Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp tập trung giải quyết bài toán quản trị vận hành tại Công ty TNHH Hosana – một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ thực phẩm, đồ ăn vặt, hải sản và đồ gia dụng thiết yếu, được thành lập từ năm 2018. Tính đến thời điểm nghiên cứu (năm 2024), công ty đã phát triển thành chuỗi cung ứng gồm 10 cửa hàng chi nhánh trên địa bàn thành phố Hà Nội với quy mô gần 250 nhân sự, kết hợp song song giữa kênh bán hàng trực tiếp tại điểm lẻ và kênh bán hàng trực tuyến qua nền tảng mạng xã hội Facebook.

Trước năm 2020, doanh nghiệp áp dụng phương pháp quản lý hoàn toàn thủ công thông qua việc ghi chép sổ sách cho toàn bộ hoạt động mua sắm, nhập kho và bán lẻ hàng hóa. Từ năm 2020, công ty đưa phần mềm Sapo vào vận hành, tuy nhiên hệ thống bộc lộ nhiều hạn chế và bất cập lớn:

  • Quy trình mua hàng chưa được tích hợp trên phần mềm (không mua bản quyền mô-đun đặt hàng mua), buộc nhân viên phải xử lý thủ công ngoài hệ thống, gây thiếu đồng bộ giữa các bộ phận.
  • Hệ thống quản lý kho xảy ra tình trạng lỗi không ghi nhận trừ kho hoặc xuất nhập kho; phát sinh hiện tượng kho hàng bị âm và không cập nhật chính xác phiếu hoàn trả (điển hình như trường hợp mã sản phẩm "hạt ngũ cốc mix" bị âm -0,43 kg, khi lập phiếu hoàn trả 0,38 kg hệ thống không ghi nhận cập nhật về mức -0,05 kg mà vẫn giữ nguyên trạng thái cũ).
  • Công tác quản lý nhân sự và chấm công phụ thuộc vào file Excel và Google Sheets, nhân viên phải tự điền số ca làm việc để đối soát thủ công với dữ liệu máy chấm công trước khi chuyển cho kế toán.
  • Dữ liệu bán hàng phải sao chép thủ công từ các bảng tính Excel vào phần mềm Sapo, gây nguy cơ sai lệch số liệu doanh thu, chi phí, lợi nhuận và hạn chế khả năng phân tích chu kỳ bán hàng.

Mục tiêu nghiên cứu: Mục tiêu chính của đề tài là nghiên cứu quy trình hoạt động của Công ty TNHH Hosana, phân tích các đối tượng và dữ liệu cần lưu trữ, từ đó xây dựng giải pháp phân hệ quản lý mua hàng, bán hàng và kho trên nền tảng công nghệ 1C: Enterprise (dựa trên giải pháp 1C: Company Management).

Khóa luận thực hiện 4 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Tìm hiểu tổng quan về giải pháp quản trị 1C: Company Management trên nền tảng 1C: Enterprise.
  2. Khảo sát và phân tích thực trạng quản lý mua hàng, bán hàng và quản lý kho tại Công ty TNHH Hosana.
  3. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm và các nút thắt trong hệ thống quản lý hiện tại của doanh nghiệp.
  4. Đề xuất mô hình áp dụng, phân tích thiết kế chi tiết các chức năng và triển khai xây dựng thử nghiệm bản demo phân hệ mua hàng, bán hàng và kho trên nền tảng 1C: Enterprise.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng hoạt động quản lý vận hành của Công ty TNHH Hosana và giải pháp tin học hóa dựa trên nền tảng công nghệ 1C: Enterprise.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Hosana (Số 13 TT24 KĐT Văn Phú, đường Trần Đăng Ninh kéo dài, phường Phú La, quận Hà Đông, TP. Hà Nội) và đơn vị thực tập hỗ trợ công nghệ là Công ty TNHH 1C Việt Nam.
  • Phạm vi nghiệp vụ: Tập trung chuyên sâu vào quy trình quản lý thông tin sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng/hóa đơn mua hàng, lập hóa đơn bán hàng và quản lý nhập - xuất - tồn kho. Các mảng quản trị nhân sự, tuyển dụng, tính lương và tài chính kế toán chỉ dừng ở mức khảo sát tổng thể bài toán, không nằm trong phạm vi thiết kế chi tiết của khóa luận.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Cơ sở công nghệ và giải pháp phần mềm: Khóa luận sử dụng nền tảng phát triển ứng dụng low-code 1C: Enterprise do hãng công nghệ 1C phát triển (thành lập từ năm 1991, có mặt tại hơn 95 quốc gia với hơn 1.000 giải pháp nghiệp vụ). Tại thị trường Việt Nam, nền tảng này đã được bản địa hóa theo các quy định pháp luật và thông tư kế toán hiện hành với 8 giải pháp ERP chính:

  • 1C: Company Management (CM): Giải pháp quản trị tích hợp dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), doanh nghiệp thương mại, bán lẻ và sản xuất theo đơn đặt hàng.
  • 1C: Document Management: Tự động hóa công tác văn phòng và quản lý tài liệu điện tử.
  • 1C: ERP: Hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể hỗ trợ chuỗi quy trình phức tạp.
  • 1C: Finance & Accounting: Quản trị tài chính và hạch toán kế toán theo chuẩn mực Việt Nam.
  • 1C: HRM & Payroll: Quản trị nhân sự, chấm công và tính lương.
  • 1C: Retail Chain: Quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ và đồng bộ dữ liệu điểm bán (POS).
  • 1C: Trade Management: Quản lý chuỗi thương mại, phân phối và kho vận.
  • AccountingSuite: Phần mềm kế toán doanh nghiệp theo chế độ kế toán của Bộ Tài chính.

Đề tài chọn giải pháp 1C: Company Management làm cơ sở triển khai nhờ khả năng tùy biến quy trình linh hoạt, hỗ trợ cấu trúc đa nền tảng (File-server, Client-server, Cluster-server), khả năng tích hợp qua API, Web-services, XML, đồng thời cung cấp các phân hệ lõi: CRM, Bán hàng, Mua hàng, Kho, Sản xuất, Nhân sự - tiền lương và Quản lý tài chính.

Phương pháp nghiên cứu:

  • Phương pháp thu thập và xử lý tài liệu: Nghiên cứu tài liệu nghiệp vụ nội bộ của Công ty TNHH Hosana (sổ ghi chép, bảng tính Excel chấm công, chứng từ bán hàng, phiếu trả hàng, biên bản kiểm kê kho) và tài liệu kỹ thuật về kiến trúc 1C: Enterprise từ Công ty TNHH 1C Việt Nam.
  • Phương pháp phân loại, phân tích và tổng hợp lý thuyết: Phân rã cấu trúc tổ chức, chức năng của các phòng ban (Ban Giám đốc, Kinh doanh, Kho, Kế toán, Nhân sự) để xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng.
  • Phương pháp mô hình hóa hướng đối tượng và quy trình: Sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa UML để xây dựng các biểu đồ: Biểu đồ ca sử dụng (Use Case Diagram), Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram), Biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram) cho từng quy trình nghiệp vụ.
  • Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ: Xác định thực thể, thuộc tính và liên kết quan hệ để xây dựng mô hình dữ liệu mức logic.
Thành phần nghiên cứu Nội dung áp dụng trong khóa luận
Nền tảng công nghệ 1C: Enterprise (Low-code platform)
Giải pháp ứng dụng 1C: Company Management (Mô hình tích hợp mua hàng, bán hàng, kho)
Công cụ mô hình hóa Biểu đồ ca sử dụng (Use Case), Biểu đồ hoạt động, Biểu đồ tuần tự
Mô hình CSDL Cơ sở dữ liệu mức logic quan hệ (Entities & Relational Tables)
Nguồn dữ liệu thực tế Dữ liệu giao dịch, chứng từ mua bán, kiểm kê kho thực tế tại Công ty TNHH Hosana

Thiết kế và triển khai

Kiến trúc phân hệ và luồng dữ liệu

Hệ thống được thiết kế dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu liên phòng ban, kết nối chặt chẽ giữa Ban Giám đốc, Bộ phận Mua hàng, Bộ phận Kinh doanh và Bộ phận Kho:

  1. Bộ phận Kho tiến hành kiểm kê định kỳ, lập báo cáo hàng tồn kho để xác định số lượng hàng hóa thiếu hụt cần bổ sung.
  2. Bộ phận Mua hàng tiếp nhận nhu cầu, khởi tạo Phiếu đặt hàng gửi lên Ban Giám đốc xét duyệt.
  3. Ban Giám đốc thẩm định và phê duyệt phiếu đặt hàng trên hệ thống.
  4. Bộ phận Mua hàng chuyển đổi phiếu đặt hàng thành Hóa đơn mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
  5. Nhà cung cấp xuất hàng kèm hóa đơn; Bộ phận Kho tiếp nhận, kiểm tra đối soát thực tế với hóa đơn trước khi xác nhận nhập kho và ghi tăng số lượng tồn.
  6. Bộ phận Kinh doanh lập Hóa đơn bán hàng xuất từ kho, hệ thống tự động trừ kho tức thời và cập nhật số dư tồn kho.

Thiết kế cơ sở dữ liệu mức logic

Cơ sở dữ liệu được thiết kế bao gồm 11 bảng thực thể chính nhằm lưu trữ và quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu giao dịch:

Bảng thực thể Mục đích lưu trữ và quản lý
Bộ phận Thông tin các phòng ban trong công ty (Kinh doanh, Mua hàng, Kho, Kế toán, Nhân sự).
Chức vụ Danh mục chức danh và quyền hạn tương ứng trong doanh nghiệp.
Nhân viên Hồ sơ nhân sự, mã nhân viên, phòng ban, chức vụ và thông tin tài khoản đăng nhập.
Khách hàng Thông tin cá nhân, mã khách hàng, số điện thoại, địa chỉ và lịch sử giao dịch.
Nhà cung cấp Thông tin đối tác cung ứng hàng hóa, mã số thuế, địa chỉ liên hệ và danh mục mặt hàng cung cấp.
Sản phẩm Mã sản phẩm, tên mặt hàng, đơn vị tính, mô tả quy cách, nhóm sản phẩm.
Phiếu đặt hàng Mã phiếu, ngày lập, thông tin người lập, trạng thái phê duyệt của Giám đốc.
Hóa đơn mua hàng Số hóa đơn, ngày nhập, mã nhà cung cấp, tổng giá trị đơn hàng, người tiếp nhận.
Chi tiết hóa đơn mua hàng Chi tiết từng dòng hàng mua: mã sản phẩm, số lượng nhập, đơn giá mua, thành tiền.
Hóa đơn bán hàng Mã hóa đơn xuất bán, ngày bán, mã khách hàng, tổng tiền thanh toán, phương thức bán.
Chi tiết hóa đơn bán hàng Chi tiết từng dòng hàng bán: mã sản phẩm, số lượng xuất, đơn giá bán, chiết khấu, thành tiền.

Giao diện và kết quả triển khai trên nền tảng 1C: Enterprise

Hệ thống demo được xây dựng hoàn chỉnh với các giao diện chức năng chính:

  • Giao diện đăng nhập và phân quyền: Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của tài khoản (User/Password), hiển thị thông báo lỗi khi nhập sai và cấp quyền truy cập tương ứng cho từng vai trò (Giám đốc, Mua hàng, Bán hàng, Thủ kho).
  • Giao diện phân hệ Mua hàng: Bao gồm màn hình quản lý danh sách Nhà cung cấp (thêm, sửa, xóa, tìm kiếm), danh mục Sản phẩm, form tạo Phiếu đặt hàng dành cho nhân viên mua hàng, form thẩm định - phê duyệt dành riêng cho Ban Giám đốc và màn hình lập Hóa đơn mua hàng.
  • Giao diện phân hệ Bán hàng: Cung cấp màn hình quản lý Bảng giá (giá nhập, giá bán theo từng đợt khuyến mại), danh sách Khách hàng, giao diện lập Hóa đơn bán hàng trực tiếp và chế độ tự động xuất kho theo đơn.
  • Giao diện phân hệ Kho: Cung cấp màn hình tiếp nhận Hóa đơn mua hàng để thủ kho kiểm tra đối chiếu thực tế, giao diện quản lý Kho tổng và hệ thống báo cáo phân tích đa chiều gồm: Báo cáo hàng tồn kho tức thời, Báo cáo sản phẩm theo giá nhập, Báo cáo sản phẩm theo giá bán, Báo cáo chi phí theo sản phẩm và Báo cáo doanh thu theo sản phẩm.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VÀ TÌM HIỂU BÀI TOÁN

Chương 1 giới thiệu chi tiết về đơn vị thực tập là Công ty TNHH 1C Việt Nam (thành lập với đại diện pháp luật là ông Evchenko Alexander Alexandrovich, địa chỉ tại Tòa Century Tower, 458 Minh Khai, Hà Nội) cùng hệ sinh thái 8 phần mềm quản trị doanh nghiệp. Chương này tập trung phân tích lý do lựa chọn giải pháp 1C: Company Management (CM) nhờ cấu trúc phân hệ vận hành tuần hoàn (từ Kinh doanh $\rightarrow$ Sản xuất $\rightarrow$ Mua hàng $\rightarrow$ Kho $\rightarrow$ Nhân sự $\rightarrow$ Tài chính kế toán).

Tiếp đó, chương trình bày khảo sát thực trạng Công ty TNHH Hosana (đại diện pháp luật là bà Hoàng Thị Kim Tuyến, địa chỉ tại KĐT Văn Phú, Hà Đông, Hà Nội). Khóa luận phân tích cơ cấu tổ chức gồm Giám đốc và các bộ phận Kinh doanh, Kế toán, Nhân sự, Kho vận. Thực trạng quản trị tại Hosana được bóc tách cụ thể:

  • Hoạt động kinh doanh phụ thuộc vào trao đổi trực tiếp, họp nội bộ nhiều gây sai lệch thông tin chiến dịch khuyến mại, bảng giá;
  • Hoạt động nhân sự quản lý chấm công thủ công qua hai lần đối soát giữa file máy chấm công và Google Sheets;
  • Hoạt động mua - bán hàng và quản lý kho qua phần mềm Sapo phát sinh nhiều lỗi: không có tính năng tạo đơn mua hàng trực tiếp, phần mềm bị đơ/lag, không tự động cập nhật số lượng khi phát sinh phiếu hoàn trả (dẫn chứng lỗi kho âm hạt ngũ cốc mix), tốn nhân lực kiểm kê thủ công định kỳ. Từ đó, tác giả xác định bài toán cần xây dựng tập trung vào 5 phân hệ lõi: quản lý sản phẩm, quản lý khách hàng/nhà cung cấp, quản lý đặt hàng/mua hàng, quản lý bán hàng/hóa đơn và quản lý tồn kho tự động.

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHÂN HỆ MUA HÀNG, BÁN HÀNG VÀ KHO CỦA CÔNG TY TNHH HOSANA TRÊN NỀN TẢNG 1C

Chương 2 là nội dung trọng tâm về mặt kỹ thuật và nghiệp vụ của khóa luận, thực hiện phân tích chức năng chi tiết cho hệ thống thông qua biểu đồ ca sử dụng tổng thể và các kịch bản cụ thể:

  • Quy trình Đăng nhập: Tác nhân gồm Giám đốc, bộ phận Mua hàng, Bán hàng, Kho, Nhân sự, Kế toán; kiểm tra tính hợp lệ và phân quyền chức năng.
  • Quy trình Tạo phiếu đặt hàng: Mô tả qua 5 bước hoạt động (HĐ1: Bộ phận mua hàng tạo phiếu $\rightarrow$ HĐ2: Giám đốc tiếp nhận $\rightarrow$ HĐ3: Giám đốc xét duyệt $\rightarrow$ HĐ4: Giám đốc phê duyệt $\rightarrow$ HĐ5: Chuyển sang quy trình mua hàng); kèm theo bảng đặc tả ca sử dụng và biểu đồ tuần tự tương ứng.
  • Quy trình Quản lý mua hàng: Phân tích chuỗi 12 hoạt động (HĐ1 đến HĐ12), bắt đầu từ việc bộ phận kho kiểm kê phát hiện thiếu hụt, mua hàng tạo phiếu, Giám đốc phê duyệt, mua hàng chọn nhà cung cấp, nhà cung cấp giao hàng, kho kiểm tra thực tế, nếu khớp thì nhập kho và ghi nhận số lượng, nếu sai lệch thì phản hồi lại cho mua hàng xử lý.
  • Quy trình Lập danh sách nhà cung cấp: Gồm 7 bước hoạt động (HĐ1 đến HĐ7) cho phép tìm kiếm, cập nhật thông tin và tạo mới đối tác cung ứng trong hệ thống.
  • Thiết kế cơ sở dữ liệu: Xác định 11 bảng thực thể (Bộ phận, Chức vụ, Nhân viên, Khách hàng, Sản phẩm, Nhà cung cấp, Phiếu đặt hàng, Hóa đơn mua hàng, Chi tiết hóa đơn mua hàng, Hóa đơn bán hàng, Chi tiết hóa đơn bán hàng) cùng bảng mô tả mối quan hệ giữa các thực thể và mô hình CSDL mức logic.

TRIỂN KHAI PHÂN HỆ MUA HÀNG, BÁN HÀNG VÀ KHO TRÊN NỀN TẢNG 1C: ENTERPRISE

Phần này trình bày kết quả cài đặt và đóng gói ứng dụng thực tế trên nền tảng 1C: Enterprise. Tác giả minh họa trực quan các màn hình chức năng đã hoàn thiện bao gồm: giao diện đăng nhập và thông báo lỗi; giao diện phân hệ bán hàng (bảng giá sản phẩm, quản lý khách hàng, lập hóa đơn bán hàng, chế độ xuất kho); giao diện phân hệ mua hàng (quản lý nhà cung cấp, danh mục sản phẩm, hóa đơn mua hàng, phiếu đặt hàng của bộ phận mua và màn hình phê duyệt của Giám đốc); giao diện phân hệ kho (hóa đơn mua hàng của thủ kho, danh sách kho hàng và hệ thống báo cáo tồn kho, giá nhập, giá bán, chi phí và doanh thu theo sản phẩm).

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính đạt được:

  • Khảo sát và tài liệu hóa toàn diện thực trạng quy trình mua hàng, bán hàng, quản lý kho và nhân sự tại chuỗi 10 cửa hàng của Công ty TNHH Hosana; chỉ rõ các điểm nghẽn của quy trình thủ công và phần mềm Sapo trước đây.
  • Chuẩn hóa và mô hình hóa thành công các quy trình nghiệp vụ mua bán hàng và quản lý kho bằng hệ thống biểu đồ chuẩn UML (Use Case, Activity, Sequence) với các luồng sự kiện chặt chẽ (luồng đặt hàng 5 bước, luồng mua hàng 12 bước, luồng quản lý nhà cung cấp 7 bước).
  • Thiết kế hoàn chỉnh mô hình cơ sở dữ liệu logic gồm 11 bảng thực thể quan hệ, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu từ khâu đặt hàng, nhập mua đến xuất bán và kiểm soát tồn kho.
  • Xây dựng hoàn chỉnh bản demo phần mềm ứng dụng trên nền tảng 1C: Enterprise, giải quyết triệt để lỗi quản lý kho âm, tự động hóa việc trừ kho khi lập hóa đơn bán hàng và hỗ trợ xuất 5 loại báo cáo quản trị chuyên sâu (tồn kho, giá nhập, giá bán, chi phí, doanh thu theo từng mặt hàng).

Giải pháp và kiến nghị của tác giả:

  • Đề xuất doanh nghiệp chuyển đổi từ việc sử dụng các công cụ rời rạc (Sapo, Excel, Google Sheets, sổ tay) sang nền tảng quản trị tích hợp 1C: Company Management để đồng bộ hóa dữ liệu giữa các phòng ban.
  • Thiết lập cơ chế kiểm soát đơn đặt hàng mua thông qua quy trình phê duyệt trực tiếp của Giám đốc trên phần mềm trước khi gửi đơn cho nhà cung cấp.
  • Áp dụng quy trình kiểm soát 2 bước khi nhập kho: bộ phận mua hàng tạo hóa đơn mua và bộ phận kho tiến hành nghiệm thu thực tế trước khi xác nhận ghi tăng số lượng trong kho dữ liệu hệ thống.

Đóng góp của khóa luận: Về mặt thực tiễn, đề tài cung cấp một phương án giải quyết cụ thể, có thể ứng dụng trực tiếp cho mô hình chuỗi bán lẻ thực phẩm quy mô vừa và nhỏ (SME) tại Việt Nam. Về mặt học thuật và kỹ thuật, khóa luận minh chứng cho khả năng ứng dụng hiệu quả của nền tảng low-code 1C: Enterprise trong việc rút ngắn thời gian phát triển và đóng gói các phân hệ ERP chuyên ngành.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài:

  • Khóa luận mới chỉ tập trung phân tích, thiết kế và triển khai chuyên sâu cho 3 phân hệ cốt lõi: Quản lý Mua hàng, Quản lý Bán hàng và Quản lý Kho.
  • Các phân hệ quản trị khác đã được khảo sát trong bài toán tổng thể của Công ty TNHH Hosana như: Quản trị nhân sự chi tiết, Quản lý tuyển dụng và thử việc, Chấm công - tính lương tự động, Quản trị phiếu thu - chi và Tính toán quản lý thuế (thuế GTGT, thuế TNCN) chưa được xây dựng và đóng gói chi tiết trong phiên bản demo này.
  • Hệ thống mới được thử nghiệm ở mức độ demo giải pháp dựa trên dữ liệu mô phỏng từ thực tế của doanh nghiệp, chưa tiến hành đo lường hiệu năng chịu tải khi vận hành đồng thời trên toàn bộ 10 chi nhánh với 250 nhân sự thực tế.

Hướng nghiên cứu và phát triển tiếp:

  • Mở rộng phân tích và xây dựng bổ sung phân hệ Quản lý Nhân sự và Chấm công - Tính lương tự động trên nền tảng 1C: Enterprise để thay thế hoàn toàn các bảng tính Google Sheets của doanh nghiệp.
  • Thiết kế và tích hợp phân hệ Tài chính - Kế toán và Quản lý thuế nhằm tự động hóa việc xuất hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính và báo cáo thuế theo quy định của Bộ Tài chính.
  • Tích hợp cổng kết nối trực tiếp (API) giữa phân hệ bán hàng với sàn thương mại điện tử và trang bán hàng mạng xã hội (Facebook Fanpage) của công ty.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận mang lại giá trị tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên các ngành Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ thông tin, Kinh tế số và Thương mại điện tử: Tham khảo phương pháp tiếp cận bài toán phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp (ERP/CM) trong thực tế; học hỏi cách thức lập tài liệu đặc tả ca sử dụng, vẽ biểu đồ quy trình nghiệp vụ (Activity, Sequence) và thiết kế CSDL quan hệ.
  • Các nhà phát triển phần mềm và chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA) trên nền tảng 1C: Có thêm tài liệu tham khảo thực tế về việc cấu hình, tùy biến và thiết kế giao diện các phân hệ mua hàng, bán hàng, kho vận trên nền tảng 1C: Enterprise.
  • Nhà quản lý các doanh nghiệp bán lẻ và chuỗi cửa hàng vừa và nhỏ (SME): Tham khảo mô hình chuẩn hóa quy trình kiểm soát kho, đối soát hóa đơn mua bán và giải pháp khắc phục các lỗi sai lệch dữ liệu thường gặp khi vận hành đa chi nhánh.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận giải quyết bài toán quản trị cho doanh nghiệp nào và quy mô của đơn vị đó ra sao?
Khóa luận giải quyết bài toán quản trị vận hành cho Công ty TNHH Hosana, một doanh nghiệp bán lẻ thực phẩm và hàng gia dụng thành lập năm 2018 tại Hà Nội, có quy mô gồm 10 cửa hàng chi nhánh và gần 250 nhân sự.

2. Điểm hạn chế lớn nhất trong quy trình quản lý kho cũ của Công ty Hosana là gì và được minh họa bằng ví dụ nào?
Hạn chế lớn nhất là phần mềm Sapo cũ không ghi nhận chính xác việc xuất nhập và hoàn trả hàng hóa, dẫn đến tình trạng số lượng tồn kho bị âm. Minh chứng thực tế trong văn bản là mặt hàng "hạt ngũ cốc mix" bị âm -0,43 kg; khi nhân viên tạo phiếu hoàn trả 0,38 kg, hệ thống không ghi nhận cập nhật số lượng về mức -0,05 kg mà vẫn giữ nguyên trạng thái cũ.

3. Khóa luận sử dụng nền tảng công nghệ nào để phát triển giải pháp và có những phân hệ lõi nào được thiết kế sâu?
Đề tài sử dụng nền tảng công nghệ low-code 1C: Enterprise của hãng 1C (thông qua giải pháp 1C: Company Management) và đi sâu thiết kế chi tiết 3 phân hệ chính: Phân hệ Quản lý Mua hàng, Phân hệ Quản lý Bán hàng và Phân hệ Quản lý Kho.

4. Quy trình tạo phiếu đặt hàng mua được thiết kế gồm những bước nào giữa các bộ phận?
Quy trình gồm 5 bước chính: (HĐ1) Bộ phận mua hàng tạo phiếu đặt hàng trên hệ thống $\rightarrow$ (HĐ2) Giám đốc tiếp nhận thông tin đơn mua $\rightarrow$ (HĐ3) Giám đốc xét duyệt đơn $\rightarrow$ (HĐ4) Giám đốc thực hiện phê duyệt trên phần mềm $\rightarrow$ (HĐ5) Bộ phận mua hàng tiếp nhận phê duyệt để chuyển sang quy trình mua hàng chính thức.

5. Cơ sở dữ liệu mức logic của hệ thống bao gồm những bảng thực thể nào?
Cơ sở dữ liệu gồm 11 bảng thực thể: Bộ phận, Chức vụ, Nhân viên, Khách hàng, Sản phẩm, Nhà cung cấp, Phiếu đặt hàng, Hóa đơn mua hàng, Chi tiết hóa đơn mua hàng, Hóa đơn bán hàng và Chi tiết hóa đơn bán hàng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Như Quỳnh đã hoàn thành việc khảo sát, phân tích nghiệp vụ và thiết kế thành công giải pháp phân hệ quản lý mua hàng, bán hàng và kho cho Công ty TNHH Hosana trên nền tảng 1C: Enterprise. Đề tài đã giải quyết được các điểm bất cập cốt lõi trong quy trình quản trị thủ công và phần mềm cũ của doanh nghiệp thông qua việc chuẩn hóa quy trình xét duyệt đơn hàng, tự động hóa đối soát nhập - xuất - tồn kho và xây dựng hệ thống báo cáo phân tích đa chiều. Kết quả nghiên cứu không chỉ đáp ứng tốt yêu cầu học thuật của chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý mà còn mang tính ứng dụng thực tiễn cao cho các doanh nghiệp bán lẻ quy mô vừa và nhỏ.