CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH 1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ 1. Khái niệm quản lý Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với hiệu lực và hiệu quả cao trong điều kịên môi trường luôn biến động. Quá trình quản lý có thể tóm tắt qua sơ đồ sau: Quá trình quản lý Lập kế hoạch Kết quả: Các nguồn - Đạt mục lực: đích - Nhân lực Kiểm tra Tổ chức - Hiệu quả - Tài lực cao - Vật lực - Thông tin Lãnh đạo Sơ đồ 1.1: Quá trình quản lý tổ chức --------------------------------------- ---------------------------------------------------- 5 Sinh viên: Tạ Văn Tùng Lớp: Quản lý kinh tế 44B Chuyên đề thực tập chuyên ngành -------------------------------------------------------------------------------------------------- Như vậy với đề tài này, thì việc quản lý tuyến xe buýt là việc: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực dùng để phục vụ cho tuyến xe buýt nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong điều kiện luôn biến động của môi trường.
Các nguồn lực phục vụ cho tuyến xe buýt là: con người, tài chính, phương tiện vận tải, thông tin phản hồi, thông tin quyết định,. Mục tiêu, mục đích của việc quản lý tuyến xe buýt là: Thứ nhất, đảm bảo được hiệu quả tối ưu nhất về mặt tài chính (chi phí thấp nhất nhưng doanh thu cao nhất). Thứ hai, đảm bảo được khả năng phục vụ tốt nhất nhu cầu đi lại của nhân dân. Vai trò của quản lý - Quản lý giúp tổ chức và các thành viên của nó thấy rõ mục tiêu và hướng đi của mình, giúp tổ chức thực hiện được sứ mệnh của mình, đạt được những thành tích ngắn hạn và dài hạn, tồn tại và phát triển không ngừng.
- Quản lý sẽ phối hợp các nguồn lực: nhân lực, tài lực, vật lực và thông tin thành một chỉnh thể, tạo nên tính trồi để thực hiện mục đích của tổ chức với hiệu quả cao. - Quản lý giúp tổ chức thích nghi được với môi trường, lắm bắt tốt hơn các cơ hội, tận dụng hết các cơ hội và giảm bớt ảnh hưởng tiêu cực của các nguy cơ liên quan đến điều kiện môi trường. CÔNG TÁC TỔ CHỨC Do phạm vi của đề tài nên em sẽ đi sâu nghiên cứu hai giai đoạn của quá trình quản lý là: tổ chức và điều hành. Tuy nhiên không phải vì sự bó hẹp của đề tài mà em không hề nói đến phần: lập kế hoạch và kiểm tra.
Mà --------------------------------------- ---------------------------------------------------- 6 Sinh viên: Tạ Văn Tùng Lớp: Quản lý kinh tế 44B Chuyên đề thực tập chuyên ngành -------------------------------------------------------------------------------------------------- chúng sẽ được lý luận chặt chẽ trong chuyên đề này để cho nội dung hai phần tổ chức và điều hành được hoàn thiện nhất. Khái niệm công tác tổ chức Công tác tổ chức là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức. Công tác tổ chức được bắt đầu từ việc phân tích mục tiêu chiến lược của tổ chức; sau đó là xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu; phân chia tổ chức thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động; xác định vị trí của từng bộ phận và cá nhân trong đó bao gồm cả vấn đề phân cấp, phân quyền và trách nhiệm của từng bộ phận; đảm bảo các nguồn lực cho hoạt động của tổ chức. Như vậy với đề tài này thì công tác tổ chức là việc thiết lập các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho việc phối hợp với nhau giữa các cá nhân và bộ phận đạt được kết quả tốt nhất nhằm đạt được mục tiêu, mục đích đã vạch ra với tuyến xe buýt này.
Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức 1. Chuyên môn hoá công việc của cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức chia tổ chức thành các bộ phận, các phân hệ khác nhau. Mỗi bộ phận, mỗi phân hệ đảm nhiệm những công việc khác nhau tạo nên sự chuyên môn hoá công việc trong tổ chức, nhờ vậy mà đẩy năng suất lao động của tổ chức tăng lên. Do, chuyên môn hoá công việc tạo ra những công việc, nhiệm vụ đơn giản dễ thực hiện đã làm cho việc thực hiện chiến lựơc của tổ chức được đơn giản.
Với tuyến xe buýt thì thuộc tính này của cơ cấu tổ chức cho biết cá nhân nào thuộc vào bộ phận nào và bộ phận này đảm nhiệm nhiệm vụ gì như: đội lái xe, đội quản lý điều hành, đội bảo dưỡng sửa chữa, đội cung cấp xăng dầu,… --------------------------------------- ---------------------------------------------------- 7 Sinh viên: Tạ Văn Tùng Lớp: Quản lý kinh tế 44B Chuyên đề thực tập chuyên ngành -------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Phân chia tổ chức thành các bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận Trong tổ chức chia ra làm hai phân hệ là: phân hệ quản lý và phân hệ tác nghiệp. Với tổ chức vận hành tuyến xe buýt thì: - Phân hệ quản lý gồm: Ban giám đốc, phòng kinh doanh, phòng tài chính, phòng kỹ thuật, phòng tổ chức hành chính. - Phân hệ tác nghiệp gồm: Đội lái xe, đội sửa chữa bảo dưỡng, đội cấp xăng dầu, đội thanh kiểm tra.
Xét theo quá trình tác động ra quyết định thì có các mô hình tổ chức quản lý sau: Mô hình trực tuyến giản đơn: Người lãnh đạo trực tiếp quản lý tất cả các thành viên của tổ chức. Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng: Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng như: sản xuất, tài chính, marketing, nghiên cứu và phát triển, …được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu. Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm: Là hình thức hợp nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm. Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư: Là loại hình tổ chức khi cần tiến hành các hoạt động giống nhau ở các khu vực địa lý khác nhau nhằm cung cấp những dịch vụ giống nhau đồng thời ở nhiều nơi.
Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng: Được hình thành trên cơ sở nhu cầu mang đặc trưng riêng của khách hàng với sản phẩm và dịch vụ. Việc xây dựng hai phân hệ này với tuyến xe buýt được tổ chức theo mô hình tổ chức bộ phận chức năng. --------------------------------------- ---------------------------------------------------- 8 Sinh viên: Tạ Văn Tùng Lớp: Quản lý kinh tế 44B Chuyên đề thực tập chuyên ngành -------------------------------------------------------------------------------------------------- Xét theo mỗi quan hệ quyền hạn trong quá trình quyết định kinh doanh có 3 mô hình cơ bản là: Mô hình độc quỳên nhà nước, mô hình cho thầu và mô hình tổ chức quản lý hỗn hợp. Mô hình độc quyền nhà nước: Việc ra quyết định kinh doanh sẽ thuộc về nhà nước và không có vai trò quyết định của tư nhân, sở hữu tài sản thuộc về nhà nước.
Trong lĩnh vực vận tải hành khách công cộng thì nhà nước sẽ giao việc thực hiện hoạt động vận tải hành khách công cộng cho một doanh nghiệp nhà nước và nó sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm về công tác lập kế hoạch, tổ chức điều hành và kiểm tra. Mô hình cho thầu: Sở hữu tài sản thuộc về nhà nước nhưng quyền quyết định kinh doanh lại thuộc về tư nhân. Nhà nước giao trách nhiệm kinh doanh dịch vụ vận tải công cộng cho các công ty thông qua hợp đồng. Đoàn xe buýt sẽ do một công ty cho thuê xe buýt điều hành trên cơ sở hợp đồng thông qua đấu thầu dịch vụ xe buýt.
Hợp đồng cho thuê xe buýt sẽ quy định các tiêu chuẩn chất lượng phục vụ, tuýên hoạt động và khung giá dịch vụ cho phép. Công ty cho thuê xe buýt có quyền kiểm tra dịch vụ xe buýt theo định kỳ và không định kỳ, sử phạt thật nghiêm khắc các trường hợp vi phạm. Mô hình tổ chức quản lý hỗn hợp: Đặc điểm của mô hình này là nhất thiết phải có một cơ quan quản lý nhà nước chịu trách nhiệm chung về vận tải hành khách công cộng. Quá trình tiến hành sẽ là sự tác đông trực tiếp và gián tiếp song song cùng thực hiện, có vai trò hỗ trợ và bổ sung cho nhau giữa nhà nước và các đơn vị trực tiếp quản lý điều hành xe buýt.
Tuyến xe buýt của công ty có mô hình tổ chức quản lý kiểu mô hình tổ chức quản lý hỗn hợp. Bởi lẽ, tuy công ty chịu hoàn toàn trách nhiệm cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng chất lượng phục vụ cũng như chịu sự giám sát thường xuyên của Sở giao thông vận tải tỉnh Hà Tây. --------------------------------------- ---------------------------------------------------- 9 Sinh viên: Tạ Văn Tùng Lớp: Quản lý kinh tế 44B Chuyên đề thực tập chuyên ngành -------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Mỗi quan hệ quyền hạn trong tổ chức * Khái niệm về quyền hạn: Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức.
Khi một cá nhân hay bộ phận được trao quyền hạn thì họ sẽ phải chịu trách nhiệm - đó là bổn phận hoàn thành những hoạt động được phân công. Quyền hạn không gắn liền với trách nhiệm tương ứng sẽ tạo cơ hội cho sự lạm dụng quyền hạn. Ngược lại, không trao đủ quyền hạn để thực hiện được công việc thì công việc sẽ không thể hoàn thành. * Mỗi quan hệ quyền hạn trong tổ chức: Quyền hạn là chất keo dính trong cơ cấu tổ chức, là sợi dây liên kết các bộ phận với nhau, là phương tịên mà nhờ đó các nhóm hoạt động được đặt dưới sự chỉ huy của một nhà quản lý cao nhất.
Quyền hạn là công cụ để nhà quản lý có thể thực hiện quyền tự chủ và tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Có ba loại quyền hạn trong tổ chức: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu và quyền hạn chức năng. Quyền hạn trực tuyến là: quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới. Quyền hạn tham mưu là: quyền được cố vấn cho nhà quản lý.
Nhiệm vụ của người có quyền hạn tham mưu là thu thập số liệu, phân tích và đưa ra các phương án quyết định để người quản lý trực tuyến quyết định lựa chọn phương án thực hiện. Quyền hạn chức năng là: Quyền trao cho một cá nhân hay bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác.