Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh hoạt động sản xuất và kinh doanh các mặt hàng thời trang, đồng phục doanh nghiệp ngày càng phát triển, việc chuẩn hóa và tin học hóa quy trình quản lý bán hàng đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa hiệu suất vận hành. Đề tài "Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng cho công ty thiết kế đồng phục UniDesign" được thực hiện bởi nhóm sinh viên Khoa Công nghệ thông tin và Kinh tế số – Học viện Ngân hàng trong khuôn khổ học phần Quản lý dự án Công nghệ thông tin (Mã lớp học phần: 241IS60A02), dưới sự hướng dẫn của TS. Đinh Trọng Hiếu.

1. Bối cảnh thực tiễn và lý do chọn đề tài

Công ty TNHH UniDesign là đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn thiết kế, lựa chọn vật liệu, may mặc, in ấn và cung ứng sản phẩm đồng phục cho trường học, nhà hàng, khách sạn cùng các tổ chức, doanh nghiệp. Trước khi thực hiện dự án, công ty sử dụng quy trình quản lý đơn hàng bán thủ công: nhân viên kinh doanh nhập thông tin vào phần mềm rồi kết xuất ra tệp Excel, sau đó gửi tệp này qua email tới bộ phận kế toán và xưởng sản xuất.

Phương thức vận hành này bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng:

  • Dữ liệu giữa ba bộ phận kinh doanh, kế toán và sản xuất bị phân mảnh, không có sự liên kết trực tiếp theo thời gian thực.
  • Nhân viên kế toán và sản xuất phải xử lý lọc dữ liệu thủ công từ file Excel để lập kế hoạch may mặc hoặc nhập lại vào phần mềm kế toán riêng biệt để trích xuất báo cáo.
  • Bản thiết kế mẫu phải chuyển tiếp qua nhiều khâu trung gian qua email (thiết kế $\rightarrow$ bán hàng $\rightarrow$ khách hàng), gây mất thời gian và dễ nhầm lẫn phiên bản.
  • Việc xử lý thủ công gây chậm trễ tiến độ hoàn thành đơn hàng, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng và làm giảm mức độ hài lòng của khách hàng.

2. Mục tiêu nghiên cứu và xây dựng hệ thống

Dự án hướng đến các mục tiêu cụ thể:

  1. Khảo sát, thu thập và phân tích chi tiết các yêu cầu nghiệp vụ thực tế từ ban quản lý Công ty TNHH UniDesign.
  2. Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ bán hàng khép kín từ khâu tiếp nhận yêu cầu, tư vấn thiết kế, đặt cọc, sản xuất, kiểm tra thanh toán đến xuất kho giao hàng.
  3. Phân tích và mô hình hóa toàn diện hệ thống thông qua hệ thống biểu đồ chuẩn UML (Biểu đồ ca sử dụng, Biểu đồ hoạt động, Biểu đồ tuần tự và kịch bản chi tiết).
  4. Thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ hoàn chỉnh từ mức khái niệm, logic đến vật lý, cùng thiết kế giao diện tương tác người dùng.
  5. Xây dựng kế hoạch phát triển và kiểm thử chức năng từng phân hệ nhằm đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, kiểm soát lỗi và tính ổn định của hệ thống.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ bán hàng, quản lý đơn hàng, thông tin khách hàng, danh mục sản phẩm may mặc/in ấn, phiếu thanh toán và báo cáo doanh thu tại Công ty TNHH UniDesign.
  • Phạm vi không gian: Văn phòng thiết kế và các bộ phận chức năng của Công ty TNHH UniDesign (Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Đề tài được triển khai khảo sát và hoàn thiện trong tháng 09/2024 đến tháng 12/2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Dự án áp dụng quy trình phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng (OOAD) kết hợp phương pháp luận quản lý dự án công nghệ thông tin.

1. Phương pháp thu thập và khảo sát yêu cầu

  • Phỏng vấn trực tiếp (In-depth Interview): Thực hiện phiên làm việc trực tiếp vào ngày 11/09/2024 (13h30 - 14h30) tại văn phòng thiết kế UniDesign với đại diện doanh nghiệp là Chị Nguyễn Phương Anh (CEO).
  • Bộ câu hỏi định chuẩn: Xây dựng hệ thống câu hỏi tập trung vào danh mục dịch vụ, đối tượng khách hàng, quy trình luân chuyển dữ liệu đơn hàng hiện tại, các trở ngại kỹ thuật/nghiệp vụ và kỳ vọng đối với hệ thống mới.
  • Phương pháp quan sát và kiểm chứng: Đánh giá tính xác thực của các biểu mẫu, quy trình trích xuất file Excel và các tác vụ luân chuyển dữ liệu trung gian qua email.

2. Phương pháp phân tích và mô hình hóa hệ thống

  • Mô hình hóa nghiệp vụ: Sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất UML (Unified Modeling Language) để xây dựng hệ thống biểu đồ ca sử dụng (Use Case Diagram), biểu đồ hoạt động (Activity Diagram) và biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram).
  • Kịch bản ca sử dụng (Use Case Specification): Xây dựng kịch bản chi tiết bao gồm tác nhân, điều kiện đầu vào, luồng sự kiện chính, các luồng sự kiện phụ/rẽ nhánh (bắt lỗi dữ liệu trùng lặp, thiếu trường dữ liệu, không tìm thấy kết quả) và kết quả trả về.

3. Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện

  • Thiết kế CSDL 3 mức:
    • Mức khái niệm: Xây dựng mô hình thực thể liên kết (ERD) xác định rõ các thực thể, thuộc tính và mối quan hệ (1-1, 1-n, n-n).
    • Mức logic: Chuẩn hóa dữ liệu, xác định các bảng, khóa chính (Primary Key), khóa ngoại (Foreign Key) và ràng buộc toàn vẹn.
    • Mức vật lý: Định nghĩa kiểu dữ liệu chi tiết, độ dài trường và cấu trúc bảng vật lý trong hệ quản trị CSDL.
  • Thiết kế giao diện (UI Design): Xây dựng giao diện hướng tới tính thân thiện, dễ thao tác, hỗ trợ tìm kiếm đa tiêu chí và khả năng tương thích trên nhiều thiết bị (máy tính để bàn, máy tính bảng, điện thoại di động).

4. Phương pháp kiểm thử hệ thống

  • Kiểm thử chức năng (Functional Testing): Thiết lập các ca kiểm thử (Test Cases) theo phương pháp hộp đen để kiểm tra tính đúng đắn của luồng xử lý, khả năng tự sinh mã, tính hợp lệ của trường thông tin và xử lý ngoại lệ trên từng phân hệ.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống quản lý bán hàng UniDesign được cấu trúc thành các phân hệ nghiệp vụ liên kết chặt chẽ, phục vụ hai nhóm tác nhân chính: Quản lý và Nhân viên.

1. Quy trình nghiệp vụ bán hàng tổng thể

Quy trình bán hàng chuẩn hóa trong hệ thống được thiết lập theo chuỗi mắt xích liên phòng ban:

Bước Bộ phận thực hiện Tác vụ nghiệp vụ Dữ liệu/Chứng từ xử lý
Bước 1 Bộ phận Kinh doanh Tiếp nhận yêu cầu, tư vấn mẫu thiết kế có sẵn hoặc ghi nhận mô tả thiết kế riêng theo mong muốn của khách hàng. Thông tin khách hàng, mẫu sản phẩm, yêu cầu may/in ấn
Bước 2 Bộ phận Kinh doanh Chốt sản phẩm, tạo phiếu thanh toán ghi nhận giá trị đặt cọc (hoặc thanh toán toàn bộ). Phiếu thanh toán, số tiền đặt cọc
Bước 3 Khách hàng & Kinh doanh Khách hàng thực hiện đặt cọc; hệ thống tự động đồng bộ chuyển tiếp dữ liệu đơn hàng sang xưởng sản xuất. Trạng thái đặt cọc thành công, lệnh sản xuất
Bước 4 Bộ phận Sản xuất Tiếp nhận dữ liệu kỹ thuật từ hệ thống để tiến hành may mặc và in ấn đồng phục theo đơn. Kế hoạch sản xuất, tiến độ đơn hàng
Bước 5 Bộ phận Kế toán Khi đơn hàng hoàn thành, kế toán kiểm tra và xác nhận trạng thái thanh toán cuối cùng trước khi xuất kho. Phiếu thanh toán phần còn lại, chứng từ xuất kho
Bước 6 Bộ phận Vận chuyển Khách hàng hoàn tất thanh toán toàn bộ giá trị đơn hàng; đơn hàng được xuất kho và giao đến khách hàng. Biên bản giao nhận, hoàn tất đơn hàng

2. Các phân hệ chức năng cốt lõi

Hệ thống được thiết kế bao gồm 7 mô-đun chức năng chính:

  1. Phân hệ Xác thực & Đăng nhập: Kiểm tra thông tin tài khoản, xác thực nhóm quyền và phân luồng giao diện tương ứng theo vai trò người dùng.
  2. Phân hệ Quản lý tài khoản: Dành riêng cho Quản lý nhằm tạo mới tài khoản (tự sinh mã tài khoản), điều chỉnh thông tin, phân quyền nhóm người dùng và xóa tài khoản.
  3. Phân hệ Quản lý đơn hàng: Cho phép tạo đơn hàng mới (tự sinh mã đơn hàng, tự gán mã nhân viên tạo), chỉnh sửa thông tin giao hàng, số lượng, sản phẩm và xóa đơn hàng.
  4. Phân hệ Quản lý khách hàng: Quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng (tự sinh mã khách hàng, mã người tạo), cập nhật thông tin liên hệ, tìm kiếm theo mã/tên, lọc đa tiêu chí (loại khách, ID người tạo, thành phố) và xếp hạng khách hàng theo số lượng đơn hàng hoặc tổng doanh thu.
  5. Phân hệ Quản lý phiếu thanh toán: Tạo lập phiếu thu gắn liền với đơn hàng chưa có phiếu (tự động kế thừa thông tin đơn hàng), chỉnh sửa, xóa, tìm kiếm và xuất phiếu thanh toán.
  6. Phân hệ Quản lý danh mục sản phẩm: Quản lý thông tin mã sản phẩm, loại đồng phục, chất liệu vải, kích cỡ, đơn giá; kiểm tra trùng lặp mã sản phẩm; lọc và tìm kiếm sản phẩm; kết xuất bảng quy chuẩn giá ra định dạng Excel.
  7. Phân hệ Quản lý báo cáo thống kê: Cho phép nhân viên/quản lý truy vấn dữ liệu theo khoảng thời gian tùy chọn, tổng hợp doanh thu/đơn hàng và hiển thị trực quan dưới dạng biểu đồ hoặc danh sách chi tiết.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tìm hiểu yêu cầu người dùng

Chương 1 trình bày toàn bộ hoạt động khảo sát thực tế và phân tích nhu cầu tại Công ty TNHH UniDesign. Nhóm tác giả đã xây dựng kế hoạch phỏng vấn chi tiết, xác định đối tượng phỏng vấn là CEO Nguyễn Phương Anh.

Nội dung khảo sát bao gồm 6 nhóm câu hỏi trọng tâm, ghi nhận rõ các bất cập trong khâu vận hành truyền thống:

  • Dịch vụ và khách hàng: Khách hàng mục tiêu là các trường học, nhà hàng, khách sạn, tổ chức và doanh nghiệp có nhu cầu may/in đồng phục.
  • Thực trạng luân chuyển dữ liệu: Sử dụng phần mềm đơn lẻ xuất file Excel rồi gửi qua email giữa bán hàng, kế toán và sản xuất.
  • Khó khăn: Thiếu tính đồng bộ, tốn nhân lực nhập liệu thủ công lặp lại, thời gian trích xuất báo cáo chậm, tốc độ xử lý đơn hàng kéo dài.
  • Yêu cầu hệ thống mới: Tự động hóa chia sẻ dữ liệu liên phòng ban; lưu trữ tập trung dữ liệu đơn hàng, khách hàng, phiếu thanh toán và báo cáo doanh thu; đảm bảo tốc độ truy vấn khi lượng đơn hàng tăng cao; hỗ trợ giao diện đa nền tảng và xuất dữ liệu dạng Excel, PDF.

Chương này cũng xác định và chuẩn hóa sơ đồ quy trình nghiệp vụ bán hàng 6 bước làm nền tảng cho việc phân tích hệ thống.

Chương 2: Phân tích hệ thống

Chương 2 chiếm dung lượng lớn nhất trong tài liệu, tập trung mô hình hóa chi tiết cấu trúc nghiệp vụ thông qua các công cụ UML:

  • Biểu đồ hoạt động (Activity Diagrams): Xây dựng luồng công việc cho từng chức năng (Đăng nhập, Quản lý tài khoản, Quản lý đơn hàng, Quản lý khách hàng, Quản lý phiếu thanh toán, Quản lý danh mục sản phẩm, Báo cáo).
  • Biểu đồ ca sử dụng (Use Case Diagrams) và kịch bản ca sử dụng: Đặc tả chi tiết 19 ca sử dụng nghiệp vụ. Mỗi ca sử dụng đều được mô tả chặt chẽ theo cấu trúc: Tên ca sử dụng, Tác nhân, Điều kiện đầu vào, Luồng sự kiện chính, Luồng sự kiện phụ (xử lý lỗi bỏ trống dữ liệu, lỗi trùng mã, lỗi không tìm thấy bản ghi) và Kết quả trả về.
  • Biểu đồ tuần tự (Sequence Diagrams): Mô hình hóa thông điệp tương tác giữa các đối tượng giao diện (Boundary), đối tượng điều khiển (Control) và cơ sở dữ liệu (Entity) cho từng chức năng.

Chương 3: Thiết kế hệ thống

Chương 3 triển khai chi tiết các giải pháp kỹ thuật:

  • Thiết kế cơ sở dữ liệu:
    • Xây dựng mô hình quan hệ giữa các thực thể (Bảng xác định quan hệ giữa các thực thể).
    • Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu theo 3 mức: Mức khái niệm, mức logic và mức vật lý nhằm đảm bảo tính toàn vẹn tham chiếu và tối ưu hóa truy vấn dữ liệu.
  • Thiết kế giao diện người dùng:
    • Phác thảo cấu trúc và luồng tương tác màn hình cho 7 phân hệ chức năng: Giao diện Đăng nhập, Giao diện Quản lý tài khoản, Giao diện Quản lý đơn hàng, Giao diện Quản lý khách hàng, Giao diện Quản lý phiếu thanh toán, Giao diện Quản lý sản phẩm và Giao diện Báo cáo thống kê.

Chương 4: Phát triển hệ thống

Chương 4 ghi nhận việc hiện thực hóa các mô hình phân tích và thiết kế thành các mô-đun phần mềm có khả năng xử lý nghiệp vụ bán hàng, quản lý đơn hàng và tích hợp dữ liệu tập trung.

Chương 5: Kiểm thử hệ thống

Chương 5 trình bày việc lập kế hoạch và thiết kế các kịch bản kiểm thử chức năng cho 6 phân hệ cốt lõi:

  • Kiểm thử chức năng Đăng nhập.
  • Kiểm thử chức năng Quản lý tài khoản.
  • Kiểm thử chức năng Quản lý đơn hàng.
  • Kiểm thử chức năng Quản lý khách hàng.
  • Kiểm thử chức năng Quản lý phiếu thanh toán.
  • Kiểm thử chức năng Quản lý danh mục sản phẩm.

Các trường hợp kiểm thử tập trung đánh giá việc xử lý đúng các ràng buộc: không cho phép sửa các trường định danh bất biến (Mã đơn hàng, Mã khách hàng, Mã tài khoản, Mã nhân viên tạo), tự động báo lỗi khi thiếu thông tin bắt buộc và kiểm tra độ chính xác khi kết xuất dữ liệu Excel.

Kết quả và đóng góp

1. Kết quả đạt được của đồ án

  • Khảo sát và tài liệu hóa hoàn chỉnh toàn bộ quy trình nghiệp vụ bán hàng của Công ty TNHH UniDesign.
  • Xây dựng hệ thống tài liệu phân tích và thiết kế hệ thống thông tin đầy đủ, bao gồm 7 biểu đồ hoạt động, 1 biểu đồ ca sử dụng tổng thể, 19 kịch bản ca sử dụng chi tiết, 7 nhóm biểu đồ tuần tự, thiết kế CSDL 3 mức và 7 màn hình giao diện nghiệp vụ.
  • Thiết lập bộ kịch bản kiểm thử chức năng hoàn chỉnh cho toàn bộ các mô-đun hệ thống, đảm bảo kiểm soát tốt các luồng rẽ nhánh và ngoại lệ dữ liệu.

2. Phân công đóng góp của các thành viên

Dự án được thực hiện bởi Nhóm 12 với tỷ lệ đóng góp đồng đều (20% cho mỗi thành viên):

STT Mã sinh viên Họ và tên Vai trò Phân công nhiệm vụ cụ thể Tỷ lệ đóng góp
1 24A4043053 Vũ Khánh Huyền Nhóm trưởng Phỏng vấn; Quản lý danh mục sản phẩm; Quản lý báo cáo; Đăng nhập 20%
2 24A4043049 Đoàn Đức Huy Thành viên Phân tích, thiết kế & kiểm thử Quản lý tài khoản 20%
3 24A4041693 Phạm Mạnh Tùng Thành viên Phân tích, thiết kế & kiểm thử Quản lý khách hàng 20%
4 24A4043058 Đặng Xuân Khang Thành viên Phân tích, thiết kế & kiểm thử Quản lý đơn hàng 20%
5 24A4041698 Hoàng Ngọc Vy Thành viên Phỏng vấn; Quản lý phiếu thanh toán 20%

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Dựa trên nội dung và phạm vi của bài báo cáo kiểm tra trong học phần Quản lý dự án CNTT:

  • Hạn chế: Hệ thống tập trung sâu vào pha phân tích nghiệp vụ, thiết kế ca sử dụng và kiểm thử chức năng nội bộ. Các tính năng mở rộng liên quan đến thanh toán trực tuyến tự động qua cổng thanh toán ngân hàng hoặc tích hợp trực tiếp công cụ thiết kế đồ họa 3D cho khách hàng chưa nằm trong phạm vi tài liệu này.
  • Hướng phát triển tiếp theo: Tiếp tục hoàn thiện việc tích hợp đồng bộ dữ liệu hóa đơn điện tử tự động, mở rộng phân hệ theo dõi trạng thái giao hàng theo thời gian thực (tracking) cho đối tác vận chuyển và triển khai hệ thống trên môi trường máy chủ điện toán đám mây.

Giá trị tham khảo

Báo cáo đề tài là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên ngành Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ thông tin, Kinh tế số: Tham khảo phương pháp xây dựng một bộ tài liệu phân tích thiết kế hệ thống phần mềm (SRS/SDD) theo chuẩn mực học thuật, cách thức viết kịch bản ca sử dụng chi tiết và kỹ thuật phân tích luồng dữ liệu nghiệp vụ.
  • Các nhóm phát triển phần mềm quản lý bán hàng ngành may mặc/đồng phục: Tham khảo quy trình luân chuyển dữ liệu thực tế giữa ba bộ phận kinh doanh - sản xuất - kế toán và cấu trúc quản lý đơn hàng đặt cọc đặc thù trong ngành in ấn đồng phục.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp khảo sát trong đề tài là đơn vị nào và gặp phải những bất cập gì trong hệ thống cũ?

Doanh nghiệp được khảo sát là Công ty TNHH UniDesign (chuyên tư vấn, may mặc, in ấn đồng phục). Bất cập cốt lõi của hệ thống cũ là quy trình nhập liệu thủ công bằng file Excel và gửi qua email giữa bán hàng, kế toán và sản xuất. Điều này khiến dữ liệu bị phân mảnh, kế toán và sản xuất phải lọc dữ liệu thủ công, thời gian xử lý đơn hàng kéo dài và việc trích xuất báo cáo gặp nhiều khó khăn.

2. Quy trình bán hàng chuẩn hóa trong hệ thống gồm những bước nào?

Quy trình bán hàng gồm 6 bước chính: (1) Kinh doanh tư vấn mẫu và chốt sản phẩm; (2) Kinh doanh tạo phiếu thanh toán ghi nhận tiền đặt cọc; (3) Khách đặt cọc và hệ thống chuyển thông tin sang xưởng sản xuất; (4) Xưởng sản xuất tiến hành may/in ấn; (5) Đơn hoàn thành, kế toán kiểm tra và xác nhận thanh toán; (6) Khách thanh toán nốt số tiền còn lại và đơn hàng được xuất kho giao qua đơn vị vận chuyển.

3. Phân hệ Quản lý khách hàng hỗ trợ những tính năng tìm kiếm và xếp hạng nào?

Phân hệ Quản lý khách hàng cho phép tìm kiếm theo Mã khách hàng hoặc Tên khách hàng; hỗ trợ lọc dữ liệu theo Loại khách hàng, ID người tạo, Thành phố; đồng thời cung cấp tính năng xếp hạng khách hàng dựa trên 2 tiêu chí: Số lượng đơn hàng hoặc Doanh thu.

4. Quy tắc nghiệp vụ khi tạo mới Phiếu thanh toán trong hệ thống là gì?

Khi chọn chức năng thêm mới phiếu thanh toán, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các đơn hàng chưa có phiếu thanh toán. Nhân viên chọn đơn hàng cần lập phiếu, hệ thống sẽ tự động kế thừa và chuyển tiếp các thông tin từ đơn hàng sang giao diện phiếu, đồng thời tự động sinh mã phiếu và mã người tạo.

5. Những trường thông tin nào trong hệ thống được thiết lập cơ chế khóa không cho phép người dùng chỉnh sửa sau khi tạo?

Theo đặc tả kịch bản ca sử dụng, hệ thống ngăn chặn người dùng chỉnh sửa các trường định danh và truy vết nguồn gốc, bao gồm: Mã tài khoản (trong Quản lý tài khoản), Mã đơn hàng và Mã nhân viên tạo (trong Quản lý đơn hàng), Mã khách hàng và Mã nhân viên tạo (trong Quản lý khách hàng), Mã sản phẩm và Mã nhân viên tạo (trong Quản lý danh mục sản phẩm).

Kết luận

Bài báo cáo đề tài "Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng cho công ty thiết kế đồng phục UniDesign" của nhóm sinh viên Khoa CNTT & KTS - Học viện Ngân hàng đã giải quyết toàn diện bài toán tin học hóa quy trình bán hàng tại một doanh nghiệp thiết kế và sản xuất đồng phục đặc thù. Bằng việc áp dụng phương pháp khảo sát phỏng vấn thực tế và mô hình hóa hệ thống chuẩn mực qua UML, đề tài đã xây dựng được bộ tài liệu phân tích, thiết kế cơ sở dữ liệu và kịch bản kiểm thử chi tiết. Kết quả của đề tài cung cấp một giải pháp khả thi nhằm khắc phục triệt để tình trạng phân mảnh dữ liệu, giảm thiểu thao tác thủ công và tối ưu hóa hiệu quả vận hành liên bộ phận trong doanh nghiệp.