phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung của luận văn đƣợc bố cục thành 3 chƣơng chính, bao gồm: Chƣơng 1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thực trạng công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP. Xây dựng danh mục hồ sơ Trƣờng ĐHHP. Quản lý hồ sơ điện tử Trƣờng ĐHHP CHƢƠNG 1 KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ,QUẢN LÝ HỒ SƠ TRƢỜNG ĐHHP 1.
Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung tài liệu Trường ĐHHP 1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Trường ĐHHP 1. Chức năng, nhiệm vụ Trường ĐHHP Chức năng là khái niệm tổng quát xuyên suốt quá trình hoạt động để thực hiện những việc mà có thể làm đƣợc. Trƣờng ĐHHP có chức năng đào tạo đa cấp, đa ngành, đa lĩnh vực, trung tâm giáo dục đào tạo, nghiên cứu 12 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com khoa học, chuyển giao công nghệ phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa và mở rộng hợp tác quốc tế cung cấp nguồn nhân lực chất lƣợng cao cho vùng Duyên Hải Bắc Bộ và cả nƣớc.
Nhiệm vụ là cái cụ thể, thực hiện trong quá trình thực hiện chức năng tức là những việc đƣợc giao và phải làm. Quyền hạn là những việc đƣợc làm theo vị trí, vai trò của từng cá nhân, đơn vị. Với chức năng đào tạo đa cấp đa ngành đa lĩnh vực thì Trƣờng ĐHHP có nhiều nhiệm vụ và quyền hạn mang tính lâu dài phù hợp từng thời kỳ. Nhà trƣờng luôn xác định tầm nhìn, xây dựng chiến lƣợc và kế hoạch để phát triển nhà trƣờng qua từng giai đoạn bằng các kế hoạch dài hạn, trung hạn và kế hoạch hàng năm; đƣa ra nhiều mục tiêu, chƣơng trình giáo dục để tổ chức giảng dạy và học tập thật tốt; xác định và cấp văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
Bên cạnh đó Trƣờng ĐHHP luôn xây dựng và phát triển đội ngũ công chức, viên chức và giảng viên đủ về số lƣợng, mạnh về chất lƣợng đồng thời phát hiện và bồi dƣỡng nhân tài trong đội ngũ công chức viên chức và ngƣời học của trƣờng. Tổ chức tuyển sinh, đào tạo đồng thời phối hợp với gia đình đề quản lý ngƣời học. Xây dƣng các chƣơng trình để giảng viên và ngƣời học tham gia vào các hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu xã hội. Nhà trƣờng tăng cƣờng các điều kiện đảm bảo chất lƣợng và không ngừng nâng cao chất lƣợng đào tạo, đồng thời tự đánh giá chất lƣợng và chịu sự kiểm định chất lƣợng của cơ quan có thẩm quyền.
Tổ chức các hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và chuyển giao công nghệ. Liên kết trong nƣớc và thực hiện hợp tác quốc tế với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, y tế nhằm nâng cao chất lƣợng đào tạo, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển và bổ sung nguồn tài chính cho trƣờng. 13 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Xây dựng, quản lý dữ liệu và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ, tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực nhằm đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng mọi nhu cầu xã hội giúp nhà trƣờng ngày càng có ƣu thế trong lĩnh vực giáo dục đào tạo. Nhƣ vậy, chúng ta có thể thấy rằng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn là phạm trù rõ ràng, quy định những việc có thể làm và phải làm dựa trên quy định của pháp luật theo từng lĩnh vực cụ thể.
Trƣờng ĐHHP thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo từ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của nhà trƣờng mỗi đơn vị nắm đƣợc công việc của đơn vị mình và giao cho mỗi cá nhân tự chịu trách nhiệm về công việc để hoàn thành mục tiêu sứ mệnh chung của trƣờng. Cũng dựa vào đây cán bộ văn thƣ có thể đánh giá và định lƣợng đƣợc những hồ sơ nào sẽ đƣợc hình thành để đƣa ra đƣợc bản danh mục hồ sơ chính xác và khoa học nhất, phản ánh rõ ràng và đầy đủ nhất nhiệm vụ của từng cá nhân nói riêng, đơn vị và toàn trƣờng nói chung. Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Hải Phòng -. Hội đồng trƣờng.
- Ban Giám hiệu (Hiệu trƣởng và các Phó Hiệu trƣởng). - Hội đồng khoa học và đào tạo trƣờng, các Hội đồng tƣ vấn do Hiệu trƣởng thành lập. - Các đơn vị chức năng, bao gồm. + Các phòng có chức năng tham mƣu, giúp Hiệu trƣởng quản lý gồm: Phòng Tổ chức Cán bộ; phòng Chính trị và Công tác Học sinh – Sinh viên; phòng Tài chính – Kế toán; phòng Hành chính – Quản trị; phòng Quản lý thiết bị; phòng Đào tạo; phòng Quản lý khoa học; phòng Hợp tác và đào tạo quốc tế; phòng Thanh tra Pháp chế; phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lƣợng; phòng Bảo vệ.
14 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com + Các khoa có chức năng tham mƣu, giúp Hiệu trƣởng, quản lý phục vụ đào tạo: Khoa Đào tạo thƣờng xuyên; khoa Đào tạo sau đại học; + Các đơn vị có chức năng tham mƣu, giúp Hiệu trƣởng quản lý phục vụ đào tạo: Trung tâm phát triển đào tạo; ban Quản lý Ký túc xá; Thƣ viện. + Các đơn vị đặc thù khác có chức năng tham mƣu, giúp HIệu trƣởng quản lý: Tram Y tế; Ban Quản lý Dự án xây dựng. + Các đơn vị chức năng khác do Hiệu trƣởng quyết định thành lập, giải thể theo quy định của pháp luật hoặc khi thấy cần thiết. Với đề tài luận văn này chúng tôi lựa chọn 11 phòng chức năng để nghiên cứu, xây dựng danh mục hồ sơ cho Trƣờng ĐHHP: Phòng Đào tạo; phòng Quản lý Khoa học; phòng Hợp tác và Đào tạo Quốc tế; phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lƣợng; phòng Tổ chức Cán bộ; phòng Chính trị và công tác HSSV; phòng Kế hoạch Tài chính; phòng Hành chính Quản trị; phòng Quản lý Thiết bị; phòng Thanh tra Pháp chế; phòng Bảo vệ.
* Chức năng, nhiêm vụ của từng phòng Trƣờng ĐHHP - Phòng Đào tạo có chức năng: Thực hiện quản lý Nhà nƣớc về hoạt động đào tạo. Để thực hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc về hoạt động đào tạo phòng Đào tạo có nhiệm vụ: Xây dựng, ban hành các quy định về hoạt động đao tạo, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chƣơng trình đào tạo. Cùng với các phòng liên quan tổ chức biên soạn, thẩm định và lựa chọn giáo trình, tài liệu giảng dạy; tổ chức và lập kế hoạch dào tạo, đăng ký khối lƣợng học tập, xét quy chế học vụ, cảnh cáo kết quả học tập, chuyển chƣơng trình đào tạo và loại hình đào tạo; phối hợp với các đơn vị liên quan trong trƣờng tổ chức các hoạt động hỗ trợ đào tạo các ngành học, hợp tác quốc tế và nghiên cứu khoa học. 15 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com - Với phòng Quản lý khoa học thì chức năng là: Tham mƣu, đề xuất, tổng hợp trong việc chỉ đạo, quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học, ứng dựng và chuyển giao công nghệ của trƣờng.
Để thực hiện chức năng của mình phòng Quản lý khoa học có nhiệm vụ: + Xây dựng phƣơng hƣớng, kế hoạch nghiên cứu khoa học và công nghệ dài hạn và từng năm, làm thủ tục thành lập các hội đồng chuyên ngành để xét duyệt, nghiêm thu và đánh giá các đề tài nghiên cứu khoa học, đánh giá kết quả nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và HSSV, định kỳ báo cáo tình hình hoạt động nghiên cứu khoa học của nhà trƣờng lên cấp trên; + Tổ chức giới thiệu các thành tựu khoa học và công nghệ trong và ngoài trƣờng, áp dụng các tiến bộ khoa học vào công tác đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ sản xuất và đời sống; tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị khoa học có quy mô trong và ngoài phạm vi trƣờng. - Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lƣợng có chức năng: Thực hiện quản lý về công tác tuyển sinh, đánh giá kết quả học tập, kiểm định và đảm bảo chất lƣợng. + Nhiệm vụ đặt ra là: Thƣờng trực hội đồng tuyển sinh các kỳ thi THPT Quốc gia, tuyển sinh hình thức vừa làm vừa học, tuyển sinh văn bằng 2, liên thông; triển khai các hoạt động đảm bảo chất lƣợng đào tạo và kiểm định chất lƣợng đào tạo; xây dựng và thực hiện các kế hoạch hàng năm, trung hạn và dài hạn đảm bảo chất lƣợng đào tạo. Kết hợp với các phòng Hợp tác và đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học, Đào tạo trong việc tuyển sinh, đào tạo trong nƣớc và ngoài nƣớc đồng thời ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ trong công tác tuyển sinh, đào tạo và cấp văn bằng, chứng chỉ của nhà trƣờng.
- Phòng Kế hoạch – Tài chính: Là phòng có chức năng tham mƣu, tổng hợp, đề xuất thực hiện quản lý công tác tài chính của trƣờng. Đồng thời lập kế 16 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com hoạch quản lý, phân phối, giám sát thu và chi các nguồn kinh phí, tài sản, vật tƣ kỹ thuật, thực hiện thanh quyết toán theo chế độ và quy định hiện hành của Nhà nƣớc về tài chính. Để hoàn thành tốt chức năng của mình nhiệm vụ đặt ra với phòng là: Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, từng quý, từng tháng về chi tiêu của nhà trƣờng; kết hợp với với các phòng trong trƣờng thực hiện thu học phí, lệ phú, xét cấp học bổng, giải quyêt chế độ tiền lƣơng, chế độ phụ cấp cho cán bộ, giảng viên. - Phòng Hành chính – Quản trị: Chức năng quản lý công tác hành chính, quản lý tài sản, sửa chữa kết cấu hạ tầng; khai thác sử dụng các thiết bị và CSVC, phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu học tập của trƣờng.
+ Nhiệm vụ phòng cần thực hiện gồm: Phân loại, vào sổ lƣu trữ các công văn, thƣ báo chí, tài liệu từ các nơi gửi đến, trình Hiệu trƣởng và chuyển đến các đơn vị chức năng để xử lý, giải quyết. Tổ chức lƣu trữ, bảo mật các loại văn bản theo quy định; chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản và các quy định về thủ tục hành chính trong phạm vi toàn trƣờng. Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật, các loại giấy tờ in sẵn tiêu đề, cung cấp giấy giới thiệu, giấy đi đƣờng cho cán bộ công chức đi công tác, xác nhận ngƣời ngoài đến công tác tại trƣờng. Quản lý, bảo dƣỡng toàn bộ hệ thống cơ sở hạ tầng của nhà trƣờng.