Đặt vấn đề Hiện nay, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng và ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của thế giới. Nó xuất hiện trong mọi lĩnh vực của đời sống, làm thay đổi một phần hoặc toàn bộ các quy trình hoạt động của các ngành, nghề truyền thống và phi truyền thống. Với sự hỗ trợ từ công nghệ thông tin, giờ đây các công việc được hoàn thành nhanh hơn, hiệu quả hơn và ít sai sót hơn. Trong công tác quản lý, việc sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý không còn là mới, nó hỗ trợ đắc lực trong công tác quản lý và điều hành các doanh nghiệp và các cơ quan, đơn vị.
Hiện nay, Nhiều trường Đại học và Cao Đẳng đã xây dựng hệ thống giúp quản lý sinh viên ở nội trú một cách thành công giúp cho công tác quản lý sinh viên diễn ra tốt hơn,giúp sinh viên đăng ký ở nội trú ký túc xá thuận tiện hơn Kí túc xá đại học Thủy lợi tọa lạc tại 175 Tây Sơn Đống Đa Trung Liệt gồm 3 dãy nhà 3 tầng và 2 tòa nhà 11 tầng gồm 432 phòng ở có đủ điều kiện sử dụng tốt. tầng trong đó có một dãy nhà là nơi ở của sinh viên theo chương trình định hướng Việt – Nhật, Việt – Anh.Sinh viên nội trú theo chương trình định hướng việc làm Việt – Nhật, Việt – Anh ngày càng đông và hình thức quản lý đăng ký và ở nội trú của đối tượng này cũng có nhiều điểm khác biệt, chẳng hạn như: Phòng ở được cung cấp nhiều tiện nghi hơn: tủ đồ, bình nóng lạnh, điều hòa, internet … Sinh viên được quản lý chặt chẽ hơn: có người theo dõi, kiểm tra định kỳ hàng ngày; trao đổi thông tin với phụ huynh trong trường hợp sinh viên vi phạm kỉ luật. Đề tài hướng đến: “Xây dựng hệ thống quản lý sinh viên nội trú kí túc xá theo chương trình định hướng Việt – Nhật, Việt – Anh” để giải quyết các vấn đề về đăng ký ở nội trú, theo dõi và quản lý thông tin sinh viên một cách hiệu quả hơn.2 Phạm vi đề tài Ứng dụng có thể được sử dụng cho toàn bộ sinh viên có nhu cầu đăng ký ở nội trú và đang ở nội trú ký túc xá,người quản lý của tòa nhà, giám đốc và phó giám đốc trung tâm nội trú. Tác giả chịu trách nhiệm xây dựng ứng dụng di động từ phân tích thiết kế đến lập trình, triển khai.
Đối với các hoạt động quản lý cơ sở vật chất chỉ quản lý các cơ sở vật chất có trong phòng ,không thực hiện quản lý đối các vật tư,. Quản lý điện nước theo từng phòng ,không quản lý điện nước thu theo từng cá nhân Không quản lý hoạt động sinh viên rời trung tâm nội trú chỉ quản lý quá trình sinh viên đang ở và đăng ký ở nội trú ký túc xá 1.3 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu lý thuyết Nghiên cứu các tài liệu liên quan đến nghiệp vụ quản lý ký túc xá Nghiên cứu các tài liệu đến việc thiết kế và vận hành ứng dụng Phương pháp phi thực nghiệm Phương pháp quan sát : o Quan sát các hoạt động quản lý trung tâm nội trú diễn ra thực tế Phương pháp phỏng vấn-trả lời: o Tìm hiểu quá trình quản lý ký túc xá thông qua việc hỏi đáp những người quản lý tòa nhà ký túc xá của sinh viên theo chương trình định hướng Việt – Nhật, Việt – Anh 2 1.4 Khảo sát hệ thống 1.1 Cơ cấu tổ chức Hiện trạng tổ chức: Giám đốc Trung tâm nội trú Phó giám đốc Trung tâm nội trú Người quản lý Giữ vai trò lãnh đạo đứng đầu trong hệ thống quản lý ký túc xá là Lãnh đạo ban quản lý(Gồm Giám đốc Trung tâm nội trú và Phó giám đốc trung tâm nội trú) Là những người đứng ra xây dựng, tổ chức bộ máy, xây dựng kế hoạch phát triển của ký túc xá, xây dựng và thực hiện các kế hoạch nhiệm vụ đề ra của từng năm học, chỉ đạo toàn bộ công việc của ký túc xá, phân công người quản lý ký túc xá. Tổ chức đăng ký tạm trú, tạm vắng cho sinh viên ở trong KTX theo đúng quy định của chính quyền địa phương. Tổ chức sinh hoạt ăn,ở,học tập ngoài giờ cho sinh viên trong KTX bảo vệ tài sản giữ gìn an ninh và chống các tệ nạn xã hội trong KTX.
Đảm bảo tốt vệ sinh môi trường trong KTX giải quyết các trường hợp sơ cấp cứu ban đầu.Kết hợp với các khoa,Đoàn thanh niên,Phòng Công tác chính trị tổ chức hướng dẫn cho sinh viên tham gia các hoạt động văn hóa văn nghệ trong KTX rèn luyện tư cách phẩm chất nếp sống văn minh cho sinh viên. Người quản lý: Mỗi dãy nhà sẽ được phân công một cán bộ quản lý trực tiếp với chức năng nhiệm vụ chính là: quản lý con người, quản lý cơ sở vật chất của dãy nhà đó,quản lý việc sửa chữa các thiết bị trong các phòng của dãy nhà.2 Khảo sát hoạt động quản lý ký túc xá 1.1 Quản lý sinh viên Quản lý sinh viên vào ký túc xá Hoạt động quản lý sinh viên vào ký túc xá thì gồm hai trường hợp : o Đối với các tân sinh viên mới làm thủ tục nhập học : Trong thời gian sinh viên làm thủ tục nhập học trường sẽ tiếp nhận và làm thủ tục nhập học cho sinh viên ,bên cạnh đó ban quản lý ký túc xá sẽ tiếp nhận đơn đăng ký nội trú ở 3 ký túc xá.Ban quản lý ký túc xá sẽ xem xét các các đơn đăng ký của sinh viên dựa vào các điều kiện,mức độ ưu tiên đối với sinh viên đó và các phòng còn trống, ban quản lý sẽ đưa ra quyết định có cho sinh viên ở ký túc xá hay không. Khi số lượng sinh viên có nhu cầu lưu trú nhiều hơn sức chứa của KTX, trường sẽ xét chọn theo thứ tự ưu tiên: - Sinh viên khuyết tật. - Sinh viên là con liệt sỹ, con thương binh, con bệnh binh, con của người có công.
- Sinh viên có hộ khẩu thường trú tại vùng cao, vùng có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn. - Sinh viên là người dân tộc thiểu số. - Sinh viên mồ côi cả cha và mẹ; mồ côi cha hoặc mẹ. - Sinh viên là con hộ nghèo, cận nghèo - Sinh viên có hộ khẩu ở các tỉnh xa Sinh viên nếu được duyệt đơn đăng ký thì được thông báo ,tiếp đến sinh viên sẽ đến gặp người quản lý tòa nhà ký túc xá mang theo chứng minh thư, bản phô tô chứng minh thư, giấy báo trúng tuyển, nộp phí lưu trú để vào ký túc xá.
Sau đó sinh viên sẽ được phân ở vào khu vực, phòng, thực hiện viết cam kết tuân thủ theo các quy định ở ký túc xá là đã hoàn thành thủ tục vào ký túc xá.1 Đơn xin đăng ký ở ký túc xá Bao gồm các thông tin: Họ tên người làm đơn,ngày sinh,giới tính,lớp,hộ khẩu thường trú,đối tượng ưu tiên(Nếu có),số điện thoại,số điện thoại gia đình,ngày làm đơn Phí lưu trú : Mức phí là 205.000đ/1 sinh viên/tháng. Sinh viên đăng ký vào kí túc xá nộp phí lưu trú : 6 tháng * 205.000đ o Đối với các sinh viên đã ở ký túc xá và có nhu cầu tiếp tục ở : Làm đơn xin tiếp tục đăng ký ở kí túc xá , ban quản lý sẽ xem xét xem nhu cầu của các sinh viên mới, các phòng còn trống hay không ,sinh viên có vi phạm kỷ luật của kí túc hay không mà quyết định việc cho sinh viên tiếp tục ở kí túc xá.2 Quản lý phòng Ban quản lý ký túc xá sẽ quản lý thông tin về mỗi phòng ở kí túc xá : Số phòng,số tầng, số khu nhà, tình trạng phòng, danh sách các sinh viên trong phòng, số lượng sinh viên trong phòng, các cơ sở vật chất trong phòng(Hư hỏng,đang sử dụng,đang sửa chữa).3 Quản lý vi phạm Kí túc xá sẽ có những quy định bắt buộc sinh viên phải tuân thủ. Sinh viên có hành vi phạm quy định, kỷ luật thì tùy vào tính chất, mức độ và hậu quả của hành vi vi phạm thì sẽ bị nhắc nhở, phê bình hoặc chịu các hình thức xử lý kỷ luật sau: + Khiển trách: là hình thức kỷ luật áp dụng đối với sinh viên có hành vi vi phạm lần đầu nhưng tính chất, mức độ của hành vi nhẹ, hậu quả gây ra ở mức độ thấp, không gây thiệt hại nhiều + Cảnh cáo: áp dụng đối với sinh viên đã bị khiển trách mà tái phạm hoặc vi phạm ở mức độ nhẹ nhưng hành vi vi phạm có tính chất thường xuyên hoặc mới vi phạm lần đầu nhưng mức độ tương đối nghiêm trọng sẽ bị lập biên bản xử lý + Buộc rời kí túc xá: đối với sinh vi phạm kỷ luật nhiều lần có tính chất và mức độ vi phạm đặc biệt nghiêm trọng, gây ảnh hưởng xấu đến mọi người ký túc xá và ký túc xá 1.4 Báo hỏng cơ sở vật chất Nếu có hỏng hóc liên quan tới cơ sở vật chất, thiết bị trong phòng kí túc xá,sinh viên liên hệ trực tiếp với người quản lý ký túc xá và sau đó điền vào mẫu báo hỏng Hình 1.2 Giấy báo sửa chữa 1.5 Quản lý cơ sở vật chất phòng Người quản lý nhà có nhiệm vụ thống kê cơ sở vật chất và tiến hành làm hợp đồng với một người đại diện cho phòng ở kí túc xá 6 Hình 1.3 Hợp đồng tài sản 7 CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG Từ khảo sát quy trình thực hiện ở phân tích và xây dựng các yêu cầu cần thiết cho hệ thống 2.1 Phân tích yêu cầu 2.1 Xây dựng sơ đồ usecase - Giám đốc, phó giám đốc Trung tâm Nội trú(Ban quản lý ký túc xá) - Người quản lý(Các người quản lý các dãy nhà ký túc xá) - Sinh viên Sơ đồ usecase tổng quát : Hình 2.1 Sơ đồ Usecase tổng quát 8 Hình 2.2 Sơ đồ Usecase phân rã của Người quản lý Hình 2.3 Sơ đồ Usecase phân rã của Người quản lý 9 Hình 2.4 Sơ đồ Usecase phân rã của Giám đốc Trung tâm nội trú Hình 2.5 Sơ đồ Usecase phân rã của Phó giám đốc Trung tâm nội trú 10 Hình 2.6 Sơ đồ Usecase phân rã của Sinh viên 2.2 Phân tích các chức năng của hệ thống Vì số lượng kịch bản khá lớn mà số lượng trang trình bày trong báo cáo có hạn, nên em xin phép được trình bày 1 số kịch bản chính.1 Sinh viên Kịch bản đăng ký tài khoản Bảng 2.