Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty liên doanh khách sạn vườn bắc thủ đô

Kế toán tiền lương là một phần quan trọng trong hoạt động của khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô. 58 trang · Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân · 2023.

• Tác giả: Kiều Thị Minh Phượng
• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
• Chuyên ngành: Kế Toán
• Đề tài: Cải Thiện Kế Toán Tiền Lương Tại Khách Sạn Vườn Bắc Thủ Đô
• Loại tài liệu: Chuyên Đề Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI NÓI ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG CỦA KHÁCH SẠN VƯỜN THỦ ĐÔ
• 1.1. Đặc điểm lao động của công ty liên doanh Khách Sạn Vườn Bắc Thủ Đô
• 1.2. Các hình thức trả lương của công ty
• 1.3. Chế độ trích lập và sử dụng các khoản trích theo lương tại công ty
• 1.4. Tổ chức quản lý lao động và tiền lương tại công ty liên doanh khách sạn vườn Bắc Thủ Đô
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH KHÁCH SẠN VƯỜN BẮC THỦ ĐÔ
• 2.1. Kế toán tiền lương tại công ty liên doanh Khách Sạn Vườn Bắc Thủ Đô
• 2.2. Kế toán các khoản trích theo lương tại công ty liên doanh Khách Sạn Vườn Bắc Thủ Đô
• 3. CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH KHÁCH SẠN VƯỜN BẮC THỦ ĐÔ
• 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty liên doanh Khách Sạn Vườn Bắc Thủ Đô
• 3.2. Những nhận xét đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty

Tóm tắt

I. Tổng quan về cải thiện kế toán tiền lương tại khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô

Kế toán tiền lương là một phần quan trọng trong hoạt động của khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô. Việc cải thiện quy trình này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tạo động lực cho nhân viên. Đặc biệt, trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc tối ưu hóa quy trình kế toán tiền lương trở nên cần thiết hơn bao giờ hết.

1.1. Đặc điểm lao động và tiền lương tại khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô

Khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô có đặc điểm lao động đa dạng với nhiều hình thức trả lương khác nhau. Việc hiểu rõ đặc điểm này giúp xây dựng một hệ thống kế toán tiền lương hiệu quả hơn.

1.2. Vai trò của kế toán tiền lương trong quản lý nhân sự

Kế toán tiền lương không chỉ là công cụ quản lý tài chính mà còn là yếu tố quyết định trong việc duy trì động lực làm việc của nhân viên. Một hệ thống kế toán minh bạch sẽ tạo ra sự tin tưởng và khuyến khích nhân viên cống hiến.

II. Những thách thức trong kế toán tiền lương tại khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô

Mặc dù đã có những bước tiến trong công tác kế toán tiền lương, nhưng khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô vẫn phải đối mặt với nhiều thách thức. Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và sự hài lòng của nhân viên.

2.1. Khó khăn trong việc quản lý chi phí tiền lương

Việc quản lý chi phí tiền lương gặp khó khăn do sự biến động của thị trường lao động và các quy định pháp luật. Điều này đòi hỏi khách sạn phải có những biện pháp linh hoạt để điều chỉnh.

2.2. Thiếu sót trong quy trình kế toán hiện tại

Quy trình kế toán tiền lương hiện tại còn nhiều thiếu sót, dẫn đến việc tính toán không chính xác và chậm trễ trong thanh toán. Điều này có thể gây ra sự không hài lòng trong nhân viên.

III. Phương pháp cải thiện kế toán tiền lương tại khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô

Để cải thiện kế toán tiền lương, khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô cần áp dụng một số phương pháp hiệu quả. Những phương pháp này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn nâng cao sự hài lòng của nhân viên.

3.1. Ứng dụng phần mềm kế toán hiện đại

Việc áp dụng phần mềm kế toán chuyên dụng sẽ giúp tự động hóa quy trình tính lương, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán.

3.2. Đào tạo nhân viên kế toán chuyên nghiệp

Đào tạo nhân viên kế toán về các quy định mới và kỹ năng sử dụng phần mềm sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo tính chính xác trong kế toán tiền lương.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô

Việc áp dụng các phương pháp cải thiện kế toán tiền lương đã mang lại nhiều kết quả tích cực cho khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô. Những thay đổi này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực cho nhân viên.

4.1. Kết quả từ việc áp dụng phần mềm kế toán

Sau khi áp dụng phần mềm kế toán, thời gian xử lý lương đã giảm đáng kể, giúp nhân viên nhận lương đúng hạn và chính xác hơn.

4.2. Tăng cường sự hài lòng của nhân viên

Nhân viên cảm thấy hài lòng hơn với quy trình thanh toán lương minh bạch và nhanh chóng, từ đó nâng cao tinh thần làm việc và hiệu suất lao động.

V. Kết luận và tương lai của kế toán tiền lương tại khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô

Kế toán tiền lương tại khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô đang trên đà phát triển với nhiều cải tiến đáng kể. Tương lai của công tác này sẽ phụ thuộc vào khả năng áp dụng công nghệ và cải tiến quy trình quản lý.

5.1. Xu hướng phát triển công nghệ trong kế toán

Công nghệ sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện quy trình kế toán tiền lương, giúp khách sạn tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.

5.2. Định hướng phát triển bền vững trong quản lý nhân sự

Khách sạn cần xây dựng một chiến lược phát triển bền vững trong quản lý nhân sự, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp dịch vụ và khách sạn - nhà hàng phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt. Để nâng cao năng suất lao động và duy trì hoạt động kinh doanh có lãi, việc tổ chức bộ máy quản trị nội bộ và hoàn thiện công tác hạch toán kế toán là yếu tố then chốt giúp ban lãnh đạo thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tài chính kịp thời cho quá trình ra quyết định. Trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương giữ vị trí trung tâm, trực tiếp gắn liền với quyền lợi của người lao động và chi phí hoạt động của đơn vị. Việc tính toán chính xác, đầy đủ và thanh toán kịp thời tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn là đòn bẩy kinh tế quan trọng nhằm kích thích tinh thần làm việc, nâng cao năng suất lao động và gắn kết nhân sự với tổ chức.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của chuyên đề được xác định rõ:

1. Nghiên cứu và hệ thống hóa đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, đặc điểm lao động và chế độ tiền lương tại đơn vị thực tập.
2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị, từ hệ thống chứng từ ban đầu, phương pháp tính lương, quy trình luân chuyển chứng từ đến việc vận dụng hệ thống tài khoản và ghi chép sổ kế toán.
3. Đưa ra các nhận xét, đánh giá về ưu điểm cũng như những mặt còn tồn tại trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện phần hành kế toán này tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn, Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, Thuế thu nhập cá nhân).
• Phạm vi không gian: Công ty Liên doanh Khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô (địa chỉ tại 48A Láng Hạ, Quận Đống Đa, Hà Nội).
• Phạm vi thời gian và dữ liệu: Số liệu thực tế được khảo sát và thu thập trong niên độ hoạt động năm 2011, trọng tâm là kỳ kế toán tháng 12 năm 2011 và các hợp đồng vụ việc phát sinh trong năm.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề được xây dựng dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và chế độ kế toán doanh nghiệp của Nhà nước Việt Nam, bao gồm:

• Luật Kế toán năm 2003 và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong hoạt động kinh doanh.
• Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp.
• Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và Thông tư số 55/2002/TT-BTC ngày 26/06/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam áp dụng cho doanh nghiệp, tổ chức có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
• Các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) do Bộ Tài chính ban hành cùng các thông tư hướng dẫn thực hiện kèm theo.
• Quy định pháp luật hiện hành về trích nộp các quỹ xã hội và thuế thu nhập cá nhân tại thời điểm khảo sát: tỷ lệ Bảo hiểm xã hội (BHXH) 20% (15% tính vào chi phí doanh nghiệp, 5% trừ vào lương người lao động); Bảo hiểm y tế (BHYT) 3% (2% tính vào chi phí doanh nghiệp, 1% trừ vào lương); Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2% (1% nộp công đoàn cấp trên, 1% chi hoạt động tại cơ sở); trích lập Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm từ 1% đến 3% trên tổng quỹ lương làm cơ sở đóng BHXH hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp; biểu thuế lũy tiến từng phần đối với thuế thu nhập cá nhân.

Phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong chuyên đề gồm:

• Phương pháp thu thập dữ liệu thực tế: Tiếp cận, thu thập tài liệu gốc từ Phòng Kế toán tài vụ và Phòng Nhân sự của Công ty Liên doanh Khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô, bao gồm hợp đồng liên doanh, giấy phép đầu tư, bảng chấm công, thẻ thời gian, hợp đồng lao động, hợp đồng giao khoán, phiếu thanh toán tiền thuê ngoài, bảng thanh toán tiền lương, sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản liên quan.
• Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán theo hình thức sổ Nhật ký chung.
• Phương pháp phân tích, tổng hợp và đối chiếu: So sánh giữa quy định của chế độ kế toán hiện hành với thực tế hạch toán tại đơn vị nhằm chỉ rõ quy trình thực hiện, tính hợp lý của các bút toán và sự phù hợp trong quản lý tài chính.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm lao động tiền lương và quản lý lao động tiền lương của Công ty Liên doanh Khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô

Chương này trình bày tổng quan về quá trình hình thành, phát triển, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và đặc điểm công tác lao động - tiền lương tại Công ty Liên doanh Khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô.

Công ty được thành lập theo Giấy phép đầu tư số 817/GP ngày 04/03/1994, Giấy phép điều chỉnh số 06/UB-QL ngày 18/01/1995 (về việc đổi tên từ Công ty Quốc tế Mandarin Hà Nội thành Công ty Liên Doanh Khách Sạn Vườn Bắc Thủ Đô) và Giấy phép điều chỉnh số 1546/UB-QL ngày 13/08/2004 do Bộ Kế hoạch và Đầu tư (trước là Ủy ban Nhà nước về Hợp tác và Đầu tư) cấp. Đơn vị liên doanh gồm hai bên:

• Bên Việt Nam: Công ty Xây Dựng Bảo Tàng Hồ Chí Minh (trụ sở tại 5B Ngọc Hà, Hà Nội), góp 822.000 USD (chiếm 30% vốn pháp định) bằng quyền sử dụng 2.340 $m^2$ đất trong thời hạn 20 năm trị giá 465.426 USD và giá trị tòa nhà hiện có.
• Bên nước ngoài: Công ty Treasure Resources Ltd (British Virgin Islands, văn phòng tại Hong Kong), góp 1.918.000 USD (chiếm 70% vốn pháp định) bằng ngoại tệ.
• Mục tiêu liên doanh: Cải tạo, nâng cấp cơ sở tại 48A Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội thành khách sạn tiêu chuẩn quốc tế 3 sao và kinh doanh văn phòng cho thuê. Thời hạn hoạt động ban đầu là 20 năm, sau đó được gia hạn thêm 10 năm; sau khi kết thúc liên doanh, toàn bộ tài sản cố định được chuyển giao không bồi hoàn cho phía Việt Nam. Khách hàng mục tiêu của khách sạn tập trung vào thị trường khách Nhật Bản lưu trú dài hạn theo thời hạn công tác tại Việt Nam.

Cơ cấu quản lý và tổ chức nhân sự tại công ty được phân định chặt chẽ:

• Hội đồng quản trị do phía đối tác nước ngoài điều hành; bên Việt Nam không trực tiếp tham gia điều hành thường nhật. Ban Giám đốc gồm Tổng Giám đốc và các giám đốc nghiệp vụ (Giám đốc Nhân sự, Giám đốc Tài chính, Bếp trưởng...).
• Phòng Kế toán tài vụ có quy mô 23 nhân sự, cơ cấu gồm: Giám đốc Tài chính, Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp), Kế toán Doanh thu (1 người), Kế toán Thanh toán & Ngân hàng (2 người), Kế toán Kho (2 người), Hệ thống Quỹ và Thu ngân (10 người phụ trách theo 3 ca làm việc tại nhà hàng Any Time, quầy Cà phê và quầy Vịt quay), Bộ phận Mua bán (6 người thuộc khối tài chính kế toán).
• Chế độ kế toán áp dụng: Niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam (VND) và quy đổi sang Đô la Mỹ (USD) vào ngày 31/12 hàng năm; áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.

Về hình thức trả lương và chế độ trích nộp:

• Trả lương theo thời gian: Áp dụng cho toàn bộ nhân viên chính thức có ký hợp đồng lao động. Quản lý chấm công thông qua thẻ thời gian (time card) đặt tại phòng bảo vệ, dập giờ vào/ra hàng ngày. Lương được thanh toán mỗi tháng một lần vào cuối tháng qua tài khoản ngân hàng (riêng lao động thời vụ và thử việc chi bằng tiền mặt). Hàng năm, công ty áp dụng chính sách tăng lương định kỳ 7% trong điều kiện bình thường.
• Trả lương khoán: Áp dụng cho lao động mùa vụ thực hiện các công việc sửa chữa lớn tài sản cố định, tân trang cơ sở vật chất thuộc bộ phận kỹ thuật.

Chương 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Liên doanh Khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô

Chương 2 mô tả chi tiết quy trình hạch toán, hệ thống chứng từ, phương pháp tính toán và các bút toán định khoản phát sinh trong thực tế tại công ty.

Hệ thống chứng từ sử dụng trong phần hành tiền lương gồm: Hợp đồng lao động, Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02-LĐTL), Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu số 03-LĐTL), Bảng thanh toán làm thêm giờ (Mẫu số 06-LĐTL), Bảng kê các khoản trích nộp theo lương (Mẫu số 10-LĐTL), Giấy đề nghị thanh toán chi phí (Payment Requisition), Hợp đồng giao khoán và Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng giao khoán.

Quy trình tính lương và trích nộp được tác giả phân tích thông qua các trường hợp cụ thể:

• Ví dụ cách tính lương của nhân viên Hồ Sỹ Bắc (bộ phận Kế toán) trong tháng 12/2011: Lương cơ bản hợp đồng là 400 USD, quy đổi theo tỷ giá 16.059 VND/USD thành 6.423.600 VND. Các khoản trừ gồm BHXH 5% (321.180 VND), BHYT 1% (64.236 VND), KPCĐ (15.000 VND). Các khoản thu nhập bổ sung gồm tiền làm thêm giờ và trực đêm (6.744.780 VND), phụ cấp trách nhiệm và hao mòn xe đi lại (2.890.620 VND). Tổng thu nhập chịu thuế là 15.679.584 VND, trừ thuế TNCN lũy tiến (1.134.717 VND), lương thực nhận chuyển khoản là 14.523.867 VND.
• Ví dụ hạch toán thuê khoán ngoài: Thực hiện hợp đồng giao khoán công thợ mộc đánh véc ni, làm mới khu vực cà phê và 11 phòng khách sạn từ ngày 26/09/2011 đến 12/10/2011 với tổng giá trị thanh toán 8.415.000 VND (sau khi trừ thuế khấu trừ còn thanh toán 8.405.000 VND qua Giấy yêu cầu thanh toán chi phí và phiếu chi tiền mặt).

Dữ liệu tổng hợp tiền lương và các khoản trích tháng 12/2011 của toàn công ty (quy mô 176 lao động) được ghi nhận trong bảng tổng hợp:

Bộ phận	Số nhân viên	Lương cơ bản (VND)	Lương phải trả (VND)	BHXH trừ lương 5% (VND)	BHYT trừ lương 1% (VND)	Làm ngoài giờ (VND)	Phụ cấp hao mòn xe (VND)	Lương thực nhận (VND)	BHXH DN chịu 15% (VND)	BHYT DN chịu 2% (VND)
Bếp	42	50.810.676	50.160.027	2.551.775	510.107	22.952.869	9.794.954	78.801.493	7.655.325	1.016.213
Trợ lý	1	2.890.620	2.890.620	144.531	28.906	1.348.956	578.124	4.629.263	433.593	57.812
Kế toán	26	38.798.544	39.107.349	1.939.927	387.985	22.567.661	10.116.134	67.938.515	5.819.781	775.971
Kỹ thuật	11	18.102.434	18.042.546	904.121	180.824	10.649.138	4.536.927	31.589.979	2.712.365	361.649
Phòng	25	31.604.112	31.361.673	1.580.206	316.041	11.852.423	5.164.264	46.411.175	4.740.617	632.102
Đặt phòng, PV	10	15.095.460	15.129.650	754.773	150.954	9.715.332	4.369.498	27.826.897	2.264.319	301.909
Lễ tân	3	3.340.272	3.340.272	167.014	33.403	1.570.570	674.478	5.339.903	501.041	66.805
Nhà hàng	38	50.569.791	50.127.910	2.528.490	505.698	19.909.068	8.374.510	74.598.623	7.585.469	1.011.396
Bảo vệ	9	10.871.943	10.716.533	543.597	110.720	2.677.761	1.376.412	14.105.156	1.630.791	217.439
Lái xe	4	5.476.119	5.476.119	273.806	54.761	2.540.534	1.092.012	8.720.098	821.418	109.522
Sảnh	4	3.966.573	3.966.573	198.329	39.666	1.477.428	481.770	5.627.776	594.986	79.331
Marketing	1	21.679.050	21.679.050	-	-	-	-	20.143.660	-	-
QL nước ngoài	2	64.400.000	64.400.000	-	-	-	-	57.152.800	-	-
Mùa vụ	3	17.750.846	14.515.735	-	-	1.155.729	2.596.481	18.207.945	-	-
Tổng cộng	176	335.336.440	330.914.057	11.586.569	2.315.065	110.417.469	49.155.564	461.093.283	34.759.705	4.630.129

Ghi chú: Toàn công ty có 483.623 VND tiền trợ cấp ốm đau do BHXH chi trả thay lương; tổng thuế TNCN khấu trừ trong tháng là 11.275.796 VND; KPCĐ trừ lương là 2.700.000 VND.

Về phương pháp hạch toán và ghi sổ kế toán:

• Công ty tập hợp chi phí tiền lương trực tiếp của khối dịch vụ (Phòng, Bếp, Nhà hàng, Lễ tân, Lái xe, Bảo vệ) vào TK 622; chi phí bộ phận Marketing vào TK 641 (chi tiết 64111); chi phí khối văn phòng và gián tiếp (Kế toán, Kỹ thuật, Trợ lý, Ban quản lý) vào TK 642.
• Ghi nhận các khoản nợ phải trả công nhân viên trên TK 334 (chi tiết TK 3341 - Phải trả nhân viên thường xuyên, TK 3348 - Phải trả lao động khác/bảo hiểm xã hội trả thay).
• Các khoản trích nộp theo lương phản ánh trên TK 338 (chi tiết TK 3382 - Kinh phí công đoàn, TK 3383 - Bảo hiểm xã hội, TK 3384 - Bảo hiểm y tế).
• Bút toán thanh toán lương tháng 12/2011: Chi trả qua tài khoản ngân hàng Vietcombank (TK 1121) số tiền 352.169.000 VND và chi tiền mặt (TK 1111) số tiền 110.101.000 VND. Trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm cuối năm với tỷ lệ 3% trên quỹ lương BHXH, hạch toán Nợ TK 642 / Có TK 335.

Chương 3: Nhận xét và đề xuất hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Liên doanh Khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô

Chương 3 tập trung đánh giá tổng thể thực trạng công tác hạch toán kế toán tại công ty trên cơ sở đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn:

• Đánh giá ưu điểm: Công ty đã xây dựng được quy chế trả lương rõ ràng, áp dụng hình thức trả lương theo thời gian kết hợp theo dõi chấm công qua thẻ từ/thẻ thời gian tương đối chặt chẽ. Hệ thống chứng từ ban đầu được lập tương đối đầy đủ theo biểu mẫu quy định. Việc tính toán lương và khấu trừ nghĩa vụ bảo hiểm, thuế TNCN được thực hiện hàng tháng, đảm bảo quyền lợi cơ bản cho người lao động.
• Đánh giá tồn tại: Quy trình luân chuyển chứng từ ở một số khâu còn chậm; việc phân loại chi phí nhân công trực tiếp và chi phí quản lý giữa các bộ phận kinh doanh khách sạn cần tiếp tục được chuẩn hóa chi tiết theo từng trung tâm chi phí; công tác theo dõi các khoản trích theo lương và đối chiếu định kỳ với cơ quan bảo hiểm cần rút ngắn thời gian xử lý để hạn chế đọng số liệu cuối quý.
• Đề xuất giải pháp hoàn thiện: Kiến nghị các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện việc lập và luân chuyển chứng từ thanh toán lương; hoàn thiện phương pháp hạch toán tài khoản kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương bảo đảm tuân thủ đúng chế độ kế toán hiện hành; tăng cường ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng trong quản lý nhân sự - tiền lương để nâng cao độ chính xác và giảm thiểu thao tác thủ công.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu của chuyên đề đã đạt được những kết quả cụ thể:

1. Phản ánh chi tiết thực trạng tài chính - tiền lương: Cung cấp bức tranh số liệu thực tế về cơ cấu quỹ lương và các khoản bảo hiểm, thuế của 176 cán bộ công nhân viên tại Công ty Liên doanh Khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô trong kỳ kế toán tháng 12/2011. Tổng quỹ lương cơ bản đạt 335.336.440 VND, tổng thu nhập thực nhận sau khi cộng làm thêm giờ, phụ cấp và khấu trừ nghĩa vụ đạt 461.093.283 VND.
2. Làm rõ quy trình kế toán đặc thù ngành khách sạn liên doanh: Hệ thống hóa toàn bộ luồng hạch toán từ chứng từ gốc (thẻ thời gian, bảng thanh toán ngoài giờ, hợp đồng giao khoán việc sửa chữa 11 phòng khách sạn trị giá 8.415.000 VND) đến các sổ chi tiết, sổ Nhật ký chung và sổ Cái TK 334, TK 338, TK 622, TK 641, TK 642.
3. Đưa ra định hướng hoàn thiện: Tác giả đã chỉ ra các điểm nghẽn trong luân chuyển chứng từ và quản lý quỹ tiền lương, đề xuất các kiến nghị mang tính thực tiễn giúp đơn vị hoàn thiện công tác quản lý tài chính và hạch toán kế toán.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Do giới hạn về thời gian thực tập và phạm vi tiếp cận tài liệu tại doanh nghiệp liên doanh có vốn đầu tư nước ngoài, nghiên cứu chỉ tập trung khảo sát sâu số liệu của một kỳ kế toán điển hình (tháng 12/2011) và một số hợp đồng khoán việc phát sinh, chưa thể phân tích chuỗi số liệu biến động tiền lương qua nhiều năm liên tiếp. Tác giả cũng tự nhận định báo cáo còn mang tính chủ quan và chưa bao quát toàn bộ các tình huống hạch toán phức tạp khác ngoài thực tế.
• Hướng mở: Các nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát ảnh hưởng của các chính sách tiền lương mới, Luật Bảo hiểm xã hội và Luật Thuế TNCN sửa đổi đối với chi phí nhân công và hiệu quả kinh doanh của khối khách sạn - nhà hàng trong dài hạn.

Giá trị tham khảo

Chuyên đề tốt nghiệp là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận, chuyên đề tốt nghiệp về phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, du lịch, khách sạn.
• Kế toán viên và cán bộ quản lý nhân sự tại các công ty liên doanh hoặc đơn vị dịch vụ lưu trú tham khảo phương pháp thiết lập biểu mẫu thanh toán lương, mẫu giấy yêu cầu thanh toán chi phí (Payment Requisition), hợp đồng giao khoán việc và quy trình hạch toán chi phí nhân công theo hình thức Nhật ký chung.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Liên doanh Khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô được thành lập bởi những đối tác nào và cơ cấu vốn ra sao?
Công ty được thành lập theo Giấy phép đầu tư số 817/GP (ngày 04/03/1994) giữa Công ty Xây Dựng Bảo Tàng Hồ Chí Minh (Việt Nam, góp 822.000 USD, tương đương 30% vốn pháp định bằng quyền sử dụng 2.340 $m^2$ đất và giá trị tòa nhà hiện có) và Công ty Treasure Resources Ltd (British Virgin Islands, góp 1.918.000 USD, tương đương 70% vốn pháp định bằng ngoại tệ).

2. Hình thức trả lương chính tại công ty là gì và áp dụng cho đối tượng nào?
Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian đối với toàn bộ nhân viên chính thức có ký hợp đồng lao động, theo dõi chấm công hàng ngày qua thẻ thời gian (time card) tại phòng bảo vệ. Đối với công việc sửa chữa lớn cơ sở vật chất không thường xuyên, công ty áp dụng hình thức trả lương khoán việc.

3. Tỷ lệ trích nộp các khoản theo lương tại doanh nghiệp trong giai đoạn nghiên cứu được quy định như thế nào?
Tỷ lệ trích gồm: BHXH 20% (doanh nghiệp chịu 15%, trừ lương người lao động 5%); BHYT 3% (doanh nghiệp chịu 2%, trừ lương người lao động 1%); KPCĐ 2% (doanh nghiệp chịu, trong đó nộp cấp trên 1% và chi tại cơ sở 1%); Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm trích cuối năm tỷ lệ 3% trên quỹ lương đóng BHXH hạch toán vào TK 642/335.

4. Phòng Kế toán tài vụ của khách sạn có bao nhiêu nhân sự và được phân công thế nào?
Phòng Kế toán tài vụ gồm 23 người, gồm: 1 Giám đốc Tài chính, 1 Kế toán trưởng kiêm tổng hợp, 1 Kế toán Doanh thu, 2 Kế toán Thanh toán & Ngân hàng, 2 Kế toán Kho, 10 nhân viên thuộc hệ thống Quỹ/Thu ngân làm việc theo 3 ca tại các nhà hàng, và 6 nhân viên thuộc Bộ phận Mua bán.

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Kiều Thị Minh Phượng đã phản ánh toàn diện bức tranh tổ chức quản lý lao động và thực trạng hạch toán kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương tại Công ty Liên doanh Khách sạn Vườn Bắc Thủ Đô. Dựa trên số liệu thực tế của tháng 12 năm 2011, tác giả đã minh họa chi tiết từng khâu từ lập chứng từ gốc, tính toán tiền lương theo thời gian và lương khoán, đến quy trình ghi sổ Nhật ký chung và sổ Cái các tài khoản 334, 338, 622, 641, 642. Công trình là tài liệu tham khảo thiết thực cho sinh viên ngành kế toán và những người làm công tác quản lý tài chính trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn - dịch vụ.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: Sinh Viên: Kiều Thị Minh Phượng Page 4 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG - TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG CỦA KHÁCH SẠN VƯỜN BẮC THỦ ĐÔ. Đặc điểm lao động của công ty liên doanh Khách Sạn Vườn Bắc Thủ Đô. Quá trình hình thành và phát triển Công ty liên doanh Khách Sạn Vườn Bắc Thủ XĐô. Công ty Liên Doanh Khách sạn Vườn Bắc Thủ đô được thành lập theo giấy phép đầu tư số : 817/GP ngày 04 tháng 3 năm 1994 và các giấy phép điều chỉnh số 1546/UB – QL ngày 13 tháng 8 năm 2004, giấy phép đầu tư điều chỉnh số 06/UB - QL ngày 18 tháng 1 năm 1995 do uỷ ban Nhà nước và hợp tác đầu tư (Nay là Bộ Kế hoạch đàu tư) cấp.

Là Công ty Liên doanh thành lập theo hồ sơ dự án do Công ty Xây Dựng Bảo Tàng Hồ Chí Minh trụ sở tại 5B Ngọc Hà, Hà Nội và Công ty Treasure Resources Ltd (British Virgin Islands) trụ sở tại 1501 Edinburgh Tower, The Landmark, 15 Queen’s Road, Central Hong Kong. Thành lập công ty Liên Doanh để cải tạo, mở rộng, nâng cấp ngôi nhà tại 48A Láng Hạ, Quận Đống Đa, Hà Nội Thành một khách sạn đạt tiêu chuẩn Quốc tế 3 sao và kinh doanh dịch vụ khách sạn, văn phòng cho thuê tại đây. Công ty lúc thành lập có tên là Công ty Quốc tế Mandarin Hà Nội, tên tiếng Anh là Joint Venture Company International Madarin Ha Noi. Đến ngày 18 tháng 1 năm 1995 UBNN về Hợp tác đầu tư có quyết định số 6/UB-QL về đổi tên thành công ty Liên Doanh Khách Sạn Vườn Bắc Thủ Đô.

Vốn đầu tư của Công ty Liên Doanh là 4. Sinh Viên: Kiều Thị Minh Phượng Page 5 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán Vốn pháp định của Công ty của công ty Liên Doanh là 2. Bên Việt nam góp 822.000 USD (tám trăm hai mươi hai nghìn đô la Mỹ), Chiếm 30% vốn pháp định bằng quyền sử dụng 2.340 m 2 đất trong 20 năm trị giá 465.426 USD và giá trị tòa nhà hiện có. Bên nước ngoài góp vốn 1.000 USD (Một triệu chín trăm mười tám nghìn đô la Mỹ) chiếm 70% vốn pháp định bằng tiền nước ngoài.

Thời hạn hoạt động là 20 năm kể từ ngày được cấp giấy phép đầu tư. Đến nay Công ty đã gia hạn giấy phép thêm 10 năm nữa. Sau kết thúc hoạt động, toàn bộ tài sản cố định của Công ty Liên Doanh được chuyển giao không bồi hoàn cho phía Việt Nam. Tổ chức bộ máy quản lý Sinh Viên: Kiều Thị Minh Phượng Page 6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán a.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động kinh doanh của công ty như sau: Công ty kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn nhà hàng, khách hàng của công ty là thị trường rất rộng, tuy nhiên Công ty có thị trường khách chính là người Nhật ở lâu dài theo thời hạn công tác tại Việt Nam. Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị có do bên nước góp vốn phía Bannam nước ngoài điều hành. Bên Việt giámkhông đốc trực tiếp tham gia điều hành tại công ty. Phòng kế Phòng kỹ Ban giám đốc: Ban giám đốcPhòng bao gồm TổngPhòng giám đốc và cácPhòng giám đốc toán tài vụ Thuật nhân sự marketin nghiệp vụ bộ phận như giám đốc nhân sự, giám đốc tài chính, gbếp trưởng và các trưởng bộ phận khác.

Bộ phận Bộ phận Bộ phận Phòng kế toán tài vụ: Thực hiện côngBộtácphận thống kê, Bộ kế toán theoBộđúng bếp đặt phòng lễ tân buồng phận phận nhà và kết quả quy định của pháp luật, giúp giám đốc trong quản lý tài chính Bảohoạt vệ hàng động kinh doanh của công ty, huy động vốn đảm bảo quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh công và giúp giám đốc trong lập kế hoạch thu chi, kế hoạch sửa chữa hoặc mua sắm mới. Phòng phận kỹ thuật: Bộ phận này có chức năng làm những công việc về sửa chữa nâng cấp khách sạn hoặc sửa về điện nước. Phòng nhân sự: Phòng có nhiệm vụ lên kế hoạch về nhân sự cho công ty từ đó mà điều chuyển nhân sự cũng như tuyển mới nhân viên cho các bộ phận phòng ban. Lên kế hoạch lương cho năm sau.

Hàng năm tại công ty có chế độ tăng lương là 7% nếu không có gì đột biến. Làm công tác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cũng như công việc liên quan đến các chế độ phúc lợi Sinh Viên: Kiều Thị Minh Phượng Page 7 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán khác cho nhân viên, gia hạn giấy phép lao động cho những lao động người nước ngoài. Lên các mức thưởng cho nhân viên theo kế ước lao động tập thể. Phòng Marketing: Có nhiệm vụ tiếp thị khách phòng cũng như khách đặt tiệc.

Phòng cũng có trách nhiệm trong kế hoạch trả tiền môi giới cho cá nhân tổ chức làm công tác môi giới khách cho công ty. Bộ phận nghiệp vụ : có rất nhiều bộ phận nhỏ như sau: - Bộ phận bếp: Là bộ phận rất quan trọng trong việc chế biến và cung cấp các món ăn ngon theo yêu cầu cho khách đặt trước, cũng như khách vãng lai. Lên kế hoạch mua các thực phẩm cho bếp. Để yêu cầu bộ phận mua bán thực hiện việc mua bán thực phẩm hàng ngày cũng như thực phẩm dự trữ trong khách sạn.

- Bộ phận đặt phòng: Là bộ phận lên kế hoạch phòng và theo dõi số phòng đã được đặt cũng như những phòng còn trồng để kịp thời nắm bắt và cung cấp thông tin cho khách đặt phòng. - Bộ phận lễ tân: Bao gồm những nhân viên trực tổng đài, những nhân viên mang hành lý cá nhân của khách lên phòng, nhân viên lái xe đưa đón khách ở dài hạn đi làm cũng như dón khách về khách sạn. - Bộ phận buồng: làm nhiệm vụ thay đồ chăn ga cho khách phòng hàng ngày. dọn phòng cũng như nhận đồ của khách đi giặt là.

- Bộ phận nhà hàng: Là những nhân viên có nhiệm vụ phục vụ khách ăn uống tại nhà hàng. - Bộ phận bảo vệ: có trách nhiệm theo dõi việc chấm công qua thẻ tại cổng. Theo dõi hàng vào khách sạn cũng như những đồ được đưa ra khỏi khách sạn bằng trực tiếp và bằng hình thức gián tiếp qua camera. Và có nhiệm vụ bảo đảm an ninh trật tự tại khách sạn.

Quy trình tổ chức kinh doanh Sinh Viên: Kiều Thị Minh Phượng Page 8 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán Do công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn nhà hàng do vậy có những đặc điểm riêng trong quá trình hoạt động kinh doanh. Do vậy công ty có xây dựng quy trình riêng trong quá trình mua bán hàng hóa dịch vụ. * Quá trình tổ chức đầu vào Đầu vào là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh, nếu có một quy trình thực hiện chặt chẽ sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao. Do vậy ở công ty cũng vậy có một quy trình thu mua và quản lý hàng tồn kho nhằm giúp khách sạn quản lý chi phí và kiểm soát giá được tốt hơn.

Các nhân viên khách sạn phải tuân theo quy trình này. Trình tự như sau: Nhân sự phòng mua hàng Nhân sự: Trưởng phòng mua hàng; + Chịu trách nhiệm về hoạt động mua hàng cho khách sạn. + Lưu giữ thông tin về nhà cung cấp trong đơn đặt hàng/ thỏa thuận mua hàng. + Chịu trách nhiệm vè yêu cầu mua hàng và quản lý toàn bộ các biểu mẫu khác thuộc bộ phận mình.

+ Báo cáo cho ban giám đốc và trưởng phòng kế toán. Trợ lý phòng mua hàng + Trợ giúp trưởng phòng mua hàng. + Nhận các dữ liệu hệ thống về mặt hàng trong kho vào trong máy tính. + Chịu trách nhiệm và lưu giữ chứng từ mua hàng trong trường hợp khẩn cấp.

+ Chuẩn bị hồ sơ mua hàng và cộng tác vơi phòng kế toán để thanh toán. + Thực hiện nhập xuất hàng ngày: Lập phiếu nhập kho, xuất kho. Sinh Viên: Kiều Thị Minh Phượng Page 9 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán + Báo cáo tình hình kho hàng cho trưởng phòng mua hàng. Kế toán kho + Nhập thông tin về mặt hàng Nhập - Xuất vào phần mền kế toán dựa trên biểu mẫu đã được duyệt đầy đủ bao gồm: Biểu yêu cầu mua hàng, Biểu mẫu giao nhận hàng.

+ Lưu toàn bộ thông tin về nhập xuất hàng, Lập báo cáo liên quan đến dự trữ, tồn kho. Tổ chức bộ phận mua hàng/Kho hàng Tổng giám đốc Trưởng bộ phận mua hàng Trưởng bộ phận mua hàng Trợ lý Thủ kho Kế toán mua hàng kho Sơ đồ: tổ chức bộ phận mua hàng, kho hàng Đơn đặt hàng/ thỏa thuận mua hàng Đơn đặt hàng/ thỏa thuận mua hàng là một hợp đồng giữa Khách sạn và nhà cung cấp hàng. Trong đó, ngoài những thông tin về mặt hàng hoặc dịch vụ đặt mua, điều kiện giao hàng, giá cả, điều kiện thanh toán, đơn đặt hàng/thỏa thuận mua hàng còn nêu rõ nhiều điều khoản khác theo quy định luật pháp của chính phủ Việt nam và chính sách của khách sạn. Đây là biên bản duy nhất được sử dụng trong quy trình mua hàng.

Sinh Viên: Kiều Thị Minh Phượng Page 10 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán Chỉ trưởng bộ phận mua hàng có quyền phê duyệt các điều khoản trong đơn đặt hàng/thỏa thuận mua hàng. Các thỏa thuận khác trong khách sạn không mang tính bắt buộc và không có giá trị thanh toán. Tìm và liên hệ nhà cung cấp. Bộ phận mua hàng phải có một hệ thống thông tin về nhà cung cấp cũng như sản phẩm cung cấp để hỗ trợ cho các bộ phận khách tìm được những sản phẩm thích hợp.

Những nguồn thông tin này là tài sản của khách sạn. Các bộ phận khác cũng có thể hỗ trợ bộ phận mua hàng trong trường hợp cần thiết. Báo giá cạnh tranh Trưởng phòng mua hàng sẽ chịu trách nhiệm thay khách sạn tìm kiếm báo giá cạnh tranh. Nhìn chung những đơn đặt hàng từ 1 triệu đồng trở lên (tổng phát sinh trong tháng) cần được gửi đến khách sạn để báo giá cạnh tranh.

Các nhà cung cấp sẽ đưa báo giá theo quy trình bắt buộc và các báo giá này sẽ phải lưu lại để kiểm soát khi ban giám đốc yêu cầu xuất trình. Quy trình này ước tính khoảng 3 trường hợp gấp, các yêu cầu báo giá sê được gửi bằng fax hoặc Email. Nếu bộ phận nào yêu cầu mua hàng, hãy lên danh sách hoặc nêu rõ đặc tính cùng với danh sách nhà cung cấp gửi cho bộ phận mua hàng.