i REMERCIEMENTS Pour pouvoir terminer ce mémoire de fin d’études, j’exprime d’abord ma profonde gratitude aux enseignantes et aux enseignants du Département d’éducation internationale - Université de Commerce. Surtout, je voudrais remercier extrêmement Maître. BUI Thi Quynh Trang du Département d’éducation internationale et Maître. DAO Thi Phuong Mai, Département d’administration des affaires, qui m’ont guidé afin de mener à bien ce mémoire de fin d'études.
Les connaissances acquises lors du processus d’apprentissage pendant les cours sont non seulement le fondement du processus de recherche du mémoire de fin d’études, mais aussi un équipement précieux pour que je puisse entrer dans la vie active avec force et confiance. Dans le même temps, je tiens à exprimer mes sincères remerciements à la Direction ainsi qu’aux fonctionnaires et employés de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia pour avoir créé des conditions favorables pour que je puisse faire mon stage et gagner des expériences réelles. Enfin, je vous souhaite beaucoup de santé et de réussite dans votre carrière. Je souhaite aussi à votre entreprise d’acquérir de plus en plus de succès, que tout le personnel soit toujours en bonne santé et ait des réussites.
Je vous remercie sincèrement! Hanoi, le 12 avril 2019 Étudiante Dinh Nu Hoang Linh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ii TABLE DES MATIÈRES REMERCIEMENTS.i TABLE DES MATIÈRES.ii LISTE DE TABLEAUX.v LISTE DE FIGURES.v LISTE DES ABRÉVIATIONS. Urgence du sujet. Vue générale sur la recherche. Objectifs de recherche.
Sujets et portée de la recherche. Méthodologie de recherche. Structure du sujet.4 CHAPITRE 1 : CADRE THÉORIQUE DE LA RECHERCHE SUR LA GESTION, LE TRAITEMENT ET L’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS. Sujet de recherche.
Contenu théorique de la gestion, du traitement et de l’archivage des documents. Gestion et traitement des documents de sortie. Éléments qui influencent la gestion, le traitement des documents et les archives.27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com iii CHAPITRE 2: ANALYSE ET ÉVALUATION DE L’ÉTAT DES LIEUX DE LA GESTION DU TRAVAIL, DU TRAITEMENT ET DU STOCKAGE DE DOCUMENTS À LA SOCIÉTÉ PAR ACTIONS DE CONSTRUCTION ET DE TRANSPORT HOANG GIA. Aperçu général de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia.
Le processus de formation et de développement. Fonctions et tâches. Secteurs d'activité de la société:. Analyse des résultats de l'entreprise.
Analyse du statut de l'organisation et de la gestion des archives de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia. Gestion et traitement des documents d’entrée. Gestion et traitement des documents de sortie.3 Stockage de documents. Évaluation générale de la gestion et du stockage de document de la société par actions Hoang Gia:.
Points faibles et causes.45 CHAPITRE 3: PROPOSITION DES MESURES POUR AMÉLIORER L'ORGANISATION DE GESTION, DU TRAITEMENT ET DE L’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS.1 Direction opérationnelle de la société dans l’avenir.1 Objectifs en 2019 de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia.2 Objectifs de développement à l'an 2025 de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia. Point de vue pour résoudre l’état d'achèvement de l'organisation de gestion, traiter des textes et archiver des documents de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia. Mesures d’améliorer l'organisation de la gestion, du traitement et de LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com iv l’archivage des documents à la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia.1 Quelques mesures d’améliorer le travail de l'organisation de gestion, traiter des documents et archiver des documents à la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia.2 Achèvement de l’organisation de la gestion, du traitement et de l’archivage des documents stratégiques. Autres propositions pour améliorer l’organisation de la gestion, du traitement et de l’archivage des documents stratégiques.51 RÉFÉRENCES LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com v LISTE DE TABLEAUX Tableau 1.1: Table d’importation des documents pour les archives.2: Table des matières.3: Table statistique des dossiers.4: Statistiques sur les fonds.
Secteurs d'activité de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia. Structure organisationnelle de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia. Résultats de la société par actions Hoang Gia de 2016 à 2018. Processus de réception des documents d’entrée à la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia .4: Processus de gestion des documents à la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia .39 LISTE DE FIGURES Image 1.8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com vi LISTE DES ABRÉVIATIONS Abréviations Sens TNHH Responsabilité limitée NXB Maison d’édition GS.TS Professeur, docteur TS Docteur SWOT Outil d’analyse des points forts, des points faibles, des opportunités et des défis de l’entreprise Công ty CP XD GT Société par actions de Construction de transport LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.
Urgence du sujet Dans de nombreux domaines, la quantité d'informations est transmise principalement sous forme de texte. On peut dire que le texte est le moyen le plus efficace de stocker et de communiquer des informations. Actuellement, de nombreuses entreprises utilisent ce support pour gérer et administrer les activités administratives du bureau. Le travail d’archivage est devenu l’une des exigences urgentes.
C’est un moyen non seulement d’enregistrer et de communiquer des informations de la Direction, mais également lié à de nombreux fonctionnaires et départements de l’entreprise. Un bon archivage garantira une fourniture adéquate, précise et opportune des décisions de gestion. Sur cette base, la Direction l’utilisera pour gérer toutes les activités de la société de manière légale, rationnelle, rapide et efficace, afin de garantir que celle-ci exécute les tâches de gestion et d'administration conformément aux fonctions et tâches assignées. D'après les arguments ci-dessus, le travail d'archivage est indispensable à l'organisation et au fonctionnement de toute entreprise.
La Société par actions de construction et de transport Hoang Gia est une petite et moyenne entreprise. Au cours de son exploitation annuelle, la société a publié un nombre relativement important de documents permettant de gérer et d'exploiter toutes les activités. Dans le même temps, la société a également reçu une grande quantité de documents venant d’autres établissements. Il s'agit d'un volume très important de documents qui doivent être organisés de manière scientifique et bien préservée pour une exploitation et une utilisation ultérieures.
Avec une telle portée scientifique et pratique, j'ai reconnu l'importance de l'organisation, le traitement et l’archivage des documents dans les entreprises. C'est également un problème chez la société Hoang Gia que j’ai remarqué pendant mon stage là-bas. J’ai donc entrepris une recherche et choisi le sujet de mon mémoire: "Perfectionner l’organisation le traitement et l’archivage des documents de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia" 2. Vue générale sur la recherche Au cours du processus de recherche, j'ai remarqué que le sujet " Perfectionner l’organisation le traitement et l’archivage des documents de la Société par actions de LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 2 construction et de transport Hoang Gia" est un bon sujet mais peu de recherches ont été faites.
Par conséquent, avec les résultats obtenus dans le processus de recherche de l'entreprise, j'espère exposer clairement la situation en suspens et proposer des solutions efficaces pour améliorer le système administratif de la société. Quelques références: Manuel sur la gestion administrative de Docteuse Vuong Thi Kim Thanh, maison d'édition de Statistiques, 2009 Le livre "Gestion administrative" est un ouvrage qui résume les connaissances et l’expérience, met à jour les nouvelles réglementations et aide les lecteurs à comprendre les difficultés de l’administration de bureau. Le contenu du livre se compose de 4 parties principales étroitement liées. Dans chaque section, de nombreux chapitres fournissent des connaissances et des compétences professionnelles aux employés administratifs, les aidant ainsi à mener à bien leurs tâches et fonctions.
Ce manuel se composent de trois parties, soit un total de neuf chapitres. Partie 1: Introduction à la rédaction des documents. Cette section comprend quatre chapitres qui nous aident à comprendre les connaissances de base telles que: le concept de texte, le contenu et la forme du texte, le style et la langue du texte, le processus de rédaction et de publication des documents. Partie 2: Classification des documents: - Documents administratifs individuels: décision (particulier), directive (particulier) - Documents administratifs communs tels que: correspondance officielle, annonce, rapport, procès-verbal, reportage, contrat, types de document, types de fiche.
- Documents juridiques tels que: Principes de rédaction de la loi et de l'ordonnance de l'Assemblée nationale, exemples de décisions, directives du Premier ministre, formes de présentation de la circulaire et de la circulaire commune du ministre. Partie 3: Gestion des documents. Cette section comprend deux chapitres, qui nous aident à organiser, résoudre et gérer des documents, à savoir documenter le travail et à archiver. Objectifs de recherche L’étude de ce sujet vise à deux objectifs principaux: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 3 Premièrement: examiner la situation d’organisation et analyser l’état de la planification, de la gestion, du règlement des documents et de l’archivage des documents de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia.
Deuxièmement: sur la base de cette situation, proposer des solutions pour améliorer l'efficacité de l'organisation de la gestion, du traitement et du stockage des documents à la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia. Sujets et portée de la recherche Sujet de la recherche: Organisation de la gestion, du traitement et de l’archivage des documents de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia. Portée de la recherche: - Espace: recherche sur l'organisation de la gestion, du traitement et du stockage des documents à la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia. - Temps: les données sont collectées pour l'analyse des problèmes liés à l'organisation de la gestion, du traitement et du stockage des documents pendant 3 ans (de 2016 à 2018) et en même temps déclarer l'orientation de développement de l'entreprise dans l’avenir.
- Contenu recherche sur l'organisation de la gestion, du traitement et du stockage des documents à la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia. Méthodologie de recherche La méthodologie de recherche décrit la méthode, l'objectif et le contenu de la collecte d'informations. Dans ce mémoire, j’utilise des méthodes de collecte de données et d’analyse de données pour mieux comprendre la situation de l’organisation de la gestion, du traitement et du stockage de documents à la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia. Méthodes de collecte de données secondaires En théorie, j'ai rassemblé des informations et des recherches liées au sujet de recherche à la bibliothèque de l'Université de Commerce.
Je les ai également trouvés dans des livres écrits par des enseignants ou sur Internet. Pour les données de l'entreprise, j'ai tiré du rapport sur les résultats des entreprises en 2016, 2017, 2018. Pour l’histoire de la création et du développement de l’entreprise, les données de l'entreprise sur les journaux, magazines. j'ai utilisé les LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4 documents conservés par l'entreprise avec l'aide du personnel de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia.
J’ai lu aussi les différents documents internes de l'entreprise sur ses activités. Méthodes de collecte de données primaire Pour trouver les principales données, j'ai réalisé des entretiens avec des membres de la société tels que: M. Hoang Nghia Chau - Président du conseil d'administration M. Hoang Nghia Canh - Directeur général de la société M.
Dinh Hoang Duy - Chef du Département de l’administration et des ressources humaines, chargé des questions d’organisation administrative de la société.