Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vốn bằng tiền là tiền đề vật chất đầu tiên quyết định sự hình thành, tồn tại và vận hành liên tục của chu chuyển vốn. Khi phạm vi hoạt động kinh doanh mở rộng và quan hệ hợp tác thương mại phát triển, quy mô cũng như kết cấu vốn bằng tiền trở nên phức tạp hơn, đòi hỏi công tác quản lý và hạch toán phải được thực hiện chặt chẽ nhằm bảo đảm an toàn tài sản, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và ngăn chặn các rủi ro thất thoát, lạm dụng hay gian lận.

Thực tiễn quản lý kinh tế tại Việt Nam cho thấy hiệu quả sử dụng vốn nói chung và vốn bằng tiền nói riêng ở nhiều doanh nghiệp vẫn còn hạn chế; công tác hạch toán tại một số đơn vị chưa được tổ chức đồng bộ và thiếu tính kiểm soát thường xuyên. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, khóa luận tập trung nghiên cứu công tác kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị thực tập nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình hạch toán.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về vốn bằng tiền và tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Thương mại Hòa Dung, bao gồm quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán và hệ thống sổ sách kế toán.
  3. Đề xuất các ý kiến và giải pháp cụ thể nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị nghiên cứu, nâng cao hiệu quả quản trị tài chính.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển).
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Thương mại Hòa Dung (trụ sở chính tại huyện Thủy Nguyên và các chi nhánh tại quận Hồng Bàng, quận Lê Chân, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu hoạt động sản xuất kinh doanh các năm 2009 - 2010, tập trung phân tích chứng từ và nghiệp vụ kế toán phát sinh trong tháng 12 năm 2010; khóa luận hoàn thành vào tháng 04 năm 2011.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống văn bản pháp lý và chuẩn mực kế toán Việt Nam, trọng tâm là Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Khung lý thuyết phân loại vốn bằng tiền theo hai tiêu thức:

  • Theo hình thức tồn tại: Tiền Việt Nam (tiền phù hiệu do Ngân hàng Nhà nước phát hành), Ngoại tệ (các đồng tiền nước ngoài được phép lưu hành như USD, GBP, FFr, JPY, HKD, DM), và Vàng bạc, kim loại quý, đá quý (tiền thực chất lưu giữ vì mục tiêu an toàn).
  • Theo địa điểm bảo quản: Tiền mặt tại quỹ (TK 111), Tiền gửi ngân hàng (TK 112), và Tiền đang chuyển (TK 113).

Hệ thống tài khoản và nguyên tắc hạch toán được xác lập cụ thể:

  • Tài khoản 111 (Tiền mặt): Gồm TK 1111 (Tiền Việt Nam), TK 1112 (Ngoại tệ), TK 1113 (Vàng bạc, kim loại quý, đá quý).
  • Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng): Gồm TK 1121 (Tiền Việt Nam), TK 1122 (Ngoại tệ), TK 1123 (Vàng bạc, kim loại quý, đá quý).
  • Tài khoản 113 (Tiền đang chuyển): Gồm TK 1131 (Tiền Việt Nam), TK 1132 (Ngoại tệ).
  • Tài khoản theo dõi đơn và xử lý chênh lệch: TK 007 (Ngoại tệ các loại - ngoài Bảng cân đối kế toán), TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái, chi tiết TK 4131 cho hoạt động kinh doanh và TK 4132 cho giai đoạn trước hoạt động), TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính), TK 635 (Chi phí tài chính).
  • Phương pháp tính giá xuất ngoại tệ và vàng bạc: Bình quân gia quyền, Nhập trước - Xuất trước (FIFO), Nhập sau - Xuất trước (LIFO), hoặc Giá thực tế đích danh.
  • 5 hình thức tổ chức sổ kế toán theo quy định: Nhật ký - Sổ cái, Nhật ký chung, Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ và Kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng gồm:

  • Phương pháp thu thập và phân tích tài liệu thứ cấp (báo cáo tài chính, chứng từ gốc, hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết).
  • Phương pháp quan sát và mô tả quy trình luân chuyển chứng từ tại phòng kế toán.
  • Phương pháp tổng hợp, so sánh và đối chiếu số liệu kế toán thực tế với các quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu là toàn bộ hồ sơ pháp lý, số liệu báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2009 - 2010, hệ thống biểu mẫu chứng từ (hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng) và sổ sách kế toán của Công ty Cổ phần Thương mại Hòa Dung.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về vốn bằng tiền và công tác kế toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp

Chương này tổng kết toàn diện các vấn đề lý luận về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp:

  • Khái niệm, đặc điểm luân chuyển nhanh và vai trò huyết mạch của vốn bằng tiền đối với khả năng thanh toán và năng lực tự chủ tài chính.
  • Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi biến động thu, chi, tồn quỹ; giám sát kỷ luật thanh toán, kỷ luật tiền mặt; kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa thủ quỹ và kế toán; vận dụng hệ thống tài khoản và biểu mẫu chứng từ hợp chuẩn.
  • Quy định và nguyên tắc hạch toán chi tiết đối với tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển cho từng loại tiền tệ (VNĐ, ngoại tệ, kim khí quý).
  • Sơ đồ hóa quan hệ đối ứng tài khoản tổng hợp giữa TK 111, TK 112, TK 113 với các tài khoản liên quan (TK 112, 131, 141, 152, 156, 311, 331, 3331, 511, 515, 635, 642, 411, 413).
  • Trình bày đặc điểm, kết cấu, quy trình ghi chép và sơ đồ luân chuyển chứng từ của 5 hình thức sổ kế toán: Nhật ký - Sổ cái, Nhật ký chung, Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ và Kế toán máy.

Chương 2: Tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Thương mại Hòa Dung

Chương 2 mô tả chi tiết thực trạng tại đơn vị khảo sát:

  • Thông tin doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Thương mại Hòa Dung (tên viết tắt: HOA DUNG TRADICO) thành lập ngày 31/12/2004 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0203001201 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hải Phòng cấp; Mã số thuế: 0200630263; Người đại diện pháp luật: Tô Bá Hòa. Trụ sở tại số 4B Phố Mới, Tân Dương, Thủy Nguyên, Hải Phòng cùng 2 chi nhánh tại Quán Toan (Hồng Bàng) và đường Trần Nguyên Hãn (Lê Chân, thành lập tháng 5/2010). Tổng nhân sự: 45 người.
  • Lĩnh vực kinh doanh: Phân phối và bán lẻ các sản phẩm điện máy, điện tử, điện lạnh, hàng gia dụng, máy tính xách tay (laptop), máy ảnh, điện thoại.
  • Cơ cấu tổ chức: Hội đồng quản trị $\rightarrow$ Ban Giám đốc $\rightarrow$ Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh, Kho hàng, Phòng Kỹ thuật, Đội vận chuyển, Đội bảo vệ, Đội giao nhận.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Áp dụng mô hình kế toán tập trung tại một phòng duy nhất, gồm Kế toán trưởng (kiêm Kế toán tổng hợp), Kế toán vốn bằng tiền, Kế toán công nợ, Kế toán doanh thu và Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; phương pháp hạch toán hàng tồn kho kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp giá đích danh; tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; đơn vị tiền tệ ghi sổ là VNĐ.
  • Hình thức kế toán: Áp dụng hình thức Nhật ký chung ghi chép thủ công (không sử dụng phần mềm kế toán).
  • Thực hành hạch toán tiền mặt qua các nghiệp vụ tháng 12/2010:
    1. Nghiệp vụ thu nợ tiền hàng: Ngày 03/12/2010, Cửa hàng điện tử Hoàng Quân thanh toán tiền hàng còn nợ theo Hóa đơn GTGT số 0012874 (xuất ngày 25/11/2010 cho 3 chiếc tủ lạnh và 4 chiếc tivi TCL 21 inch). Kế toán lập Phiếu thu số 658, định khoản Nợ TK 111 / Có TK 131 số tiền 20.000 (viết bằng chữ: Hai mươi triệu năm trăm bảy mươi nghìn đồng).
    2. Nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay: Ngày 26/12/2010, bán 4 chiếc máy giặt cho Công ty TNHH SXTM Xuân Phát thu bằng tiền mặt theo Hóa đơn GTGT số 0013041. Kế toán lập Phiếu thu số 738, định khoản Nợ TK 111 / Có TK 511, 3331 số tiền 19.000 (viết bằng chữ: Mười chín triệu tám trăm nghìn đồng).
    3. Nghiệp vụ hoàn ứng: Ngày 31/12/2010, thu hoàn nhập quỹ tiền mặt phần tạm ứng chi không hết từ nhân viên Đoàn Thị Phương kèm Giấy thanh toán tiền tạm ứng.
QUY TRÌNH HẠCH TOÁN NHẬT KÝ CHUNG TẠI CÔNG TY CP TM HÒA DUNG:
Chứng từ gốc (Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn GTGT, Giấy báo NH)
                                                BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Chương 3: Một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty CPTM Hòa Dung

Dựa trên kết quả khảo sát thực tế quy trình hạch toán thủ công, chương 3 đề xuất định hướng hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền nhằm khắc phục tình trạng ghi chép trùng lặp, nâng cao tính chính xác và tốc độ xử lý thông tin tài chính phục vụ quản lý điều hành tại công ty.

Kết quả và đóng góp

Kết quả về tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị

Khóa luận đã trích xuất số liệu phản ánh quy mô và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Thương mại Hòa Dung trong giai đoạn 2009 - 2010:

STT Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Đơn vị tính
1 Tổng nguồn vốn 16.691 28.842 Đồng / Nghìn đồng (theo ghi nhận)
2 Doanh thu - 128.691 Đồng / Nghìn đồng (theo ghi nhận)
3 Lợi nhuận trước thuế 2.226 4.226 Đồng / Nghìn đồng (theo ghi nhận)
4 Mức lương cơ bản bình quân / tháng 2.000 2.000 Đồng / Nghìn đồng (theo ghi nhận)
5 Nộp ngân sách nhà nước 533.010 - Đồng / Nghìn đồng (theo ghi nhận)

Đặc trưng tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp

Khóa luận tổng hợp các chính sách và quy trình hạch toán đang áp dụng tại đơn vị qua bảng đối chiếu sau:

Tiêu chí Thực tế áp dụng tại Công ty CPTM Hòa Dung
Chế độ kế toán áp dụng Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính
Mô hình bộ máy kế toán Mô hình tập trung (toàn bộ xử lý tại 1 phòng kế toán)
Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung (ghi chép thủ công trên sổ giấy, chưa dùng phần mềm)
Phương pháp hạch toán HTK Kê khai thường xuyên, tính giá theo phương pháp giá đích danh
Phương pháp khấu hao TSCĐ Phương pháp khấu hao đường thẳng
Phương pháp tính thuế GTGT Phương pháp khấu trừ
Cơ cấu tài khoản vốn bằng tiền Sử dụng chủ yếu TK 111 (1111) và TK 112 (1121) bằng tiền Việt Nam
Quy trình chứng từ tiền mặt Phiếu thu lập 3 liên, Phiếu chi lập 2 liên có phê duyệt của Ban Giám đốc

Đóng góp thực tiễn của khóa luận

  • Phản ánh chi tiết quy trình xử lý và luân chuyển chứng từ tiền mặt gắn liền với hóa đơn GTGT bán lẻ và bán buôn tại một doanh nghiệp thương mại có nhiều chi nhánh.
  • Làm rõ tính phù hợp và hạn chế của hình thức ghi sổ Nhật ký chung thủ công đối với khối lượng nghiệp vụ phát sinh thực tế tại doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:

    • Phạm vi dữ liệu thực tế tại Chương 2 chủ yếu tập trung vào phần hành kế toán tiền mặt (VNĐ) và phân tích sâu các chứng từ phát sinh trong tháng 12 năm 2010.
    • Các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, ngoại tệ, vàng bạc kim khí quý chưa được kiểm chứng đầy đủ bằng các biểu mẫu thực tế do doanh nghiệp ít phát sinh giao dịch ngoại tệ và kim loại quý trong kỳ khảo sát.
    • Khóa luận chưa đi sâu vào việc triển khai thực tế trên các phần mềm kế toán vi tính do công ty vẫn duy trì hình thức ghi sổ kế toán thủ công.

  • Hướng nghiên cứu tiếp:

    • Mở rộng nghiên cứu quy trình chuyển đổi từ hình thức Nhật ký chung thủ công sang ứng dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp (kế toán máy).
    • Nghiên cứu chi tiết tổ chức hạch toán tiền gửi ngân hàng gắn với các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt (thư tín dụng, séc bảo chi, ủy nhiệm thu/chi điện tử).
    • Xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ và kế hoạch lưu chuyển dòng tiền nhằm tối ưu hóa lượng tiền tồn quỹ tại trụ sở chính và các chi nhánh.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo:
    • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Quản trị kinh doanh tham khảo phương pháp kết cấu một khóa luận thực tập tốt nghiệp về phần hành kế toán vốn bằng tiền.
    • Kế toán viên và cán bộ quản lý tài chính tại các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ có mô hình tổ chức phân phối bán buôn, bán lẻ nhiều địa điểm.
  • Nội dung có giá trị sử dụng cao:
    • Hệ thống sơ đồ đối ứng tài khoản tổng hợp TK 111, TK 112, TK 113.
    • Quy trình và biểu mẫu hạch toán nghiệp vụ tiền mặt thực tế: Hóa đơn GTGT (Mẫu 01 GTKT-3LL), Phiếu thu (Mẫu 01-TT theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC), Giấy thanh toán tạm ứng.
    • Cấu trúc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung và quy trình phân định nhiệm vụ giữa thủ quỹ và kế toán phần hành.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Thương mại Hòa Dung áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào? Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Hình thức sổ kế toán được áp dụng là hình thức Nhật ký chung, thực hiện ghi chép thủ công không sử dụng phần mềm kế toán.

2. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình nào và gồm những nhân sự nào? Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung tại một phòng duy nhất, bao gồm: Kế toán trưởng kiêm Kế toán tổng hợp, Kế toán vốn bằng tiền, Kế toán công nợ, Kế toán doanh thu và Thủ quỹ.

3. Doanh nghiệp áp dụng các chính sách kế toán cơ bản nào về hàng tồn kho, thuế và khấu hao? Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, xuất kho theo giá đích danh; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12 hàng năm.

4. Nghiệp vụ thu tiền bán hàng thực tế ngày 26/12/2010 được lập chứng từ và xử lý như thế nào? Ngày 26/12/2010, công ty bán 4 chiếc máy giặt cho Công ty TNHH SXTM Xuân Phát theo Hóa đơn GTGT số 0013041 (tiền hàng 18.000, thuế GTGT 10% là 1.000, tổng thanh toán 19.000). Căn cứ vào hóa đơn này, kế toán lập Phiếu thu số 638 (và ghi phiếu 738), định khoản Nợ TK 111 số tiền 19.000 để thủ quỹ thu tiền và ghi sổ quỹ.

5. Trong phần lý luận, kế toán ngoại tệ tồn quỹ và tiền gửi được quy đổi và theo dõi trên các tài khoản nào? Ngoại tệ phát sinh được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh. Kế toán phản ánh giá trị quy đổi trên TK 1112, TK 1122; chênh lệch tỷ giá hạch toán qua TK 413, TK 515 hoặc TK 635; đồng thời theo dõi nguyên tệ trên tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán là TK 007 (Ngoại tệ các loại).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Ngô Thị Dung đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về vốn bằng tiền và quy trình hạch toán theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Thông qua khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Thương mại Hòa Dung, tác giả đã mô tả chi tiết thực trạng luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán tiền mặt theo hình thức Nhật ký chung. Công trình cung cấp tài liệu tham khảo cụ thể về phương pháp tổ chức kế toán vốn bằng tiền cho các doanh nghiệp thương mại hoạt động theo mô hình bán buôn, bán lẻ vừa và nhỏ.