CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC CÔNG TY HOẠT ĐỘNG TRONG LĨNH VỰC XÂY LẮP 1. Khái quát chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1.1 Lịch sử hình thành kiểm soát nội bộ KSNB giúp các doanh nghiệp quản lý hữu hiệu và hiệu quả các nguồn lực kinh tế của công ty mình, góp phần hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc, phục vụ cho quá trình mở rộng và phát triển của doanh nghiệp. * Sự phát triển hệ thống lý luận về KSNB ở trên thế giới Năm 1929, Cục dự trữ Liên bang Hoa kỳ (Feseral Reserve Bulletin - tiền thân của chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ) lần đầu tiên đưa ra khái niệm về KSNB và chính thức công nhận vai trò của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp. Thập niên những năm 1940, các tổ chức kế toán công và KSNB tại Hoa Kỳ đã xuất bản khá nhiều các báo cáo, hướng dẫn và tiêu chuẩn về tìm hiểu KSNB trong các cuộc kiểm toán.
Giữa thập niên những năm 1970, KSNB được quan tâm đặc biệt trong các lĩnh vực thiết kế hệ thống kế toán và kiểm toán, chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống KSNB và vận dụng trong các cuộc kiểm toán. Năm 1977, sau vụ bê bối Watergate với các khoản thanh toán bất hợp pháp cho chính phủ nước ngoài, Quốc hội Mỹ đã thông qua điều luật hành vi hối lộ ở nước ngoài. Trong đó, KSNB được quan tâm đề cập đến để kiểm soát mọi hoạt động, khái niệm KSNB lần đầu tiên được xuất hiện trong một văn bản pháp luật. Từ năm 1980 - 1988, với sự kiện sụp đổ hàng loạt công ty cổ phần có niêm yết ở Hoa Kỳ, các nhà lập pháp quan tâm nhiều đến hệ thống KSNB và ban hành nhiều qui định hướng dẫn như: 10 - Ủy ban quốc gia về phòng chống gian lận báo cáo tài chính (Treadway Commission) - 1985, đưa ra hàng loạt qui tắc về đạo đức, kiểm soát và làm rõ các chức năng của KSNB.
- Ủy ban chuẩn mực kiểm toán Mỹ (ASB: Auditing Standard Board) ban hành bản chuẩn mực kiểm toán về KSNB vào năm 1988. - Năm 1991, Tổ chức nghiêm cứu KSNB (IIARF: The Institude of Internal Auditors Researh) Năm 1985, Ủy ban thế giới về phòng chống gian lận BCTC (Treadway Commission) được thành lập với mục tiêu hoạt động cơ bản là xác định các yếu tố gian lận trên BCTC và đưa ra các đề xuất để giảm thiểu phạm vi ảnh hưởng của các gian lận đó đến kết cấu thông tin. Một vấn đề lớn được quan tâm trong hội đồng này là KSNB với sự ưu tiên quan tâm dành cho môi trường kiểm soát, các quy tắc về đạo đức, các Ủy ban kiểm toán và các chức năng của kiểm toán nội bộ. Năm 1992, Ủy ban COSO (Committed Of Sponsoring Organization) là một ủy ban gồm nhiều tổ chức nghề nghiệp nhằm hỗ trợ cho ủy ban Treadway như: Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hội kế toán Hoa Kỳ (AAA), hiệp hội các nhà quản trị tài chính (FEI), hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) và hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA), COSO đưa ra khuôn mẫu lý thuyết chuẩn cho kiểm soát nội bộ.
Đây là hệ thống lý luận đầy đủ nhất cho đến thời điểm hiện nay. Nhờ nền tảng lý luận chuẩn cơ bản về KSNB mà báo cáo COSO đã tạo dựng là cơ sở lý luận hoàn thiện. Nhờ đó mà đã có hàng loạt nghiên cứu mở rộng và phát triển trên nhiều lĩnh vực như: - COBIT-1996 (Control Objective For Information and Related Technology) do hệ thống thông tin hiệp hội kiểm toán và kiểm soát ( ISACA) ban hành, COBIT là hệ thống KSNB phát triển theo hướng công nghệ thông tin, nhấn mạnh đến hệ thống kiểm soát trong môi trường SIS trong các lĩnh vực: hoạch định, tổ chức mua và triển khai, phân phối và hỗ trợ, giảm sát. 11 - SAS 78_1995 và SAS 94_2001: Các chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ chuyển sang sử dụng báo cáo COSO là nền tảng đánh giá hệ thống KSNB trong kiểm toán độc lập về kiểm toán báo cáo tài chính và ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét kiểm soát nội bộ trong BCTC.
- Báo cáo Basel_1998 của ủy ban Basel về vận dụng KSNB của COSO và hệ thống ngân hàng và các tổ chức tín dụng. - ERM (Enterprise Risk Management Framework) năm 2001: Hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp phục vụ cho công tác quản trị. ERM được định nghĩa gồm 8 nhân tố cấu thành: Môi trường nội bộ, thiết lập mục tiêu, nhận diện sự kiện, đánh giá rủi ro, các hoạt đông kiểm soát thông tin truyền thông và giám sát. * Sự phát triển hệ thống lý luận về KSNB ở Việt Nam.
Sau khi nước ta chuyển đổi cơ chế quản lý (năm 1986) từ kế hoạch hóa tập trung sang cơ chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, với nhu cầu minh bạch thông tin của các nhà đầu tư đã làm cho hoạt động kiểm toán được chú trọng. Sự thành lập của Công ty kiểm toán đầu tiên của Việt Nam (VACO) vào năm 1991 đánh dấu một bước ngoặt lớn đối với công tác kiểm tra kế toán ở Việt Nam. Sau đó, với sự thành lập của nhiều công ty kiểm toán khác như các công ty hợp danh, công ty liên doanh, các công ty kiểm toán quốc tế tại Việt Nam đã tạo nhiều cơ hội thuận lợi cho kiểm toán Việt Nam phát triển và hội nhập với nền kinh tế thế giới. Hiện nay ở Việt Nam, Nhà nước đã ban hành các văn bản pháp luật về tổ chức và hoạt động kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp như: Quyết định số 832/TC-QĐ-CĐKT của Bộ tài chính ban hành ngày 28/10/1997- Quy chế kiểm toán nội bộ áp dụng trong các doanh nghiệp Nhà nước.
Năm 2001, theo quyết định số 143/2001/QĐ-BTC, trong chuẩn mực kiểm toán VSA 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ”, Bộ tài chính đã đưa ra định nghĩa về hệ thống KSNB như sau: “ KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát 12 do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm toán”. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 (VSA 315) được ban hành theo thông tư số 214/ 2012/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2014 đã thay thế chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũ số 400 trước đây, có giải thích về thuật ngữ KSNB như sau: “ KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám Đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ;” Trong Chuẩn mực kiểm toán quốc tế cũng như Việt Nam hiện nay chỉ sử dụng cụm từ “Kiểm soát nội bộ” mà không dùng từ hệ thống kiểm soát nội bộ.
Nói về KSNB là nói về 5 bộ phận cấu thành và không bị giới hạn về phạm vi KSNB. Nếu nói hệ thống KSNB thì nhấn mạnh đến bộ máy tổ chức KSNB, sẽ bị hạn chế các hoạt động bên ngoài hệ thống KSNB. Nhìn chung, về cơ bản, hệ thống lý luận về KSNB ở Việt Nam gắn liền với sự ra đời và phát triển của hoạt động kiểm toán độc lập của Việt Nam trong thời gian qua. Lý luận về KSNB còn sơ sài KSNB chủ yếu được xem là công cụ hỗ trợ quan trọng để hỗ trợ kiểm toán viên độc lập thực hiện kiểm toán chưa được xem là công cụ hữu hiệu giúp ích cho quá trình quản lý hoạt động của doanh nghiệp.
Khái niệm về kiểm soát nội bộ Quá trình nghiên cứu về KSNB đã tồn tại nhiều khái niệm khác nhau như: Theo văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp các nhà kế toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public Accountant – 13 MACPA) và Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of Accountant – MIA) đưa ra như sau : “Hệ thống KSNB là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả bao gồm : tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn hiện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính. Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ còn vượt ra ngoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán. Mọi nguyên lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của hệ thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ” Theo hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant – EAA) định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau : “Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm: (1)Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả; (2)Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị;(3)Giữ an toàn tài sản;(4)Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ. Theo Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant – AICPA) định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau : “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”.