CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán Thanh toán: là sự chuyển giao các phương tiện tài chính từ một bên sang một bên khác, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. * Phương thức thanh toán là cách thức thực hiện chi trả cho hợp đồng mua bán được sự thống nhất của bên bán và bên mua. Đối với thanh toán trong nước thông thường có 2 phương thức: thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm.
* Hình thức thanh toán là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền, là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán. Các hình thanh toán cụ thể: Gồm 2 loại cơ bản thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán như : thanh toán bằng tiền Việt Nam, bằng ngoại tệ các loại, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị như tiền… Đây là hình thức thanh toán trực tiếp giữa hai bên. Khi nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ… thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp các loại hình giao dịch với số lượng nhỏ và đơn giản, bởi vì với các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn.
Thông thường hình thức này được áp dụng trong thanh toán với công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ. Thanh toán không bằng tiền mặt đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách tính chuyển tài khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Các hình thức cụ thể bao gồm : Thanh toán bằng Séc, thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, thanh toán bằng uỷ nhiệm chi, thanh toán bù trừ, thanh toán bằng thư tín dụng - L/C Thanh toán bằng Séc. Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên séc.
Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân Sinh viên: Trịnh Trịnh Thanh Hòa Page 3 Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp hàng có số dư. Séc thanh toán gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc tiền mặt và séc định mức. Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu.
Uỷ nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi. Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước,và một số thanh toán khác… Thanh toán bù trừ. Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau.
Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thoả thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi. Thanh toán bằng thư tín dụng - L/C Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán.
Khi giao hàng xong ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng của bên bán. hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau. Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán Quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. Thanh toán bằng thẻ tín dụng Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ.
Nội dung kế toán thanh toán với người mua. Nguyên tắc thanh toán với người mua Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng; thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán được diễn ra kịp thời. Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản Sinh viên: Trịnh Trịnh Thanh Hòa Page 4 Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, và có xác nhận bằng văn bản. Đối với các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam.
Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. Đối với các khoản nợ phải thu bằng vàng, bạc, đá quí, cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kì điều chỉnh số dư theo giá thực tế. Cần phân loại các khoản nợ phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng có nghi ngờ để có kế hoạch, biện pháp thanh toán và thu hồi vốn phù hợp.
Không bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp, giữa các khách hàng mà phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kì 1. Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua a, Chứng từ, sổ sách sử dụng: - Hợp đồng bán hàng (Đối với những khách hàng có giao dịch lớn/1 lần giao dịch) - Phiếu xuất kho - Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn GTGT) do doanh nghiệp lập. - Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập. - Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, giấy báo có… - Bảng đối chiếu công nợ phải thu khách hàng - Sổ chi tiết TK 131 từng khách hàng - Bảng tổng hợp TK 131 - Sổ cái TK 131,….
b, Tài khoản sử dụng Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng Sinh viên: Trịnh Trịnh Thanh Hòa Page 5 Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Kết cấu tài khoản 131: Phải thu khách hàng Bên Nợ Bên Có - Số tiền phải thu của khách - Số tiền khách hàng đã trả nợ; hàng về sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu - Số tiền đã nhận ứng trước, trả tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp trước của khách hàng; và được xác định là đã bán trong kỳ; - Khoản giảm giá hàng bán cho - Số tiền thừa trả lại cho khách khách hàng sau khi đã giao hàng và hàng. khách hàng có khiếu nại; - Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (Có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT); - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua. Số dư bên nợ: Số dư bên có (nếu có): Số tiền doanh nghiệp còn phải Số tiền người mua trả trước cho thu của khách hàng. doanh nghiệp Chú ý: Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
Sinh viên: Trịnh Trịnh Thanh Hòa Page 6 Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua (theo Quyết định 48/2006/QĐ- BTC) : TK 131: Phải thu của khách hàng TK511, TK 515 TK 635 Doanh thu Tổng giá Chiết khấu thanh toán Chưa thu tiền phải thanh toán TK 5211,5212,5213 TK 33311 CKTM, GGHB, hàng bán bị trả lại Thuế GTGT TK 33311 (nếu có) Thuế GTGT (nếu có) TK 111,112,131 TK 711 Khách hàng ứng trước tiền Thu nhập do thanh lí Tổng số tiền hoặc thanh toán tiền nhượng bán TSCĐ phải thanh toán TK 331 Bù trừ nợ TK 111, TK 112 Các khoản chi hộ khách hàng TK 139, 642 Nợ khó đòi xử lí xóa sổ Sinh viên: Trịnh Trịnh Thanh Hòa Page 7 Đại học Dân lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1. Nội dung kế toán thanh toán với người bán 1. Nguyên tắc thanh toán với người bán Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.
Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, ngoài hoá đơn mua hàng. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán a, Chứng từ, sổ sách sử dụng Các chứng từ về mua hàng : Hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn VAT ) do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá; phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ,. Chứng từ ứng trước tiền: phiếu thu (do người bán lập) Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua : Phiếu chi, giấy báo Nợ, uỷ nhiệm chi ,séc… Sổ sách kế toán sử dụng: Bảng kê đối chiếu công nợ phải trả người bán, Sổ chi tiết TK 331 từng khách hàng, Bảng tổng hợp TK 331, Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 331,….