Xây dựng website quản lý đoàn viên và công tác đoàn tại ĐH SPKT TP.HCM

Hệ thống quản lý đoàn viên HCMUTE giúp số hóa công tác Đoàn, theo dõi hoạt động, quản lý thông tin hiệu quả cho tổ chức Đoàn trường.

• Tác giả: Lê Nhật Tường
• Người hướng dẫn: ThS. Trần Công Tú
• Trường học: Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Công Nghệ Thông Tin
• Đề tài: Xây Dựng Website Quản Lý Đoàn Viên Và Công Tác Đoàn Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh
• Loại tài liệu: Khóa Luận Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Thành Phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Giới Thiệu Về Website Quản Lý Đoàn Viên HCMUTE

Website quản lý đoàn viên và công tác đoàn HCMUTE là nền tảng số hóa hiện đại được phát triển để hỗ trợ hoạt động Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh tại Trường Đại học Công nghệ TPHCM. Hệ thống này giúp tối ưu hóa quản lý thông tin đoàn viên, theo dõi các hoạt động đoàn và nâng cao hiệu quả công tác tổ chức. Với giao diện thân thiện và chức năng toàn diện, website này trở thành công cụ quan trọng trong việc cải thiện mối liên hệ giữa Ban Chủ nhiệm Đoàn và các đoàn viên trên toàn trường.

1.1. Mục Đích Xây Dựng Hệ Thống

Mục đích chính của website quản lý đoàn viên là đơn giản hóa các quy trình quản lý hành chính, giảm thiểu sử dụng giấy tờ và tăng tính minh bạch thông tin. Hệ thống cho phép lưu trữ dữ liệu đoàn viên an toàn, công bố thông báo kịp thời và quản lý các sự kiện đoàn một cách hiệu quả, đáp ứng nhu cầu quản lý hiện đại.

1.2. Lợi Ích Cho Đoàn Viên Và Tổ Chức

Đoàn viên có thể dễ dàng cập nhật thông tin cá nhân, theo dõi các hoạt động sắp tới và tham gia vào các sáng kiến đoàn. Tổ chức Đoàn được hưởng lợi từ việc quản lý dữ liệu tập trung, phân tích thống kê chi tiết và tối ưu hóa giao tiếp nội bộ, từ đó nâng cao chất lượng công tác đoàn.

II. Các Tính Năng Chính Của Website Quản Lý Đoàn Viên

Website quản lý đoàn viên HCMUTE được trang bị nhiều tính năng ưu việt nhằm hỗ trợ toàn diện công tác đoàn. Các tính năng này bao gồm quản lý hồ sơ đoàn viên, theo dõi lịch sử hoạt động, cấp chứng chỉ điện tử và thống kê báo cáo chi tiết. Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp công cụ giao tiếp và thông báo nhằm giữ kết nối chặt chẽ giữa các cấp trong Đoàn.

2.1. Quản Lý Hồ Sơ và Thông Tin Đoàn Viên

Tính năng này cho phép lưu trữ toàn bộ thông tin cá nhân của đoàn viên như họ tên, MSSV, lớp, khóa học và lịch sử tham gia các hoạt động đoàn. Đoàn viên có thể tự cập nhật thông tin của mình, đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và mới nhất. Ban Chủ nhiệm Đoàn có quyền truy cập và quản lý toàn bộ thông tin này.

2.2. Công Cụ Thống Kê và Báo Cáo

Hệ thống cung cấp các báo cáo thống kê chi tiết về số lượng đoàn viên, tỷ lệ tham gia hoạt động, phân bổ theo khóa và lớp. Những báo cáo này giúp lãnh đạo Đoàn đánh giá hiệu quả công tác, lên kế hoạch chiến lược phù hợp và nâng cao chất lượng quản lý tổ chức.

III. Quy Trình Sử Dụng Website Quản Lý Đoàn

Việc sử dụng website quản lý đoàn viên HCMUTE rất đơn giản và trực quan. Đoàn viên chỉ cần đăng nhập bằng tài khoản do trường cấp và có thể truy cập toàn bộ chức năng dành cho họ. Ban Chủ nhiệm Đoàn được cấp quyền quản trị để phê duyệt đoàn viên mới, tạo sự kiện và quản lý thông tin tổng thể. Giao diện được thiết kế theo tiêu chuẩn usability hiện đại.

3.1. Hướng Dẫn Đăng Nhập Và Đăng Ký

Để sử dụng website, đoàn viên cần đăng nhập bằng tài khoản email trường và mật khẩu cấp phát. Những đoàn viên mới cần đăng ký thông tin cá nhân đầy đủ và chờ xác nhận từ Ban Chủ nhiệm Đoàn. Quá trình này đảm bảo chỉ những đoàn viên chính thức mới được truy cập hệ thống.

3.2. Các Bước Tham Gia Hoạt Động Đoàn

Đoàn viên có thể xem danh sách các hoạt động sắp tới trong mục 'Sự kiện' và chọn những sự kiện muốn tham gia. Sau khi đăng ký, hệ thống sẽ ghi nhận sự tham gia và cập nhật vào hồ sơ cá nhân. Ban tổ chức sự kiện có thể theo dõi danh sách người tham gia và chuẩn bị phù hợp.

IV. Tương Lai và Phát Triển Website Quản Lý Đoàn

Website quản lý đoàn viên HCMUTE đang không ngừng phát triển để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của tổ chức Đoàn. Những tính năng mới như ứng dụng di động, tích hợp thanh toán trực tuyến và hệ thống nhắn tin nội bộ đang được triển khai. Mục tiêu là xây dựng một nền tảng quản lý đoàn hoàn chỉnh, hiện đại và tiên phong trong các trường đại học ở Việt Nam.

4.1. Các Tính Năng Mới Sắp Phát Hành

Trong thời gian tới, website sẽ bổ sung ứng dụng mobile cho phép đoàn viên quản lý tài khoản trên điện thoại thông minh. Bên cạnh đó, hệ thống tích hợp thanh toán sẽ giúp đơn giản hóa việc đóng góp quỹ đoàn. Các tính năng này nhằm tăng tiện ích và khả năng tiếp cận cho tất cả đoàn viên.

4.2. Kế Hoạch Nâng Cấp Hệ Thống

Đội ngũ phát triển đang lập kế hoạch nâng cấp cơ sở hạ tầng để hỗ trợ số lượng người dùng lớn hơn và cải thiện tốc độ xử lý. Hệ thống sẽ được tích hợp công nghệ AI để cung cấp các gợi ý cá nhân hóa và phân tích dự báo xu hướng tham gia hoạt động của đoàn viên.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1. Tính cấp thiết của đề tài Nhóm nhận thấy được nhiều khó khăn, hạn chế trong việc quản lý đoàn viên và công tác đoàn tại trường như: Lượng đoàn viên cần quản lý với số lượng lớn gây khó khăn trong quá trình rà soát đoàn viên và chi đoàn; Cán bộ đoàn trường khó nắm bắt được tình hình thu đoàn phí trong sinh viên; Việc tra cứu thông tin đoàn viên, thu sổ đoàn, đoàn phí và quản lý sổ đoàn được thực hiện với hình thức thủ công dẫn đến việc mất nhiều thời gian và công sức. Đoàn viên trong trường không thể theo dõi tình trạng thông tin của cá nhân mà đoàn trường quản lý. Hiện nay các hoạt động trong trường chủ yếu được đăng tải độc lập trên các trang Facebook của các đơn vị.

Làm cho đoàn viên khó nắm bắt thông tin các hoạt động trong trường dẫn đến việc trễ hạn đăng ký các hoạt động, thiếu điểm rèn luyện cũng như điểm công tác xã hội để ra trường. Với nhu cầu xây dựng một website giúp hỗ trợ đoàn trường và đoàn viên trong việc cập nhật và theo dõi thông tin. Nhóm lựa chọn đề tài “Xây dựng website Quản lý đoàn viên và công tác đoàn trường ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM” làm đề tài nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp của nhóm. Mục tiêu của đề tài Nhóm mong muốn xây dựng một website để hỗ trợ đoàn trường trong việc quản lý đoàn viên và công tác đoàn, đồng thời giúp đoàn viên có thể theo dõi thông tin cá nhân và các hoạt động tại trường.

Với các tính năng chính: - Sinh viên: Theo dõi thông tin cá nhân; Tìm kiếm, đăng ký tham gia và điểm danh các hoạt động. - Đoàn trường: Quản lý, thống kê thông tin đoàn viên, xem trạng thái thông tin tại trường; Thu và xem đoàn phí đoàn viên, xuất biên lai thanh toán và thống kê đoàn phí; Quản lý thông tin các đơn vị trực thuộc. - Website “Sinh viên 5 tốt” : Truy cập và truy vấn thông tin đoàn viên và hoạt động do đoàn trường quản lý. Xây dựng website với giao diện đơn giản, thân thiện và dễ sử dụng đối với tất cả người dùng.

Đối tượng nghiên cứu Sau khi nhóm tìm hiểu về khách thể nghiên cứu của đề tài là đoàn viên và cán bộ đoàn đang tham gia hoạt động tại trường ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP. Nhóm xác định đối tượng nghiên cứu của đề tài là lý thuyết về các công nghệ áp dụng, cách áp dụng các công nghệ vào đề tài và hướng phát triển đề tài. Phạm vi nghiên cứu Đề tài hướng đến phạm vi nội bộ trường ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM, về lĩnh vực hỗ trợ và quản lý, cụ thể là lĩnh vực hỗ trợ quản lý đoàn viên và công tác đoàn tại trường. Kết quả đạt được Từ các khảo sát về nhu cầu sử dụng, việc kế thừa và phát huy từ các sản phẩm đã có.

Nhóm đã xây dựng một website được đưa vào sử dụng tại trường ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM với: - Hệ thống server ổn định, đáp ứng đủ yêu cầu sử dụng cho số lượng người dùng lớn. - Giao diện trực quan, thân thiện với người dùng, dễ sử dụng với sinh viên, dễ quản lý cho đoàn trường. Trang 2 Chương 2. Phương pháp nghiên cứu 2.

Phương pháp thu thập thông tin Phương pháp thu thập thông tin: Tìm hiểu về lý thuyết các công nghệ sẽ ứng dụng trong đề tài, thu thập thông tin về các yêu cầu, tiêu chuẩn của phong trào. Tìm hiểu tài liệu từ các website, tài liệu có liên quan đến công nghệ sẽ ứng dụng. Phương pháp xử lý thông tin Phương pháp xử lý thông tin: Phân tích trên lý thuyết đã tìm hiểu, đề ra các chức năng, mục cần có dựa trên yêu cầu của phong trào, thực hành dựa trên lý thuyết về các công nghệ đã tìm hiểu. Phát triển mô hình Phát triển mô hình: Phát triển dự án theo mô hình phát triển phần mềm từ đặc tả, thiết kế đến hoàn thành sản phẩm.

Công nghệ MERN Stack 2. Stack là gì? Stack là sự kết hợp của các công nghệ mà người dùng có thể sử dụng để xây dựng một ứng dụng hoàn chỉnh. Một stack bao gồm các ngôn ngữ lập trình, khuôn khổ, cơ sở dữ liệu, công cụ front-end, công cụ back-end và các ứng dụng được kết nối qua API. MERN Stack là gì? MERN là viết tắt của MongoDB, Express, React, Node.

MERN cho phép người dùng dễ dàng xây dựng kiến trúc 3 tầng hoàn toàn bằng Javascript và JSON, bao gồm tầng hiển thị front-end (React), tầng ứng dụng (Express và Node) và tầng cơ sở dữ liệu (MongoDB). - MongoDB: là một cơ sở dữ liệu NoSQL, sử dụng các tài liệu giống JSON với các lược đồ tùy chọn.js: là một trình chạy Javascript được xây dựng trên công cụ Javascript V8 của Chrome.js: là một khung ứng dụng web phụ trợ cho Node. Nó được thiết kế để xây dựng các ứng dụng web và API. Trang 3 - React: là một thư viện JavaScript front-end mã nguồn mở để xây dựng giao diện người dùng hoặc các thành phần UI.

React có thể được sử dụng xây dựng ứng dụng web hoặc ứng dụng di động. Ưu điểm của việc sử dụng MERN Stack Toàn bộ hệ thống của MERN Stack, bao gồm front-end, back-end và cơ sở dữ liệu, đều sử dụng API REST, có thể tái sử dụng cho bất kỳ ứng dụng nào khác: di động, web,… rất đơn giản. Các API REST dựa trên HTTP và bắt chước các phong cách giao tiếp web, vì vậy, việc kết nối lớp với nhau trong MERN Stack rất dễ dàng và thuận lợi. MERN Stack được sử dụng Node.js, là một ngôn ngữ không đồng bộ, vì vậy hiệu suất của nó rất ấn tượng so với mức trung bình của các ngôn ngữ khác.

Back- end nhanh chóng có nghĩa là người dùng ứng dụng web của ta sẽ có quyền truy cập vào dữ liệu của họ nhanh hơn nhiều. MERN Stack dựa trên React.js và React.js dựa trên Single Web Application. Single Web Application cải thiện trải nghiệm của người dùng bằng cách tìm nạp trước nội dung từ máy chủ, giúp giảm thời gian chờ đợi. Nó sẽ giúp người dùng cảm nhận rõ ràng sự thoải mái và dễ dàng khi sử dụng mạng xã hội.

Công cụ tìm kiếm Elasticsearch 2. Elasticsearch là gì? Elasticsearch là một công cụ tìm kiếm dựa trên nền tảng Apache Lucene. Nó cung cấp một bộ máy tìm kiếm dạng phân tán, có đầy đủ công cụ với một giao diện web HTTP có hỗ trợ dữ liệu JSON. Tại sao nên sử dụng Elasticsearch? Việc truy vấn khi sử dụng LIKE “%one%” thì kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị những chữ liệu có chứa từ khóa “one”.

Trong đó sẽ bao gồm các kết quả không mong muốn như “phone”, “zone”, “money”, “alone”. Nhưng khi tìm kiếm bằng Elasticsearch khi chúng ta tìm “one” thì chỉ có “one” được trả về mà thôi. Việc truy vấn với từ khóa LIKE sẽ không được thực hiện với các từ có dấu. Chẳng hạn việc tìm kiếm từ khóa “có”, nhưng trong truy vấn LIKE chỉ gõ “co” thì sẽ không thể trả về được chính xác kết quả.

Còn về hiệu năng thì Elasticsearch cũng tốt hơn khá nhiều. Việc truy vấn bằng truy vấn LIKE chỉ tìm kiếm đơn thuần toàn văn bản không sử dụng được index, đồng nghĩa với việc tập dữ liệu càng lớn sẽ Trang 4 tìm kiếm càng lâu, trong khi Elasticsearch lại “đánh index” cho các trường hợp được chọn để tìm kiếm. Bên cạnh đó Elasticsearch còn có thể tìm kiếm trên nhiều trường dữ liệu khác nhau trong cũng một lần tìm kiếm giúp người dùng có thể tìm kiếm thông tin phù hợp một cách nhanh nhất. Chí vì thế nhóm đã tích hợp công cụ tìm kiếm này vào việc tìm kiếm các hoạt động được đăng tải trên website.

Giúp đoàn viên có thể tìm kiếm các hoạt động phù hợp một cách nhanh chóng. Dịch vụ AWS Simple Cloud Storage (S3) 2. AWS S3 là gì? Amazon Simple Storage Service hay Amazon/AWS S3 là một dịch vụ lưu trữ đối tượng cung cấp khả năng thay đổi quy mô, mức độ sẵn sàng của dữ liệu, độ bảo mật và hiệu suất hàng đầu trong ngành. Khách hàng thuộc mọi quy mô và ngành nghề có thể lưu trữ và bảo vệ dữ liệu thuộc mọi kích thước cho hầu hết tất cả các trường hợp sử dụng, chẳng hạn như hồ dữ liệu, ứng dụng hoạt động trên đám mây và ứng dụng di động.

Với các lớp lưu trữ tiết kiệm chi phí và tính năng quản lý dễ sử dụng, ta có thể tối ưu hóa chi phí, tổ chức dữ liệu và cấu hình các biện pháp kiểm soát quyền truy cập được tinh chỉnh để đáp ứng yêu cầu cụ thể về kinh doanh, tổ chức và tuân thủ. Tính năng của AWS S3 - Quản lý và giám sát lưu trữ. - Phân tích và thông tin chi tiết về lưu trữ: Amazon S3 Storage Lens, Amazon S3 Storage Class Analysis: - Lớp lưu trữ. - Quản lý truy cập và bảo mật.

Trang 5 Chương 3. KHẢO SÁT SẢN PHẨM LIÊN QUAN 3. Trang quản lý Nghiệp vụ Công tác đoàn TNCS Hồ Chí Minh http://quanlydoanvien.