CHƯƠNG 1: Sinh Viên: Kiều Thị Minh Phượng Page 4 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG - TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG CỦA KHÁCH SẠN VƯỜN BẮC THỦ ĐÔ. Đặc điểm lao động của công ty liên doanh Khách Sạn Vườn Bắc Thủ Đô. Quá trình hình thành và phát triển Công ty liên doanh Khách Sạn Vườn Bắc Thủ XĐô. Công ty Liên Doanh Khách sạn Vườn Bắc Thủ đô được thành lập theo giấy phép đầu tư số : 817/GP ngày 04 tháng 3 năm 1994 và các giấy phép điều chỉnh số 1546/UB – QL ngày 13 tháng 8 năm 2004, giấy phép đầu tư điều chỉnh số 06/UB - QL ngày 18 tháng 1 năm 1995 do uỷ ban Nhà nước và hợp tác đầu tư (Nay là Bộ Kế hoạch đàu tư) cấp.
Là Công ty Liên doanh thành lập theo hồ sơ dự án do Công ty Xây Dựng Bảo Tàng Hồ Chí Minh trụ sở tại 5B Ngọc Hà, Hà Nội và Công ty Treasure Resources Ltd (British Virgin Islands) trụ sở tại 1501 Edinburgh Tower, The Landmark, 15 Queen’s Road, Central Hong Kong. Thành lập công ty Liên Doanh để cải tạo, mở rộng, nâng cấp ngôi nhà tại 48A Láng Hạ, Quận Đống Đa, Hà Nội Thành một khách sạn đạt tiêu chuẩn Quốc tế 3 sao và kinh doanh dịch vụ khách sạn, văn phòng cho thuê tại đây. Công ty lúc thành lập có tên là Công ty Quốc tế Mandarin Hà Nội, tên tiếng Anh là Joint Venture Company International Madarin Ha Noi. Đến ngày 18 tháng 1 năm 1995 UBNN về Hợp tác đầu tư có quyết định số 6/UB-QL về đổi tên thành công ty Liên Doanh Khách Sạn Vườn Bắc Thủ Đô.
Vốn đầu tư của Công ty Liên Doanh là 4. Sinh Viên: Kiều Thị Minh Phượng Page 5 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán Vốn pháp định của Công ty của công ty Liên Doanh là 2. Bên Việt nam góp 822.000 USD (tám trăm hai mươi hai nghìn đô la Mỹ), Chiếm 30% vốn pháp định bằng quyền sử dụng 2.340 m 2 đất trong 20 năm trị giá 465.426 USD và giá trị tòa nhà hiện có. Bên nước ngoài góp vốn 1.000 USD (Một triệu chín trăm mười tám nghìn đô la Mỹ) chiếm 70% vốn pháp định bằng tiền nước ngoài.
Thời hạn hoạt động là 20 năm kể từ ngày được cấp giấy phép đầu tư. Đến nay Công ty đã gia hạn giấy phép thêm 10 năm nữa. Sau kết thúc hoạt động, toàn bộ tài sản cố định của Công ty Liên Doanh được chuyển giao không bồi hoàn cho phía Việt Nam. Tổ chức bộ máy quản lý Sinh Viên: Kiều Thị Minh Phượng Page 6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán a.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động kinh doanh của công ty như sau: Công ty kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn nhà hàng, khách hàng của công ty là thị trường rất rộng, tuy nhiên Công ty có thị trường khách chính là người Nhật ở lâu dài theo thời hạn công tác tại Việt Nam. Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị có do bên nước góp vốn phía Bannam nước ngoài điều hành. Bên Việt giámkhông đốc trực tiếp tham gia điều hành tại công ty. Phòng kế Phòng kỹ Ban giám đốc: Ban giám đốcPhòng bao gồm TổngPhòng giám đốc và cácPhòng giám đốc toán tài vụ Thuật nhân sự marketin nghiệp vụ bộ phận như giám đốc nhân sự, giám đốc tài chính, gbếp trưởng và các trưởng bộ phận khác.
Bộ phận Bộ phận Bộ phận Phòng kế toán tài vụ: Thực hiện côngBộtácphận thống kê, Bộ kế toán theoBộđúng bếp đặt phòng lễ tân buồng phận phận nhà và kết quả quy định của pháp luật, giúp giám đốc trong quản lý tài chính Bảohoạt vệ hàng động kinh doanh của công ty, huy động vốn đảm bảo quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh công và giúp giám đốc trong lập kế hoạch thu chi, kế hoạch sửa chữa hoặc mua sắm mới. Phòng phận kỹ thuật: Bộ phận này có chức năng làm những công việc về sửa chữa nâng cấp khách sạn hoặc sửa về điện nước. Phòng nhân sự: Phòng có nhiệm vụ lên kế hoạch về nhân sự cho công ty từ đó mà điều chuyển nhân sự cũng như tuyển mới nhân viên cho các bộ phận phòng ban. Lên kế hoạch lương cho năm sau.
Hàng năm tại công ty có chế độ tăng lương là 7% nếu không có gì đột biến. Làm công tác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cũng như công việc liên quan đến các chế độ phúc lợi Sinh Viên: Kiều Thị Minh Phượng Page 7 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán khác cho nhân viên, gia hạn giấy phép lao động cho những lao động người nước ngoài. Lên các mức thưởng cho nhân viên theo kế ước lao động tập thể. Phòng Marketing: Có nhiệm vụ tiếp thị khách phòng cũng như khách đặt tiệc.
Phòng cũng có trách nhiệm trong kế hoạch trả tiền môi giới cho cá nhân tổ chức làm công tác môi giới khách cho công ty. Bộ phận nghiệp vụ : có rất nhiều bộ phận nhỏ như sau: - Bộ phận bếp: Là bộ phận rất quan trọng trong việc chế biến và cung cấp các món ăn ngon theo yêu cầu cho khách đặt trước, cũng như khách vãng lai. Lên kế hoạch mua các thực phẩm cho bếp. Để yêu cầu bộ phận mua bán thực hiện việc mua bán thực phẩm hàng ngày cũng như thực phẩm dự trữ trong khách sạn.
- Bộ phận đặt phòng: Là bộ phận lên kế hoạch phòng và theo dõi số phòng đã được đặt cũng như những phòng còn trồng để kịp thời nắm bắt và cung cấp thông tin cho khách đặt phòng. - Bộ phận lễ tân: Bao gồm những nhân viên trực tổng đài, những nhân viên mang hành lý cá nhân của khách lên phòng, nhân viên lái xe đưa đón khách ở dài hạn đi làm cũng như dón khách về khách sạn. - Bộ phận buồng: làm nhiệm vụ thay đồ chăn ga cho khách phòng hàng ngày. dọn phòng cũng như nhận đồ của khách đi giặt là.
- Bộ phận nhà hàng: Là những nhân viên có nhiệm vụ phục vụ khách ăn uống tại nhà hàng. - Bộ phận bảo vệ: có trách nhiệm theo dõi việc chấm công qua thẻ tại cổng. Theo dõi hàng vào khách sạn cũng như những đồ được đưa ra khỏi khách sạn bằng trực tiếp và bằng hình thức gián tiếp qua camera. Và có nhiệm vụ bảo đảm an ninh trật tự tại khách sạn.
Quy trình tổ chức kinh doanh Sinh Viên: Kiều Thị Minh Phượng Page 8 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán Do công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn nhà hàng do vậy có những đặc điểm riêng trong quá trình hoạt động kinh doanh. Do vậy công ty có xây dựng quy trình riêng trong quá trình mua bán hàng hóa dịch vụ. * Quá trình tổ chức đầu vào Đầu vào là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh, nếu có một quy trình thực hiện chặt chẽ sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao. Do vậy ở công ty cũng vậy có một quy trình thu mua và quản lý hàng tồn kho nhằm giúp khách sạn quản lý chi phí và kiểm soát giá được tốt hơn.
Các nhân viên khách sạn phải tuân theo quy trình này. Trình tự như sau: Nhân sự phòng mua hàng Nhân sự: Trưởng phòng mua hàng; + Chịu trách nhiệm về hoạt động mua hàng cho khách sạn. + Lưu giữ thông tin về nhà cung cấp trong đơn đặt hàng/ thỏa thuận mua hàng. + Chịu trách nhiệm vè yêu cầu mua hàng và quản lý toàn bộ các biểu mẫu khác thuộc bộ phận mình.
+ Báo cáo cho ban giám đốc và trưởng phòng kế toán. Trợ lý phòng mua hàng + Trợ giúp trưởng phòng mua hàng. + Nhận các dữ liệu hệ thống về mặt hàng trong kho vào trong máy tính. + Chịu trách nhiệm và lưu giữ chứng từ mua hàng trong trường hợp khẩn cấp.
+ Chuẩn bị hồ sơ mua hàng và cộng tác vơi phòng kế toán để thanh toán. + Thực hiện nhập xuất hàng ngày: Lập phiếu nhập kho, xuất kho. Sinh Viên: Kiều Thị Minh Phượng Page 9 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán + Báo cáo tình hình kho hàng cho trưởng phòng mua hàng. Kế toán kho + Nhập thông tin về mặt hàng Nhập - Xuất vào phần mền kế toán dựa trên biểu mẫu đã được duyệt đầy đủ bao gồm: Biểu yêu cầu mua hàng, Biểu mẫu giao nhận hàng.
+ Lưu toàn bộ thông tin về nhập xuất hàng, Lập báo cáo liên quan đến dự trữ, tồn kho. Tổ chức bộ phận mua hàng/Kho hàng Tổng giám đốc Trưởng bộ phận mua hàng Trưởng bộ phận mua hàng Trợ lý Thủ kho Kế toán mua hàng kho Sơ đồ: tổ chức bộ phận mua hàng, kho hàng Đơn đặt hàng/ thỏa thuận mua hàng Đơn đặt hàng/ thỏa thuận mua hàng là một hợp đồng giữa Khách sạn và nhà cung cấp hàng. Trong đó, ngoài những thông tin về mặt hàng hoặc dịch vụ đặt mua, điều kiện giao hàng, giá cả, điều kiện thanh toán, đơn đặt hàng/thỏa thuận mua hàng còn nêu rõ nhiều điều khoản khác theo quy định luật pháp của chính phủ Việt nam và chính sách của khách sạn. Đây là biên bản duy nhất được sử dụng trong quy trình mua hàng.
Sinh Viên: Kiều Thị Minh Phượng Page 10 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán Chỉ trưởng bộ phận mua hàng có quyền phê duyệt các điều khoản trong đơn đặt hàng/thỏa thuận mua hàng. Các thỏa thuận khác trong khách sạn không mang tính bắt buộc và không có giá trị thanh toán. Tìm và liên hệ nhà cung cấp. Bộ phận mua hàng phải có một hệ thống thông tin về nhà cung cấp cũng như sản phẩm cung cấp để hỗ trợ cho các bộ phận khách tìm được những sản phẩm thích hợp.
Những nguồn thông tin này là tài sản của khách sạn. Các bộ phận khác cũng có thể hỗ trợ bộ phận mua hàng trong trường hợp cần thiết. Báo giá cạnh tranh Trưởng phòng mua hàng sẽ chịu trách nhiệm thay khách sạn tìm kiếm báo giá cạnh tranh. Nhìn chung những đơn đặt hàng từ 1 triệu đồng trở lên (tổng phát sinh trong tháng) cần được gửi đến khách sạn để báo giá cạnh tranh.
Các nhà cung cấp sẽ đưa báo giá theo quy trình bắt buộc và các báo giá này sẽ phải lưu lại để kiểm soát khi ban giám đốc yêu cầu xuất trình. Quy trình này ước tính khoảng 3 trường hợp gấp, các yêu cầu báo giá sê được gửi bằng fax hoặc Email. Nếu bộ phận nào yêu cầu mua hàng, hãy lên danh sách hoặc nêu rõ đặc tính cùng với danh sách nhà cung cấp gửi cho bộ phận mua hàng.