — áp dụng khung lý luận kế toán chuẩn vào phân tích một đơn vị cụ thể là Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV tại thời điểm năm 2018, qua đó phát hiện những điểm chưa phù hợp và đề xuất giải pháp mang tính định hướng thực tế cho đơn vị này.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Tác giả tự nhận thức các hạn chế của khóa luận: kiến thức, kinh nghiệm và sự hiểu biết về công ty còn hạn chế do đây là nghiên cứu thực tập tốt nghiệp lần đầu. Văn bản không đề cập các hướng nghiên cứu mở cụ thể.

Dựa trên phạm vi nghiên cứu, có thể nhận thấy một số giới hạn tự nhiên:

  • Số liệu chỉ giới hạn trong năm 2018 (đặc biệt tháng 12/2018), chưa phản ánh xu hướng biến động nhiều năm.
  • Nghiên cứu tập trung vào một đơn vị duy nhất, kết quả và đề xuất mang tính đặc thù của Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV, chưa có tính khái quát cho toàn ngành vật liệu xây dựng tại Quảng Ninh.
  • Chưa đánh giá tác động của việc áp dụng phần mềm kế toán (hình thức kế toán máy vi tính) — vốn là một trong bốn hình thức được Thông tư 133 cho phép — đến hiệu quả công tác kế toán hàng hóa tại đơn vị.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo đối với các nhóm người đọc sau:

  • Sinh viên ngành Kế toán – Kiểm toán đang học hoặc chuẩn bị thực tập tại các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ: phần lý luận Chương I cung cấp bức tranh hệ thống, đầy đủ về kế toán hàng hóa theo Thông tư 133; đặc biệt hữu ích cho những ai làm đề tài về kế toán hàng tồn kho hoặc doanh nghiệp thương mại.
  • Sinh viên làm đề tài tương tự tại doanh nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng: Chương II cung cấp mẫu quy trình kế toán hàng hóa thực tế bài bản, bao gồm mẫu hóa đơn GTGT, phiếu nhập – xuất kho, sơ đồ quy trình.
  • Kế toán viên tại doanh nghiệp nhỏ và vừa mới thành lập hoặc đang chuyển đổi sang áp dụng Thông tư 133: phần so sánh bốn hình thức sổ sách và ba phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa (thẻ song song, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư) giúp lựa chọn phương pháp phù hợp điều kiện thực tế.
  • Phần kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 229.4) và trình tự hạch toán cụ thể có giá trị tham khảo cho kế toán viên cần thực hiện trích lập dự phòng theo đúng quy định hiện hành.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV áp dụng phương pháp tính giá xuất kho nào và lý do chọn phương pháp đó?

Công ty áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, vì hàng hóa kinh doanh chính (vật liệu xây dựng) có nhiều chủng loại và giá cả tương đối ổn định. Theo phương pháp này, cuối tháng mới tính đơn giá bình quân cho toàn bộ tháng; phiếu xuất kho trong tháng chỉ ghi số lượng, chưa ghi đơn giá và thành tiền.

2. Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nào và trình tự ghi sổ diễn ra như thế nào?

Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Hàng ngày, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào sổ này để ghi vào Sổ Cái các tài khoản liên quan (TK 156…). Cuối tháng/quý/năm, lập Bảng cân đối số phát sinh và từ đó lập báo cáo tài chính.

3. Trong nghiệp vụ mua xi măng ngày 02/01/2018 (hóa đơn số 0000011), giá trị hàng hóa thực tế nhập kho được xác định như thế nào?

Do Công ty Cổ phần Xi măng Cẩm Phả giao hàng trực tiếp tại kho của Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV (chi phí vận chuyển bốc xếp do bên bán chịu), giá thực tế nhập kho bằng đúng giá ghi trên hóa đơn chưa bao gồm thuế GTGT 10%, tức là 81.000.000 đồng (tổng thanh toán là 89.100.000 đồng bao gồm thuế). Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên thuế đầu vào được khấu trừ, không tính vào giá nhập kho.

4. Bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV được tổ chức theo mô hình nào và gồm bao nhiêu nhân sự?

Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung với 3 nhân viên: kế toán trưởng (phụ trách toàn bộ, chịu sự kiểm tra của cơ quan thuế và tài chính), kế toán viên (hạch toán số liệu, theo dõi doanh thu – giá vốn – thuế, quản lý hóa đơn), và thủ kho kiêm thủ quỹ (quản lý hàng hóa về số lượng, thực hiện nhập – xuất kho, thu chi tiền mặt).

5. Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV áp dụng phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa nào trong số ba phương pháp mà Thông tư 133 cho phép?

Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song: thủ kho ghi số lượng nhập – xuất vào thẻ kho hàng ngày; kế toán mở sổ (thẻ) chi tiết song song để theo dõi cả số lượng lẫn giá trị. Cuối tháng, kế toán đối chiếu dữ liệu giữa thẻ kho (tại kho) và sổ chi tiết hàng hóa (tại phòng kế toán), sau đó lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn đối chiếu với kế toán tổng hợp.

Kết luận

Khóa luận của sinh viên Phan Duy Tùng (Lớp QT1801K, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng, năm 2020) thuộc ngành Kế toán – Kiểm toán, nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV — một doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ kinh doanh vật liệu xây dựng tại Quảng Ninh. Đề tài được triển khai theo cấu trúc ba chương: lý luận cơ bản, thực trạng tại đơn vị và đề xuất hoàn thiện, với số liệu minh họa cụ thể từ kỳ kế toán tháng 12 năm 2018. Toàn bộ nội dung được xây dựng trong khuôn khổ Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính — văn bản pháp lý quy định chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam.