phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung chính của luận văn đƣợc kết cấu thành 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở ý luận và thực tiễn hoạt động truyền thông nội bộ của ngành viễn thông Việt Nam Chƣơng 2: Phân tích Thực trang công tác hoạt động truyền thông nội bộ của công ty thông tin di động Chƣơng 3: Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ của công ty thông tin di động VMS giai đoạn từ nay đến 2020 13 Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ CỦA NGÀNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 1. Truyền thông nội bộ 1. Khái niệm truyền thông nội bộ Truyền thông nội bộ đƣợc hiểu là việc sử dụng có kế hoạch các hành động ảnh hƣởng đến hiểu biết, thái độ và hành vi của nhân viên trong doanh nghiệp. Vấn đề tìm, giữ và duy trì các cán bộ, nhân viên giỏi, nhiệt tình và hết mình đóng góp cho sự nghiệp phát triển chung cho tổ chức của họ không phải là việc đơn giản.
Điều này đòi hỏi các nhà quản lý cần hiểu nhu cầu của công chúng và có những kỹ năng, sách lƣợc, chiến lƣợc quản lý. Hiểu về truyền thông nội bộ sẽ khiến công tác quản lý trở nên hiệu quả. Truyền thông nội bộ thực hiện chức năng quản lý nhằm tạo ra và gây dựng mối quan hệ có lợi và tốt đẹp giữa lãnh đạo của tổ chức, cơ quan với công chúng nội bộ để đi tới thành công chung của tổ chức, cơ quan đó. Công chúng nội bộ ở đây là tập thể cán bộ, nhân viên của tổ chức, công ty và họ đƣợc liên kết với nhau bằng các mối quan hệ chuyên môn và công việc.
Nhiệm vụ của truyền thông nội bộ quan hệ nội bộ và kiểm soát cộng đồng bên trong nhằm tạo ra sự quản lý hiệu quả nhất. Hiệu quả của một tổ chức hay công ty – đó là sự tập hợp, sự tin tƣởng, trách nhiệm giữa lãnh đạo và các nhân viên. Một công chức, một nhân viên phải quan tâm tới thành tựu của tổ chức, công ty, điều đó cũng có nghĩa là quan tâm tới kết quả lao động của chính mình. Truyền thông nội bộ được hiểu là công tác quản trị nhằm tạo dựng và phát triển mối quan hệ gắn bó và bền vững giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp.
Truyền thông nội bộ quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ 14 tốt giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, các công ty con trong tập đoàn, quan hệ giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên để toàn doanh nghiệp đều có chung một hướng nhìn, một ý chí phát triển. Ngoài ra, Jane Johnston và Clara Zawawi còn đƣa ra một khái niệm truyền thông nội bộ khác cô đọng hơn Truyền thông nội bộ là thiết lập và củng cố mối quan hệ với những thành viên trong tổ chức. Đặc điểm truyền thông nội bộ Truyền thông nội bộ có những đặc điểm khác biệt so với những hình thức truyền thông khác của doanh nghiệp hoặc truyền thông trong các tổ chức chính phủ. - Phạm vi truyền thông của truyền thông nội bộ: Chủ yếu trong nội bộ công ty, giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên - Công chúng truyền thông của truyền thông nội bộ: Là bộ phận công chúng rất đặc trƣng.
Trong một tổ chức, công chúng nội bộ là tất cả những ngƣời làm việc trong tổ chức đó, từ chủ tịch hội đồng quản trị đến nhân viên tập sự, từ cán bộ chính thức đến những cộng tác viên làm việc bán thời gian, nhân viên ký hợp đồng tạm thời, thậm chí cả tình nguyện viên. Nhƣ vậy, đối với ngƣời lãnh đạo, công chúng nội bộ chính là nhân viên của mình. Ngoài ra, truyền thông nội bộ còn có những đặc điểm sau: - Tính lan tỏa: Một thông điệp của ban lãnh đạo công ty đƣợc truyền tải qua nhiều hình thức truyền thông phong phú trong tổ chức, doanh nghiệp sẽ có tính lan tỏa rất lớn trong công chúng nội bộ. Nhân viên nghe, nhìn, thấu hiểu, lĩnh hội và tuyên truyền, lan tỏa sang các nhân viên khác tạo thành hiệu ứng lan tỏa.
15 Trong một số trƣờng hợp, tính lan tỏa của hoạt động PR nội bộ góp phần tạo nên dƣ luận – yếu tố quan trọng có ảnh hƣởng đến hoạt động PR nội bộ. - Tính gắn kết: Hoạt động truyền thông nội bộ tạo nên một môi trƣờng thuận lợi có khả năng kết nối, gắn bó các nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp trong các hoạt động tập thể chung. Từ đó tạo nên một môi trƣờng làm việc thân thiện, tạo tâm lý thoải mái khi làm việc, nâng cao hiệu quả công việc cũng nhƣ khuyến khích và cổ vũ nhân viên gắn bó lâu dài với tổ chức, doanh nghiệp. - Tính xuyên suốt, nhất quán: Thông điệp của ban lãnh đạo trong tổ chức, doanh nghiệp muốn truyền tải đến nhân viên trong nội bộ của họ phải có tính xuyên suốt và nhất quán.
Điều này góp phần làm nên văn hóa mỗi doanh nghiệp và vì thế nó ít biến động. Đặc tính này của truyền thông nội bộ sẽ là kim chỉ nam dẫn đƣờng cho các hoạt động truyền thông nội bộ phối kết hợp thống nhất với nhau để đạt hiệu quả cao hơn. - Tính liên tục: Hoạt động truyền thông nội bộ cần phải tiến hành liên tục, thƣờng xuyên, bám sát các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp để hiểu rõ và phổ biến cho nhân viên hiểu, tin và làm theo. Nếu hoạt động truyền thông nội bộ gián đoạn thì hiệu quả sẽ không cao và không huy động đƣợc sức mạnh của tập thể.
Vai trò truyền thông nội bộ 1.1 Xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp Xây dựng thƣơng hiệu nội bộ nhằm mục tiêu giúp nhân viên chia sẻ hệ thống tôn chỉ (tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị), cốt lõi thƣơng hiệu, những chuẩn mực về văn hóa và hành vi ứng xử phù hợp với cốt lõi và hình ảnh thƣơng hiệu, mọi ngƣời hiểu rõ các chính sách và thủ tục làm việc, thấu hiểu và biết 16 cách vận dụng cốt lõi thƣơng hiệu vào thực tiễn để đối thoại và phát triển hình ảnh thƣơng hiệu thành công, mọi ngƣời cùng hợp tác với cùng mục đích chung và hỗ trợ nhau làm việc hiệu quả.2 Kết nối chiến lược kinh doanh, thúc đẩy phát triển DN. Truyền thông nội bộ xuất sắc không chỉ nhắm đến việc thông báo hay truyền đạt đƣợc thông điệp mà còn nhắm đến mục tiêu cao hơn là kết nối chiến lƣợc kinh doanh với vai trò và hiệu quả của từng nhân viên. Doanh nghiệp truyền thông nội bộ sẽ tạo sự khác biệt, gia tăng năng suất và sử dụng hiệu quả nguồn lực tốt hơn. Cải thiện các hoạt động giao tiếp nội bộ sẽ giúp nhân viên tăng cƣờng hiểu biết, cam kết gắn bó chặt chẽ với nhau trên tinh thần hợp tác đồng đội và luôn nỗ lực để đạt đến tầm nhìn và sứ mệnh công ty thể hiện qua công việc hàng ngày.
Việc truyền thông nói chung hay truyền thông nội bộ nói riêng cần thể hiện tính tƣơng tác hai chiều. Mọi doanh nghiệp đều mong muốn lôi cuốn nhân viên tham gia tích cực, ngƣợc lại mọi nhân viên cần nhiều hơn là thông tin thuần túy, nghĩa là họ cần sự tƣơng tác và đối thoại hai chiều để có cơ hội phản biện và đóng góp ý kiến cho doanh nghiệp. Làm thỏa mãn và lôi cuốn nhân viên tham gia nên từ hai góc độ: giúp họ hiểu về doanh nghiệp, mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp thể hiện qua sự hiểu biết về vai trò hay ý nghĩa của cá nhân và đội nhóm đối với mục tiêu của doanh nghiệp (góc độ lý trí), gia tăng hài lòng của cá nhân và lòng say mê với tƣ cách là một thành viên tích cực (góc độ cảm xúc). Bƣớc kế tiếp là hƣớng dẫn nhân viên chuyển hóa cốt lõi thƣơng hiệu thành những mục tiêu và hành động cụ thể cho từng bộ phận chức năng và từng cá nhân – điều mà công ty quốc tế hay gọi là làm thế nào để đƣa thƣơng hiệu vào cuộc sống.
Việc thấu hiểu sâu sắc ý nghĩa và cách ứng dụng vào thực tiễn để giúp hỗ trợ nhân viên ra quyết định 17 một cách linh hoạt, phù hợp với mục đích và lời hứa thƣơng hiệu, hạn chế mâu thuẫn phát sinh trong công việc hàng ngày.3 Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp Truyền thông và giao tiếp chính là yếu tố nền tảng giúp xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, một môi trƣờng đƣợc xây dựng dựa trên hệ thống tôn chỉ, thƣơng hiệu, quy trình và môi trƣờng làm việc. Truyền thông nếu kém hiệu quả tất yếu dẫn đến tình trạng doanh nghiệp không có bản sắc và văn hóa vững vàng, làm giảm tác động lôi cuốn và tập hợp nhân viên gắn bó trung thành với doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ tốt góp phần tạo ra niềm cảm hứng, lôi cuốn và gắn kết nối lâu dài nhân viên với doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo từ cấp lãnh đạo cao nhất đến nhân viên cấp thấp nhất đều truyền thông nhất quán chiến lƣợc và hình ảnh thƣơng hiệu. Truyền thông thƣơng hiệu nhất quán giúp gia tăng trải nghiệm tích cực cho thƣơng hiệu tại mọi điểm tiếp xúc với khách hàng, từ đó cải tiến hiệu quả của doanh nghiệp và dẫn dắt thành công cho kinh doanh.
Văn hóa doanh nghiệp là sự kết tinh của những giá trị tinh thần đƣợc hình thành trong quá trình lao động sáng tạo của toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp. Nó giống nhƣ một sợi dây xích với mỗi mắt xích là một bộ phận, cá nhân trong công ty. Nếu mỗi mắt xích đó không có sự liên kết và thông suốt thì sợi dây đó có thể đứt bất cứ lúc nào. Ví dụ trong một doanh nghiệp, có những nhân viên bất bình về công việc họ đang làm mà không nhận đƣợc một lời giải thích nào từ cấp trên rất dễ gây ra sự bất mãn, mất đoàn kết trong nội bộ cơ quan.
Chƣa kể đến việc nếu thông tin này bị lọt ra ngoài sẽ làm xấu hình ảnh của doanh nghiệp. Những yếu tố cơ bản để giữ nhân viên trong một tổ chức đó là môi trƣờng làm việc, cơ hội thăng tiến, đồng lƣơng và thu nhập. Tuy nhiên, giữ chân thôi không đủ mà điều quan trọng là nhân viên cần phải thấy phấn khởi 18 và tự hào về tổ chức mà họ làm việc.