CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU YÊU CẦU NGƯỜI DÙNG 1.1 Xác định yêu cầu người dùng 1.1 Bảng kế hoạch phỏng vấn BẢNG KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN Hệ thống quản lý bán hàng của công ty thiết kế và in ấn đồng phục UniDesign Người được phỏng vấn: Chị Nguyễn Phương Anh Người thực hiện: Vũ Khánh Huyền Hoàng Ngọc Vy Hình thức: Phỏng vấn trực tiếp Thời gian: 11/09/2024 Địa điểm: Văn phòng thiết kế của công ty UniDesign Bắt đầu: 13h30 Kết thúc: 14h30 Mục tiêu: Thiết kế hệ thống quản lý bán hàng của công ty thiết kế và in ấn đồng phục UniDesign Dữ liệu cần thu thập: Các tác nhân liên quan, các biểu mẫu, công cụ quản lý hiện tại, các chức năng cần thiết trong hoạt động quản lý bán hàng Chi tiết buổi phỏng vấn: 1. Giới thiệu: Nhóm dự án tổ chức cuộc họp với chị Nguyễn Phương Anh – CEO tại Công ty TNHH UniDesign nhằm tìm hiểu nhu cầu phát triển hệ thống quản lý hoạt động bán hàng. Tổng quan về buổi phỏng vấn: Thành viên trong nhóm dự án đưa ra những câu hỏi xoay quanh các quy trình để hiểu rõ hơn cách thức vận 1 hành cũng như các quy trình thực hiện. Câu hỏi chuẩn bị cho buổi gặp mặt được thể hiện cụ thể qua mẫu bảng câu hỏi và ghi nhận câu trả lời.
Chủ yếu xoay quanh những vấn đề: quy trình làm việc, các tác vụ liên quan đến hệ thống quản lý bán hàng hiện có để xác định vấn đề và nhu cầu Quan sát tổng quan: Sau buổi phỏng vấn, các thành viên trong nhóm dự án đã nắm được quy trình quản lý thông tin khách hàng và đơn hàng của công ty, nắm bắt được những mong muốn đối với hệ thống mới mà công ty đang cần phát triển. Kế hoạch phỏng vấn 1.2 Danh sách câu hỏi và ghi nhận câu trả lời PHỎNG VẤN Hệ thống quản lý bán hàng của công ty thiết kế và in ấn đồng phục UniDesign Câu hỏi Ghi nhận Câu hỏi 1: Hiện nay công ty Trả lời: Hiện nay công ty TNHH UniDesign cung cung cấp những dịch vụ nào cấp các dịch vụ bao gồm tư vấn thiết kế, lựa chọn và đối tượng khách hàng của vật liệu, may mặc, in ấn và cung ứng sản phẩm đồng công ty là ai? phục cho cho các trường học, nhà hàng, khách sạn hoặc các tổ chức, doanh nghiệp khác. Kết quả quan sát: Đáng tin cậy Câu hỏi 2: Hiện tại để quản Trả lời: Chúng tôi đang sử dụng một hệ thống phần lý đơn hàng, công ty đang sử mềm, nhân viên bán hàng sẽ nhập thủ công thông dụng hệ thống như thế nào? tin về đơn hàng và sau đó phần mềm sẽ xuất thông tin thành một bảng excel. Bảng excel này sẽ được gửi đến bộ phận kế toán và bộ phận sản xuất thông qua email.
Kết quả quan sát: Đáng tin cậy 2 Câu hỏi 3: Với hệ thống hiện Trả lời: Sau khi nhận bảng excel chứa thông tin về tại, bộ phận kế toán, bộ phận đơn hàng và khách hàng từ bộ phận bán hàng, phòng sản xuất xử lí thông tin như kế toán sẽ lọc thông tin cần thiết một cách thủ công thế nào? Bản thiết kế mẫu và nhập vào ứng dụng riêng dành cho bộ phận kế đồng phục tiếp cận đến khách toán để trích xuất các báo cáo. Bộ phận thiết kế và hàng bằng phương thức nào? sản xuất cũng gặp tình huống tương tự, nhân viên của bộ phận sản xuất lọc thông tin một cách thủ công để lập kế hoạch sản xuất. Ngoài ra, bản thiết kế mẫu đồng phục được bộ phận thiết kế gửi cho bộ phận bán hàng thông qua email rồi sau đó bản thiết kế mới đến được với khách hàng. Kết quả quan sát: Đáng tin cậy Câu hỏi 4: Hiện tại, công ty Trả lời: Hệ thống hiện tại không còn đáp ứng được đang gặp những khó khăn nhu cầu hiện nay, các bộ phận như bán hàng, kế toán như thế nào với hệ thống hiện và sản xuất không thể kết nối thông tin với nhau một tại? cách nhanh chóng và việc trích xuất thông tin cũng có nhiều bất cập.
Điều này làm chậm trễ trong việc xử lý đơn hàng, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng và gây bất mãn cho khách hàng. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên phải dành quá nhiều thời gian xử lý thủ công và tìm kiếm dữ liệu. Kết quả quan sát: Đáng tin cậy Câu hỏi 5: Với nhu cầu phát Trả lời: Chúng tôi cần một hệ thống quản lý bán triển hiện nay của công ty, hàng có thể lưu trữ đầy đủ thông tin đơn hàng, khách Công ty mong muốn hệ hàng, phiếu thanh toán và báo cáo doanh thu. Công thống mới sẽ giải quyết các ty muốn tự động hóa việc chia sẻ thông tin đơn hàng vấn đề gì? giữa các phòng ban, các phòng ban có thể trích xuất thông tin cần thiết dễ dàng và nhanh chóng từ hệ thống, qua đó giảm thiểu thời gian chờ xử lý và giảm sai sót thủ công.
3 Kết quả quan sát: Đáng tin cậy Câu hỏi 6: Đối với hệ thống Trả lời : Công ty muốn hệ thống có khả năng xử lý quản lý bán hàng mới, công dữ liệu nhanh chóng khi số lượng đơn hàng tăng ty có những yêu cầu cụ thể mạnh. Ngoài ra, giao diện cần thân thiện, dễ sử dụng nào để đảm bảo hệ thống hoạt để việc đào tạo nhân viên nhanh chóng, và có hỗ trợ động hiệu quả và ổn định? tìm kiếm thông tin đơn hàng nhanh chóng để thuận tiện cho việc trích xuất thông tin cần thiết của các bộ phận. Chúng tôi cũng cần hệ thống có thể tương thích với nhiều thiết bị như điện thoại và máy tính bảng, cũng như hỗ trợ xuất dữ liệu dưới dạng Excel hoặc PDF để tiện xử lý và chia sẻ. Kết quả quan sát: Đáng tin cậy Bảng 2.
Danh sách câu hỏi và ghi nhận câu trả lời 4 1.2 Xác định quy trình nghiệp vụ Khách hàng liên hệ với bộ phận kinh doanh để được tư vấn sản phẩm, có thể chọn mẫu thiết kế sẵn hoặc mô tả yêu cầu thiết kế theo mong muốn. Sau khi chốt sản phẩm, bộ phận kinh doanh sẽ tạo phiếu thanh toán, trong đó có trường giá trị đặt cọc (có thể thanh toán toàn bộ). Khách hàng tiến hành đặt cọc và thông tin đơn hàng sẽ được chuyển đến bộ phận sản xuất để xử lý. Khi đơn hàng hoàn thành, bộ phận kế toán sẽ kiểm tra và xác nhận thanh toán cuối cùng trước khi đơn hàng được xuất kho.
Sau khi khách hàng hoàn tất thanh toán số tiền còn lại, đơn hàng sẽ được giao đến khách hàng thông qua bộ phận vận chuyển Hình 1. Quy trình bán hàng 5 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1 Biểu đồ hoạt động 2.1 Biểu đồ hoạt động chức năng Đăng nhập 2.2 Biểu đồ hoạt động chức năng Quản lý tài khoản a. Thêm tài khoản 6 b. Sửa tài khoản c.3 Biểu đồ hoạt động chức năng Quản lý đơn hàng a.4 Biểu đồ hoạt động chức năng Quản lý khách hàng a.
Thêm mới khách hàng 9 b. Sửa khách hàng c. Xóa khách hàng 10 d. Tìm kiếm khách hàng e.
Lọc khách hàng 11 f. Xếp hạng khách hàng 2.5 Biểu đồ hoạt động chức năng Quản lý phiếu thanh toán thanh toán a. Thêm phiếu thanh toán 12 b. Sửa phiếu thanh toán c.
Xóa phiếu thanh toán 13 d. Xuất phiếu thanh toán 2.6 Biểu đồ hoạt động chức năng Quản lý danh mục sản phẩm a. Thêm sản phẩm mới 14 b. Sửa sản phẩm c.
Lọc sản phẩm e. Tìm kiếm sản phẩm 16 f. Xuất Excel quy chuẩn quá 2.7 Biểu đồ hoạt động chức năng Báo cáo 17 2.2 Biểu đồ ca sử dụng 2.1 Biểu đồ ca sử dụng quy trình Bán hàng Hình 2. Biểu đồ ca sử dụng 18 2.2 Mô tả kịch bản ca sử dụng chức năng Đăng nhập Tên ca sử dụng Đăng nhập Tác nhân Người dùng Điều kiện đầu vào Tác nhân có tài khoản hợp lệ Các luồng sự kiện Luồng sự kiện chính: ● Tác nhân chọn mục "Đăng nhập".
● Tác nhân nhập tên tài khoản và mật khẩu. ● Tác nhân nhấn nút "Đăng nhập". ● Hệ thống kiểm tra thông tin đăng nhập. - Nếu thông tin đăng nhập không hợp lệ, thực hiện luồng sự kiện phụ 1.
● Hệ thống xác thực quyền truy cập và hiển thị giao diện chính phù hợp với quyền của tác nhân. Luồng sự kiện phụ: Luồng 1: ● Hệ thống thông báo lỗi: "Tên tài khoản hoặc mật khẩu không đúng". ● Tác nhân được yêu cầu nhập lại thông tin. Kết quả trả về Tác nhân đăng nhập thành công và có thể sử dụng các chức năng phù hợp với quyền được cấp.3 Mô tả kịch bản ca sử dụng chức năng Quản lý tài khoản a.
Kịch bản ca sử dụng Thêm tài khoản Tên ca sử dụng Thêm tài khoản Tác nhân Quản lý Điều kiện đầu vào Tác nhân đăng nhập vào hệ thống Các luồng sự kiện Luồng sự kiện chính: ● Tác nhân chọn mục quản lý tài khoản ● Tác nhân chọn chức năng thêm tài khoản. ● Hệ thống yêu cầu chọn/nhập các thông tin cần thiết (tên tài khoản, mật khẩu, nhóm quyền). ● Tác nhân chọn/nhập các thông tin theo yêu cầu. ● Hệ thống tự sinh mã tài khoản ● Tác nhân bấm chọn nút lưu.
● Hệ thống kiểm tra sự hợp lệ của thông tin vừa nhập. Nếu thiếu trường thì thực hiện luồng phụ 1. ● Hệ thống lưu lại thông tin của nhân viên và cập nhật vào danh sách tài khoản. Luồng sự kiện phụ: Luồng 1: Dừng việc thêm mới tài khoản và trả về thông báo cho tác nhân: thiếu trường thông tin và nhập lại Kết quả trả về Quá trình thêm mới tài khoản thành công, quản lý được sử dụng các chức năng theo quyền đã được cấp.
Kịch bản Sửa tài khoản Tên ca sử dụng Sửa tài khoản Tác nhân Quản lý Điều kiện đầu vào Tác nhân đăng nhập vào hệ thống Các luồng sự kiện Luồng sự kiện chính: ● Tác nhân chọn mục quản lý tài khoản ● Tác nhân chọn tài khoản muốn sửa ● Hệ thống yêu cầu sửa các thông tin cần thiết (tên tài khoản, mật khẩu, nhóm quyền). ● Tác nhân nhập/chọn các thông tin theo yêu cầu. Tác nhân không được phép sửa mã tài khoản ● Tác nhân ấn sửa ● Hệ thống kiểm tra sự hợp lệ của thông tin vừa nhập. Nếu thiếu trường thì thực hiện luồng phụ 1.
● Hệ thống cập nhật thông tin vào danh sách tài khoản. Luồng sự kiện phụ: Luồng 1: Dừng việc sửa tài khoản và trả về thông báo cho tác nhân: thiếu trường thông tin và nhập lại Kết quả trả về Quá trình sửa tài khoản thành công, quản lý được sử dụng các chức năng theo quyền đã được cấp.