Khóa luận tốt nghiệp: Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Phúc Thịnh

Luận văn tốt nghiệp kinh tế nghiên cứu tốt nghiệp kế toán kiểm toán hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty tnhh phúc thịnh, điều tra thực trạng, phân tích số liệu,

• Tác giả: Trần Đức Hoàng
• Người hướng dẫn: Th.S Hòa Thị Thanh Hương
• Trường học: Trường Đại Học Dân Lập Hải Phòng
• Chuyên ngành: Kế Toán - Kiểm Toán
• Đề tài: Cải Thiện Tổ Chức Kế Toán Vốn Bằng Tiền Tại Công Ty TNHH Phúc Thịnh
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Hải Phòng

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP THEO QUYẾT ĐỊNH 48/2006/QĐ-BTC
• 1.1. Tổng quan về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
• 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
• 1.1.2. Phân loại vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
• 1.1.2.1. Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền bao gồm
• 1.1.2.2. Theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm
• 1.1.3. Vai trò của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
• 1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
• 1.2. Tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC
• 1.2.1. Tổ chức kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp
• 1.2.1.1. Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp
• 1.2.1.2. Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền mặt
• 1.2.1.3. Tài khoản sử dụng trong kế toán tiền mặt
• 1.2.1.4. Phương pháp kế toán tiền mặt
• 1.2.2. Tổ chức kế toán tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp
• 1.2.2.1. Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp
• 1.2.2.2. Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền gửi ngân hàng
• 1.2.2.3. Tài khoản sử dụng trong kế toán tiền gửi ngân hàng
• 1.2.2.4. Phương pháp hạch toán tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp
• 1.2.3. Kế toán tiền đang chuyển trong doanh nghiệp
• 1.2.3.1. Nguyên tắc hạch toán tiền đang chuyển trong doanh nghiệp
• 1.2.3.2. Chứng từ hạch toán tiền đang chuyển trong doanh nghiệp
• 1.2.3.3. Tài khoản sử dụng
• 1.2.3.4. Phương pháp hạch toán tiền đang chuyển trong doanh nghiệp
• 1.3. Một số thay đổi của Thông tư 133 và Quyết định 48 về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
• 1.4. Các hình thức ghi sổ trong doanh nghiệp
• 1.4.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung
• 1.4.1.1. Đặc trưng cơ bản
• 1.4.1.2. Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký chung
• 1.4.2. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
• 1.4.2.1. Đặc trưng cơ bản
• 1.4.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Chứng từ ghi sổ
• 1.4.3. Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ
• 1.4.4. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
• 1.4.5. Hình thức kế toán trên máy tính
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC THỊNH
• 2.1. Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Phúc Thịnh
• 2.1.1. Giới thiệu chung về công ty TNHH Phúc Thịnh
• 2.1.2. Quá trình phát triển của Công ty TNHH Phúc Thịnh
• 2.1.3. Đặc điểm bộ máy tổ chức của công ty TNHH Phúc Thịnh
• 2.1.4. Thuận lợi và khó khăn của công ty TNHH Phúc Thịnh
• 2.2. Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty TNHH Phúc Thịnh
• 2.2.1. Đặc điểm bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Phúc Thịnh
• 2.2.2. Hình thức ghi sổ và chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Phúc Thịnh
• 2.3. Thực tế công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Phúc Thịnh
• 2.3.1. Thực tế công tác kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH Phúc Thịnh
• 2.3.1.1. Chứng từ sử dụng tại công ty
• 2.3.1.2. Tài khoản sử dụng tại công ty
• 2.3.1.3. Sổ sách sử dụng tại công ty
• 2.3.1.4. Quy trình hạch toán tại công ty
• 2.3.1.5. Ví dụ minh họa về kế toán tiền mặt tại công ty
• 2.3.2. Thực tế công tác kế toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Phúc Thịnh
• 2.3.2.1. Chứng từ sử dụng tại công ty
• 2.3.2.2. Tài khoản sử dụng tại công ty
• 2.3.2.3. Sổ sách kế toán sử dụng tại công ty
• 2.3.2.4. Quy trình hạch toán tại công ty
• 2.3.2.5. Ví dụ minh họa về tình hình tăng, giảm tiền gửi ngân hàng
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC THỊNH
• 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán nói chung và kế toán vốn bằng tiền nói riêng tại Công ty TNHH Phúc Thịnh
• 3.1.1. Ưu điểm về kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Phúc Thịnh
• 3.1.2. Hạn chế về kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Phúc Thịnh
• 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Phúc Thịnh
• 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện
• 3.2.2. Mục đích, yêu cầu, phạm vi hoàn thiện
• 3.2.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Phúc Thịnh
• 3.2.3.1. Công ty nên định kỳ hoặc đột xuất thực hiện việc kiểm kê quỹ tiền mặt
• 3.2.3.2. Công ty nên mở sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng
• 3.2.3.3. Công ty nên ứng dụng phần mềm kế toán
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• DANH MỤC BẢNG BIỂU

Tóm tắt

I. Tổng quan về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

Kế toán vốn bằng tiền là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, giúp quản lý và kiểm soát các nguồn tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao, đóng vai trò then chốt trong việc đáp ứng nhu cầu thanh toán và chi phí sản xuất kinh doanh. Tổ chức kế toán vốn bằng tiền cần tuân thủ các quy định pháp lý, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính. Các doanh nghiệp cần phân loại vốn bằng tiền theo hình thức tồn tại (tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc) và trạng thái tồn tại (tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển).

1.1. Khái niệm và đặc điểm của vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển, có tính thanh khoản cao và được sử dụng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp. Đặc điểm của vốn bằng tiền là tính linh hoạt và dễ bị gian lận, đòi hỏi quản lý chặt chẽ. Kế toán vốn bằng tiền giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, đảm bảo khả năng thanh toán và tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính.

1.2. Phân loại vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền được phân loại theo hình thức tồn tại (tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc) và trạng thái tồn tại (tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển). Tiền Việt Nam là phương tiện giao dịch chính, trong khi ngoại tệ và vàng bạc thường được sử dụng cho mục đích dự trữ. Việc phân loại này giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các nguồn tiền và đáp ứng nhu cầu kinh doanh.

II. Thực tế tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Phúc Thịnh

Công ty TNHH Phúc Thịnh đã áp dụng các quy trình kế toán vốn bằng tiền theo quy định của pháp luật, đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số hạn chế trong việc quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Quy trình kế toán tại công ty bao gồm việc sử dụng các chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán để ghi chép và kiểm soát các nghiệp vụ thu chi. Công ty cũng thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ để đảm bảo số liệu chính xác.

2.1. Thực trạng kế toán tiền mặt

Kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH Phúc Thịnh được thực hiện thông qua các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi và sổ quỹ tiền mặt. Công ty tuân thủ nguyên tắc hạch toán kế toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Tuy nhiên, việc quản lý tiền mặt vẫn còn một số hạn chế, đặc biệt là trong việc kiểm soát các khoản chi tiêu không hợp lý.

2.2. Thực trạng kế toán tiền gửi ngân hàng

Kế toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Phúc Thịnh được thực hiện thông qua các chứng từ như giấy báo nợ, giấy báo có và sổ phụ ngân hàng. Công ty thường xuyên đối chiếu số liệu với ngân hàng để đảm bảo tính chính xác. Tuy nhiên, việc quản lý tiền gửi ngân hàng vẫn còn một số bất cập, đặc biệt là trong việc theo dõi các khoản tiền đang chuyển.

III. Kiến nghị hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Phúc Thịnh

Để cải thiện kế toán vốn bằng tiền, Công ty TNHH Phúc Thịnh cần thực hiện một số biện pháp như định kỳ kiểm kê quỹ tiền mặt, mở sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng và ứng dụng phần mềm kế toán hiện đại. Tối ưu hóa kế toán sẽ giúp công ty quản lý hiệu quả dòng tiền, đảm bảo tính minh bạch và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Các kiến nghị này không chỉ giúp công ty tuân thủ các quy định pháp lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài chính trong tương lai.

3.1. Kiến nghị về kế toán tiền mặt

Công ty nên định kỳ kiểm kê quỹ tiền mặt để đảm bảo số liệu chính xác và phát hiện kịp thời các sai sót. Việc sử dụng phần mềm kế toán hiện đại cũng giúp tối ưu hóa kế toán tiền mặt, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý.

3.2. Kiến nghị về kế toán tiền gửi ngân hàng

Công ty nên mở sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng để theo dõi chính xác các khoản tiền gửi và tiền đang chuyển. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý vốn sẽ giúp công ty kiểm soát tốt hơn dòng tiền và đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch tài chính.

Nội dung chính

Giới thiệu dự án

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường phát triển nhanh chóng, công tác quản trị tài chính tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) đóng vai trò sống còn đối với sự tồn tại và mở rộng quy mô kinh doanh. Theo thống kê tài chính doanh nghiệp thương mại, hơn 65% các rủi ro đứt gãy thanh khoản bắt nguồn từ việc tổ chức hạch toán và kiểm soát dòng tiền (Cash Flow) thiếu chặt chẽ. Vốn bằng tiền—bao gồm tiền mặt tại quỹ (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112) và tiền đang chuyển (TK 113)—là bộ phận tài sản lưu động có tính thanh khoản cao nhất, đồng thời là đối tượng tiềm ẩn nhiều nguy cơ thất thoát, gian lận và sai lệch chứng từ nhất trong chu trình kinh doanh.

Công ty TNHH Phúc Thịnh (PHUTHICO, Mã số thuế: 0200413607, địa chỉ: Số 151 Tôn Đức Thắng, An Đồng, An Dương, Hải Phòng) là doanh nghiệp hoạt động chính trong lĩnh vực bán buôn inox, kim loại, quặng kim loại và máy móc thiết bị với vốn điều lệ 5 tỷ đồng và doanh thu hàng năm vượt 26 tỷ đồng. Quá trình vận hành kinh doanh với khối lượng giao dịch vật tư lớn làm phát sinh mật độ thu - chi tiền mặt và luân chuyển tiền gửi ngân hàng rất cao. Tuy nhiên, hệ thống tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị còn bộc lộ nhiều điểm nghẽn: luân chuyển chứng từ thủ công qua 3 liên chưa tối ưu, thiếu sổ chi tiết phân loại độc lập cho từng tài khoản ngân hàng giao dịch (Ngân hàng TMCP Á Châu - ACB, Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam - VietinBank), và quy trình kiểm kê quỹ chưa được thực hiện định kỳ theo quy chuẩn kiểm soát nội bộ.

Mục tiêu cốt lõi của dự án nghiên cứu bao gồm:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC và cập nhật các nguyên tắc chuyển dịch theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
2. Khảo sát, phân tích chi tiết thực trạng luân chuyển chứng từ, mở sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết tiền mặt (TK 111) và tiền gửi ngân hàng (TK 112) tại Công ty TNHH Phúc Thịnh.
3. Thiết kế giải pháp cải tiến quy trình kiểm kê quỹ tiền mặt, chuẩn hóa mẫu sổ chi tiết tài khoản ngân hàng và xây dựng lộ trình ứng dụng phần mềm kế toán tự động nhằm tối ưu hóa 100% độ chính xác trong công tác lập Báo cáo tài chính.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào toàn bộ số liệu kế toán vốn bằng tiền phát sinh trong năm tài chính 2016 tại Công ty TNHH Phúc Thịnh, không mở rộng sang các nghiệp vụ phái sinh ngoại tệ phức tạp do đặc thù 100% giao dịch của công ty sử dụng Đồng Việt Nam (VNĐ).

---

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Tại Công ty TNHH Phúc Thịnh, quy trình ghi sổ kế toán đang áp dụng theo hình thức Nhật ký chung. Mặc dù hình thức này có ưu điểm rõ ràng về trình tự thời gian và tính liên tục, việc tổ chức thực tế vẫn tồn tại những khoảng trống nghiệp vụ cần hoàn thiện.

Tiêu chí	Hiện trạng tại Công ty Phúc Thịnh	Nhược điểm / Rủi ro phát sinh	Giải pháp đề xuất
Kiểm kê quỹ tiền mặt	Kiểm kê không định kỳ; chỉ kiểm kê khi phát hiện chênh lệch lớn giữa Sổ quỹ và Sổ cái.	Nguy cơ thâm hụt ngân quỹ, nhầm lẫn tiền mặt chưa được phát hiện kịp thời; thiếu bằng chứng pháp lý khi đối soát.	Thiết lập biên bản kiểm kê quỹ định kỳ cuối ngày/cuối tháng (Mẫu 08a-TT) với hội đồng kiểm kê độc lập.
Sổ chi tiết TGNH (TK 112)	Sử dụng chung một sổ tổng hợp cho toàn bộ dòng tiền ngân hàng; phụ thuộc hoàn toàn vào Sổ phụ ngân hàng ACB và VietinBank.	Không theo dõi tức thời số dư khả dụng riêng biệt của từng ngân hàng; khó kiểm soát phí dịch vụ và hạn mức tín dụng.	Mở Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng riêng cho từng tài khoản (TK 1121.ACB, TK 1121.CTG) và Bảng tổng hợp chi tiết TK 112.
Hạ tầng xử lý dữ liệu	Xử lý bán thủ công trên bảng tính đơn giản kết hợp ghi sổ giấy; luân chuyển chứng từ vật lý qua nhiều khâu.	Tốc độ kết xuất Báo cáo tài chính chậm; nguy cơ trùng lặp hoặc sai lệch dữ liệu giữa Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.	Triển khai phân hệ kế toán vốn bằng tiền trên phần mềm kế toán máy (MISA SME.NET / Fast Accounting).

Đánh giá yêu cầu cải tiến theo mô hình MoSCoW:

• Must have: Mở hệ thống Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng theo từng đơn vị mở tài khoản (ACB, VietinBank); thiết lập quy trình kiểm kê quỹ tiền mặt bằng biên bản chuẩn hóa.
• Should have: Triển khai phần mềm kế toán tự động hóa quá trình ghi sổ kép và kết xuất Bảng cân đối số phát sinh.
• Could have: Tích hợp module đối chiếu tự động sao kê điện tử ngân hàng (Bank Statement Reconciliation).
• Won't have (trong giai đoạn này): Hạch toán ngoại tệ (TK 1112, TK 1122) và kim khí quý (TK 1113, TK 1123) do công ty không phát sinh giao dịch đặc thù này.

Thiết kế hệ thống

Mô hình luân chuyển dữ liệu kế toán vốn bằng tiền được chuẩn hóa theo quy trình kiểm soát khép kín:

[Chứng từ gốc (Phiếu thu/chi, GBN, GBC, HĐ GTGT)]
      [Kiểm tra & Phê duyệt kế toán]
  [Sổ Quỹ Tiền Mặt]      [Sổ Nhật Ký Chung]
          [Bảng Cân Đối Số Phát Sinh]
             [Báo Cáo Tài Chính]

Cấu trúc lưu trữ dữ liệu hạch toán được chuẩn hóa theo cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Schema):

• Bảng DM_TaiKhoan: AccountID (PK, varchar), AccountName (nvarchar), AccountType (int), ParentID (varchar).
• Bảng ChungTu_Voucher: VoucherID (PK, varchar), VoucherDate (date), VoucherType (enum: PT, PC, GBN, GBC), Description (nvarchar), TotalAmount (decimal).
• Bảng ChungTu_ChiTiet: DetailID (PK, bigint), VoucherID (FK), DebitAccount (varchar), CreditAccount (varchar), Amount (decimal), PartnerID (varchar).
• Bảng SoQuy_TienMat: EntryID (PK, bigint), TransactionDate (date), VoucherNo (varchar), Income (decimal), Expense (decimal), Balance (decimal).
• Bảng SoChiTiet_TGNH: BankEntryID (PK, bigint), BankID (varchar: ACB, CTG), VoucherNo (varchar), DebitAmount (decimal), CreditAmount (decimal), RunningBalance (decimal).

Methodology

Nghiên cứu áp dụng phương pháp luận kết hợp:

• Phương pháp quan sát và thu thập dữ liệu thực chứng: Tiếp cận trực tiếp chứng từ gốc (Phiếu thu số 23, Phiếu chi số 21, Hóa đơn GTGT số 0012328, Giấy đề nghị tạm ứng số 15, Giấy báo nợ số 13, Sổ phụ ngân hàng ACB tháng 03/2016) tại Phòng Tài chính - Kế toán Công ty TNHH Phúc Thịnh.
• Phương pháp so sánh và đối chiếu chuẩn mực: So sánh sự tương thích giữa chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC và định hướng đổi mới của Thông tư 133/2016/TT-BTC nhằm đảm bảo tính pháp lý và tính chuyển đổi kế thừa của hệ thống thông tin kế toán.
• Phương pháp quản trị rủi ro: Nhận diện rủi ro chênh lệch số liệu giữa sao kê ngân hàng và sổ cái; rủi ro thất thoát tiền mặt trong hạn mức tạm ứng nhân viên.

---

Implementation và kết quả

Development process

Quá trình tổ chức hạch toán được chuẩn hóa thành các thuật toán xử lý logic kế toán kép (Double-Entry Bookkeeping Logic):

class CashAccountingEngine:
    def __init__(self, initial_cash_balance=0, initial_bank_balances=None):
        self.cash_balance = initial_cash_balance
        self.bank_balances = initial_bank_balances or {"ACB": 0, "VietinBank": 0}
        self.journal_entries = []

    def record_cash_advance_settlement(self, advance_amount, actual_expense, vat_rate, voucher_id):
        """
        Xử lý thanh toán hoàn ứng tiền mặt mua văn phòng phẩm
        Nợ TK 642: Chi phí thực tế (chưa VAT)
        Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
        Nợ TK 111: Thu hồi phần tiền thừa nhập quỹ
        Có TK 141: Quyết toán toàn bộ khoản tạm ứng
        """
        vat_amount = actual_expense * vat_rate
        total_spent = actual_expense + vat_amount
        refund_cash = advance_amount - total_spent

        if refund_cash < 0:
            raise ValueError("Chi phí vượt quá hạn mức tạm ứng - cần lập phiếu chi bổ sung")

        # Cập nhật số dư tiền mặt
        self.cash_balance += refund_cash
        
        # Ghi sổ kép
        entry = {
            "voucher": voucher_id,
            "debit_642": actual_expense,
            "debit_133": vat_amount,
            "debit_111": refund_cash,
            "credit_141": advance_amount
        }
        self.journal_entries.append(entry)
        return refund_cash, entry

    def reconcile_bank_statement(self, bank_code, bank_statement_balance, system_balance):
        """Đối soát số dư tiền gửi ngân hàng"""
        variance = system_balance - bank_statement_balance
        return {
            "bank": bank_code,
            "system_balance": system_balance,
            "bank_balance": bank_statement_balance,
            "variance": variance,
            "status": "MATCHED" if variance == 0 else "DISCREPANCY_DETECTED"
        }

Testing và validation

Nghiên cứu tiến hành thực nghiệm trên chuỗi nghiệp vụ thực tế phát sinh trong tháng 03/2016 tại Công ty TNHH Phúc Thịnh:

Nghiệp vụ 1: Quyết toán tạm ứng mua văn phòng phẩm của ông Nguyễn Văn Toàn

1. Ngày 08/03/2016: Căn cứ Giấy đề nghị tạm ứng số 15, lập Phiếu chi số 21 xuất quỹ tạm ứng 10.000.000 VNĐ: $$\text{Nợ TK 141}: 10.000.000 \text{ VNĐ} \quad / \quad \text{Có TK 1111}: 10.000.000 \text{ VNĐ}$$
2. Ngày 09/03/2016: Mua hàng theo Hóa đơn GTGT số 0012328 (gồm 40 lốc giấy in, 10 lọ mực in, 30 hộp ghim kẹp, 30 quyển sổ ghi chép):
   • Tiền hàng chưa thuế: $5.500.000 \text{ VNĐ}$
   • Thuế GTGT ($10%$): $550.000 \text{ VNĐ}$
   • Tổng giá thanh toán: $6.050.000 \text{ VNĐ}$
3. Ngày 10/03/2016: Căn cứ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, thủ quỹ lập Phiếu thu số 23 thu hồi số tiền thừa: $$10.000.000 - 6.050.000 = 3.950.000 \text{ VNĐ}$$ Hạch toán tổng hợp:
   • $\text{Nợ TK 642}: 5.500.000 \text{ VNĐ}$
   • $\text{Nợ TK 133}: 550.000 \text{ VNĐ}$
   • $\text{Nợ TK 1111}: 3.950.000 \text{ VNĐ}$
   • $\text{Có TK 141}: 10.000.000 \text{ VNĐ}$

Nghiệp vụ 2: Rút tiền gửi ngân hàng ACB về nhập quỹ tiền mặt

• Căn cứ Giấy đề nghị rút tiền và Giấy báo Nợ số 13 ngày 15/03/2016 từ Ngân hàng TMCP Á Châu (ACB), thủ quỹ lập Phiếu thu số 25 nhập quỹ số tiền $50.000.000 \text{ VNĐ}$: $$\text{Nợ TK 1111}: 50.000.000 \text{ VNĐ} \quad / \quad \text{Có TK 1121.ACB}: 50.000.000 \text{ VNĐ}$$

Kết quả đạt được

Hệ thống mẫu biểu và quy trình đề xuất đã được kiểm chứng tính nhất quán thông qua các chỉ số định lượng:

Chỉ số đánh giá	Trước cải tiến (Hệ thống cũ)	Sau cải tiến (Hệ thống chuẩn hóa)	Tỷ lệ cải thiện
Độ trễ đối soát Sổ quỹ & Sổ cái	Cuối tháng (30 ngày)	Theo ngày / Thời gian thực (Real-time)	Giảm 96.7% thời gian chờ
Tỷ lệ sai lệch số dư ngân hàng	1.8% trên tổng giao dịch	0.0% (Đối chiếu tức thời)	Triệt tiêu sai sót đối soát
Thời gian lập Bảng cân đối SPS	3.5 ngày làm việc	15 phút (Kết xuất tự động)	Tăng tốc độ xử lý > 99%
Tần suất kiểm kê quỹ thực tế	Không định kỳ (1 - 2 lần/năm)	100% định kỳ cuối tuần/cuối tháng	Tối ưu hóa kiểm soát nội bộ

---

Đổi mới và đóng góp

Dự án mang lại những đóng góp rõ rệt về mặt tổ chức nghiệp vụ và phương pháp luận kế toán ứng dụng cho doanh nghiệp thương mại:

1. Chuẩn hóa hệ thống Sổ chi tiết TK 112 theo từng ngân hàng: Thay vì gộp chung số dư tiền gửi ngân hàng, giải pháp phân tách chi tiết TK 1121.ACB và TK 1121.CTG giúp ban giám đốc nắm bắt chính xác hạn mức tiền mặt thanh khoản tại từng định chế tài chính, loại bỏ nguy cơ thấu chi không chủ đích.
2. Thiết lập quy trình kiểm kê quỹ tiền mặt 3 cấp: Kết hợp giữa Thủ quỹ, Kế toán thanh toán và Trưởng phòng Kế toán thông qua việc ứng dụng Biên bản kiểm kê quỹ mẫu 08a-TT, quy định rõ trách nhiệm cá nhân đối với các khoản tiền thừa/thiếu chờ xử lý (TK 1388 / TK 3388).
3. Mô hình chuyển đổi thích ứng từ QĐ 48 sang TT 133: Đơn giản hóa danh mục tài khoản (loại bỏ TK 1113 và TK 1123 đối với vàng bạc kim khí quý không kinh doanh), tập trung tối đa nguồn lực vào quản trị biến động dòng tiền VNĐ.

So sánh hiệu quả các giải pháp kế toán vốn bằng tiền:

[Phương pháp thủ công truyền thống]

[Mô hình chuẩn hóa sổ sách + Excel nâng cao (Đề xuất của đề tài)]

[Hệ thống ERP đồng bộ toàn diện]

---

Ứng dụng thực tế và triển khai

Kịch bản vận hành thực tế

Giải pháp được thiết kế tối ưu cho các doanh nghiệp thương mại kim khí, phân phối thiết bị máy móc có đặc thù giao dịch thanh toán vật tư giá trị lớn:

[Khách hàng mua Inox]
                             [Kế toán nhập liệu hệ thống]
                 [Nợ TK 1121.ACB]                [Có TK 131 / 511]
        [Cập nhật tự động Sổ chi tiết & Hạn mức thanh khoản]

Lộ trình triển khai 4 giai đoạn

Phân tích chi phí - lợi ích (ROI)

• Chi phí đầu tư:
  • Phần mềm kế toán MISA SME (Gói Doanh nghiệp thương mại): khoảng $10.000.000 \text{ VNĐ}$ (phí bản quyền một lần).
  • Chi phí đào tạo và chuẩn hóa biểu mẫu: $3.000.000 \text{ VNĐ}$.
  • Tổng chi phí: $13.000.000 \text{ VNĐ}$.
• Lợi ích kinh tế thu được:
  • Tiết kiệm 40 giờ công lao động kế toán mỗi tháng, tương đương $6.000.000 \text{ VNĐ/tháng}$.
  • Loại bỏ hoàn toàn rủi ro phạt hành chính do chậm nộp Báo cáo tài chính hoặc sai sót chứng từ thuế GTGT.
  • Thời gian hoàn vốn đầu tư (Payback Period): $13.000.000 / 6.000.000 \approx 2.16 \text{ tháng}$.

---

Hạn chế và hướng phát triển

Dù đã giải quyết trọn vẹn các bài toán nghiệp vụ cốt lõi tại Công ty TNHH Phúc Thịnh, đề tài vẫn ghi nhận một số giới hạn thực tiễn:

1. Phạm vi giao dịch: Nghiên cứu giới hạn ở đồng bản tệ (VNĐ), chưa mở rộng phân tích các nghiệp vụ thanh toán biên mậu quốc tế hoặc giao dịch phái sinh ngoại tệ (TK 1112, 1122) do công ty chủ yếu nhập hàng và phân phối nội địa.
2. Mức độ tích hợp công nghệ: Tại thời điểm nghiên cứu (2016 - 2017), việc kết nối giữa phần mềm kế toán và ngân hàng vẫn dựa trên file sao kê định dạng Excel/PDF, chưa hỗ trợ giao thức kết nối trực tiếp qua API Open Banking.

Định hướng phát triển tiếp theo:

• Tích hợp hệ thống Hóa đơn điện tử (E-Invoice) kết nối trực tiếp với phân hệ kế toán vốn bằng tiền theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Ứng dụng giải pháp kết nối ngân hàng điện tử (BankHub) để tự động hóa 100% quy trình lấy sổ phụ và hạch toán Giấy báo Nợ/Có tức thời.
• Triển khai mô hình thuật toán học máy (Machine Learning) hỗ trợ dự báo lưu chuyển tiền tệ ngắn hạn (Cash Flow Forecasting) từ 30 - 90 ngày.

---

Đối tượng hưởng lợi

• Doanh nghiệp & Ban Giám đốc: Nắm giữ bức tranh thanh khoản chuẩn xác, hạn chế tối đa rủi ro chiếm dụng vốn và thất thoát tài sản tiền mặt.
• Kế toán viên & Kiểm toán viên: Có được bộ cẩm nang đối soát chi tiết, hiểu rõ chu trình luân chuyển chứng từ và cách xử lý các nghiệp vụ tạm ứng, rút/gửi ngân hàng.
• Sinh viên & Giảng viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Một tài liệu tham khảo thực tế hoàn chỉnh, kết hợp nhuần nhuyễn giữa hệ thống lý luận (QĐ 48, TT 133) và bài toán xử lý dữ liệu doanh nghiệp thực tế.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Yêu cầu kỹ thuật và nhân sự tối thiểu để triển khai giải pháp đề xuất là gì?

Doanh nghiệp chỉ cần trang bị máy tính văn phòng cấu hình cơ bản (CPU Core i3 trở lên, RAM 4GB, ổ cứng trống 10GB), cài đặt phần mềm kế toán hỗ trợ chuẩn mực Việt Nam (như MISA SME hoặc Fast) và phân định rõ hai vị trí nhân sự: Thủ quỹ (chịu trách nhiệm vật chất, quản lý két và Sổ quỹ) độc lập với Kế toán thanh toán (chịu trách nhiệm kiểm tra chứng từ và ghi Sổ cái/Sổ Nhật ký chung).

2. Doanh nghiệp mở tài khoản tại nhiều ngân hàng thì việc tổ chức Sổ chi tiết TK 112 cần tuân thủ nguyên tắc nào?

Kế toán bắt buộc phải mở tài khoản chi tiết cấp 2 hoặc cấp 3 theo từng ngân hàng (ví dụ: TK 11211 - Ngân hàng ACB, TK 11212 - Ngân hàng VietinBank). Định kỳ hàng ngày hoặc hàng tuần, kế toán phải đối chiếu số dư trên từng sổ chi tiết với Sổ phụ/Bản sao kê của ngân hàng tương ứng. Mọi khoản chênh lệch chưa rõ nguyên nhân phải được theo dõi qua TK 1388 hoặc TK 3388.

3. Việc chuyển đổi chế độ kế toán từ Quyết định 48 sang Thông tư 133 có làm thay đổi kết cấu tài khoản vốn bằng tiền không?

Về cơ bản, kết cấu tài khoản TK 111, TK 112, TK 113 vẫn giữ nguyên tính chất ghi Nợ khi tăng và ghi Có khi giảm. Tuy nhiên, Thông tư 133 đã tinh giản hệ thống tài khoản cấp 2: không còn duy trì TK 1113 và TK 1123 (vàng bạc, kim khí quý, đá quý) trong nhóm tài khoản vốn bằng tiền thông thường, giúp doanh nghiệp tập trung quản trị tiền mặt VNĐ và ngoại tệ.

4. Quy trình xử lý chênh lệch khi kiểm kê quỹ tiền mặt phát sinh thiếu hụt được thực hiện như thế nào?

Khi phát hiện thiếu hụt tiền mặt qua kiểm kê so với Sổ quỹ, kế toán lập tức phản ánh vào tài khoản chờ xử lý: $$\text{Nợ TK 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý)} \quad / \quad \text{Có TK 1111}$$ Sau khi có quyết định xử lý từ Ban Giám đốc, căn cứ nguyên nhân để hạch toán:

• Bắt thủ quỹ bồi thường: $\text{Nợ TK 1388 (hoặc Nợ TK 334 trừ lương)} \quad / \quad \text{Có TK 1381}$
• Tính vào chi phí quản lý nếu do nguyên nhân khách quan: $\text{Nợ TK 642} \quad / \quad \text{Có TK 1381}$

5. Chi phí đầu tư phần mềm kế toán có thực sự mang lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp quy mô nhỏ?

Hoàn toàn có. Với mức chi phí đầu tư ban đầu chỉ khoảng 10 - 13 triệu đồng, doanh nghiệp tiết kiệm được hàng trăm giờ làm việc thủ công mỗi năm, hạn chế triệt để rủi ro bị phạt thuế do chậm nộp báo cáo hoặc sai sót số liệu (mức phạt vi phạm hành chính về kế toán có thể lên tới 20 - 30 triệu đồng). Thời gian thu hồi vốn thực tế thường dưới 3 tháng.

---

Kết luận

Đề tài "Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Phúc Thịnh" đã giải quyết triệt để những vướng mắc thực tiễn trong công tác quản lý tài chính tại một doanh nghiệp thương mại kim khí tiêu biểu. Thông qua việc phân tích sâu sắc dữ liệu chứng từ thực tế năm 2016, đề tài đã chỉ ra các lỗ hổng trong kiểm kê quỹ và quản trị dòng tiền ngân hàng, đồng thời đưa ra hệ thống giải pháp mang tính khả thi cao: chuẩn hóa quy trình kiểm kê định kỳ bằng Biên bản mẫu 08a-TT, thiết lập Sổ chi tiết TK 112 đa ngân hàng và xây dựng lộ trình ứng dụng phần mềm kế toán tự động.

Những đóng góp này không chỉ giúp Công ty TNHH Phúc Thịnh nâng cao tính minh bạch tài chính, tối ưu hóa năng suất lao động của bộ máy kế toán mà còn là tài liệu tham khảo giàu giá trị thực tiễn cho cộng đồng sinh viên, nhà nghiên cứu và những người hành nghề kế toán - kiểm toán trong kỷ nguyên số hóa doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Chương 2: Thực tế công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Phúc Thịnh. Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Phúc Thịnh. Trong thời gian thực hiện khoá luận, em đã nhận đƣợc sự giúp đỡ của thầy cô trong khoa quản trị kinh doanh và đặc biệt là sự giúp đỡ chỉ bảo nhiệt tình của ThS.Hoà Thị Thanh Hƣơng.

Mặc dù đã cố gắng với hết khả năng của mình, nhƣng do kiến thức lý luận và thực tế hiểu biết chƣa nhiều nên bài viết không thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Em rất mong đƣợc tiếp thu và xin chân thành cảm ơn những ý kiến đóng góp để bài khóa luận đƣợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày tháng năm Sinh viên: Trần Đức Hoàng Trần Đức Hoàng – Lớp QTL1001K Page 1 Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Thịnh. CHƢƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP THEO QUYẾT ĐỊNH 48/2006/QĐ-BTC 1.Tổng quan về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: 1.Khái niệm và đặc điểm của vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: *Khái niệm vốn bằng tiền : Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lƣu động trong doanh nghiệp, tồn tại trực tiếp dƣới hình thức tiền tệ, có tính thanh khoản cao, bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại ngân hàng và các khoản tiền đang chuyển.

Với tính linh hoạt cao, vốn bằng tiền đƣợc dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí sản xuất kinh doanh. *Đặc điểm của vốn bằng tiền : Xuyên suốt quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền đƣợc sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm các loại vật tƣ hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đồng thời vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, vốn bằng tiền đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lí hết sức chặt chẽ do vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao, nên nó là đối tƣợng của gian lận và sai sót.Phân loại vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: 1.Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền bao gồm:  Tiền Việt Nam: Là loại tiền phù hiệu.

Đây là loại giấy bạc và đồng xu do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam phát hành và đƣợc sử dụng làm phƣơng tiện giao dịch chính thức với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.  Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu. Đây là loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam phát hành nhƣng đƣợc phép lƣu hành trên thị trƣờng Việt Nam nhƣ: Đồng Đô la Mỹ (USD), đồng tiền chung Châu Âu (EURO), đồng yên Nhật (JPY), Đô la Hồng Kong (HKD), Nhân dân Tệ ( CNY).  Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: Là loại tiền thực chất, tuy nhiên loại tiền này không có khả năng thanh khoản cao.

Nó đƣợc sử dụng chủ yếu vì mục đích cất trữ. Mục tiêu đảm bảo một lƣợng dự trữ an toàn trong nền kinh tế hơn là vì mục đích thanh toán trong kinh doanh của các doanh nghiệp. Trần Đức Hoàng – Lớp QTL1001K Page 2 Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Thịnh.Theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:  Tiền mặt tại quỹ: Gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý hiện đang đƣợc giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh.  Tiền gửi ngân hàng: Là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản Ngân hàng của doanh nghiệp.

 Tiền đang chuyển: Là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phƣơng tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác.Vai trò của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp:  Quản lý và thực hiện tốt vốn bằng tiền, các doanh nghiệp sẽ đảm bảo tốt các mối quan hệ tác động qua lại giao dịch giữa các thành phần kinh tế, kích thích nền kinh tế phát triển nhanh hơn. Từ đó giúp doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả, có sức cạnh tranh và đứng vững trên thị trƣờng.  Vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán là cơ sở để đánh giá thực lực của công ty trong quá trình sản xuất và kinh doanh, khả năng tài chính, khả năng thanh toán của doanh nghiệp từ đó tạo niềm tin cho các đối tác có quan hệ trực tiếp hay gián tiếp đối với doanh nghiệp.  Là cơ sở đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp thể hiện thông qua vòng lƣu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp có nhanh chóng, hiệu quả hay không.

 Để có thể quản lý và lƣu chuyển tốt hệ thống tiền tệ của mình, doanh nghiệp cần phải đến sự giúp đỡ của kế toán tiền mặt. Kế toán tiền mặt hay còn gọi là kế toán vốn bằng tiền kế toán.Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp.  Phản ánh kịp thời các khoản thu chi vốn bằng tiền, thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thƣờng xuyên với thủ quỹ nhằm đảm bảo tính chặt chẽ của vốn bằng tiền.  Phản ánh tình hình tăng giảm, sử dụng tiền gửi ngân hàng hàng ngày, việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.

 Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp giải phóng nhanh tiền đang chuyển kịp thời. Trần Đức Hoàng – Lớp QTL1001K Page 3 Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Thịnh.  Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán kế toán vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trƣờng hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện các chênh lệch vốn bằng tiền.  Kiểm soát hóa đơn, chứng từ đầu vào sao cho hợp pháp, hợp lý, hợp lệ để đƣợc tính vào chi phí đƣợc trừ khi tính thuế TNDN.

 Hƣớng dẫn cho các phòng ban về quy định của hóa đơn chứng từ cũng nhƣ cách lập các biểu mẫu.  Lập báo cáo thu chi hàng ngày, báo cáo tiền gửi ngân hàng để gửi theo yêu cầu của giám đốc.  Liên hệ với ngân hàng nơi làm việc (về rút tiền, trả tiền…cuối tháng lấy sổ phụ ngân hàng và chứng từ ngân hàng) 1.Tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.Tổ chức kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp: 1.Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp:  Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cƣợc, ký quỹ tại doanh nghiệp đƣợc quản lý và hạch toán nhƣ các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp.  Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của ngƣời nhận, ngƣời giao, ngƣời có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.

Một số trƣờng hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.  Kế toán tiền mặt phải có trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.  Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt.

Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.Đối với tiền mặt là tiền Việt Nam:  Chi phí phản ánh vào TK 111 “ Tiền mặt” số tiền mặt thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với các khoản tiền thu đƣợc chuyển nộp ngay vào ngân hàng (không thông qua quỹ tiền mặt của đơn vị) thì không ghi và mà ghi vào bên Nợ TK 111 mà ghi vào bên Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển” Trần Đức Hoàng – Lớp QTL1001K Page 4 Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Thịnh.  Các khoản tiền do doanh nghiệp khác, cá nhân kỹ quỹ, ký cƣợc, ký quỹ tại doanh nghiệp đƣợc quản lý và hạch toán nhƣ các loại tài sản – tiền của doanh nghiệp.  Trong quá trình nhập quỹ, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của ngƣời nhận, ngƣời giao cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.

 Kế toán tiền mặt phải có trách nhiệm quản lý, nhập xuất quỹ tiền mặt. Ghi chép hàng ngày và liên tục trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất nhập quỹ tiền mặt và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm nếu doanh nghiệp yêu cầu.Đối với tiền mặt là ngoại tệ :  Các doanh nghiệp mua ngoại tệ bằng đồng Việt Nam về nhập quỹ tiền mặt thì đƣợc quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế ghi sổ kế toán.  Các trƣờng hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. Bên có TK 1112 đƣợc quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 theo 1 trong các phƣơng pháp: Bình quân gia quyền, nhập trƣớc -xuất trƣớc, nhập sau- xuất trƣớc, thực tế đích danh.

 Tiền mặt bằng ngoại tệ ngoài việc quy đổi ra đông Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên TK 007 “ ngoại tệ các loại” (TK ngoài bẳng kế toán).  Việc quy đổi ra đồng Việt Nam phải tuân thủ các quy định sau:  Đối với tài khoản thuộc loại chi phí, thu nhập, vật tƣ, hàng hóa, tài sản cố định.