CHƯƠNG 1. MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT TRONG DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm có liên quan 1. Khái niệm quản trị và các chức năng quản trị 1.
Khái niệm quản trị Quản trị là một thuật ngữ rất thông dụng được sử dụng thường xuyên trong các lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội. Tuy nhiên hiểu rõ ràng, đầy đủ và đúng bản chất của nó không hẳn đã là một vấn đề đơn giản. Ngày nay, về nội dung, thuật ngữ quản trị có nhiều cách hiểu khác nhau, sau đây là một vài cách hiểu: - Quản trị là sự tác động có tổ chức của chủ thể quan trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường (Lý Thuyết quản trị kinh doanh, trường Đại học Kinh tế Quốc Dân – NXB Thống kê 1994). Với cách hiểu này, quản trị là một quá trình, trong đó chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động quản trị; đối tượng quản trị tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị tạo ra; mục tiêu của quản trị phải được đặt ra cho cả chủ thể quản trị và đối tượng quản trị, được xác định trước khi thực hiện sự tác động quản trị.
- Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích (đảm bảo hoàn thành công việc) thông qua sự nỗ lực (sự thực hiện) của những người khác (Quản trị Doanh nghiệp thương mại, GS. TS Phạm Vũ Luận – NXB Thống kê 2004). - Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được (Quản trị học căn bản, James H.Gibson – NXB Thống kê 2001). Với cách hiểu này, hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tổ chức.
Đối với bài luận văn lần này, tôi xin dựa theo khái niệm về quản trị học sau để làm cơ sở cho các phân tích của mình: “Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức”. (Management Angolo 7 Kinicki, Williams.Mc Graw Hill Irwin – New York 2006). Từ các khái niệm trên, chúng ta có thể đưa ra một số nhận xét: - Phương thức quản trị: là các hoạt động cơ bản hay là những chức năng quản trị mà nhà quản trị sử dụng để tác động vào các lĩnh vực quản trị nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức, nó bao gồm các chức năng như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. - Con người: nếu mỗi cá nhân tự mình hoạt động thì không có hoạt động quản trị, lúc này hoạt động của họ hoàn toàn mang tính cá nhân, phục vụ cho lợi ích cá nhân chứ không cho một tổ chức nào và cũng không có ai sẽ quản trị ai.
Vậy, hoạt động quản trị xảy ra chỉ khi: + Có một số người kết hợp với nhau thành một tổ chức (điều kiện cần). + Do tính cần thiết của hoạt động quản trị (điều kiện đủ). Vì nếu không có điều kiện này, mọi người trong tổ chức sẽ không biết làm gì, khi nào sẽ làm và làm như thế nào…, từ đó sẽ tạo ra tình trạng lộn xộn, giống như hai người cùng chèo một chiếc thuyền, thay vì phải chèo về một hướng thì hai người lại chèo hai hướng khác nhau. Những hoạt động khiến hai người cùng chèo một chiếc thuyền đi về một hướng chính là những hoạt động quản trị.
- Tổ chức: là một thực thể có mục đích riêng, có những thành viên và có một cơ cấu có tính hệ thống (ví dụ như: doanh nghiệp, trường học, bệnh viện…). Tất cả các tổ chức đều có ba đặc tính chung: + Tổ chức phải có mục đích: đó là mục tiêu hay hệ thống các mục tiêu. Mục tiêu là những kết quả mong đợi sẽ đạt được sau một thời gian nhất định. + Tổ chức phải gồm nhiều thành viên, nhiều bộ phận cấu thành, tổ chức không thể là một người, một cá nhân nào đó.
+ Tổ chức phải có một cơ cấu mang tính hệ thống: Có nghĩa là tổ chức phải có sự sắp xếp, phân công lao động, quy định quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận nhằm thực hiện các mục tiêu chung cho cả tổ chức của mình. - Hiệu quả quản trị: có thể nói rằng, chỉ khi nào quan tâm đến hiệu quả thì con người mới quan tâm đến hoạt động quản trị. Nói cách khác, lý do tồn tại của hoạt động quản trị chính là vì muốn có hiệu quả. Các chức năng quản trị Chức năng quản trị là những nhóm công việc chung, tổng quát mà nhà quản trị ở cấp bậc nào cũng thực hiện.
Nói cụ thể hơn, chức năng quản trị được hiểu là một loại hoạt động quản trị, được tách riêng trong quá trình phân công và chuyên môn hóa lao động quản trị, thể hiện phương hướng hay giai đoạn tiến hành các tác động quản trị nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Hiện nay có nhiều cách phân loại các chức năng quản trị, nhưng nhìn chung, các nhà khoa học đã tương đối có sự thống nhất về bốn chức năng quản trị là: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát. - Chức năng hoạch định: là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị. Hoạt động này bao gồm việc xác định rõ hệ thống mục tiêu của tổ chức, xây dựng và lựa chọn chiến lược tổng thể để thực hiện các mục tiêu này và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động của tổ chức.
Đồng thời đưa ra các biện pháp để thực hiện các mục tiêu, các kế hoạch của tổ chức. - Chức năng tổ chức: chủ yếu là thiết kế cơ cấu của tổ chức, bao gồm xác định những việc phải làm, những ai sẽ làm những việc đó, những bộ phận nào cần được thành lập, quan hệ phân công phối hợp và trách nhiệm giữa các bộ phận và xác lập hệ thống quyền hành trong tổ chức. - Chức năng lãnh đạo: là chức năng thực hiện sự kích thích, động viên, chỉ huy, phối hợp con người, thực hiện các mục tiêu quản trị và giải quyết các xung đột trong tập thể nhằm đưa tổ chức đi theo đúng quỹ đạo dự kiến của tổ chức. - Chức năng kiểm soát: để đảm bảo công việc thực hiện như kế hoạch dự kiến, nhà quản trị cần theo dõi xem tổ chức của mình hoạt động như thế nào, bao gồm việc theo dõi toàn bộ hoạt động cuả các thành viên, bộ phận và cả tổ chức.
Hoạt động kiểm soát thường là việc thu thập thông tin về kết quả thực hiện thực tế, so sánh kết quả thực hiện thực tế với các mục tiêu đã đặt ra và tiến hành các điều chỉnh nếu có sai lệch, nhằm đưa tổ chức đi đúng quỹ đạo đến mục tiêu. Khái niệm kiểm soát và vai trò công tác kiểm soát trong doanh nghiệp 1. Khái niệm kiểm soát Kiểm soát là một trong các chức năng quan trọng trong một chuỗi các hoạt động của quản trị: hoạch định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm soát. Tùy theo góc độ cũng như từng lĩnh 9 vực hoạt động kinh doanh cụ thể mà hoạt động kiểm soát có nội dung cũng như đòi hỏi phải sử dụng các tiêu chuẩn, phương pháp, công cụ thích hợp.
Không có định nghĩa duy nhất cho thuật ngữ này mà tùy vào góc độ khác nhau, có định nghĩa khác nhau: - Theo John C. Aplin (1988) “Kiểm soát là hoạt động đánh giá và chỉnh sửa những lệch lạc so với tiêu chuẩn” - Theo Jones và Geofge (2003) kiểm soát là quá trình nhà quản lý giám sát và điều kết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức và các thành viên trong việc thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.Fayol trong kinh doanh kiểm soát được cho là việc đo lường và điều chỉnh hoạt động của doanh nhiệp và mọi bộ phận của doanh nhiệp để tin chắc rằng các mục tiêu và giải pháp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra vẫn đang được hoàn thành. - Trong báo cáo của Hiệp hội các tổ chức tài trợ (COSO) có tựa đề “Kiểm soát – Khuôn khổ hợp nhất” được công bố vào lần đầu tiên năm 1992 đã đưa ra định nghĩa về kiểm soát như sau: Kiểm soát là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị, các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo thích hợp nhằm thực thiện ba mục tiêu: Độ tin cậy của báo cáo; Tuân thủ các luật lệ và quy định; Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. - Với tư cách một chức năng quản trị, kiểm soát được hiểu là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế so sánh nó với những tiêu chuẩn được xây dựng trên cơ sở đó phát hiện ra các sai lệch và nguyên nhân của các sai lệch đó; đồng thời đề ra các biện pháp cho một chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nhiệp đạt được mục tiêu đã định.
Trong quá tình kiểm soát, có hai yếu tố luôn tham gia vào kiểm soát và ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm soát, đó là nhận thức và phản ứng của người kiểm soát và đối tượng kiểm soát. Điều này thể hiện ở chỗ: trong quá trình kiểm soát, nhà quản trị phải trả lời các câu hỏi sau đây: - Kiểm soát cái gì? - Kiểm soát khi nào? - Kiểm soát ở đâu? - Chờ đợi thấy cái gì ở kiểm soát? 10 1. Vai trò của công tác kiểm soát trong doanh nghiệp Kiểm soát là một chức năng và là một công cụ quan trọng của nhà quản trị. Kiểm soát giúp nhà quản trị có những thông tin phản hồi giúp cho việc khắc phục những nhược điểm của công tác quản trị, đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu đã xác định.
Kiểm soát không chỉ dừng lại ở những hoạt động đã diễn ra và đã kết thúc, nó còn là quá trình kiểm soát trước đối với những sự việc sắp xảy ra, điều này là đặc biệt quan trọng đối với công tác quản trị trong các tổ chức ngày nay, nó giúp cho tổ chức chủ động đối phó với những nguy cơ sắp tới nhằm giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh. Chính vì lẽ đó mà các nhà quản trị dù ở cấp bậc nào trong tổ chức cũng phải thực hiện tốt chức năng kiểm soát.