Chương 1: Tổng quan về nghiên cứu - Trình bày khái quát về bối cảnh và lý do chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, câu hỏi nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu, ý nghĩa thực tiễn của đề tài và bố cục của đề tài nghiên cứu. Chương 2: Cơ sở lý thuyết và mô hình nghiên cứu - Trình bày khái niệm đối tượng nghiên cứu, các lý thuyết về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, lợi ích của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, một số chức năng chính của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử và tóm tắt các nghiên cứu liên quan về việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử. Chương 3: Phương pháp nghiên cứu - Trình bày quy trình nghiên cứu bao gồm phương pháp nghiên cứu định tính, định lượng, cách thức xây dựng thang đo, thiết kế mẫu, bảng câu hỏi, thu thập số liệu, phương pháp lấy mẫu và xác định mẫu. Chương 4: Kết quả nghiên cứu - Trình bày tổng quan về UBND quận Bình Thạnh, thực trạng về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, kết quả thống kê mô tả mẫu, kiểm định độ tin cậy của thang đo các biến, phân tích nhân tố khám phá, phân tích tương quan và hồi quy bội.
Chương 5: Kết luận và hàm ý quản trị - Trình bày các kết quả chính được tìm thấy thông qua quy trình nghiên cứu, đề xuất các hàm ý quản trị nâng cao việc ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong công tác cải cách hành chính, một trong những mục tiêu hướng đến xây dựng chính phủ điện tử, hạn chế của nghiên cứu và đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo. 8 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU 2.1 Văn bản và hồ sơ Tài liệu/văn bản là “vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân” (Luật lưu trữ, 2011). Tài liệu là “dạng vật chất nhìn thấy được, hiện hữu cụ thể. Thông tin trong tài liệu rất đa dạng như văn bản, đồ họa, dữ liệu, bảng tính, bản vẽ CAD (thiết kế hỗ trợ máy tính), hình ảnh, video và âm thanh” (Enlightened, 2000, tr.
“Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một (hoặc một số) đặc điểm chung về thể loại hoặc tác giả hình thành tài liệu trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân” (Luật lưu trữ, 2011). Theo Tổ chức Quốc tế về tiêu chuẩn hóa (ISO - International Organisation for Standardisation, 2002a, tr.3), hồ sơ được định nghĩa là “một văn bản thông tin được tạo ra, được nhận và duy trì làm bằng chứng và thông tin của một tổ chức hoặc cá nhân theo đuổi nghĩa vụ pháp lý hoặc trong nghiệp vụ giao dịch”.2 Văn bản điện tử Theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ban hành ngày 12/7/2018, văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy. Theo dự thảo Thông tư Quy định quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của Bộ Nội Vụ, văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức là thông điệp dữ liệu được xác thực bằng chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản và chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.3 Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử Theo dự thảo Thông tư Quy định quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của Bộ Nội Vụ, hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là một phần mềm ứng dụng có chức 9 năng quản lý, xử lý văn bản điện tử, theo dõi tình hình giải quyết văn bản của cơ quan, tổ chức trên môi trường mạng; quản lý hồ sơ điện tử, dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ sơ điện tử và văn bản, hồ sơ khác. Không có định nghĩa chính thức cho hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong các tài liệu nghiên cứu quốc tế (Nguyen, 2009).
Một số tên thông thường bằng tiếng Anh về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử có các tên gọi khác nhau như ERMS (Electronic Records Management Systems) hay EDMS (Eletronic Document Management Systems) hay EDRMS (Electronic Document and Records Management Systems). Báo cáo kỹ thuật AIIM/ARMA TR48-2004 mô tả EDRMS là một bộ ứng dụng phần mềm/phần cứng quản lý điện tử các tài liệu điện tử có trong hệ thống CNTT, sử dụng thiết bị máy tính và phần mềm để quản lý, kiểm soát, định vị và truy xuất thông tin trong hệ thống điện tử. Tiêu chuẩn thiết kế cho các ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ điện tử (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications) của Bộ Quốc phòng Mỹ bộ DoD 5015.2 xem EDRMS “một hệ thống được sử dụng để quản lý tài liệu cho phép người dùng lưu trữ, truy xuất và chia sẻ chúng với bảo mật và kiểm soát phiên bản”. Các nhà nghiên cứu và giới chuyên ngành công nghệ thường diễn giải EDRMS là hệ thống tự động kết hợp cả hai chức năng của hệ thống lưu trữ hồ sơ và hệ thống quản lý văn bản (Joseph, 2008; Hồ sơ Chính phủ Úc khu vực phía Nam).2 Các lý thuyết về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử 2.1 Tác động của công nghệ thông tin đến các tổ chức Le Grand (1997), Fisher và Wesolkowski (1998), Beaumaster (2002), Sanchez (2003), Chircu và Hae-Dong Lee (2003), Gunes (2003), Anderson và cộng sự (2003) và Byrd và Davidson (2003) đã tập trung nghiên cứu vào các tác động của CNTT đến hiệu suất tổ chức, đầu tư, cơ cấu, thay đổi, văn hóa, đạt được lợi thế cạnh tranh, năng suất của nhân viên và môi trường làm việc của họ, cải thiện chất lượng, tăng lợi nhuận, v.
Các tài liệu quy định tiêu chuẩn được xây dựng, ban hành từ các cuộc nghiên cứu. 10 Việc cần đổi mới trong một tổ chức để thích ứng với việc có CNTT áp dụng vào trong tổ chức là một yếu tố phổ biến, có tác động tích cực cũng như tác động tiêu cực. Fisher và Wesolkowski (1998) đề xuất để giải quyết các tác động tiêu cực trong việc áp dụng CNTT vào tổ chức thì cần xác định các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công. Theo Fisher và Wesolkowski (1998), các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng CNTT vào tổ chức thường bao gồm quản lý thay đổi, quản lý hệ thống, tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ, thiết kế lại quy trình, hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo người dùng trực tiếp.
Tuy nhiên, một bước quan trọng mà bất kỳ tổ chức nào cũng cần thực hiện là xác định đúng các đối tượng trong tổ chức, ai sẽ bị tác động trực tiếp hoặc gián tiếp bởi sự áp dụng CNTT. Khi làm như vậy, người chịu trách nhiệm việc áp dụng CNTT và tổ chức sẽ nhận ra cách thức làm thế nào để có thể chuyển đổi tổ chức, thay đổi nhận thức của tổ chức, nhận ra sự cần thiết, ý nghĩa, tầm quan trọng, giá trị của việc áp dụng CNTT vào trong tổ chức để đảm bảo khả năng thành công, khai thác hiệu quả ứng dụng CNTT.2 Tiêu chuẩn hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử TCVN 7420 Thông tin và tư liệu – Quản lý hồ sơ (Information and documentation – Records management) được biên dịch hoàn toàn từ nguyên bản Tiêu chuẩn ISO 15489:2001. ISO 15489:2001 hướng dẫn cách quản lý hồ sơ của các tổ chức hoặc tư nhân đối với các đối tượng hữu quan nội bộ và bên ngoài. ISO 15489 là một tiêu chuẩn quốc tế cung cấp các hướng dẫn thực hành theo thông lệ tốt nhất để quản lý tài sản thông tin và bộ nhớ của tổ chức cho dù được lưu trữ trên giấy và / hoặc trong các ứng dụng điện tử.
ISO 15489 gồm có hai phần. Phần 1 – Chung: cung cấp khung tổng quan cho quản lý hồ sơ, nhấn mạnh vào các yêu cầu thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ, lợi ích của quản lý hồ sơ đối với tổ chức, yêu cầu tuân thủ pháp luật và sự cần thiết phải phân công vai trò, trách nhiệm về các chính sách và thủ tục đầy đủ của quản lý hồ sơ. Phần 1 đồng thời xác định các yêu cầu cho các hệ thống đào tạo và hỗ trợ của quản lý hồ sơ. Phần 2 - Hướng dẫn: cung cấp hướng dẫn thực tế về cách triển khai hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả như được mô tả trong Phần 1.
Phần này hướng dẫn các bước 11 thưc hiện cho việc thiết kế, phát triển một quy trình quản lý hồ sơ, quá trình xử lý hồ sơ và biện pháp kiểm soát, các công cụ chính sử dụng trong quản lý hồ sơ, thời gian lưu giữ hồ sơ, khung phân loại việc tiếp cận và bảo mật.1: Quy trình thiết kế hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử Nguồn: TCVN 7420 Thông tin và tư liệu – Quản lý hồ sơ VERS là viết tắt của Chiến lược hồ sơ điện tử Victoria (Victoria Electronic Records Strategy), còn được gọi là tiêu chuẩn PROV 'Management of Electronic Records (PROS 99/007). Tiêu chuẩn được phát triển bởi Văn phòng hồ sơ công Victoria để lưu giữ hồ sơ điện tử trong dài hạn - xuất bản lần đầu năm 2000 và được sửa đổi lần gần đây nhất là tháng 4/2019 bao gồm tiêu chuẩn, giới thiệu về nền tảng tiêu chuẩn và các thông số kỹ thuật. 12 MoReq, Yêu cầu mẫu cho việc quản lý hồ sơ điện tử, được ban hành lần đầu tiên năm 2001. MoReq tạo ra một bộ yêu cầu chức năng chung của châu Âu cho hồ sơ.
Nó được ban hành dưới sự bảo trợ chung của Ủy ban Châu Âu và Diễn đàn DLM. MoReq 2010 cập nhật MoReq 2 thành một đặc tả hợp lý hơn bao gồm một thành phần cốt lõi bắt buộc và một bộ các thành phần mô-đun có thể mở rộng. MoReq đặc biệt quan trọng tại thị trường châu Âu. Tiêu chuẩn thiết kế cho các ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ điện tử (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications) của Bộ Quốc phòng Mỹ bộ DoD 5015.2 - Ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ điện tử - Tiêu chuẩn thiết kế.
Mô-đun ICA 3 phần Nguyên tắc và Yêu cầu Chức năng đối với hồ sơ trong Phương pháp Môi trường Văn phòng Điện tử 2.0 cho Môi trường Kiến thức Tích hợp.
