CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU DE TÀI 1.1 Cơ sở hình thành đề tài Một tổ chức hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh luôn xem lợi nhuận là yếu tố trước tiên. Tổ chức luôn đặt ra mục tiêu lâu dài, mục tiêu trong năm cần đạt và cần phải có một chiến lược kinh doanh tốt, nhằm đạt lợi nhuận cao nhất, tổ chức cũng phải luôn quan tâm tới việc quản lý các nguồn lực: nhân lực, tài chính, thiết bị, cơ sở hạ tầng, thông tin, thời gian, thương hiéu,. một cách có hiệu quả.
Trong các nguồn lực trên thì nguồn nhân lực là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp, là đối tượng sống, động, sử dụng, quản lý, vận hành các nguôn lực khác. Trong nhiều năm trở lại đây, với sự phát triển mạnh của công nghệ thông tin, nhận thức tầm quan trọng của tin học hóa trong quản trị doanh nghiệp cũng được tăng lên rõ rệt. Đề tăng tính cạnh tranh về thương hiệu doanh nghiệp, tăng tính chuyên nghiệp, tăng hiệu quả trong việc quan lý nguồn lực tổ chức trong doanh nghiệp, hệ thống thông tin quản tri nhân sự (Human Resource Management System — HRIS) được quan tam đưa vào sử dụng, b6 sung vào một phân của hệ thống quan trị chất lượng: Con người, Quy trình quản lý và Công cụ hỗ trợ để thực hiện. Để đáp ứng nhu cau về việc triển khai ứng dụng phần mềm HRIS, các doanh nghiệp sản xuất phần mềm tiễn hành xây dựng hệ thong, ban đầu có thé là theo don đặt hàng của một khách hàng cụ thể (khách hàng có thé chính là nội bộ doanh nghiệp của mình hay khách hàng bên ngoài), rồi phát triển dan thành một hệ thông phần mềm có đây đủ các tính năng cần thiết trong hoạt động quản tri nhân sự của doanh nghiệp (được coi là framework), từ đó tinh chỉnh và đóng gói triển khai trên diện rộng hoặc tùy chỉnh, thém/bét tính năng dé đáp ứng theo tính đặc thù của từng đơn vị.
Khi triển khai HRIS tại mỗi doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp là mới, chưa có hoặc chưa xây dựng đủ hệ thống quản trị nhân sự thì việc tư vẫn cho doanh nghiệp và triển khai một phần mém đóng gói sẵn có là công việc đơn giản. Tuy nhiên với các doanh nghiệp đã có hình thành một hệ thống quản lý, có các quy trình nghiệp vụ quản lý đặc thù hay các quy trình nghiệp vụ chưa được chuẩn hóa, chưa có một hệ thống thông tin quản lý hoặc đã có nhưng không đáp ứng được với nhu cầu,. thì việc triển khai một hệ thống thông tin quản lý (HRIS) đã trở nên phức tạp hơn. Triển khai tại các doanh nghiệp có các đặc tính như đã nêu, nhóm dự án của đơn vị triển khai và cả Giám đốc hoặc Trưởng phòng nhân sự, các thành viên liên quan tại doanh nghiệp chịu trách nhiệm phối hợp với nhóm triển khai phải đối mặt với nhiều thách thức, cụ thể là quá trình triển khai bị kéo dai do phát sinh nhiễu van dé ảnh hưởng đến các hoạt động quan lý và kinh doanh như: hoạt động triển khai kéo dài ngày so với kế hoạch, các chức năng của phần mềm không đáp ứng hết được nhu cầu của người sử dụng hoặc các chức năng phần mém xảy ra lỗi khi người sử dụng thao tác, dữ liệu hệ thống không chuẩn xác, nhân sự thực hiện công việc bị quá tải do phải vừa thực hiện tác nghiệp trên hệ thống mới vừa tác nghiệp theo kiểu truyền thống cũ trước đó.
Trong quá trình công tác tại công ty cô phần VNG, với vai trò là một thành viên của dự án triển khai/ ứng dụng tại công ty, mỗi giai đoạn xây dựng mỗi chức năng khác nhau cho hệ thống thông tin quản tri nguồn nhân lực. Sau mỗi giai đoạn, nhóm dự án có những phân tích về các van dé trong dự án và rút ra các bài học kinh nghiệm nhằm tham khảo cho giai đoạn tiếp theo. Các van dé tập trung chủ yếu ảnh hưởng đến các yếu tố như con người: tức là nhân sự trong dự án thay đổi liên tục hoặc chuyên môn của người thực hiện chưa đáp ứng tốt cho hoạt động triển khai, yếu tố quy trình như mỗi phòng chức năng thiếu việc mô tả các quy trình nghiệp vụ, hoặc người tham gia thực hiện mô tả nghiệp vu khá rời rac giữa các chức năng. yếu tố về kỹ thuật như đội ngũ nhân viên kỹ thuật chưa có nhiều kinh nghiệm đối với loại kỹ thuật được dùng để phát triển hệ thống.
Các yếu tố khác như tính phối hợp giữa các bộ phận chức năng có liên quan, yếu tô lãnh đạo có phê duyệt kịp thời với các đề xuất của dự án hay không, yêu câu có rõ ràng hay bị thay đổi, hệ thong có lỗi nhiều hay ít và việc chỉnh sửa lỗi có kip thời để dap ứng cho việc thực thi công việc của bộ phận nghiệp vụ,. Với mong muốn tổng quát hóa các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động triển khai thành công một hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại doanh nghiệp nhằm tìm cách hạn chế những vẫn đề được nêu, người viết có động co tìm hiểu, nghiên cứu về các yếu tô này nhằm giúp bản than cũng như các nha quản lý hiệu các yêu tô nào là tác động đên việc đưa vào ứng dụng thành công một hệ thống phần mém quản trị nguồn nhân lực, phù hợp với hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Trên thực tế đã không ít các doanh nghiệp đã tiêu tốn nhiều chi phí thời gian, tiền bạc và công sức dé triển khai HRIS tại đơn vi. Vậy nguyên nhân là gì? Các yếu tố nào ảnh hưởng đến việc triển khai/ ứng dụng hệ thông HRIS cho doanh nghiệp? Đặc biệt là doanh nghiệp kiêm soát sự ảnh hưởng của các yêu tô này như thê nào? Mục tiêu của dé tai: CÁC NHÂN TO THÀNH CONG TRONG HOAT ĐỘNG TRIÊN KHAI HE THONG THONG TIN NGUON NHÂN LUC HRIS TẠI DOANH NGHIỆP là khảo sát và phân tích các nhân tô ảnh hưởng đến việc triển khai hệ thong HRIS cho các doanh nghiệp tại Việt Nam.
Qua nghiên cứu, tôi mong muôn đưa ra một sô gợi ý giúp các nhà quản lý có những thông tin hữu ích và có sự chuân bị được tôt hơn nhăm giảm thiêu tôi đa rủi ro khi quyết định triển khai HRIS tại doanh nghiệp mình.2 Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu được thực hiện nhằm những mục tiêu sau: - Tim hiểu một số ứng dụng về mô hình triển khai hệ thống thông tin trên thé giới và trong nước, đánh giá thực trạng triển khai hệ thống HRIS tại một doanh nghiệp ở TPHCM để nhận diện các nhân tố chính ảnh hưởng đến triển khai/ ứng dụng HRIS tại các doanh nghiệp với góc nhìn của đơn vi thụ hưởng. từ đó hình thành mô hình khái niệm cho việc triển khai HRIS cho doanh nghiệp tại Việt Nam. - Thu thập dữ liệu và kiểm định mô hình nghiên cứu thực tiễn về việc triển khai, ứng dụng HRIS tại các doanh nghiệp ở Việt Nam. - Dé xuất một số giải pháp nhằm giảm thiểu rủi ro, góp phan nâng cao sự thành công đối với hoạt động triển khai, ứng dụng HRIS ở các doanh nghiệp tại Việt Nam.3 Câu hỏi nghiên cứu Nghiên cứu được thực hiện nhăm giải đáp các câu hỏi sau: Các yếu tố ảnh hưởng đến việc triển khai, ứng dụng một hệ thống thông tin quản trị nguôn nhân lực (HRIS) là gì? Mức độ ảnh hưởng của từng yếu tố đến việc triển khai, ứng dụng thành công HRIS? Kién nghi nao dé giam rui ro trong hoat dong trién khai, ung dung HRIS? 1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Những cá nhân đang công tác tại các doanh nghiệp ở Việt Nam có tham gia trải nghiệm vao quá trình triển khai/ững dụng HRIS tại doanh nghiệp mà mình từng đã hoặc đang làm việc, các cá nhân này có thể là nhân viên hoặc cấp quản lý (có thé vai trò là thành viên phát triển, triển khai hệ thống HRIS hoặc vai trò tác nghiệp hoạt động quản lý và phát triển nhân sự tại doanh nghiệp được triển khai ứng dụng HRIS).
Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu thực tiễn thực hiện trên các doanh nghiệp ở Việt Nam (là đơn vị thụ hưởng) đã hoặc đang triển khai, ứng dụng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực (HRIS) để quản lý nhân sự trong tô chức.5 Y nghĩa của nghiên cứu Nghiên cứu này nhằm đưa ra một cái nhìn tổng quan về mối liên hệ giữa các nhân tố có trong việc ứng dụng hệ thông HRIS trong quản trị nguồn nhân lực tại doanh nghiệp. Kết quả nghiên cứu sẽ là nguồn tham khảo cho các nhà quản lý, đặc biệt là tại các doanh nghiệp có ý định ứng dụng triển khai HRIS trong quản trị nguồn nhân lực, giúp họ thấy được tầm ảnh hưởng của việc ứng dụng hệ thông thông tin vào hoạt động quan lý, từ đó họ có thể có những sự chuẩn bị kỹ lưỡng, dé ra và lựa chọn những phương án hợp lý để tăng cường những tác động tích cực và mang lại lợi ích cho tô chức. Đối với các doanh nghiệp đã và đang triển khai hệ thống HRIS, họ có thể nhìn thấy lại được bức tranh tổng quát hơn và có thể rút thêm các kinh nghiệm trong quá trình hợp tác với các nhà cung cấp trong hoạt động bảo trì, nâng cấp hoặc thay đổi hệ thống trong tương lai. - _ Kết quả nghiên cứu cũng sẽ là tư liệu tham khảo cho các nhà triển khai, cung cấp hệ thống HRIS, giúp họ nhận biết được các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công dé phát triển hệ thống tốt hơn, tư van tốt hon cho khách hàng khi lựa chọn giải pháp, phối hợp tốt hơn với các cá nhân có vai trò liên quan trong hoạt động triển khai HRIS tại doanh nghiệp giúp giảm các chi phí thời gian, nguồn lực cho doanh nghiệp và nâng cao uy tín cũng như năng lực cạnh tranh trong hoạt động triển khai.
- Y nghĩa khoa học của dé tài: kiếm định mô hình lý thuyết về các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai, ứng dụng thành công hệ thông thông tin quản trị nguồn nhân lực tại các doanh nghiệp ở Việt Nam.6 Bồ cục của luận văn Nội dung luận văn gồm 5 chương: - Chương |: Giới thiệu tong quan về dé tài. Bao gồm lý do hình thành dé tài, mục tiêu nghiên cứu, phạm vi và phương pháp nghiên cứu. ý nghĩa thực tiễn và bố cục của dé tài luận văn. - _ Chương 2: Co sở lý thuyết.