Bài giảng Giáo trình Quản lý dự án - ThS. Võ Thị Thanh Thúy (PTITHCM)

Tải trọn bộ bài giảng và giáo trình Quản lý dự án của ThS. Võ Thị Thanh Thúy. Slide chi tiết, đầy đủ các chương từ cơ bản đến nâng cao.

• Người hướng dẫn: ThS. Võ Thị Thanh Thúy
• Trường học: Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
• Chuyên ngành: Quản lý dự án
• Đề tài: Những vấn đề cơ bản về quản lý dự án; Quản lý thời gian & tiến độ của dự án; Phân phối các nguồn lực dự án; Quản trị rủi ro của dự án; Giám sát & đánh giá dự án
• Loại tài liệu: Bài giảng & Giáo trình
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Khái Niệm Cơ Bản Về Quản Lý Dự Án

Quản lý dự án là việc ứng dụng các phương pháp, công cụ, kỹ thuật và năng lực đối với các hoạt động của dự án nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Theo Tiêu chuẩn Quốc gia - Hướng dẫn Quản lý dự án (2017), đây là lĩnh vực hoạt động đặc thù đòi hỏi phương pháp riêng, nguồn lực riêng và kế hoạch tiến độ cụ thể. Dự án bao gồm tập hợp các quá trình gồm hoạt động được kết hợp và kiểm soát với thời gian bắt đầu và kết thúc xác định. Mục tiêu của quản lý dự án là liên kết tất cả các hoạt động, công việc thành một tổng thể hài hòa, tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các chủ thể liên quan.

1.1. Định Nghĩa Dự Án

Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Đặc trưng cơ bản của dự án bao gồm: có mục đích và kết quả xác định, chu kỳ phát triển riêng, thời gian tồn tại hạn chế, sự tham gia của nhiều bên hữu hạn, tính đơn chiếc và độc đáo, tương tác phức tạp trong môi trường có rủi ro cao. Dự án khác biệt với quá trình sản xuất liên tục ở chỗ nó có thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể.

1.2. Tác Dụng Của Quản Lý Dự Án

Quản lý dự án mang lại nhiều lợi ích quan trọng: Tạo điều kiện thuận lợi cho liên hệ thường xuyên giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và nhà cung cấp. Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên, chỉ rõ trách nhiệm. Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn, vướng mắc để điều chỉnh kịp thời. Nâng cao hiệu quả thực hiện và giảm thiểu rủi ro không mong muốn.

II. Lập Kế Hoạch Quản Lý Dự Án Chi Tiết

Lập kế hoạch quản lý dự án là bước quan trọng xác định hướng đi và chiến lược thực hiện toàn bộ dự án. Kế hoạch tổng hợp quản lý dự án bao gồm nhiều thành phần liên quan: xác định phạm vi dự án, quản lý thời gian và tiến độ, phân bổ nguồn lực, dự toán ngân sách và quản lý chi phí. Nội dung kế hoạch cần xác định rõ mục tiêu tiềm tàng, khó khăn quan trọng, phương pháp kiểm tra và đánh giá, thời gian biểu chi tiết, kỹ thuật đồng phối công việc, quản lý nhân sự, và phân bổ kinh phí. Một kế hoạch quản lý dự án hiệu quả sẽ giúp điều hành dự án một cách có tổ chức, rõ ràng và đạt được các mục tiêu đề ra.

2.1. Nội Dung Kế Hoạch Tổng Hợp

Kế hoạch tổng hợp quản lý dự án bao gồm các nội dung chính: (1) Giới thiệu tổng quan về dự án và bối cảnh thực hiện; (2) Mục tiêu tiềm tàng và kết quả mong đợi; (3) Khó khăn quan trọng cần lưu ý; (4) Phương pháp kiểm tra và đánh giá tiến độ; (5) Thời gian biểu chi tiết cho từng giai đoạn; (6) Kỹ thuật đồng phối giữa các bộ phận; (7) Quản lý nhân sự và phân công nhiệm vụ; (8) Dự toán kinh phí và phân bổ ngân sách.

2.2. Cấu Trúc Chi Tiết Của Kế Hoạch

Kế hoạch quản lý phạm vi dự án xác định các hoạt động cần thực hiện, thu thập yêu cầu nhu cầu của khách hàng, phát triển cấu trúc chia nhỏ công việc. Kế hoạch quản lý thời gian thiết lập tiến độ, thời hạn hoàn thành từng hạng mục. Quản lý chi phí dự toán ngân sách chi tiết. Quản lý rủi ro xác định những rủi ro tiềm ẩn và biện pháp ứng phó.

III. Lựa Chọn Mô Hình Tổ Chức Quản Lý Dự Án

Lựa chọn mô hình tổ chức quản lý dự án phù hợp là yếu tố quyết định thành công của dự án. Có ba mô hình tổ chức chính: (1) Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án, (2) Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án, (3) Mô hình chìa khóa trao tay. Mỗi mô hình có ưu và nhược điểm riêng tùy thuộc vào đặc điểm cụ thể của dự án. Mô hình chủ đầu tư trực tiếp thích hợp với những dự án quy mô nhỏ, đơn giản. Mô hình chủ nhiệm phù hợp với dự án quy mô lớn, phức tạp. Mô hình chìa khóa trao tay được áp dụng cho dự án đòi hỏi chuyên môn cao, độc lập trong thực hiện.

3.1. Mô Hình Chủ Đầu Tư Trực Tiếp Quản Lý

Mô hình CĐT trực tiếp quản lý dự án là hình thức chủ đầu tư tự thực hiện việc quản lý dự án. Chủ đầu tư trực tiếp giám sát, kiểm soát, điều hành toàn bộ hoạt động dự án. Ưu điểm: chủ đầu tư kiểm soát chặt chẽ, tiết kiệm chi phí quản lý. Nhược điểm: đòi hỏi chủ đầu tư có năng lực quản lý cao, mất thời gian của chủ đầu tư. Mô hình này thích hợp cho dự án quy mô nhỏ, công nghệ đơn giản.

3.2. Căn Cứ Lựa Chọn Mô Hình Tổ Chức

Lựa chọn mô hình tổ chức quản lý dự án dựa trên các tiêu chí: (1) Quy mô dự án - dự án lớn, phức tạp cần chủ nhiệm; (2) Thời gian thực hiện - dự án kéo dài cần tổ chức riêng; (3) Công nghệ sử dụng - công nghệ cao cần chuyên gia; (4) Độ bất định và rủi ro - rủi ro cao cần quản lý chuyên nghiệp; (5) Địa điểm thực hiện; (6) Nguồn lực disponible.

IV. Quản Lý Phạm Vi Và Đánh Giá Dự Án

Quản lý phạm vi dự án bao gồm các quá trình tiến hành nhằm xác định các hoạt động thuộc dự án để thực hiện thành công. Phạm vi dự án được xác định rõ ràng từ giai đoạn lập kế hoạch, tránh lệch khỏi mục tiêu ban đầu. Quản lý phạm vi gồm các bước chính: Thu thập yêu cầu nhu cầu của khách hàng và các chủ thể dự án, phát triển cấu trúc chia nhỏ công việc chi tiết, xác định phạm vi dự án bằng bản mô tả chi tiết, kiểm tra và chấp thuận các đầu ra chính thức, kiểm soát phạm vi và thay đổi khi cần thiết. Giám sát và đánh giá dự án theo dõi tiến độ thực tế so với kế hoạch, đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng.

4.1. Quy Trình Quản Lý Phạm Vi Chi Tiết

Quản lý phạm vi dự án thực hiện theo quy trình: (1) Thu thập yêu cầu - lắng nghe và ghi chép nhu cầu của khách hàng; (2) Phát triển cấu trúc WBS - chia nhỏ dự án thành các gói công việc manageable; (3) Xác định phạm vi - phát triển bản mô tả phạm vi chi tiết về dự án và sản phẩm; (4) Kiểm tra chấp thuận - thống nhất chính thức các đầu ra của dự án; (5) Kiểm soát thay đổi - theo dõi, kiểm soát và xử lý các thay đổi phạm vi.

4.2. Giám Sát Và Đánh Giá Hiệu Quả Dự Án

Giám sát và đánh giá dự án là quá trình theo dõi, kiểm tra tiến độ thực hiện so với kế hoạch ban đầu. Phương pháp kiểm tra bao gồm: so sánh tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch, đánh giá chi phí thực tế và chi phí dự toán, kiểm tra chất lượng sản phẩm, đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực. Điều chỉnh kịp thời khi phát hiện sai lệch để đưa dự án trở lại đúng quỹ đạo.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 1. Lựa chọn mô hình tổ chức QLDA 1. Dự toán ngân sách & quản lý chi phí DA KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU & NỘI DUNG CỦA QLDA 1. Mục tiêu NỘI DUNG 1.

Nội dung cơ bản 1. QLDA & QL quá trình SX liên tục DỰ ÁN Dự án (Project) bao gồm 1 tập hợp duy nhất các quá trình gồm các hoạt động được kết hợp & kiểm soát với thời gian bắt đầu & kết thúc, được thực hiện nhằm đạt KHÁI NIỆM được các mục tiêu của dự án. Tiêu chuẩn Quốc gia – Hướng dẫn Quản lý dự án, 2017 DỰ ÁN Dự án là 1 lĩnh vực hoạt động đặc thù, 1 nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng & theo 1 kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra 1 thực thể KHÁI NIỆM mới. Dự án (Project) là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra 1 sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.

Từ Quang Phương, 2014 CÁC ĐẶC TRƯNG CƠ BẢN CỦA DỰ ÁN 01 Mục đích, kết quả 02 Chu kỳ phát triển riêng 03 Sự tham gia của xác định Thời gian tồn tại nhiều bên hữu hạn 04 Tính đơn chiếc, 05 Tương tác phức tạp 06 Tính bất định, độc đáo trong môi trường rủi ro cao hoạt động QUẢN LÝ DỰ ÁN Quản lý dự án là việc ứng dụng các phương pháp, công cụ, kỹ thuật & năng lực đối với dự án. Tiêu chuẩn Quốc gia – Hướng dẫn Quản lý dự án, 2017 KHÁI NIỆM QUẢN LÝ DỰ ÁN Project Management - Quản lý dự án là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật vào các hoạt động của dự án, nhằm đáp ứng các yêu cầu chung của dự án. KHÁI NIỆM Việc Quản lý dự án được thực hiện thông qua ứng dụng phù hợp, tích hợp các quy trình quản lý được xác định cho dự án một cách hiệu quả. Viện Quản lý Dự án Hoa Kỳ (PMI), 2017 MỤC TIÊU Liên kết tất cả các Tăng cường sự Tạo ra SP & DV có hoạt động, công hợp tác giữa các chất lượng cao hơn TÁC DỤNG CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN việc của dự án thành viên & chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia DA 1 2 3 4 5 Tạo điều kiện thuận lợi cho việc Tạo điều kiện phát liên hệ thường hiện sớm những xuyên, gắn bó giữa khó khăn, vướng nhóm QLDA với KH mắc nảy sinh & & NCC đầu vào điều chỉnh kịp thời QUẢN LÝ DỰ ÁN NỘI DUNG Vĩ mô CƠ BẢN Vi mô Lĩnh vực Chu kỳ QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN SẢN XUẤT LIÊN TỤC SỰ KHÁC NHAU LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.

Nội dung kế hoạch tổng hợp QLDA 1. Lựa chọn mô hình tổ chức QLDA NỘI DUNG 1. Kế hoạch quản lý phạm vi dự án Giới thiệu tổng Khó khăn quan Mục tiêu tiềm tàng NỘI DUNG PP kiểm Thời gian tra & Tiến độ KẾ HOẠCH đánh giá QUẢN LÝ TỔNG HỢP Hợp DỰ ÁN Kỹ thuật đồng Quản lý QLDA Kế hoạch Nhân sự Ngân phân sách & phối NL dự toán kinh phí HÌNH THỨC TỔ CHỨC QLDA LỰA CHỌN CĐT trực tiếp Thuê tư vấn MÔ HÌNH thực hiện QLDA QLDA TỔ CHỨC Chủ nhiệm QLDA điều hành DA Chìa khóa trao tay QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN Quản lý phạm vi dự án bao gồm các quá trình tiến hành KẾ HOẠCH nhằm xác định các hoạt động thuộc dự án để thực hiện QUẢN LÝ thành công dự án. Nguyễn Quốc Duy, 2012 PHẠM VI DỰ ÁN QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN Kiểm soát phạm vi & Thu thập yêu cầu – thay đổi về phạm vi nhu cầu của KH & Phát triển cấu trúc DA – thu thập thông các chủ thể DA chia nhỏ công việc tin về phạm vi DA Xác định phạm vi – Kiểm tra & thống nhất phát triển bản mô tả phạm vi dự án – chấp chi tiết về DA & SP thuận các đầu ra của DA một cách chính thức LỰA CHỌN MÔ HÌNH TỔ CHỨC QLDA 1.

Mô hình CĐT trực tiếp QLDA NỘI DUNG 1. Mô hình chủ nhiệm điều hành DA 1. Mô hình chìa khóa trao tay 1. Căn cứ lựa chọn mô hình tổ chức QLDA MÔ HÌNH CĐT TRỰC TIẾP QLDA Từ Quang Phương, 2014 MÔ HÌNH CHỦ NHIỆM ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN Từ Quang Phương, 2014 MÔ HÌNH CHÌA KHÓA TRAO TAY Từ Quang Phương, 2014 Quy mô dự án Thời gian thực hiện Công nghệ sử dụng CĂN CỨ LỰA CHỌN Độ bất định & rủi ro Địa điểm thực hiện dự Nguồn lực & chi phí MÔ HÌNH của dự án án cho dự án TỔ CHỨC QLDA Số lượng dự án thực Tầm quan trọng của thi trong cùng thời kỳ dự án… DỰ TOÁN NGÂN SÁCH & QUẢN LÝ CHI PHÍ DA 1.

Dự toán ngân sách NỘI DUNG 1. Quản lý chi phí DA KHÁI NIỆM Dự toán ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện DỰ TOÁN tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng & tiến độ của dự án. NGÂN SÁCH Từ Quang Phương, 2014 PHÂN LOẠI NS dự án Tính chất hoạt động NS cho các hoạt DỰ TOÁN động không theo dự án NGÂN SÁCH NGÂN SÁCH NS dài hạn Thời gian NS ngắn hạn TÁC DỤNG Cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức Phản ánh nhiệm vụ, chính sách phân phối nguồn lực Đánh giá chi phí dự tính trước khi hiệu lực hóa việc thực hiện DỰ TOÁN Xác định được chi phí cho từng công việc & tổng chi phí NGÂN SÁCH dự toán của dự án Cơ sở để chỉ đạo & quản lý tiến độ chi tiêu cho các công việc dự án Thiết lập đường cơ sở cho việc chỉ đạo & báo cáo tiến trình dự án ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ TOÁN NGÂN SÁCH DỰ ÁN 4 5 6 Thay đổi Xác lập Linh hoạt tiêu chuẩn Văn bản hóa 1 2 3 Phức tạp Dự tính Phạm vi Tiêu chuẩn hiện hành PHƯƠNG PHÁP Từ cao xuống thấp Từ dưới lên DỰ TOÁN Kết hợp NGÂN SÁCH Theo dự án Theo khoản mục chi phí PHÂN TÍCH DÒNG CHI PHÍ DỰ ÁN CƠ SỞ QUẢN LÝ CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN Chi phí thực hiện theo Số ngày hoàn thành từng công việc công việc KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch QUẢN LÝ CHI PHÍ CỦA Ngăn cản những thay đổi không được phép, không DỰ ÁN đúng so với đường chi phí cơ sở Thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi được phép TRAO ĐỔI THẢO LUẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN & TIẾN ĐỘ DỰ ÁN CHƯƠNG 2 GV: ThS. Võ Thị Thanh Thúy Email: vothithanhthuy@ptithcm QUẢN LÝ THỜI GIAN & TIẾN ĐỘ CỦA DỰ ÁN 2.

Mạng công việc 2. Kỹ thuật tổng quan - PERT– CPM NỘI DUNG CHƯƠNG 2 2. GANTT – đường chéo MẠNG CÔNG VIỆC 2. Khái niệm & tác dụng của mạng công việc NỘI DUNG 2.

Phương pháp biểu diễn mạng công việc KHÁI NIỆM Mạng công việc là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các MẠNG công việc đã được xác định cả về thời gian & thứ tự CÔNG VIỆC trước sau. Từ Quang Phương, 2014 Cơ sở để lập kế hoạch, kiểm soát, theo dõi kế hoạch tiến độ & điều Phản ánh mối quan hệ tương hành dự án tác giữa các nhiệm vụ, công việc của dự án TÁC DỤNG Xác định những công việc nào phải được thực hiện kết hợp, công việc nào có thể thực hiện đồng thời Xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời hạn hoàn thành dự án Cơ sở để tính toán thời gian dự trữ của các sự kiện, công việc AOA PHƯƠNG PHÁP BIỂU DIỄN MẠNG CÔNG VIỆC AON AOA PHƯƠNG PHÁP Sử dụng 1 mũi tên có hướng để trình bày 1 công BIỂU DIỄN việc MẠNG Đảm bảo tính logic của AOA trên cơ sở xác định rõ CÔNG VIỆC trình tự thực hiện & mối quan hệ giữa các công việc AON Các công việc được trình bày trong 1 nút PHƯƠNG PHÁP Các mũi tên chỉ thuần túy xác định thứ tự trước sau của BIỂU DIỄN các công việc MẠNG Tất cả các điểm nút (trừ điểm nút cuối cùng/đầu tiên) đều có ít nhất 1 điểm nút đứng sau/đứng trước CÔNG VIỆC Chỉ có 1 điểm nút đầu tiên & 1 điểm nút cuối cùng KỸ THUẬT TỔNG QUAN – PERT - CPM 2. Khái niệm, tác dụng & điều kiện áp dụng PP 2. PP xây dựng sơ đồ PERT & CPM NỘI DUNG 2.

PP xác định TG dự tính thực hiện từng CV 2. Xác định TG dự trữ của các sự kiện 2. Xác định TG dự trữ của các công việc Xác định mối Xác định các quan hệ & trình Vẽ sơ đồ PHƯƠNG PHÁP công việc cần tự thực hiện các mạng công việc thực hiện công việc XÂY DỰNG SƠ ĐỒ PERT & CPM Tính toán thời Xác định thời Xác định gian, chi phí cho gian dự trữ của đường găng từng công việc các công việc