Xây dựng ứng dụng quản lý sinh viên nội trú kí túc xá theo chương trình định hướng việt nhật việt anh

Sự phát triển của công nghệ thông tin đã mang lại những thay đổi đột phá trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là giáo dục và… 80 trang · Trường Đại Học Việt - Nhật.

• Trường học: Trường Đại Học Việt - Nhật
• Chuyên ngành: Quản Lý Sinh Viên
• Đề tài: Xây Dựng Ứng Dụng Quản Lý Sinh Viên Nội Trú Ký Túc Xá Việt - Nhật, Việt - Anh
• Loại tài liệu: Đồ Án Tốt Nghiệp
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN
• 1.1. Đặt vấn đề
• 1.2. Phạm vi đề tài
• 1.3. Phương pháp nghiên cứu
• 1.4. Khảo sát hệ thống
• 1.4.1. Cơ cấu tổ chức
• 1.4.2. Khảo sát hoạt động quản lý ký túc xá
• 1.4.2.1. Quản lý sinh viên
• 1.4.2.2. Quản lý phòng
• 1.4.2.3. Quản lý vi phạm
• 1.4.3. Báo hỏng cơ sở vật chất
• 1.4.4. Quản lý cơ sở vật chất phòng
• 2. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
• 2.1. Phân tích yêu cầu
• 2.2. Phân tích các chức năng của hệ thống
• 3. CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG VÀ CÀI ĐẶT HỆ THỐNG
• 3.1. Công nghệ sử dụng
• 3.2. Thiết kế giao diện
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về ứng dụng quản lý sinh viên nội trú KTX

Sự phát triển của công nghệ thông tin đã mang lại những thay đổi đột phá trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là giáo dục và quản lý. Việc ứng dụng công nghệ để số hóa quy trình vận hành đang trở thành xu hướng tất yếu tại các trường đại học. Đồ án "Xây dựng ứng dụng quản lý sinh viên nội trú Ký túc xá theo chương trình định hướng Việt - Nhật, Việt - Anh" của sinh viên Nguyễn Công Hoan, trường Đại học Thủy Lợi, là một minh chứng tiêu biểu cho xu hướng này. Nghiên cứu tập trung giải quyết những bất cập trong công tác quản lý ký túc xá (KTX) theo phương pháp truyền thống, vốn dựa nhiều vào giấy tờ và quy trình thủ công. Bối cảnh đặc thù của KTX Đại học Thủy Lợi, với số lượng sinh viên theo các chương trình định hướng quốc tế ngày càng tăng, đặt ra những yêu cầu quản lý khắt khe và phức tạp hơn. Những sinh viên này thường được cung cấp tiện nghi cao cấp hơn và chịu sự giám sát chặt chẽ hơn về nề nếp sinh hoạt, đòi hỏi một hệ thống quản lý sinh viên nội trú linh hoạt và hiệu quả. Đề tài hướng tới việc xây dựng một giải pháp công nghệ cho ký túc xá, cụ thể là một ứng dụng di động, nhằm tự động hóa các quy trình từ đăng ký, quản lý phòng ở, theo dõi sinh hoạt cho đến liên lạc với phụ huynh. Mục tiêu không chỉ là nâng cao hiệu suất công việc cho ban quản lý mà còn cải thiện trải nghiệm sống và học tập cho sinh viên. Một phần mềm quản lý ký túc xá hiện đại phải tích hợp nhiều chức năng, từ quản trị thông tin cơ bản đến các tính năng tương tác theo thời gian thực, đảm bảo luồng thông tin thông suốt và minh bạch. Việc phát triển ứng dụng quản lý này không chỉ là một bài toán công nghệ mà còn là một sáng kiến kinh nghiệm quý báu, có khả năng nhân rộng tại các cơ sở giáo dục khác.

1.1. Bối cảnh và sự cần thiết của nền tảng quản lý lưu trú số

Tại trường Đại học Thủy Lợi, quy trình quản lý sinh viên nội trú, đặc biệt là sinh viên các chương trình Việt – Nhật, Việt – Anh, vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế do phụ thuộc vào phương pháp thủ công. Việc tiếp nhận và xử lý đơn đăng ký, sắp xếp phòng, theo dõi vi phạm, quản lý trang thiết bị đều được thực hiện trên giấy tờ. Điều này dẫn đến tình trạng quá tải, khó khăn trong việc tra cứu, tổng hợp thông tin và dễ xảy ra sai sót. Hơn nữa, các yêu cầu đặc thù như quản lý chặt chẽ giờ giấc, theo dõi rèn luyện thể chất, và trao đổi thông tin định kỳ với phụ huynh khi có vi phạm kỷ luật càng làm tăng thêm gánh nặng cho đội ngũ quản lý. Sự cần thiết của một nền tảng quản lý lưu trú kỹ thuật số trở nên cấp bách. Một hệ thống tập trung sẽ giúp chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu sai sót do con người, và cung cấp một kênh giao tiếp hiệu quả giữa sinh viên, ban quản lý và gia đình. Đây là bước đi quan trọng để hiện đại hóa công tác quản lý KTX.

1.2. Mục tiêu chính của dự án phát triển app quản lý ký túc xá

Dự án đặt ra các mục tiêu rõ ràng nhằm giải quyết triệt để các vấn đề đã nêu. Mục tiêu hàng đầu là tìm hiểu sâu về quy trình đăng ký và quản lý sinh viên nội trú theo chương trình định hướng Việt-Nhật và Việt-Anh. Dựa trên đó, phát triển ứng dụng quản lý di động với các chức năng cốt lõi. Cụ thể, ứng dụng phải cho phép sinh viên thực hiện đăng ký ở KTX trực tuyến. Đối với ban quản lý, app quản lý ký túc xá phải cung cấp công cụ để quản lý trang thiết bị (báo hỏng, theo dõi sửa chữa), quản lý nề nếp sinh hoạt (ghi nhận vi phạm, khen thưởng), và đặc biệt là chức năng cảnh báo, tự động gửi thông báo đến phụ huynh khi sinh viên vi phạm kỷ luật. Kết quả dự kiến là một ứng dụng di động hoàn chỉnh và một báo cáo đồ án tốt nghiệp chi tiết, ghi lại toàn bộ quá trình từ phân tích đến triển khai sản phẩm.

II. Thách thức trong việc quản lý sinh viên quốc tế tại KTX

Việc quản lý ký túc xá theo phương pháp truyền thống vốn đã tồn tại nhiều bất cập, nhưng những thách thức này càng trở nên rõ rệt hơn khi áp dụng với đối tượng sinh viên theo các chương trình định hướng quốc tế như Việt - Nhật, Việt - Anh. Những sinh viên này có những yêu cầu và đặc điểm khác biệt, đòi hỏi một quy trình quản lý chuyên biệt và hiệu quả hơn. Thách thức lớn nhất đến từ sự khác biệt trong tiêu chuẩn dịch vụ và giám sát. Phòng ở của họ được trang bị nhiều tiện nghi hơn (điều hòa, nóng lạnh, internet), dẫn đến công tác quản lý phòng ở, điện nước và bảo trì cơ sở vật chất trở nên phức tạp hơn. Đồng thời, việc quản lý chặt chẽ hơn về nề nếp, kỷ luật, thậm chí là theo dõi các hoạt động thể chất hàng ngày, đòi hỏi nhân sự phải tốn nhiều thời gian và công sức để giám sát và ghi chép. Quy trình thủ công không thể đáp ứng được yêu cầu về tính tức thời và chính xác. Một vấn đề khác là việc duy trì kênh liên lạc hiệu quả với phụ huynh. Gửi thông báo vi phạm qua các kênh truyền thống như điện thoại hay thư giấy thường chậm trễ và thiếu tính hệ thống. Việc thiếu một hệ thống thông tin sinh viên tập trung khiến việc truy xuất hồ sơ, lịch sử vi phạm để đưa ra quyết định xử lý trở nên khó khăn. Thêm vào đó, việc quản lý sinh viên quốc tế còn có thể bao gồm các yêu cầu về hỗ trợ đa ngôn ngữ trong tương lai, một yếu tố mà hệ thống thủ công hoàn toàn không thể đáp ứng. Những thách thức này cho thấy sự cấp thiết phải có một hệ thống quản lý sinh viên nội trú được thiết kế riêng, có khả năng tự động hóa và tích hợp các chức năng quản lý chuyên biệt.

2.1. Hạn chế của quy trình quản lý ký túc xá bằng giấy tờ

Quy trình dựa trên giấy tờ bộc lộ nhiều điểm yếu cố hữu. Thứ nhất, việc lưu trữ hồ sơ, đơn từ, biên bản vi phạm dưới dạng văn bản vật lý rất tốn kém không gian và khó bảo quản. Việc tìm kiếm một thông tin cụ thể có thể mất nhiều thời gian, làm chậm quá trình ra quyết định. Thứ hai, quy trình này dễ gây ra sai sót và thiếu nhất quán. Dữ liệu có thể bị nhập sai, thất lạc hoặc không được cập nhật kịp thời. Thứ ba, việc tổng hợp báo cáo định kỳ là một công việc nặng nhọc và tốn thời gian, làm giảm hiệu suất của cán bộ quản lý. Cuối cùng, nó tạo ra một rào cản trong giao tiếp, khi sinh viên phải gặp trực tiếp cán bộ quản lý để báo hỏng hóc hay đăng ký dịch vụ, gây ra sự bất tiện cho cả hai bên. Một phần mềm quản lý ký túc xá có thể giải quyết các vấn đề này bằng cách số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình.

2.2. Yêu cầu đặc thù đối với an ninh và thu phí nội trú online

Đối với các chương trình chất lượng cao, hai yếu tố an ninh ký túc xá và phương thức thanh toán hiện đại là cực kỳ quan trọng. Quản lý an ninh không chỉ dừng lại ở việc kiểm soát ra vào, mà còn bao gồm việc giám sát tuân thủ quy định và xử lý kịp thời các sự cố. Một ứng dụng di động có thể tích hợp tính năng báo cáo sự cố an ninh khẩn cấp, giúp ban quản lý phản ứng nhanh chóng. Bên cạnh đó, mức lệ phí nội trú của các sinh viên này cao hơn so với sinh viên đại trà. Việc thu phí thủ công hàng tháng/kỳ vừa bất tiện, vừa tiềm ẩn rủi ro về quản lý tiền mặt. Do đó, việc tích hợp chức năng thu phí nội trú online vào ứng dụng là một yêu cầu tất yếu. Tính năng này không chỉ mang lại sự tiện lợi cho sinh viên và phụ huynh mà còn giúp ban quản lý dễ dàng theo dõi, đối soát công nợ, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong công tác tài chính.

III. Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống quản lý KTX

Để xây dựng một hệ thống quản lý sinh viên nội trú hiệu quả, giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống đóng vai trò nền tảng. Theo tài liệu nghiên cứu, quá trình này chiếm đến 75% khối lượng công việc của đồ án, cho thấy sự đầu tư kỹ lưỡng vào việc xác định yêu cầu và cấu trúc hệ thống. Phương pháp nghiên cứu được áp dụng bao gồm cả lý thuyết và phi thực nghiệm. Về lý thuyết, nhóm tác giả đã nghiên cứu các tài liệu liên quan đến nghiệp vụ quản lý KTX và các công nghệ phát triển ứng dụng. Về phi thực nghiệm, các phương pháp quan sát và phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý đã được sử dụng để khảo sát hiện trạng, nắm bắt chi tiết quy trình vận hành thực tế. Quá trình phân tích yêu cầu được cụ thể hóa thông qua việc xây dựng các sơ đồ Usecase. Các sơ đồ này mô tả chi tiết các tương tác của từng tác nhân (actor) với hệ thống, bao gồm Sinh viên, Người quản lý, và Ban giám đốc Trung tâm nội trú. Mỗi tác nhân có một tập hợp các chức năng riêng biệt, từ việc sinh viên đăng ký tài khoản, đăng ký ở nội trú, báo sửa chữa, cho đến việc người quản lý duyệt đơn, quản lý phòng, quản lý vi phạm và gửi thông báo cho phụ huynh. Việc phân rã các Usecase tổng quát thành các Usecase chi tiết giúp làm rõ phạm vi và yêu cầu chức năng của từng module trong app quản lý ký túc xá. Đây là cơ sở quan trọng để chuyển sang giai đoạn thiết kế cơ sở dữ liệu và kiến trúc phần mềm, đảm bảo nền tảng quản lý lưu trú được xây dựng một cách khoa học và đáp ứng đúng nhu cầu thực tế.

3.1. Phân tích yêu cầu và xây dựng sơ đồ Usecase chi tiết

Giai đoạn này bắt đầu bằng việc xác định các tác nhân chính và các chức năng mà họ có thể thực hiện trên hệ thống. Sơ đồ Usecase tổng quát cung cấp cái nhìn bao quát về các tính năng chính như 'Quản lý tài khoản', 'Quản lý đăng ký', 'Quản lý phòng', 'Quản lý vi phạm'. Sau đó, mỗi Usecase tổng quát được phân rã thành các sơ đồ chi tiết hơn. Ví dụ, Usecase 'Quản lý' của Người quản lý được phân rã thành các chức năng cụ thể như 'Quản lý đơn đăng ký', 'Quản lý tài khoản', 'Quản lý khu vực', 'Quản lý phòng', 'Quản lý sửa chữa', và 'Quản lý điện nước'. Tương tự, Usecase của Sinh viên bao gồm 'Đăng ký tài khoản', 'Đăng ký ở nội trú', 'Báo sửa chữa', 'Cập nhật hồ sơ'. Việc xây dựng các kịch bản chi tiết (scenario) cho từng Usecase, đi kèm sơ đồ hoạt động và sơ đồ tuần tự, đã mô tả tường minh luồng xử lý của hệ thống, từ hành động của người dùng đến phản ứng của hệ thống, bao gồm cả các trường hợp ngoại lệ.

3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin sinh viên

Từ các phân tích yêu cầu, giai đoạn thiết kế cơ sở dữ liệu được tiến hành nhằm xây dựng một cấu trúc lưu trữ dữ liệu tối ưu cho hệ thống thông tin sinh viên. Quá trình này bao gồm ba bước chính: liệt kê và xác định các thực thể, xác định các ràng buộc quan hệ, và xây dựng các bảng dữ liệu. Các thực thể chính được xác định bao gồm: TaiKhoan, SinhVien, HoSoSinhVien, KhuVuc, Phong, DonDangKy, ViPham, SuaChua, DienNuoc, CoSoVatChat, v.v. Các mối quan hệ giữa các thực thể (1-1, 1-N) được xác định rõ ràng, ví dụ như một Sinh viên có một Tài khoản (1-1), một Khu vực có nhiều Phòng (1-N), một Phòng có nhiều Sinh viên (1-N). Cuối cùng, các bảng dữ liệu được thiết kế chi tiết với các trường thông tin, kiểu dữ liệu, khóa chính và khóa ngoại tương ứng. Một thiết kế cơ sở dữ liệu tốt là yếu tố then chốt đảm bảo tính toàn vẹn, nhất quán và hiệu suất truy vấn dữ liệu cho toàn bộ phần mềm quản lý ký túc xá.

IV. Hướng dẫn xây dựng app quản lý sinh viên bằng công nghệ mới

Giai đoạn xây dựng và cài đặt hệ thống là bước hiện thực hóa các phân tích và thiết kế đã thực hiện. Đồ án đã lựa chọn một ngăn xếp công nghệ lập trình app hiện đại và phổ biến, đảm bảo hiệu năng và khả năng mở rộng cho sản phẩm. Cụ thể, hệ thống bao gồm hai thành phần chính: ứng dụng di động cho sinh viên và người quản lý, và hệ thống backend cung cấp RESTful API. Đối với ứng dụng di động, React Native được chọn làm framework phát triển. Đây là một lựa chọn chiến lược, bởi React Native do Facebook phát triển cho phép xây dựng ứng dụng cho cả hai nền tảng iOS và Android từ một mã nguồn duy nhất (sử dụng JavaScript), giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức phát triển. Lựa chọn này cũng giải quyết bài toán về hiệu năng, mang lại trải nghiệm người dùng mượt mà gần như ứng dụng gốc (native). Đối với backend, hệ thống được xây dựng trên nền tảng NodeJS và framework ExpressJS. NodeJS nổi bật với khả năng xử lý các tác vụ bất đồng bộ, rất phù hợp để xây dựng các API hiệu suất cao, có khả năng xử lý nhiều yêu cầu đồng thời. ExpressJS, một framework tối giản của NodeJS, cung cấp các công cụ mạnh mẽ để định tuyến (routing) và quản lý các middleware, giúp việc xây dựng API trở nên nhanh chóng và dễ dàng. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được lựa chọn là MySQL, một hệ quản trị CSDL quan hệ mã nguồn mở phổ biến, nổi tiếng về tốc độ, sự ổn định và tính bảo mật. Ngoài ra, dự án còn sử dụng Firebase, một dịch vụ đám mây của Google, cho các tính năng như xác thực và thông báo đẩy (push notification), giúp đơn giản hóa việc lập trình các tính năng thời gian thực.

4.1. Lựa chọn công nghệ lập trình app React Native và NodeJS

Việc lựa chọn công nghệ lập trình app là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cuối cùng. React Native được chọn vì khả năng phát triển đa nền tảng, cộng đồng hỗ trợ lớn và hiệu năng cao. Việc sử dụng JavaScript, một ngôn ngữ lập trình web phổ biến, cũng giúp các nhà phát triển dễ dàng tiếp cận và xây dựng ứng dụng. Về phía backend, NodeJS với mô hình non-blocking I/O là lựa chọn lý tưởng cho một app quản lý ký túc xá, nơi có thể có nhiều yêu cầu đồng thời từ sinh viên và quản lý (ví dụ: gửi thông báo, cập nhật trạng thái phòng). Sự kết hợp giữa React Native, NodeJS, Express và MySQL tạo thành một ngăn xếp công nghệ full-stack JavaScript mạnh mẽ, đồng bộ và hiệu quả, giúp quá trình phát triển ứng dụng quản lý trở nên liền mạch hơn.

4.2. Quy trình thiết kế giao diện app ký túc xá thân thiện

Giao diện người dùng (UI) và trải nghiệm người dùng (UX) là yếu tố quyết định sự thành công của một ứng dụng di động. Đồ án đã chú trọng vào việc thiết kế giao diện app ký túc xá một cách trực quan và thân thiện. Quá trình thiết kế được thực hiện bằng công cụ chuyên nghiệp (được đề cập qua link Figma trong tài liệu), đảm bảo tính nhất quán về màu sắc, bố cục và icon trên toàn bộ ứng dụng. Giao diện được thiết kế theo hướng tối giản, tập trung vào các chức năng chính để người dùng có thể dễ dàng thao tác ngay từ lần đầu tiên sử dụng. Các màn hình chức năng như đăng nhập, đăng ký, danh sách phòng, chi tiết vi phạm, báo sửa chữa được trình bày rõ ràng, logic. Việc đầu tư vào thiết kế giao diện không chỉ giúp ứng dụng trông chuyên nghiệp hơn mà còn nâng cao trải nghiệm người dùng, khuyến khích họ sử dụng ứng dụng thường xuyên hơn, từ đó phát huy tối đa hiệu quả của hệ thống quản lý sinh viên nội trú.

V. Kết quả thực tiễn từ phần mềm quản lý ký túc xá đa năng

Kết quả của đồ án là một phần mềm quản lý ký túc xá hoàn chỉnh, hoạt động trên nền tảng di động, đáp ứng được các mục tiêu và yêu cầu chức năng đã đề ra. Ứng dụng này đã thành công trong việc số hóa các quy trình quản lý thủ công, mang lại một công cụ mạnh mẽ cho cả sinh viên và ban quản lý ký túc xá tại Đại học Thủy Lợi. Sản phẩm không chỉ là một ứng dụng đơn thuần mà là một hệ thống quản lý sinh viên nội trú tích hợp, giúp giải quyết các bài toán nghiệp vụ phức tạp. Về mặt chức năng, ứng dụng cho phép sinh viên dễ dàng đăng ký nội trú, cập nhật hồ sơ cá nhân, xem thông tin phòng ở, và quan trọng là có thể báo cáo sự cố cơ sở vật chất trực tuyến một cách nhanh chóng. Điều này giúp loại bỏ các thủ tục giấy tờ rườm rà và tiết kiệm thời gian cho sinh viên. Đối với người quản lý, app quản lý ký túc xá cung cấp một bộ công cụ quản trị toàn diện: duyệt và quản lý đơn đăng ký, phân bổ sinh viên vào phòng, theo dõi và quản lý tình trạng sửa chữa, ghi nhận các vi phạm kỷ luật, và tự động gửi thông báo đến phụ huynh. Đặc biệt, chức năng quản lý điện nước theo phòng và hệ thống báo cáo, thống kê giúp công tác vận hành trở nên minh bạch và hiệu quả hơn. Dù vẫn còn một số hạn chế, nhưng những ưu điểm mà ứng dụng mang lại là rất rõ ràng. Nó đã chứng minh được tiềm năng của một giải pháp công nghệ cho ký túc xá trong việc nâng cao chất lượng quản lý và dịch vụ, tạo ra một môi trường sống văn minh, an toàn và tiện nghi hơn cho sinh viên.

5.1. Các chức năng chính của app quản lý ký túc xá hoàn thiện

Ứng dụng được xây dựng bao gồm hai phân hệ chính dành cho Sinh viên và Người quản lý. Chức năng dành cho Sinh viên gồm có: Đăng ký/Đăng nhập, Quản lý hồ sơ cá nhân, Đăng ký ở nội trú, Quản lý đơn đăng ký, Xem danh sách sửa chữa và Báo sửa chữa. Các chức năng này giúp sinh viên chủ động trong các thủ tục hành chính. Chức năng dành cho Người quản lý đa dạng hơn, bao gồm: Quản lý đơn đăng ký (duyệt/từ chối/lọc), Quản lý tài khoản người dùng, Quản lý khu vực và phòng ở, Quản lý sinh viên trong phòng (thêm/xóa/xem chi tiết), Quản lý sửa chữa, Quản lý vi phạm (xem danh sách/gửi thông báo cho phụ huynh), và quản lý phòng ở, điện nước. Những tính năng này tạo thành một hệ thống thông tin sinh viên nội trú toàn diện, hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị hàng ngày.

5.2. Đánh giá ưu điểm và hạn chế của hệ thống quản lý lưu trú

Theo đánh giá trong đồ án, ưu điểm lớn nhất của hệ thống là đã xây dựng thành công một ứng dụng quản lý cơ bản, đáp ứng được các nghiệp vụ cốt lõi. Việc sử dụng React Native giúp quá trình phát triển nhanh chóng và thuận tiện. Tuy nhiên, hệ thống vẫn còn một số hạn chế cần được cải thiện. Ứng dụng còn thiếu các chức năng nâng cao như thanh toán trực tuyến, quản lý tài sản chi tiết, hay hệ thống đặt lịch hẹn. Giao diện quản lý và giao diện ứng dụng di động dù đã hoàn thiện về chức năng nhưng vẫn có thể được cải tiến để đẹp mắt và thân thiện hơn. Ngoài ra, ứng dụng chưa có các hướng dẫn chi tiết cho người dùng mới và mã nguồn cần được tối ưu hóa hơn nữa. Việc nhận diện rõ các hạn chế này là cơ sở quan trọng để đề ra các hướng phát triển cho nền tảng quản lý lưu trú trong tương lai.

VI. Tương lai và hướng phát triển ứng dụng quản lý sinh viên

Sản phẩm đồ án "Xây dựng ứng dụng quản lý sinh viên nội trú Ký túc xá" không chỉ là một giải pháp tình thế cho Đại học Thủy Lợi mà còn mở ra một tương lai đầy tiềm năng cho việc hiện đại hóa công tác quản lý ký túc xá tại Việt Nam. Đây là một nền tảng vững chắc để tiếp tục phát triển và hoàn thiện. Hướng phát triển trong tương lai cần tập trung vào việc khắc phục các hạn chế hiện có và bổ sung các tính năng nâng cao để biến ứng dụng trở thành một hệ thống quản lý sinh viên nội trú toàn diện và thông minh hơn. Một trong những ưu tiên hàng đầu là tích hợp cổng thanh toán trực tuyến. Việc cho phép sinh viên và phụ huynh thực hiện thu phí nội trú online cho các khoản phí như tiền phòng, tiền điện nước sẽ mang lại sự tiện lợi tối đa và giảm thiểu rủi ro trong quản lý tài chính. Bên cạnh đó, việc cải tiến giao diện người dùng (UI/UX) để trở nên hấp dẫn và dễ sử dụng hơn cũng là một yếu tố quan trọng để tăng cường sự tương tác của người dùng. Tương lai của app quản lý ký túc xá cũng nằm ở việc tích hợp các công nghệ mới như Trí tuệ nhân tạo (AI) và Internet vạn vật (IoT). Ví dụ, AI có thể được sử dụng để phân tích dữ liệu vi phạm và đưa ra các cảnh báo sớm, hoặc phân tích thói quen sử dụng điện nước để đề xuất các giải pháp tiết kiệm. IoT có thể được ứng dụng để quản lý các thiết bị thông minh trong phòng, tự động hóa việc ghi số điện nước, hoặc tăng cường an ninh ký túc xá thông qua hệ thống khóa cửa thông minh. Việc mở rộng và nâng cấp liên tục sẽ giúp ứng dụng không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là một trợ lý đắc lực, góp phần xây dựng một môi trường sống KTX thông minh, an toàn và hiện đại.

6.1. Kế hoạch nâng cấp và bổ sung các tính năng thông minh

Dựa trên các hạn chế đã được xác định, kế hoạch phát triển trong tương lai nên tập trung vào các hạng mục cụ thể. Thứ nhất, hoàn thiện chức năng thanh toán online, cho phép thanh toán qua ví điện tử, thẻ ngân hàng. Thứ hai, xây dựng module quản lý tài sản, cho phép theo dõi chi tiết từng cơ sở vật chất trong phòng, bao gồm cả lịch sử sửa chữa và khấu hao. Thứ ba, phát triển tính năng thông báo đẩy (push notification) một cách thông minh hơn, gửi các thông báo chung của KTX, nhắc nhở hạn đóng phí, hoặc cảnh báo lịch cắt điện, nước. Thứ tư, bổ sung hệ thống phản hồi và đánh giá dịch vụ, cho phép sinh viên đánh giá chất lượng phòng ở, dịch vụ sửa chữa, giúp ban quản lý nắm bắt và cải thiện chất lượng dịch vụ. Những nâng cấp này sẽ nâng tầm phần mềm quản lý ký túc xá lên một mức độ chuyên nghiệp hơn.

6.2. Tiềm năng ứng dụng rộng rãi của mô hình quản lý KTX số

Mô hình giải pháp công nghệ cho ký túc xá được phát triển trong đồ án này có tiềm năng ứng dụng rất lớn. Nó không chỉ giới hạn trong phạm vi trường Đại học Thủy Lợi mà hoàn toàn có thể được nhân rộng và tùy chỉnh cho các trường đại học, cao đẳng khác trên cả nước. Vấn đề quản lý KTX thủ công, thiếu hiệu quả là một bài toán chung của nhiều cơ sở giáo dục. Bằng cách điều chỉnh các quy trình nghiệp vụ và cơ sở dữ liệu cho phù hợp với đặc thù của từng trường, mô hình này có thể trở thành một giải pháp tiêu chuẩn. Hơn nữa, với việc ngày càng có nhiều sinh viên quốc tế đến Việt Nam học tập, nhu cầu về một nền tảng quản lý lưu trú chuyên nghiệp, có khả năng hỗ trợ đa ngôn ngữ và tích hợp các dịch vụ tiện ích, sẽ ngày càng tăng cao. Đây là một thị trường tiềm năng cho các sản phẩm công nghệ giáo dục.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong công tác quản lý sinh viên tại các cơ sở giáo dục đại học, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác vận hành ký túc xá đóng vai trò quan trọng nhằm giảm tải thủ tục hành chính và nâng cao hiệu suất xử lý dữ liệu. Đồ án tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Công Hoan tập trung giải quyết bài toán quản lý nội trú tại Trường Đại học Thủy Lợi (địa chỉ tại 175 Tây Sơn, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội). Khu ký túc xá của trường có quy mô gồm 3 dãy nhà 3 tầng và 2 tòa nhà 11 tầng với tổng cộng 432 phòng ở đáp ứng điều kiện sử dụng tốt. Trong đó, nhà trường bố trí riêng một dãy nhà dành cho sinh viên theo học chương trình đào tạo định hướng việc làm Việt – Nhật và Việt – Anh.

Bối cảnh thực tiễn cho thấy quy trình tiếp nhận hồ sơ đăng ký và quản lý thông tin sinh viên nội trú tại Trường Đại học Thủy Lợi phần lớn vẫn thực hiện thủ công trên giấy tờ truyền thống. Phương thức này gây khó khăn trong tiếp nhận dữ liệu, xử lý chậm chạp và không đảm bảo hiệu suất công việc khi quy mô sinh viên gia tăng. Đặc biệt, nhóm sinh viên học theo chương trình định hướng Việt – Nhật, Việt – Anh có những yêu cầu quản lý và đặc thù sinh hoạt chuyên biệt so với hệ đào tạo đại trà:

• Mức phí lưu trú ký túc xá cao hơn so với thông thường (mức thu 205.000 đồng/sinh viên/tháng, thu theo kỳ hạn 6 tháng/lần với tổng số tiền 1.230.000 đồng).
• Tiện nghi phòng ở được trang bị đầy đủ hơn, bao gồm tủ đồ cá nhân, bình nóng lạnh, điều hòa nhiệt độ và hệ thống internet.
• Chế độ quản lý nề nếp kỷ luật nghiêm ngặt: có cán bộ theo dõi, kiểm tra phòng ở định kỳ hàng ngày, giám sát và nhắc nhở sinh viên tham gia tập thể dục sáng và chiều, đồng thời thiết lập kênh trao đổi thông tin trực tiếp với phụ huynh khi sinh viên vi phạm kỷ luật.

Mục tiêu nghiên cứu của đồ án được xác định cụ thể gồm hai nhiệm vụ chính:

1. Tìm hiểu, khảo sát toàn diện quy trình đăng ký và quản lý sinh viên ở nội trú theo học chương trình định hướng Việt – Nhật, Việt – Anh.
2. Xây dựng một ứng dụng di động hoàn chỉnh đáp ứng bốn nhóm chức năng trọng tâm:
   • Hỗ trợ sinh viên thực hiện đăng ký ở nội trú trực tuyến.
   • Quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất phòng ở (theo dõi danh mục cấp phát, báo hỏng và tiến độ sửa chữa).
   • Quản lý nề nếp sinh hoạt nội trú (theo dõi ăn ở, học tập, rèn luyện và ghi nhận các trường hợp vi phạm quy định).
   • Cung cấp chức năng cảnh báo và tự động gửi thông báo vi phạm kỷ luật đến phụ huynh sinh viên.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn rõ ràng:

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ quản lý sinh viên nội trú và giải pháp xây dựng phần mềm quản lý ký túc xá.
• Phạm vi không gian: Áp dụng tại khu ký túc xá Trường Đại học Thủy Lợi, tập trung vào dãy nhà dành cho sinh viên chương trình định hướng việc làm Việt – Nhật, Việt – Anh.
• Phạm vi đối tượng người dùng: Toàn bộ sinh viên có nhu cầu đăng ký hoặc đang lưu trú, cán bộ quản lý dãy nhà, cùng Giám đốc và Phó Giám đốc Trung tâm nội trú.
• Giới hạn chức năng kỹ thuật: Tác giả chịu trách nhiệm toàn bộ các khâu từ phân tích yêu cầu, thiết kế kiến trúc đến lập trình và triển khai ứng dụng di động. Về nghiệp vụ cơ sở vật chất, hệ thống chỉ quản lý tài sản gắn liền với từng phòng ở, không quản lý kho vật tư dự trữ của trường. Về quản lý điện nước, hệ thống ghi nhận chỉ số và tính tiền theo từng phòng, không tách tiền điện nước đến từng cá nhân. Hệ thống chỉ theo dõi giai đoạn sinh viên đăng ký và đang cư trú, không quản lý quy trình sinh viên rời khỏi Trung tâm nội trú sau khi kết thúc hợp đồng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Để thực hiện đồ án, tác giả kết hợp các phương pháp nghiên cứu lý thuyết và phương pháp nghiên cứu phi thực nghiệm, cụ thể:

• Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: Thu thập, tổng hợp và nghiên cứu các tài liệu quy định về công tác quản lý ký túc xá tại trường đại học; nghiên cứu tài liệu kỹ thuật về các công nghệ lập trình di động, kiến trúc phần mềm và hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
• Phương pháp phi thực nghiệm:
  • Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp các hoạt động quản lý vận hành đang diễn ra tại Trung tâm nội trú Ký túc xá Trường Đại học Thủy Lợi.
  • Phương pháp phỏng vấn - trả lời: Tiến hành trao đổi, phỏng vấn trực tiếp các cán bộ quản lý tòa nhà ký túc xá phụ trách khối sinh viên chương trình Việt – Nhật và Việt – Anh nhằm làm rõ các biểu mẫu và quy trình xử lý thực tế.

Nguồn dữ liệu đầu vào của đề tài bao gồm các tài liệu nghiệp vụ thực tế thu thập từ Ban quản lý ký túc xá: Đơn xin đăng ký ở ký túc xá, Giấy báo sửa chữa cơ sở vật chất, Hợp đồng trách nhiệm tài sản phòng ở, biểu phí thu tiền phòng và điện nước, cùng quy chế xét duyệt sinh viên vào nội trú theo thang thứ tự ưu tiên của nhà trường.

Về phương pháp phân tích và thiết kế phần mềm, đồ án áp dụng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng dựa trên ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất UML (Unified Modeling Language). Hệ thống được mô hình hóa qua các sơ đồ ca sử dụng (Use Case Diagram), sơ đồ hoạt động (Activity Diagram), sơ đồ tuần tự (Sequence Diagram), sơ đồ lớp tham gia ca sử dụng (Boundary - Control - Entity) và biểu đồ lớp tổng thể (Class Diagram).

Thiết kế và triển khai

Hệ thống quản lý ký túc xá được xây dựng theo mô hình Client - Server thông qua kiến trúc RESTful API, phân chia thành hai thành phần chính:

Thành phần	Nền tảng / Công nghệ	Vai trò kỹ thuật
Mobile Client	React Native, JavaScript	Xây dựng ứng dụng di động đa nền tảng (tập trung triển khai trên Android) phục vụ cả sinh viên và cán bộ quản lý
Backend & API	Node.js, Express.js	Xây dựng dịch vụ mạng, định tuyến (router), thiết lập lớp trung gian xử lý các yêu cầu HTTP Request và cung cấp RESTful API
Cơ sở dữ liệu	MySQL	Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ lưu trữ thông tin tập trung, đảm bảo tính nhất quán và truy vấn có cấu trúc
Dịch vụ đám mây	Google Firebase	Cung cấp hạ tầng NoSQL, xác thực tài khoản và gửi thông báo theo thời gian thực
Thiết kế UI/UX	Figma	Thiết kế đồ họa giao diện người dùng trước khi tiến hành lập trình giao diện

Kiến trúc phần mềm phân tầng được chi tiết hóa thông qua việc phân tích các lớp tham gia vào ca sử dụng theo mô hình:

• Lớp biên (Boundary): Các biểu mẫu giao diện người dùng (ví dụ: Form Đăng nhập, Form Quản lý khu vực, Form Quản lý hồ sơ sinh viên, Form Quản lý giá điện nước...).
• Lớp điều khiển (Control): Các bộ điều khiển trung gian tiếp nhận và điều phối luồng dữ liệu (CTL_Đăng nhập, CTL_Quản lý khu vực, CTL_Vi phạm của phòng, CTL_Quản lý đơn đăng ký, CTL_Quản lý sửa chữa, CTL_Quản lý cơ sở vật chất phòng, CTL_Quản lý hồ sơ sinh viên, CTL_Quản lý giá điện nước).
• Lớp thực thể (Entity): Các đối tượng đại diện cho dữ liệu nghiệp vụ (Tài khoản, Khu vực, Phòng, Sinh viên, Vi phạm, Đơn đăng ký ở nội trú, Sửa chữa, Cơ sở vật chất, Hồ sơ sinh viên, Giá điện nước, Hóa đơn điện nước).

Cơ sở dữ liệu của hệ thống được chuẩn hóa bao gồm 11 bảng dữ liệu có quan hệ chặt chẽ:

1. TaiKhoan: Lưu thông tin tài khoản người dùng (Id, TenTaiKhoan, Email, ChucVu, TrangThaiTaiKhoan, NgayTao, MatKhau, GhiChu, Quyen).
2. HoSoSinhVien: Lưu hồ sơ chi tiết của sinh viên (IdHSSV, HoTen, MSV, NgaySinh, Sdt, GioiTinh, DanToc, CCCD, QueQuan, Khoa, Email, Lop, Dctt, HoTenBo, Sdt_Bo, HoTenMe, Sdt_Me, Email_Phuhuynh, AnhDaiDien, id_TK).
3. KhuVuc: Lưu thông tin dãy nhà (IdKhu, TenKhu, MoTa, TrangThai, NgayTao).
4. Phong: Lưu danh mục phòng ở (IdPhong, TenPhong, SoLuong, MoTa, NgayTao, TrangThai, Tang).
5. SinhVien: Quản lý thông tin sinh viên nội trú gắn với phòng và khu vực (IdSV, HoTen, MSV, NgaySinh, Sdt, GioiTinh, DanToc, CCCD, QueQuan, Khoa, Email, Lop, Dctt, HoTenBo, Sdt_Bo, HoTenMe, Sdt_Me, Email_Phuhuynh, AnhDaiDien, id_TK, idPhong, idKhu).
6. ViPham: Ghi nhận lỗi vi phạm kỷ luật của sinh viên (idViPham, idSV, idPhong, idKhu, NoiDungViPham, NgayViPham, MucDo, GhiChu).
7. CSCV: Danh mục chủng loại cơ sở vật chất (idCsvc, TenCsvc, GiaTien, MoTaCsvc, NgayTaoCsvc, TrangThai).
8. Csvc_phong: Quản lý số lượng và tình trạng thiết bị trong từng phòng (idCsvcPhong, idPhong, idCsvc, SoLuongCsvc, SoLuongConTot, SoLuongDaHong, GhiChu, NgayTaoCsvcPhong).
9. Giadiennuoc: Đơn giá điện và nước áp dụng (idGiaDienNuoc, giaDien, giaNuoc, NgayTaoGiaDienNuoc, NgaySua).
10. Diennuoc: Hóa đơn chỉ số tiêu thụ điện nước theo phòng (idDienNuoc, idPhong, idGiaDienNuoc, SoDienTruoc, SoDienSau, SoNuocTruoc, SoNuocSau, TrangThaiDienNuoc, NgayTaoDon).
11. Suachua: Ghi nhận phiếu báo hỏng và xử lý sự cố thiết bị (idSuaChua, idPhong, NoiDung, NgayTaoSuaChua, TrangThaiSuaChua, NguoiBaoSua, MoTaSuaChua).
12. Dondangky: Lưu trữ hồ sơ đăng ký xét duyệt vào nội trú của sinh viên (idDonDK, id_TK, HoTen, MSV, NgaySinh, Sdt, GioiTinh, CCCD, Lop, Dctt, Sdt_Phuhuynh, TrangThai, DoiTuong, NgayTaoDon).

Các mối quan hệ thực thể được thiết lập bao gồm: quan hệ 1-1 giữa Sinh viên và Tài khoản, giữa Tài khoản và Hồ sơ sinh viên; các quan hệ 1-N giữa Khu vực và Phòng, Phòng và Sinh viên, Sinh viên và Vi phạm, Phòng và Hóa đơn điện nước, Phòng và Cơ sở vật chất phòng, Cơ sở vật chất và Cơ sở vật chất phòng, Phòng và Sửa chữa.

Nội dung chính theo từng chương

Đồ án được phân bổ dung lượng và nội dung theo ba chương với tỷ lệ đánh giá cụ thể: Chương 1 chiếm 15%, Chương 2 chiếm 75%, Chương 3 chiếm 10%.

Chương 1: Tổng quan

Chương 1 trình bày tổng quan về bối cảnh chuyển đổi số trong quản lý đại học, khảo sát cơ sở hạ tầng ký túc xá Trường Đại học Thủy Lợi và phân tích cơ cấu tổ chức vận hành. Về mặt tổ chức, hệ thống chia thành ba nhóm vai trò:

• Ban quản lý ký túc xá (Giám đốc và Phó Giám đốc Trung tâm nội trú): Đứng đầu đơn vị, chịu trách nhiệm xây dựng bộ máy, lập kế hoạch phát triển, chỉ đạo vận hành, phân công nhiệm vụ cho cán bộ, đăng ký tạm trú tạm vắng với chính quyền địa phương, tổ chức đời sống văn hóa, an ninh trật tự và giải quyết sơ cấp cứu.
• Người quản lý tòa nhà: Cán bộ phụ trách trực tiếp từng dãy nhà, chịu trách nhiệm quản lý sinh viên, kiểm tra phòng ở, quản lý tài sản cơ sở vật chất và xử lý việc báo hỏng, sửa chữa thiết bị.
• Sinh viên nội trú: Người tham gia đăng ký, cư trú và chấp hành nội quy ký túc xá.

Khảo sát nghiệp vụ chi tiết cho thấy:

• Quy trình tiếp nhận sinh viên: Phân chia thành hai đối tượng gồm tân sinh viên nhập học và sinh viên cũ xin gia hạn. Khi nhu cầu vượt quá số lượng 432 phòng, ban quản lý tiến hành xét duyệt theo 7 nhóm ưu tiên: (1) Sinh viên khuyết tật; (2) Con liệt sỹ, thương binh, bệnh binh, con người có công; (3) Hộ khẩu vùng cao, vùng kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn; (4) Người dân tộc thiểu số; (5) Mồ côi cả cha lẫn mẹ hoặc mồ côi cha/mẹ; (6) Con hộ nghèo, cận nghèo; (7) Hộ khẩu tại các tỉnh xa.
• Mức phí lưu trú được quy định là 205.000 đồng/sinh viên/tháng, đóng một lần cho chu kỳ 6 tháng.
• Quy chế xử lý kỷ luật sinh viên nội trú phân thành ba mức độ: Khiển trách (áp dụng với vi phạm lần đầu, mức độ nhẹ, ít thiệt hại); Cảnh cáo (áp dụng khi tái phạm sau khiển trách, vi phạm nhẹ nhưng thường xuyên, hoặc vi phạm lần đầu nhưng mức độ tương đối nghiêm trọng); Buộc rời ký túc xá (áp dụng khi vi phạm kỷ luật nhiều lần, mức độ đặc biệt nghiêm trọng, gây ảnh hưởng xấu).
• Quản lý tài sản: Cán bộ quản lý lập hợp đồng tài sản bàn giao cho đại diện phòng. Khi xảy ra hỏng hóc, sinh viên điền giấy báo sửa chữa nộp cho người quản lý.

Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống

Chương 2 là phần trọng tâm của đồ án, tập trung mô hình hóa chức năng và dữ liệu của hệ thống quản lý ký túc xá. Tác giả xây dựng sơ đồ ca sử dụng tổng quát và các sơ đồ phân rã theo bốn tác nhân: Giám đốc Trung tâm nội trú, Phó Giám đốc Trung tâm nội trú, Người quản lý dãy nhà và Sinh viên.

Chương này xây dựng 23 bảng kịch bản ca sử dụng chi tiết, đi kèm với sơ đồ hoạt động và sơ đồ tuần tự tương ứng:

• Phân hệ Sinh viên gồm 6 ca sử dụng chính: Đăng ký tài khoản (Bảng 2.1), Quản lý đơn đăng ký nội trú (Bảng 2.2), Đăng ký ở nội trú (Bảng 2.3), Xem danh sách sửa chữa (Bảng 2.4), Báo sửa chữa (Bảng 2.5), Cập nhật hồ sơ sinh viên (Bảng 2.6).
• Phân hệ Người quản lý gồm 17 ca sử dụng chính: Quản lý đơn đăng ký (Bảng 2.7), Chấp nhận đơn (Bảng 2.8), Từ chối đơn (Bảng 2.9), Lọc đơn đăng ký (Bảng 2.10), Quản lý tài khoản (Bảng 2.11), Hủy tài khoản (Bảng 2.12), Quản lý khu vực (Bảng 2.13), Sửa khu vực (Bảng 2.14), Quản lý phòng (Bảng 2.15), Thêm sinh viên vào phòng (Bảng 2.16), Xóa sinh viên khỏi phòng (Bảng 2.17), Xem chi tiết thông tin sinh viên (Bảng 2.18), Quản lý sửa chữa (Bảng 2.19), Xem danh sách vi phạm của phòng (Bảng 2.20), Gửi thông báo vi phạm tới phụ huynh (Bảng 2.21), Quản lý điện nước (Bảng 2.22), Đăng xuất (Bảng 2.23).

Các luồng xử lý đều quy định rõ các điều kiện tiền đề, hậu điều kiện, chuỗi hành động của người dùng tương ứng với phản hồi của hệ thống, và các nhánh ngoại lệ khi xảy ra lỗi thiếu dữ liệu đầu vào hoặc không tìm thấy bản ghi tương ứng trong cơ sở dữ liệu.

Phần thiết kế cấu trúc lớp mô tả chi tiết các module chức năng (Đăng nhập, Quản lý khu vực, Xem danh sách vi phạm của phòng, Quản lý đơn đăng ký, Quản lý sửa chữa, Quản lý cơ sở vật chất phòng, Quản lý hồ sơ sinh viên, Quản lý giá điện nước) dưới dạng các biểu đồ phân tích 3 lớp. Sau đó, tác giả hoàn thiện thiết kế 11 bảng dữ liệu quan hệ trong MySQL cùng các ràng buộc toàn vẹn khóa chính và khóa ngoại.

Chương 3: Xây dựng và cài đặt hệ thống

Chương 3 trình bày các công nghệ lập trình được lựa chọn và kết quả xây dựng ứng dụng thực tế. Tác giả diễn giải các đặc tính kỹ thuật của React Native (tính năng đa nền tảng, giải quyết bài toán hiệu năng nhờ sử dụng JavaScript), Node.js (nền tảng runtime Chrome V8 hỗ trợ xử lý tác vụ mạng nhanh chóng), Express.js (hỗ trợ middleware và định tuyến mạnh mẽ), MySQL (lưu trữ quan hệ tốc độ cao, bảo mật) và Firebase (cơ sở dữ liệu đám mây hỗ trợ NoSQL và thông báo đẩy).

Về mặt giao diện, tác giả hoàn thiện bản mẫu thiết kế giao diện trên Figma và triển khai lập trình thành sản phẩm phần mềm thực tế. Chương này cung cấp hệ thống ảnh chụp màn hình ứng dụng di động Android gồm 8 hình ảnh giao diện thực tế (từ Hình 3.1 đến Hình 3.8), minh chứng cho việc hiện thực hóa các chức năng: đăng nhập hệ thống, nộp đơn đăng ký nội trú, hiển thị danh sách phòng ở, cập nhật hồ sơ cá nhân sinh viên, theo dõi danh mục sửa chữa thiết bị, ghi nhận vi phạm và giao diện gửi email thông báo kỷ luật tới phụ huynh sinh viên.

Kết quả và đóng góp

Đồ án đã đạt được các kết quả cụ thể theo các mục tiêu đặt ra:

• Xây dựng được ứng dụng di động hoàn chỉnh hoạt động trên nền tảng Android dành cho cả sinh viên và cán bộ quản lý ký túc xá Trường Đại học Thủy Lợi.
• Số hóa thành công toàn bộ quy trình tiếp nhận đơn xin ở ký túc xá, giúp thay thế phương thức nộp đơn giấy thủ công, hỗ trợ cán bộ quản lý xét duyệt hoặc từ chối đơn theo các tiêu chí ưu tiên có sẵn.
• Hiện thực hóa chức năng quản lý tài sản và báo hỏng cơ sở vật chất trực tuyến: sinh viên gửi yêu cầu sửa chữa qua ứng dụng, người quản lý tiếp nhận và cập nhật tình trạng thiết bị phòng ở.
• Thiết lập tính năng giám sát nề nếp kỷ luật đặc thù cho chương trình Việt – Nhật và Việt – Anh, tích hợp module gửi email thông báo vi phạm của sinh viên trực tiếp tới phụ huynh dựa trên địa chỉ email lưu trong bảng dữ liệu hồ sơ.
• Xây dựng phân hệ ghi nhận và quản lý chỉ số điện, nước tiêu thụ theo từng phòng ở.

Về mặt đóng góp thực tiễn, đề tài giải quyết được bài toán quản lý chuyên biệt cho mô hình sinh viên định hướng việc làm quốc tế (Việt – Nhật, Việt – Anh) tại Trường Đại học Thủy Lợi, khắc phục các bất cập về thất lạc dữ liệu, chậm trễ xử lý hồ sơ trên giấy và nâng cao mối liên kết quản lý giữa nhà trường, sinh viên và phụ huynh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Theo tự đánh giá của tác giả trong phần kết luận đồ án, hệ thống vẫn tồn tại các hạn chế kỹ thuật và nghiệp vụ cần khắc phục:

• Ứng dụng mới chỉ dừng lại ở các chức năng cơ bản, còn thiếu các chức năng nâng cao phục vụ phân tích số liệu tổng thể.
• Giao diện quản lý trên hệ thống còn chưa thực sự tối ưu cho người thao tác.
• Giao diện ứng dụng di động chưa được thẩm mỹ, thiếu các hiệu ứng chuyển cảnh và đồ họa hỗ trợ trải nghiệm người dùng.
• Chưa tích hợp chức năng hướng dẫn hoặc chỉ dẫn chi tiết cho người dùng mới bắt đầu sử dụng ứng dụng.
• Mã nguồn lập trình (code) chưa được tối ưu hóa toàn diện về mặt hiệu năng.
• Chưa bao quát hết vòng đời nội trú: hệ thống chưa quản lý hoạt động sinh viên rời khỏi Trung tâm nội trú; chưa hỗ trợ chia tiền điện nước trực tiếp tới từng cá nhân mà chỉ tính gộp theo phòng; chưa quản lý kho vật tư chung của trường.

Hướng mở rộng tiếp theo của đề tài tập trung vào việc tối ưu hóa mã nguồn, hoàn thiện giao diện người dùng, bổ sung tính năng hướng dẫn trực tiếp trên app và mở rộng phạm vi quản lý bao gồm cả thủ tục rời ký túc xá và thanh toán trực tuyến.

Giá trị tham khảo

Đồ án tốt nghiệp là tài liệu tham khảo phù hợp cho:

• Sinh viên ngành Công nghệ thông tin hoặc Kỹ thuật phần mềm đang làm đồ án tốt nghiệp về chủ đề xây dựng ứng dụng di động quản lý (Mobile App) sử dụng kiến trúc React Native kết hợp Node.js, Express và MySQL.
• Người làm đề tài cần tham khảo quy trình phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng chuẩn tắc: cách xây dựng biểu đồ ca sử dụng phân rã, đặc tả kịch bản use case chi tiết (gồm điều kiện kích hoạt, luồng sự kiện, ngoại lệ), mô hình hóa 3 lớp Boundary - Control - Entity và thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ cho bài toán quản lý nội trú.
• Cán bộ kỹ thuật hoặc ban quản lý ký túc xá các trường đại học quan tâm đến quy trình số hóa nghiệp vụ quản lý sinh viên nội trú thuộc các chương trình đào tạo chất lượng cao hoặc định hướng quốc tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Ký túc xá Trường Đại học Thủy Lợi có quy mô như thế nào và sinh viên chương trình Việt – Nhật, Việt – Anh được bố trí ra sao?
Ký túc xá tọa lạc tại 175 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội, gồm 3 dãy nhà 3 tầng và 2 tòa nhà 11 tầng với tổng cộng 432 phòng ở đủ điều kiện sử dụng. Trong đó, nhà trường bố trí riêng một dãy nhà dành cho sinh viên theo học chương trình định hướng việc làm Việt – Nhật, Việt – Anh với mức phí 205.000 đồng/sinh viên/tháng (thu 6 tháng/lần) và phòng ở được trang bị nhiều tiện nghi hơn (điều hòa, bình nóng lạnh, tủ đồ, internet).

2. Khi số lượng đơn đăng ký vượt quá sức chứa, nhà trường xét duyệt theo thứ tự ưu tiên nào?
Ban quản lý căn cứ theo thứ tự ưu tiên 7 cấp: (1) Sinh viên khuyết tật; (2) Con liệt sỹ, thương binh, bệnh binh, người có công; (3) Hộ khẩu vùng cao, vùng kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn; (4) Người dân tộc thiểu số; (5) Mồ côi cả cha và mẹ, hoặc mồ côi cha/mẹ; (6) Con hộ nghèo, cận nghèo; (7) Hộ khẩu ở các tỉnh xa.

3. Quy chế ký túc xá áp dụng những hình thức kỷ luật nào đối với sinh viên vi phạm?
Quy chế quản lý quy định 3 hình thức xử lý kỷ luật theo mức độ vi phạm:

• Khiển trách: Áp dụng với sinh viên vi phạm lần đầu, tính chất và mức độ nhẹ, hậu quả thấp.
• Cảnh cáo: Áp dụng khi đã bị khiển trách mà tái phạm, hoặc vi phạm nhẹ nhưng có tính chất thường xuyên, hoặc vi phạm lần đầu nhưng mức độ tương đối nghiêm trọng.
• Buộc rời ký túc xá: Áp dụng đối với sinh viên vi phạm kỷ luật nhiều lần, có tính chất và mức độ đặc biệt nghiêm trọng, gây ảnh hưởng xấu đến ký túc xá.

4. Ứng dụng hỗ trợ cán bộ quản lý gửi thông báo vi phạm tới phụ huynh bằng phương thức nào?
Trong phân hệ quản lý vi phạm, khi người quản lý xem chi tiết lỗi vi phạm của một phòng, hệ thống cho phép trích xuất thông tin phụ huynh từ bảng HoSoSinhVien (trường Email_Phuhuynh) và mở giao diện gửi email trực tiếp để thông báo hành vi vi phạm kỷ luật của sinh viên tới gia đình.

5. Phạm vi nghiệp vụ của hệ thống KHÔNG bao gồm những nội dung nào?
Theo phạm vi đề tài được tác giả xác định, hệ thống không quản lý các vật tư kho chung ngoài phòng ở, không chia tiền điện nước thu theo từng cá nhân (chỉ quản lý theo phòng), và không quản lý quy trình sinh viên rời khỏi Trung tâm nội trú sau khi kết thúc đợt ở.

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp "Xây dựng ứng dụng quản lý sinh viên nội trú kí túc xá theo chương trình định hướng Việt – Nhật, Việt – Anh" của tác giả Nguyễn Công Hoan đã giải quyết bài toán nghiệp vụ quản lý nội trú đặc thù tại Trường Đại học Thủy Lợi. Bằng việc kết hợp các công nghệ React Native, Node.js, Express và MySQL, tác giả đã hoàn thành các phân hệ cốt lõi từ tiếp nhận đăng ký, giám sát thiết bị phòng ở đến quản lý nề nếp và cảnh báo vi phạm tới phụ huynh. Mặc dù ứng dụng còn tồn tại một số hạn chế về giao diện và tối ưu hóa mã nguồn, công trình đã cung cấp một mô hình phân tích thiết kế hệ thống chi tiết và có giá trị tham khảo rõ ràng trong công tác số hóa quản lý ký túc xá đại học.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Đặt vấn đề Hiện nay, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng và ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của thế giới. Nó xuất hiện trong mọi lĩnh vực của đời sống, làm thay đổi một phần hoặc toàn bộ các quy trình hoạt động của các ngành, nghề truyền thống và phi truyền thống. Với sự hỗ trợ từ công nghệ thông tin, giờ đây các công việc được hoàn thành nhanh hơn, hiệu quả hơn và ít sai sót hơn. Trong công tác quản lý, việc sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý không còn là mới, nó hỗ trợ đắc lực trong công tác quản lý và điều hành các doanh nghiệp và các cơ quan, đơn vị.

Hiện nay, Nhiều trường Đại học và Cao Đẳng đã xây dựng hệ thống giúp quản lý sinh viên ở nội trú một cách thành công giúp cho công tác quản lý sinh viên diễn ra tốt hơn,giúp sinh viên đăng ký ở nội trú ký túc xá thuận tiện hơn Kí túc xá đại học Thủy lợi tọa lạc tại 175 Tây Sơn Đống Đa Trung Liệt gồm 3 dãy nhà 3 tầng và 2 tòa nhà 11 tầng gồm 432 phòng ở có đủ điều kiện sử dụng tốt. tầng trong đó có một dãy nhà là nơi ở của sinh viên theo chương trình định hướng Việt – Nhật, Việt – Anh.Sinh viên nội trú theo chương trình định hướng việc làm Việt – Nhật, Việt – Anh ngày càng đông và hình thức quản lý đăng ký và ở nội trú của đối tượng này cũng có nhiều điểm khác biệt, chẳng hạn như: Phòng ở được cung cấp nhiều tiện nghi hơn: tủ đồ, bình nóng lạnh, điều hòa, internet … Sinh viên được quản lý chặt chẽ hơn: có người theo dõi, kiểm tra định kỳ hàng ngày; trao đổi thông tin với phụ huynh trong trường hợp sinh viên vi phạm kỉ luật. Đề tài hướng đến: “Xây dựng hệ thống quản lý sinh viên nội trú kí túc xá theo chương trình định hướng Việt – Nhật, Việt – Anh” để giải quyết các vấn đề về đăng ký ở nội trú, theo dõi và quản lý thông tin sinh viên một cách hiệu quả hơn.2 Phạm vi đề tài Ứng dụng có thể được sử dụng cho toàn bộ sinh viên có nhu cầu đăng ký ở nội trú và đang ở nội trú ký túc xá,người quản lý của tòa nhà, giám đốc và phó giám đốc trung tâm nội trú.  Tác giả chịu trách nhiệm xây dựng ứng dụng di động từ phân tích thiết kế đến lập trình, triển khai.

 Đối với các hoạt động quản lý cơ sở vật chất chỉ quản lý các cơ sở vật chất có trong phòng ,không thực hiện quản lý đối các vật tư,.  Quản lý điện nước theo từng phòng ,không quản lý điện nước thu theo từng cá nhân  Không quản lý hoạt động sinh viên rời trung tâm nội trú chỉ quản lý quá trình sinh viên đang ở và đăng ký ở nội trú ký túc xá 1.3 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu lý thuyết  Nghiên cứu các tài liệu liên quan đến nghiệp vụ quản lý ký túc xá  Nghiên cứu các tài liệu đến việc thiết kế và vận hành ứng dụng Phương pháp phi thực nghiệm  Phương pháp quan sát : o Quan sát các hoạt động quản lý trung tâm nội trú diễn ra thực tế  Phương pháp phỏng vấn-trả lời: o Tìm hiểu quá trình quản lý ký túc xá thông qua việc hỏi đáp những người quản lý tòa nhà ký túc xá của sinh viên theo chương trình định hướng Việt – Nhật, Việt – Anh 2 1.4 Khảo sát hệ thống 1.