Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hệ thống tài chính của doanh nghiệp, vốn bằng tiền là tiền đề đầu tiên đảm bảo cho sự hình thành, duy trì và phát triển các hoạt động sản xuất kinh doanh. Vốn bằng tiền vận động liên tục qua chu kỳ kinh doanh (T - H - T'), vừa giữ vai trò là phương tiện thanh toán các khoản nợ và chi phí mua sắm vật tư, dịch vụ, vừa là kết quả thu hồi từ hoạt động cung ứng dịch vụ và bán hàng. Do đặc tính có tính thanh khoản cao nhất trong toàn bộ tài sản lưu động, vốn bằng tiền luôn tiềm ẩn rủi ro thất thoát, biển thủ hoặc sử dụng kém hiệu quả nếu công tác hạch toán và kiểm soát nội bộ không được tổ chức chặt chẽ. Thực tiễn công tác quản lý tài chính tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam cho thấy hiệu quả khai thác và sử dụng vốn bằng tiền còn những hạn chế nhất định, công tác hạch toán có thời điểm chưa bám sát chặt chẽ các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả Tô Thị Quỳnh đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH thương mại và vận tải Hưng Phát".

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể theo 3 nội dung chính:

  1. Tìm hiểu và hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp theo quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
  2. Khảo sát, phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt và tiền gửi ngân hàng) tại Công ty TNHH thương mại và vận tải Hưng Phát dựa trên số liệu thực tế phát sinh.
  3. Đánh giá những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán tại đơn vị thực tập; từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị tài chính tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận được giới hạn như sau:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán vốn bằng tiền, bao gồm kế toán tiền mặt tại quỹ, kế toán tiền gửi ngân hàng và kế toán tiền đang chuyển theo các quy định hiện hành.
  • Phạm vi không gian: Phòng Kế toán thuộc Công ty TNHH thương mại và vận tải Hưng Phát (địa chỉ: số 921 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường Đông Hải 1, Quận Hải An, Thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu, chứng từ và sổ sách kế toán phục vụ phân tích được thu thập chủ yếu trong năm tài chính 2019 (khóa luận thực hiện từ tháng 10/2020 đến tháng 12/2020 và hoàn thiện năm 2021).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các chuẩn mực, chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính Việt Nam:

  • Khung pháp lý và chế độ kế toán: Phân tích lý luận dựa trên Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, đồng thời đối chiếu với Quyết định 48/2006/QĐ-BTC (chế độ kế toán đang được đơn vị áp dụng trong giai đoạn khảo sát).
  • Khái niệm và cơ cấu vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền được xác định là một bộ phận của tài sản lưu động, tồn tại trực tiếp dưới hình thái tiền tệ, bao gồm tiền mặt tại quỹ (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112) và tiền đang chuyển (TK 113). Mỗi tài khoản được phân loại chi tiết theo nguyên tệ: Tiền Việt Nam (TK 1111, 1121, 1131), Ngoại tệ (TK 1112, 1122, 1132) và Vàng tiền tệ (TK 1113, 1123).
  • Nguyên tắc hạch toán và đánh giá lại ngoại tệ: Hạch toán chi tiết theo từng loại tiền; ghi nhận bên Nợ theo tỷ giá giao dịch thực tế, bên Có theo tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động; đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ cuối kỳ kế toán theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi mở tài khoản (TK 413, TK 515, TK 635).
  • Hệ thống hình thức sổ kế toán: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán trên 4 hình thức sổ: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng trong khóa luận bao gồm:

  • Phương pháp thu thập và tổng hợp dữ liệu: Sưu tầm, chọn lọc hệ thống chứng từ gốc phát sinh (hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, giấy báo Nợ, giấy báo Có, sổ phụ ngân hàng), sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp năm 2019 tại công ty.
  • Phương pháp kế toán chuyên ngành: Sử dụng phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản - ghi kép, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán để mô tả trình tự luân chuyển chứng từ và hạch toán nghiệp vụ.
  • Phương pháp phân tích, đối chiếu và so sánh: Đối chiếu giữa lý luận theo Thông tư 133/2016/TT-BTC với quy trình ghi sổ thực tế tại doanh nghiệp nhằm xác định các điểm tương đồng, ưu điểm và bất cập.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp:

  • Khái niệm, vai trò và nhiệm vụ: Xác định vốn bằng tiền là tài sản có tính thanh khoản tuyệt đối, đảm bảo chu kỳ sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục. Kế toán có nhiệm vụ phản ánh chính xác, kịp thời số hiện có và tình hình biến động thu, chi; giám sát việc chấp hành chế độ quản lý lưu thông tiền tệ, ngăn ngừa rủi ro thất thoát.
  • Quy định hạch toán từng phần hành:
    • Kế toán tiền mặt (TK 111): Quản lý thu - chi qua quỹ tiền mặt bằng các chứng từ mẫu quy định (Phiếu thu 01-TT, Phiếu chi 02-TT, Giấy đề nghị thanh toán 05-TT, Biên lai thu tiền 06-TT). Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý quỹ, đối chiếu số dư thực tế với sổ quỹ hàng ngày; kế toán theo dõi chi tiết tài khoản cấp 2 (1111, 1112, 1113).
    • Kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112): Căn cứ vào giấy báo Nợ, giấy báo Có, bản sao kê ngân hàng kèm chứng từ gốc (Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu, Séc). Hạch toán các khoản thấu chi như khoản vay ngân hàng (không ghi âm trên TK 112). Xử lý chênh lệch số liệu chưa rõ nguyên nhân qua TK 1388 hoặc TK 3388.
    • Kế toán tiền đang chuyển (TK 113): Phản ánh tiền nộp vào ngân hàng hoặc gửi bưu điện nhưng chưa nhận được giấy báo Có/báo Nợ, thu tiền bán hàng giao tay ba nộp thẳng vào Kho bạc để nộp thuế.
  • Hệ thống sổ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Mô tả quy trình ghi sổ chi tiết, sổ Cái và lập Báo cáo tài chính theo 4 hình thức tổ chức sổ sách kế toán.
Hình thức sổ kế toán Đặc điểm luân chuyển chứng từ Loại hình doanh nghiệp phù hợp
Nhật ký chung Nghiệp vụ ghi theo thời gian vào Sổ Nhật ký chung/Nhật ký đặc biệt, sau đó chuyển số liệu vào Sổ Cái; định kỳ lập Bảng cân đối số phát sinh Doanh nghiệp vừa và nhỏ, nghiệp vụ kinh tế đa dạng, thuận tiện ứng dụng tin học
Nhật ký - Sổ cái Toàn bộ nghiệp vụ phát sinh theo thời gian và nội dung kinh tế được kết hợp ghi trên một quyển sổ duy nhất (Nhật ký - Sổ cái) Doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ đơn giản
Chứng từ ghi sổ Căn cứ chứng từ gốc lập Chứng từ ghi sổ, đăng ký vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ để lấy số hiệu, sau đó ghi Sổ Cái Doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, khối lượng nghiệp vụ nhiều, phù hợp cả thủ công lẫn kế toán máy
Kế toán máy vi tính Nhập liệu trực tiếp theo giao diện phần mềm kế toán dựa trên chứng từ gốc; phần mềm tự động xử lý số liệu, khóa sổ và in BCTC Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp có trang bị hạ tầng công nghệ thông tin

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH thương mại và vận tải Hưng Phát

Chương 2 phân tích chi tiết tình hình tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị khảo sát:

  • Tổng quan doanh nghiệp:
    • Tên đầy đủ: Công ty TNHH thương mại và vận tải Hưng Phát (Tên giao dịch: HUNG PHAT TRATRANCO).
    • Thành lập theo Giấy chứng nhận ĐKKD số 0200729953 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hải Phòng cấp ngày 26/02/2007.
    • Tài khoản ngân hàng: 203704072878866 mở tại HDBank - PGD Hải Đăng - Chi nhánh Hải Phòng.
    • Ngành nghề chính: Vận tải hàng hóa bằng đường bộ, kết hợp các dịch vụ kho bãi, bốc xếp, dịch vụ ăn uống, xây dựng công trình và thương mại tổng hợp.
    • Cơ cấu quản trị: Vận hành theo mô hình trực tuyến - chức năng (Giám đốc, Phó Giám đốc, Phòng Hành chính, Phòng Kế toán, Bộ phận Vận tải, Phòng Kinh doanh).
  • Tổ chức bộ máy và chính sách kế toán tại công ty:
    • Bộ máy kế toán: Gồm Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán TSCĐ và nguồn vốn, Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, Thủ quỹ.
    • Chính sách kế toán: Áp dụng Quyết định 48/2006/QĐ-BTC; hình thức kế toán Nhật ký chung; kỳ kế toán theo năm dương lịch (01/01 - 31/12); tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
    • Hệ thống Báo cáo tài chính lập cuối kỳ: Báo cáo tình hình tài chính (B01-DNN), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (B02-DNN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B03-DNN), Thuyết minh BCTC (B09-DNN).
  • Thực tế công tác kế toán vốn bằng tiền:
    • Đặc điểm tiền tệ: Doanh nghiệp chỉ sử dụng đồng Việt Nam (VND), không phát sinh ngoại tệ, vàng tiền tệ; không phát sinh nghiệp vụ tiền đang chuyển nên đơn vị chỉ theo dõi TK 111 và TK 112.
    • Quy trình luân chuyển chứng từ: Phiếu thu và Phiếu chi đều được kế toán lập thành 3 liên (Liên 1: lưu tại nơi lập phiếu; Liên 2: giao cho người nộp/người nhận tiền; Liên 3: thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ). Thủ quỹ căn cứ chứng từ hợp lệ có đủ chữ ký của người giao/nhận, Kế toán trưởng và Giám đốc để tiến hành thu/chi tiền. Cuối ngày, chứng từ gốc được bàn giao lại cho kế toán để vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 111.
    • Minh họa hạch toán thực tế năm 2019:
      • Ngày 13/12/2019: Thanh toán phí dịch vụ vcomsat (thiết bị giám sát hành trình) cho 3 xe ô tô vận tải cho Công ty TNHH thương mại vận tải Minh Tú với số tiền 6.150.000 đồng theo Hóa đơn GTGT số 0000025 và 0000030, Giấy đề nghị thanh toán mẫu số 05-TT, Phiếu chi số PC1912002. Kế toán định khoản chi phí, phản ánh vào Sổ Nhật ký chung và ghi Sổ Cái TK 111.
      • Ngày 15/12/2019: Mua laptop phục vụ quản lý từ Công ty Cổ phần Thế giới di động theo Hóa đơn GTGT số 0447035, lập phiếu chi thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.

Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH thương mại và vận tải Hưng Phát

Chương 3 tập trung đánh giá tổng hợp và đưa ra các kiến nghị hoàn thiện:

  • Đánh giá chung:
    • Ưu điểm: Bộ máy kế toán được phân công nhiệm vụ cụ thể; việc ghi chép chứng từ thu chi tiền mặt tuân thủ tương đối đầy đủ quy trình kiểm soát; hệ thống sổ sách kế toán Nhật ký chung đáp ứng được yêu cầu đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
    • Nhược điểm: Đơn vị vẫn áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC (đã được thay thế bởi Thông tư 133/2016/TT-BTC); quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ tại một số khâu còn mang tính thủ công; việc quản lý dự toán thu chi tiền mặt ngắn hạn chưa được số hóa triệt để nhằm tối ưu hóa vòng quay tiền tệ.
  • Nhóm giải pháp hoàn thiện:
    • Cập nhật, chuyển đổi toàn diện hệ thống tài khoản và biểu mẫu báo cáo tài chính từ Quyết định 48/2006/QĐ-BTC sang Thông tư 133/2016/TT-BTC nhằm đảm bảo tính tuân thủ pháp lý đồng bộ.
    • Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ đối với chứng từ thu - chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ giữa bộ phận vận tải, phòng hành chính và phòng kế toán.
    • Nâng cấp việc ứng dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính nhằm tự động hóa quá trình đối chiếu giữa Sổ quỹ và Sổ Cái TK 111, TK 112, giảm thiểu sai sót tác nghiệp.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh trung thực thực trạng công tác hạch toán vốn bằng tiền tại một doanh nghiệp vận tải đường bộ vừa và nhỏ, cung cấp các dẫn chứng cụ thể từ thực tế chứng từ phát sinh:

Nội dung tiêu chí Quy định lý luận (Thông tư 133/2016/TT-BTC) Thực tế tại Công ty TNHH TM & VT Hưng Phát
Chế độ kế toán áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC cho DN nhỏ và vừa Vẫn sử dụng Quyết định 48/2006/QĐ-BTC
Hệ thống tài khoản vốn bằng tiền Theo dõi TK 111, TK 112, TK 113 chi tiết theo nguyên tệ (VND, Ngoại tệ, Vàng tiền tệ) Chỉ sử dụng TK 111 và TK 112 (phát sinh hoàn toàn bằng VND, không có ngoại tệ/vàng)
Hình thức ghi sổ Doanh nghiệp lựa chọn 1 trong 4 hình thức Áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung
Chứng từ tiền mặt Lập Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán theo mẫu Lập Phiếu thu, Phiếu chi thành 3 liên; sử dụng mẫu 05-TT, 01-TT
Phương pháp hàng tồn kho & thuế Khấu trừ/Trực tiếp; Kê khai thường xuyên/Kiểm kê định kỳ Phương pháp khấu trừ thuế GTGT; kê khai thường xuyên; tính giá bình quân gia quyền liên hoàn

Đóng góp của khóa luận:

  • Phản ánh chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán đặc thù của doanh nghiệp vận tải (thanh toán phí dịch vụ định vị phương tiện vcomsat 6.150.000 đồng, mua sắm thiết bị văn phòng).
  • Đưa ra định hướng chuyển đổi chế độ kế toán sang Thông tư 133/2016/TT-BTC, giúp doanh nghiệp cập nhật kịp thời các chuẩn mực hạch toán tài chính theo quy định nhà nước.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn xuất phát từ phạm vi và dữ liệu khảo sát:

  • Hạn chế về phạm vi dữ liệu: Khóa luận chỉ khảo sát số liệu thực tế trong năm 2019 tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH thương mại và vận tải Hưng Phát). Doanh nghiệp thuần túy phát sinh giao dịch tiền đồng nội tệ (VND), không phát sinh giao dịch ngoại tệ, vàng tiền tệ và không phát sinh nghiệp vụ tiền đang chuyển (TK 113), do đó các phần hành lý thuyết liên quan đến tỷ giá hối đoái và tài khoản 113 chưa được kiểm chứng thực tế tại đơn vị.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo: Khảo sát toàn diện việc chuyển đổi sang Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC khi doanh nghiệp mở rộng quy mô; nghiên cứu mô hình tích hợp phần mềm kế toán quản trị chuyên sâu cho ngành dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo hữu ích cho các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Cung cấp tài liệu mẫu về cấu trúc trình bày một khóa luận tốt nghiệp về phần hành vốn bằng tiền; minh họa phương pháp hệ thống hóa lý thuyết và trình bày chứng từ kế toán thực tế (hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán).
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành vận tải: Tham khảo quy trình tổ chức chứng từ, luân chuyển phiếu thu - chi 3 liên, quy trình phối hợp kiểm soát giữa thủ quỹ và kế toán thanh toán trong điều kiện áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận nghiên cứu công tác kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị nào và sử dụng số liệu của giai đoạn nào?
Khóa luận nghiên cứu tại Công ty TNHH thương mại và vận tải Hưng Phát (số 921 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Đông Hải 1, Hải An, Hải Phòng), sử dụng số liệu, chứng từ và sổ sách kế toán phát sinh trong năm tài chính 2019.

2. Tại thời điểm khảo sát, doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính và tổ chức ghi chép theo hình thức kế toán Nhật ký chung.

3. Doanh nghiệp trong nghiên cứu có phát sinh các nghiệp vụ ngoại tệ, vàng tiền tệ hay tài khoản tiền đang chuyển (TK 113) không?
Không. Toàn bộ hoạt động thu chi của công ty chỉ phát sinh bằng đồng Việt Nam (VND) và luân chuyển trực tiếp qua quỹ tiền mặt (TK 111) hoặc tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng HDBank - Chi nhánh Hải Phòng (TK 112); không phát sinh nghiệp vụ ngoại tệ, vàng tiền tệ và không sử dụng TK 113.

4. Quy trình luân chuyển chứng từ Phiếu thu và Phiếu chi tại đơn vị được tổ chức như thế nào?
Phiếu thu và Phiếu chi đều do kế toán lập thành 3 liên, chuyển Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt trước khi chuyển Thủ quỹ xuất/nhập quỹ. Sau khi hoàn tất giao dịch, 1 liên lưu tại nơi lập phiếu, 1 liên giao cho khách hàng/người nhận tiền, 1 liên thủ quỹ giữ để ghi Sổ quỹ; cuối ngày chứng từ được chuyển cho kế toán để vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.

5. Nghiệp vụ chi tiền mặt thanh toán dịch vụ định vị xe ngày 13/12/2019 được chứng minh qua những hồ sơ nào trong khóa luận?
Nghiệp vụ chi 6.150.000 đồng trả tiền dịch vụ vcomsat cho 3 xe tải (đối tác: Công ty TNHH thương mại vận tải Minh Tú) được minh họa bằng Hóa đơn GTGT số 0000025 và 0000030, Giấy đề nghị thanh toán số 05-TT của phòng Hành chính và Phiếu chi số PC1912002.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Tô Thị Quỳnh đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền theo chế độ kế toán hiện hành, đồng thời phản ánh chi tiết thực trạng hạch toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH thương mại và vận tải Hưng Phát năm 2019. Công trình đã chỉ rõ sự khác biệt giữa quy định mới (Thông tư 133/2016/TT-BTC) và chế độ đơn vị đang áp dụng (Quyết định 48/2006/QĐ-BTC), từ đó đưa ra các kiến nghị hoàn thiện có tính khả thi đối với quy trình quản lý chứng từ và tổ chức hạch toán kế toán tại doanh nghiệp.