đặt vấn đề hiệu quả lên hàng đầu, đòi hỏi các doanh nghiệp phải bắt nhịp kịp thời các xu hƣớng bài trí công sở sao cho phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Không ngừng sáng tạo không gian làm việc hài hòa, thông thoáng giúp nâng cao hiệu quả làm việc tăng mức độ gắn bó cho các nhân viên trong công ty. Tuy nhiên, nền kinh tế thị trƣờng cũng có những mặt trái, nếu không có biện pháp khắc phục, áp dụng các xu hƣớng bài trí công sở phù hợp với doanh nghiệp sẽ là điều kiện, môi trƣờng làm nảy sinh những biểu hiện tiêu cực gây ra nhiều khó khăn và thách thức cho việc xây dựng môi trƣờng làm việc văn minh, hiện đại. Trình độ, năng ực nhận thức của đội ngũ cán bộ, nh n viên Trình độ, năng lực nhận thức của các cán bộ, nhân viên đƣợc biểu hiện qua mức độ nắm vững kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, chức trách, quyền và nghĩa vụ của bản thân; hệ thống các quy tắc xử sự với cấp trên, đồng nghiệp và với khách hàng… Trình độ, năng lực nhận thức còn biểu hiện thông qua mức độ tự giác thực hiện các quy chế, quy định làm việc của doanh nghiệp, các quy tắc, chuẩn mực ứng xử.
Nếu cán bộ, nhân viên nhận thức rõ và có ý thức tuân thủ, bảo vệ và duy trì những quy định đó thì vấn đề bài trí công sở sẽ không ngừng đƣợc nâng cao. Vì vậy, để góp phần hoàn thiện xây dựng bài trí công sở, một giải pháp rất quan trọng là tăng cƣờng công tác giáo dục cho cán bộ, nhân viên về chức năng, nhiệm vụ, định hƣớng hoạt động của cơ quan, tổ chức; chức trách, quyền và nghĩa vụ của bản thân … để cán bộ, nhân viên nắm vững và tự giác thực hiện. Ngoài ra, bài trí công sở tại các cơ quan, tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào khả năng nhận thức, năng lực tổ chức, điều hành hoạt động công sở của 16 cán bộ, nhân viên giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý. Nếu ngƣời lãnh đạo nhận thức rõ sự cần thiết, tầm quan trọng của việc bài trí công sở, có sự quan tâm và nỗ lực cần thiết cho việc xây dựng và hoàn thiện bài trí công sở trong cơ quan, doanh nghiệp mình, đồng thời có năng lực tổ chức, điều hành hoạt động công sở bảo đảm sự đoàn kết … thì vấn đề bài trí công sở sẽ không ngừng đƣợc tăng cƣờng và đảm bảo thực hiện.
Ngƣợc lại, nếu ngƣời lãnh đạo không chú trọng quan tâm, không đƣợc cấp dƣới ủng hộ, gây mất đoàn kết trong cơ quan thì không thể phát huy tác dụng của bài trí công sở, làm ảnh hƣởng tới kết quả thực hiện công việc của doanh nghiệp. Do đó, cần đề cao vai trò, trách nhiệm của ngƣời đứng đầu doanh nghiệp trong việc xây dựng, hoàn thiện bài trí công sở trong các doanh nghiệp hiện nay. Vị thế, “thƣơng hiệu” của các doanh nghiệp Vị thế của các doanh nghiệp có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc tạo dựng uy tín của cơ quan, tạo nên niềm tin, niềm tự hào của chính cán bộ, nhân viên đối với doanh nghiệp mình. Vị thế của một doanh nghiệp luôn đƣợc quyết định bởi kết quả thực hiện công việc của doanh nghiệp.
Nếu thực hiện tốt vai trò đạt kết quả cao thì vị thế sẽ không ngừng đƣợc củng cố và phát triển. Nếu một doanh nghiệp có uy tín, tạo dựng đƣợc vị thế, “thƣơng hiệu” tốt, đƣợc khách hàng và xã hội thừa nhận thì bản thân mỗi cán bộ, nhân viên trong công ty đó sẽ yêu nghề hơn, không ngừng phấn đấu, rèn luyện, tự giác tuân thủ nội quy, quy chế làm việc, có trách nhiệm hơn với công việc đƣợc giao và không ngừng nâng cao hiệu quả làm việc. Ngƣợc lại, nếu hình ảnh và vị thế của doanh nghiệp bị đánh giá thấp, làm mất niềm tin, không đáp ứng yêu cầu của các thành viên trong công sở cũng nhƣ khách hàng, tổ chức thì các giá trị của văn hóa công sở sẽ không đƣợc coi trọng. Vì vậy, cần đặc biệt quan tâm tới việc tạo dựng hình ảnh và vị thế của các doanh nghiệp, cụ thể là phải gắn doanh nghiệp với phƣơng châm vì khách hàng là trên hết, phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
từ đó mới có thể thuyết phục và tạo dựng đƣợc 17 niềm tin của khách hàng và đối tác vào các doanh nghiệp. Mức độ hiện đại hóa công sở Bài trí công sở luôn có mối liên hệ chặt chẽ với hiện đại hóa công sở. Bài trí công sở chỉ có thể đƣợc xây dựng và duy trì trên cơ sở có sự đảm bảo ở mức độ nhất định về cơ sở vật chất cũng nhƣ trang bị phƣơng tiện, điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên. Trụ sở của cơ quan, doanh nghiệp nếu đƣợc xây dựng khang trang, hiện đại, tại những địa điểm thuận lợi cho các hoạt động giao dịch sẽ tạo đƣợc sự hài lòng cho khách hàng, góp phần tạo dựng hình ảnh và vị thế của doanh nghiệp văn minh, hiện đại.
Đồng thời, các thiết bị làm việc, thiết bị văn phòng đƣợc trang bị đồng bộ, phù hợp sẽ giúp cho cán bộ, nhân viên làm việc nhanh, hiệu quả, nâng cao chất lƣợng phục vụ của doanh nghiệp. Song song với việc hiện đại hóa công sở cần tăng cƣờng đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ, sử dụng thành thạo trang thiết bị hiện đại, có phong cách làm việc mới, văn minh và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, bên cạnh việc tăng cƣờng hiện đại hóa công sở, trang bị phƣơng tiện làm việc đầy đủ cho cán bộ, nhân viên, cần kiên quyết chống lại các biểu hiện lãng phí, sử dụng không đúng mục đích các tài sản công, một biểu hiện phi văn hóa trong tổ chức, hoạt động của công sở. Một số yếu tố khác - Ánh sáng: có hai loại ánh sáng: ánh sáng thiên nhiên là ánh sáng mặt trời và ánh sáng nhân tạo (đèn điện).
Khi bài trí phòng làm việc cần chú ý thiết kế phòng làm việc có nhiều cửa sổ hoặc cửa sổ rộng để tiếp nhận ánh sáng dễ dàng hơn. Trong phòng làm việc phải đảm bảo đủ ánh sáng, nguồn sáng lớn nhất chiếu từ hai phí. Tƣờng trên sơn màu sáng để làm tăng độ phải chiếu của ánh sáng đèn. Có thể bố trí đèn chiếu sáng trực tiếp từ trên trần xuống hoặc đen chiếu gián tiếp qua trần nhà xuống bàn làm việc.
- Nhiệt độ: Đảm bảo nhiệt độ trong phòng làm việc phù hợp với tâm, sinh lý con ngƣời khoảng 15◦c - 28◦c. Ngoài phạm vi đó thì ảnh hƣởng tới 18 hiệu quả công việc. Vì ở nhiệt độ cao hay thấp, cơ thể ngƣời đều phải tiêu hao một năng lƣợng để ổn định nhiệt độ của cơ thể. Điều đó làm cho nhân viên mất năng lƣợng nhƣng không làm việc mà để ổn định thân nhiệt.
Do đó, năng suất lao động không cao. Tùy thuộc vào nhiệt độ trong mỗi phòng, khu vực trong cơ quan mà ta phải bài trí các thiết bị bảo hộ khác nhau nhƣ hệ thống thông gió, máy điều hòa không khí và sơn tƣờng có màu sắc hợp lý. - Tiếng ồn: Tiếng ồn không những ảnh hƣởng tới sự tập trung trong công việc mà còn ảnh hƣởng tới thần kinh, sức khỏe của nhân viên. Tiếng ồn trong phòng làm việc cho phép mức từ 50 – 60dB (decibel).
Quá mức độ cho phép không những ảnh hƣởng tới năng suất mà còn ảnh hƣởng tới sức khỏe của ngƣời lao động. - Màu sắc: Màu sắc có thể để lại ấn tƣợng tích cực hay tiêu cực đối với những ngƣời làm việc. Khoa học đã chứng minh về những ảnh hƣởng của màu sắc đến hiệu quả công việc của con ngƣời. Mỗi một ngƣời đề có những sở thích và thích hợp với một màu sắc nhất định và họ ý thức đƣợc sự ảnh hƣởng của màu sắc đến công việc của họ.
Phòng làm việc thƣờng sử sụng các màu trắng, vàng và xanh nhạt. Trong phòng làm việc nên sơn màu vàng nhạt, trong các phòng nghỉ nên sơn màu xanh nhạt. - Y tế: Ngày nay khi xã hội ngày càng phát triển, vấn đề mà ngƣời lao động quan tâm đó là sức khỏe của mình và sự an toàn khi lao động.Trụ sở cơ quan đặt ở vị trí thoáng gió sẽ làm cho cảnh quan môi trƣờng trong trụ sở trong lành, thoáng đãng. Nhƣng đôi khi cũng là nhân tố ảnh hƣởng tới sức khỏe của nhân viên, ánh sáng và tiếng ồn ngoài phạm vi cho phép cũng ảnh hƣởng tới sức khỏa của họ.
Do đó để đảm bảo cho sức khỏe cho nhân viên đƣợc duy trì và không gây gián đoạn công việc do những ngày nghỉ ốm, bên cạnh việc có chế độ chăm sóc sức khỏe nhân viên thƣờng xuyên định kỳ, tại cơ quan nên bố trí bộ phận cung cấp các dịch vụ y tế cho nhân viên khi cần thiết. 19 - Vệ sinh: Vệ sinh trụ sở cơ quan là vấn đề quan trọng. Đối với nhân viên trong cơ quan, một trụ sở đƣợc thƣờng xuyên vệ sinh sạch sẽ sẽ giúp cho họ có đƣợc sức khỏe và cảm giác thoải mái khi làm việc và cảm thấy sự quan tâm của lãnh đạo. Đối với đối tác của cơ quan, sự sạch sẽ và lịch sự của trụ sở sẽ gây ấn tƣợng tốt đẹp về cơ quan, cho họ thấy đƣợc khả năng quản lý của lãnh đạo cơ quan nhƣ thế nào.
Vì vậy, để tạo dựng một trụ sở có cảnh quan môi trƣờng sạch sẽ, lịch sự, các nhà lãnh đạo cần phải quan tâm đến vấn đề này. Thông thƣờng các cơ quan thƣờng bố trí ngƣời của mình thành bộ phận chuyên trách thuộc sự quản lý của văn phòng để đảm nhận công việc này. Tuy nhiên, xu hƣớng này xuất hiện nhiều tổ chức dịch vụ thực hiện công việc này, cơ quan có thể quyết định thuê những tổ chức chuyên nghiệp này thay vì bố trí chính bản thân nhân viên mình làm công việc này. Mặt khác khi thuê ngoài sẽ ảnh hƣởng tới tính bảo mật thông tin cơ quan và không vệ sinh đƣợc trụ sở trong những trƣờng hợp đột xuất.
- An toàn phòng cháy chữa cháy: Phần lớn các tai nạn, hỏa hoạn xảy ra tại các trụ sở cơ quan đều có nguyên nhân là điện do đó phải định kỳ kiểm tra, bảo trì, bảo dƣỡng các máy móc, các thiết bị diện trƣớc khi các tai nạn có thể xảy ra. Cần thiết phải trang bị trong trụ sở đầy đủ các phƣơng tiện báo hiệu và chữa cháy khi có hỏa hoạn xảy ra và đảm bảo các phƣơng tiện, dụng cụ đó đƣợc hoạt động thƣờng xuyên.