Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh đã đƣợc thành lập sự điều hành và quản lý của Chủ tịch kiêm Giám đốc Công ty Ông LÊ ĐÌNH MẠNH, nhằm những nhu cầu ngày một lớn của các Doanh nghiệ. Với mong muốn đƣợc tiếp cận với những công việc thực tế để học thật và ra đời làm việc thật. Bản thân em và các bạn đã xin đến thực tập tại Công ty TNHH Tƣ vấn Quản lý và Đào tạo LÊ MẠNH để đƣợc sự hƣớng dẫn tận tình của Thầy LÊ ĐÌNH MẠNH và đƣợc tiếp xúc gần hơn với môi trƣờng làm việc thực tế. Qua đó đã giúp em đƣợc nâng cao hiểu biết về thực tế, tích góp đƣợc chút kinh nghiệm ít ỏi để vững bƣớc vào đời.
Bài khoá luận gồm 4 phần chính sau: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận chung về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Chƣơng 2: Giới thiệu về Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh và Công ty TNHH Thƣơng mại Chấn Phong Chƣơng 3: Thực trạng về cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH Thƣơng mại Chấn Phong Chƣơng 4: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho Công ty TNHH Thƣơng mại Chấn Phong” (Thực hiện công tác tƣ vấn của Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh) Sinh viên – 1001N 1 ). Em xin cảm ơn Thầy LÊ ĐÌNH MẠNH và các thành viên trong Công ty TNHH Tƣ vấn quản lý và đào tạo Lê Mạnh đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập. Mặc dù đã cố gắng song bài viết của em không tránh khỏi một vài thiếu sót mong Thầy, Cô xem xét và cho em ý kiến sửa chữa. Em xin chân thành cảm ơn! Hải phòng, ngày 22 tháng 03 năm 2010 Sinh viên Sinh viên – 1001N 2 ).
- : Là tập hợp của hai hay nhiều ngƣời cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt đƣợc những mục tiêu chung. - : Là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đƣợc chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, đƣợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu chung đã xác định. : Đây là phƣơng thức tổ chức đơn giản nhất. Trong tổ chức không hình thành nên các bộ phận.
Ngƣời lãnh đạo trực tiếp quản trị tất cả các thành viên của tổ chức. Ngƣời lao động đƣợc tuyển để thực hiện những nhiệm vụ cụ thể. Các tổ chức rất nhỏ nhƣ hộ kinh doanh cá thể, trang trại thƣờng có cấu trúc loại này. : Tổ chức theo chức năng là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá thể thực hiện các hoạt động mang tính tƣơng đồng (nhƣ marketing, nghiên cứu và phát triển, sản xuất, tài chính, quản trị nguồn nhân lực…), đƣợc hợp nhóm trong cùng Sinh viên – 1001N 4 ).
một đơn vị cơ cấu. Các ƣu điểm cụ thể của mô hình này là: (1) Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính lặp đi lặp lại hàng ngày, (2) phát huy đầy đủ hơn những ƣu thế của chuyên môn hoá ngành nghề, (3) giữ đƣợc sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu, (4) đơn giản hoá việc đào tạo, ( 5) chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tƣ cách nhân viên, và ( 6) tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất. Nhƣợc điểm của mô hình này là: (1) thƣờng dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chỉ tiêu và chiến lƣợc, (2) thiếu sự phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng, (3) chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở các cán bộ quản trị, (4) hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản trị chung, (5) đổ trách nhiệm về vẩn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất. Mô hình tổ chức theo chức năng tƣơng đối dễ hiểu và đƣợc hầu hết các tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trƣờng.
: Phƣơng thức hợp nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm, khách hàng, hoặc địa bàn hoạt động từ lâu đã đƣợc sử dụng để làm tăng khả năng thích nghi của các tổ chức với môi trƣờng. Ƣu điểm chính của các mô hình tổ chức bộ phận này là: (1) tập trung sự chú ý vào những sản phẩm, khách hàng hoặc lãnh thổ đặc biệt, (2) việc phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng vì mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn, (3) tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ cán bộ quản trị chung, (4) các đề xuất đổi mới công nghệ dễ đƣợc quan tâm, (5) có khả năng lớn hơn là khách hàng sẽ đƣợc tính tới khi đề ra quyết định, (6) sử dụng đƣợc lợi thế nguồn lực của các địa phƣơng khác nhau. Nhƣợc điểm tiềm ẩn của các mô hình: (1) sự tranh giành nguồn lực giữa các tuyến có thể dẫn đến phản hiệu quả, (2) có khó khăn trong việc thích ứng với các Sinh viên – 1001N 5 ). yếu tố tác động lên toàn tổ chức, (3) cần nhiều ngƣời có năng lực quản trị chung, (4) có xu thế làm cho việc thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập trung trở nên khó khăn, (5) làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm soát của cấp quản trị cao nhất.
Mô hình phân chia bộ phận theo khách hàng ở một công ty thương mại Tổng giám đốc Phó TGĐ tài Phó tổng giám đốc Phó TGĐ nhân sự chính kinh doanh Giám đốc phân phối sản Giám đốc nghiên cứu phẩm thị trƣờng Quản lý Quản lý Quản lý giao dịch bán buôn bán lẻ với cơ quan nhà nƣớc Sơ đồ 1.2 Mô hình tổ chức theo địa dư Tổng giám đốc P. TGĐ nhân sự P. TGĐ tài chính Giám đốc khu vực Giám đốc khu vực Giám đốc khu vực miền Bắc miền Trung miền Nam Sinh viên – 1001N 6 ). Mô hình ma trận là sự kết hợp của 2 hay nhiều mô hình tổ chức khác nhau.
Ví dụ mô hình tổ chức theo chức năng kết hợp vơi mô hình tổ chức theo sản phẩm ( sơ đồ 5. Ở đây, các cán bộ quản trị theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau. Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng 1 cấp lãnh đạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vự c mà họ phụ trách. Ƣu điểm của mô hình tổ chức ma trận: (1) định hƣớng các hoạt động theo kết quả cuối cùng, (2) tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu, (3) kết hợp đƣợc năng lực của nhiều cán bộ quản trị và chuyên gia, (4) tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi truờng.
Nhƣợc điểm : (1) hiện tƣợng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh, ( 2) quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể trùng lặp tạo ra các xung đột , (3) cơ cấu phức tạp và không bền vững. (4) có thế gây tốn kém Cách tổ chức ma trận mang lại triển vọng cao lớn cho nhiều tổ chức trong mọi điều kiện môi trƣờng thay đổi nhanh với nhiều yếu tố bất định. Điểm mấu chốt làm cho cơ cấu ma trận phát huy tác dụng là sự rõ ràng của mối quan hệ quyền hạn giữa các cán bộ quản trị và cơ chế phối hợp. Trong thực tế ngoài những mô hình kể trên, các bộ phận của cơ cấu còn có thể hình thành theo quá trình công nghệ, theo các dịch vụ hỗ trợ, theo nhóm … tuy nhiên cần nhấn mạnh rằng không có cách duy nhất để xây dựng tổ chức.
Ngƣợc lại, mô hình đƣợc lựa chon phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau trong mỗi hoàn cảnh nhất định. Các yếu tố này bao gồm các loại công việc phải làm, cách thức tiền hành công việc, những ngƣời tham gia thực hiện công việc, công nghệ đƣợc sử dụng, đối tƣợng phục vụ, phạm vi phục vụ , và các yếu tố bên trong cũng nhƣ bên ngoài khác.Ở bất kỳ mức độ nào việc lựa chọn một cách phân chia cụ thể cần đƣợc tiến hành sao cho có thể đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức một cách có hiệu quả. Để thực hiện điều đó phần lớn các tổ chức đều cần đến các hình thức phân chia bộ Sinh viên – 1001N 7 ). phận hỗn hợp, trong đó kết hợp hai hoặc nhiều mô hình tổ chức thuần tuý nói trên.
Thông thƣờng các tổ chức lấy một loại mô hình nào đó làm cơ sở và đƣa thêm vào đó các mô hình tổ chức khác nếu thấy cần thiết.4 Mô hình tổ chức hỗn hợp tại 1 công ty thương mại lớn Tiêu chí hình thành Tổng giám đốc các bộ phận Chức P.TGĐ tài năng nhân sự kinh doanh chính Giám đốc khu Giám đốc khu Giám đốc khu Địa dƣ vực miền bắc vực mìên trung vực miền nam Khách hàng/ Quản lý Quản lý Quản lý giao dịch với sản phẩm bán buôn bán lẻ cac cơ quan nhà nƣớc Ƣu điểm lớn nhất của mô hình hỗn hợp là sự kết hợp nhiều mô hình cho phép tổ chức lợi dụng đƣợc các ƣu thế của mô hình tổ chức chính đồng thời ít ra cũng giảm đƣợc ảnh hƣởng của các nhƣợc điểm của nó. Các ƣu điểm khác của mô hình này là giúp xử lý các tình huống hết sức phức tạp, có tác dụng tốt đối với các tổ chức lớn, và cho phép chuyên môn hoá 1 số cơ cấu tổ chức. Trong chừng mực nào đó, các nhƣợc điểm của mô hình tổ chức hỗn hợp chính là chiếc gƣơng phản chiếu những ƣu điểm. Đó là cơ cấu tổ chức có thể phức tạp có thể dẫn đến việc hình thành các bộ phận phân hệ quá nhỏ và có thể làm tăng thêm yếu điểm của loại mô hình hơn là ƣu đỉêm.
Tuy nhiên việc kết hợp đúng đắn các mô hình thuần tuý có thể giảm đƣợc các nhựoc điểm nói trên Sinh viên – 1001N 8 ). b) Trách nhiệm Trách nhiệm là nghĩa vụ đòi hỏi một cá nhân (tập thể) phải hoàn thành nhiệm vụ nào đó trƣớc cấp trên. Trách nhiệm có ý nghĩa bắt buộc với nơi nhận nhiệm vụ. Phạm vi trách nhiệm giới hạn ở nhiệm vụ phải hoàn thành: đối với nhân viên thì phải chịu trách nhiệm với công việc mà bản thân đƣợc giao; nhà quản trị phải chịu trách nhiệm về công việc của cấp dƣới bằng vấn đề nội dung báo cáo.