CHƯƠNG 4: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ LOGO MỤC TIÊU Chương 4 “Chứng từ kế toán - Kiểm kê kế toán” sẽ giúp cho sinh viên: Hiểu về phương pháp Chứng từ Kế toán. Hiểu về phương pháp Kiểm kê Kế toán. Thực hành lập chứng từ kế toán (Tiếp cận tình huống thực tế). Tiến hành kiểm kê kế toán (Tiếp cận 2 tình huống thực tế).
TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Kế toán. Hệ thống chuẩn mực Kế toán Việt Nam. Thông tư 200/2014/TT/BTC Giáo trình: 1/ Lê Thị Thanh Hà và Trần Thị Kỳ (Đồng chủ biên, 2014), Giáo trình Nguyên lý kế toán, Nhà xuất bản Tài chính. 2/ Võ Văn Nhị (Chủ biên, 2012), Giáo trình Nguyên lý kế toán, Nhà xuất bản Phương Đông.
3 TÀI LIỆU THAM KHẢO Các Website: - Website của Bộ tài chính : www.vn - Website của Tổng cục thuế : www.vn - Website của Hội tư vấn thuế: www.vn - Website kế toán: www.vn 4 NỘI DUNG CHỨNG TỪ VÀ KIỂM KÊ 1. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 2. KIỂM KÊ TÀI SẢN 1.1 Khái niệm chứng từ 2.1 Khái niệm kiểm kê 1.2 Ý nghĩa của chứng từ 2.2 Tác dụng của kiểm kê 1.3 Phân loại chứng từ 2.3 Phân loại kiểm kê 1.4 Nội dung của chứng từ 2.4 Tổ chức công tác kiểm 1.5 Nguyên tắc lập chứng từ kê 1.6 Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ 1. KHÁI NIỆM PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ Phương pháp chứng từ là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành tại một thời điểm và thời gian nhất định vào một bản chứng từ và sử dụng bản chứng từ đó phục vụ cho công tác kế toán và quản lý.
Nội dung cơ bản của phương pháp chứng từ: Sao chụp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thông tin kịp thời tình trạng và sự vận động của từng đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý nghiệp vụ 1. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Chứng từ phải chính xác, đầy đủ, kịp thời và hợp pháp, hợp lệ Ví dụ: Khi bán hàng Hóa đơn bán hàng Khi thu tiền Phiếu thu Khi xuất kho NVL Phiếu xuất kho 1.1 Khái niệm Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ. Theo Điều 4, Luật Kế Toán 1.6 Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ Kiểm tra & Luân chuyển Bảo quản, Lập chứng từ hoàn chỉnh CT & ghi sổ lưu trữ • Tính rõ ràng, • Phân loại theo • Lập theo trung thực • Phân loại NDKT, sắp xếp mẫu của chỉ tiêu chứng từ theo thứ tự TG • Đầy đủ • Tính hợp pháp • Luân chuyển • CT không SDTT chữ ký của NVKT đến các bộ để ghi sổ: 5 năm phận liên quan • Tính chính xác • CT được SDTT của số liệu, • Vào sổ kế toán để ghi sổ: thông tin 10 năm 1.1 Khái niệm Lập chứng từ kế toán là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã thực sự hoàn thành vào giấy tờ và vật mang tin theo quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ để làm căn cứ pháp lý cho việc ghi sổ kế toán.2 Ý nghĩa của chứng từ kế toán www.com Lập chứng từ là nội dung đầu tiên trong tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị Chứng từ là cơ sở để ghi sổ các nghiệp vụ đã phát sinh đảm bảo tính pháp lý cho số liệu kế toán.
Chứng từ là căn cứ kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ là phương tiện thông tin để cấp trên truyền đạt mệnh lệnh và kiểm tra việc thực hiện. Cơ sở để xác định cá nhân và bộ phận chịu trách nhiệm vật chất về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ. Chứng từ để giải quyết tranh chấp, khiếu nại về kinh tế tài chính.
PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ Trình tự Công dụng Nội dung Hình thức Địa điểm lập ct lập CT NVKT của CT lập CT • C.từ giấy bộ • C.từ bên hiện • C.từ tiền ngoài tử • C.từ liên mặt tổng hợp • C.từ hợp TSCĐ • C.từ tiền lương 1.3 Phân loại chứng từ kế toán www.com Theo trình tự lập chứng từ Chứng từ ban đầu (Chứng từ gốc) lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế mới vừa phát sinh hay hoàn thành Phản ánh trực tiếp đối tượng kế toán Gồm những chứng từ gốc Ví dụ: Hoá đơn, phiếu xuất vật tư, Phiếu thu chi tiền mặt… Có giá trị pháp lý quan trọng nhất Company Logo 1.3 Phân loại chứng từ kế toán www.com Chứng từ tổng hợp (Chứng từ ghi sổ) Dùng để tổng hợp số liệu các chứng từ gốc cùng loại, cùng nghiệp vụ nhằm giảm bớt khối lượng ghi chép trên kế toán. Ví dụ: Bảng tổng hợp chứng từ gốc, Bảng kê nộp séc…. Chỉ có giá trị pháp lý khi đính kèm chứng từ gốc Company Logo Ví dụ www.com TẠI CÔNG TY ABC, KÊ KHAI THUẾ GTGT THEO PHƯƠNG PHÁP KHẤU TRỪ, CÓ PHÁT SINH MỘT SỐ TÌNH HUỐNG SAU: a) MUA VẬT LIỆU A, TRỊ GIÁ 300 TRIỆU ĐỒNG THANH TOÁN BẰNG CHUYỂN KHOẢN. VẬT LIỆU ĐÃ NHẬP KHO ĐỦ.
NÊU TÊN CHỨNG TỪ PHÁT SINH? b) BÁN HÀNG HOÁ B, TRỊ GIÁ 50 TRIỆU ĐỒNG THU BẰNG TIỀN MẶT (CHUYỂN KHOẢN). NÊU TÊN CHỨNG TỪ PHÁT SINH? Phân loại chứng từ theo địa điểm lập chứng từ Company Logo 1.3 Phân loại chứng từ kế toán www.com CHỨNG TỪ GHI SỔ Số …02… Ngày 28 tháng 2 năm 2013 Tài khoản Trích yếu Số tiền Nợ Có Rút tiền gửi NH 111 112 30.000 Khách hàng B trả tiền 111 131 50.000 Thu hồi tạm ứng 111 141 5.000 Số lượng chứng từ gốc đính kèm: 3 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Company Logo 1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ www.com Căn cứ vào công dụng chứng từ o Chứng từ mệnh lệnh Dùng để truyền đạt mệnh lệnh từ cấp trên xuống cấp dưới. Ví dụ: lệnh chi tiền, lệnh xuất kho vật tư, quyết định thanh lý TSCĐ, đơn xin tạm ứng… Loại chứng từ này chỉ mới chứng minh xuất xứ của nghiệp vụ kinh tế, chưa nói lên mức độ hoàn thành nên chưa là căn cứ ghi chép vào sổ kế toán. o Chứng từ chấp hành(Chứng từ thực hiện) Là chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoàn thành: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, xuất vật tư… Chứng từ chấp hành cùng với chứng từ mệnh lệnh sẽ được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Ví dụ: Bảng thanh toán lương cho công nhân phải đi kèm với phiếu chi ( nếu chi bằng tiền mặt) hay sao kê ngân hàng (chuyển khoản) Company Logo 1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ www.com o Chứng từ thủ tục kế toán: Chứng từ này có mục đích phân loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo từng đối tượng cụ thể tạo thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán. Đây là chứng từ trung gian nên phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ. Ví dụ: Bảng kê nộp séc, chứng từ ghi sổ… o Chứng từ liên hợp Là loại chứng từ mang đặc điểm của hai hay ba loại chứng từ trên như: hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, biên bảng kiểm nghiệm kiêm phiếu nhập kho … Company Logo 1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ www.com Căn cứ vào nội dung kinh tế Chứng từ kế toán được ban hành theo 5 chỉ tiêu Chứng từ lao động và tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, Bảo hiểm y tế, xã hội, Bảng thanh toán tiền thưởng vượt năng xuất … Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Biên bảng kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ … Chứng từ bán hàng:hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường, bảng thanh toán hàng gửi bán đại lý. Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, séc, ủy nhiệm chi, giấy đề nghị tạm ứng thanh toán tạm ứng, giấy báo nợ, giấy báo có … Chứng từ tài sản cố định: biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản bàn giao sữa chữa lớn TSCĐ… Company Logo 1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ www.com Căn cứ hình thức chứng từ o Chứng từ giấy Phản ánh nội dung kinh tế phát sinh và đã hoàn thành bằng giấy tờ.
o Chứng từ điện tử Chứng từ có các nội được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã được mã hóa mà không bị thay đổi nội dung của chứng từ trong quá trình truyền qua mạng, máy tính hoặc trên vật mang tin như băng, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.3 Phân loại chứng từ ghi sổ www.com Căn cứ vào địa điểm lập chứng từ o Chứng từ bên trong (nội bộ): chứng từ do đơn vị lập. Bao gồm Liên quan đến nội bộ của đơn vị như bảng thanh toán lương, phiếu xuất kho NVL dùng cho phân xưởng sản xuất, giấy đề nghị/ thanh toán tạm ứng. Liên quan đến các mối quan hệ kinh tế bên ngoài như hóa đơn giá trị gia tăng, Giấy bào Nợ/ Có của Ngân hàng, Biên bảng thanh toán nợ. o Chứng từ bên ngoài Chứng từ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh luên quan đến đơn vị nhưng được lập từ đơn vị khác như hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT ( liên 2).3 Phân loại chứng từ ghi sổ www.com Ngoài ra, còn có các kiểu phân loại sau: Căn cứ vào quy định Nhà nước Căn cứ số lần ghi một loại nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ Company Logo 1.3 Nội dung chứng từ www.com Nội dung chủ yếu Là những yếu tố bắt buộc, sự vắng mặt của những yếu tố cơ bản này sẽ làm cho chứng từ trở nên không đầy đủ và không đáng tin cậy Nội dung bổ sung Là những yếu tố không bắt buộc có vai trò thông tin thêm nhằm làm rõ các đặc điểm riêng biệt với từng loại NVKT phát sinh đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán Company Logo 1.4 Nội dung bắt buộc www.com Khái quát loại nghiệp vụ được chứng từ phản ánh Thời điểm phát sinh nghiệp vụ Nơi phát hành chứng từ Nơi nhận chứng từ Yếu tố làm rõ ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ và của chứng từ Phản ánh phạm vi, quy mô của hoạt động kinh tế Phản ánh mối quan hệ giữa các pháp nhân đảm bảo tính pháp lý của chứng từ Company Logo 1.4 Nội dung bổ sung www.com Định khoản Hình thức thanh toán Thời gian bảo hành Thời hạn thanh toán Hạn mức công nợ Company Logo 1.4 Nội dung chứng từ www.com Company Logo 1.4 Nội dung chứng từ www.com Company Logo 1.4 Nội dung chứng từ www.com Company Logo 1.4 Nội dung chứng từ www.