Những văn hóa giao tiếp trong kinh doanh của người Nhật Bản 1. Người Nhật sử dụng 3 kiểu cúi chào: + Kiểu Saikeirei: là hình thức cao nhất, biểu hiện sự kính trọng sâu sắc, đây là kiểu chào cần cúi xuống từ từ và rất thấp (40 – 60 độ), mắt nhìn thẳng trong khoảng 1 phút. + Kiểu chào Keirei: sử dụng cho người dưới chào người trên, kiểu chào này thân mình cần cúi xuống 20 – 30 độ và giữ nguyên 2 – 3 giây. + Kiểu Eshaku: là kiểu khẽ cúi chào sử dụng thường ngày, kiểu chào này thân mình và đầu chỉ hơi cúi khoảng 1 giây.
Cúi chào là cách thức để thể hiện sự tôn trọng đối với người khác. Một quy tắc bất thành văn là “người dưới” bao giờ cũng phải chào “người trên” trước và theo quy định đó thì người lớn tuổi là người trên của người ít tuổi, nam là người trên đối với nữ, thầy là người trên (không phụ thuộc vào tuổi tác, hoàn cảnh), khách là người trên. Tùy thuộc vào từng trường hợp mà cách thức thể hiện lời chào sẽ khác nhau. Ví dụ: - “Người trên” được nhắc đến là sếp của bạn, trưởng bối, hay những người lớn tuổi hơn.
Trong trường hợp đó, cúi chào 30-45 độ là lễ nghi cao nhất được thực hiện để chứng tỏ sự kính trọng của mình. - Khi gọi ai đó bằng cách vẫy tay, nên để tay thẳng, lòng bàn tay hướng xuống, sau đó quạt các ngón tay xuống, việc cong một vài ngón tay trong không khí là cử chỉ tục tĩu. Lời hứa và giữ lời hứa là một trong những lưu ý đầu tiên. Việc giữ lời hứa thể hiện bạn là con người biết giữ chữ tín.
Những người biết giữ chữ tín thường được coi trọng và đánh giá cao. Việc làm ăn và hợp tác sẽ trở nên suôn sẻ và có niềm tin hơn khi cả 2 đều có giữ chữ tín và có trách nhiệm. Người Nhật rất nguyên tắc về thời gian và sự cam kết. Khi người Nhật hứa làm xong việc vào đúng thời gian này, thì chắc chắn họ sẽ thực hiện đúng thời gian và đảm bảo chất lượng và không rộng lượng, dễ bỏ qua lỗi lầm cho người khác khi sai hẹn.3 Coi trọng việc gặp mặt trước khi hợp tác.
- Làm quen - Văn hóa trao danh thiếp: Nhật Bản là một trong những nước sử dụng danh thiếp nhiều nhất thế giới, vì vậy khi trao đổi làm ăn với họ để tránh gây ấn tượng không tốt là không có hay hết danh thiếp thì ta phải chuẩn bị kĩ danh thiếp của mình, trao danh thiếp ở lần gặp đầu tiên. Danh thiếp phải được cho và nhận bằng hai tay, trong suốt cuộc gặp gỡ danh thiếp phải được để trên bàn. Sau khi gặp xong phải được trân trọng cho vào ví và không bao giờ được nhét vào túi quần sau. - Thu thập thông tin: Hãy để cho người cấp cao nhất và trợ lý ông ta đề cập đến mục đích gặp, đây cũng là dấu hiệu của cuộc thương thảo sắp bắt đầu.
Chúng ta thu thập thông tin từ đối tác và chuẩn bị thật chi tiết cho đề nghị của mình, nên sẵn sàng trả lời những câu hỏi từ phía họ. Người Nhật không ra quyết định cho lần gặp này. - Đùa cợt không được chấp nhận trong thương lượng: Trong đàm phán, thương lượng giữa các bên thường thể hiện sự nghiêm túc vì họ cho rằng đây là thời gian cần sự trang trọng thể hiện vị thế và tầm quan trọng của cuộc đàm phán. Chính vì thế, họ không bao giờ đùa giỡn khi chưa chứng tỏ được năng lực của mình.
Họ chỉ đùa giỡn sau khi hoàn thành xong công việc hay sau giờ làm việc. - Thỏa thuận miệng: Người Nhật tin vào thỏa thuận bằng miệng, những hợp đồng được chuẩn bị chi tiết gây cảm giác rằng lòng tin chưa có từ hai phía. Họ thích linh động, thiện chí, có thể điều chỉnh trong thương thảo, họ cho rằng sự tranh chấp có thể làm giảm đi sự hòa thuận.4 Cấp bậc được thể hiện rõ ràng - Người có cấp bậc cao nhất sẽ là người tiến vào phòng đầu tiên, chủ nhà sẽ là người giới thiệu các thành viên tham dự và theo cấp bậc từ cao đến thấp. - “Họ” được dùng để giới thiệu cùng với cấp bậc thay vì tên.
- Trong giao tiếp phải có khoảng cách, khi giới thiệu cúi đầu chào nhau, cúi thấp hay cao tùy thuộc vào cấp bậc. - Khi bắt tay không nên siết mạnh và không giao tiếp bằng mắt, các vị khách quan trọng thường là người bước ra khỏi phòng trước. - Những tinh thần chủ đạo trong văn hóa danh nhân: + Doanh nhân phục vụ đất nước. + Quang minh chính đại.
+ Hòa thuận nhất trí. + Lễ độ khiêm nhường. + Phấn đấu vươn lên.5 Thích khi đối tác sử dụng được tiếng Nhật. Do người Nhật coi trọng bản sắc văn hóa của mình nên khi đối tác sử dụng được tiếng Nhật vừa là một thuận lợi vừa gây ấn tượng tốt.
Vì đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì số người biết nói tiếng Anh là rất ít. Bên cạnh đó người Nhật tỏ ra rất thân thiện và chào đón người nói tiếng Anh như tiếng bản ngữ. Chỉ cần quan sát bạn sẽ thấy những cô, cậu bé thường nói “hello” với bất cứ vị khách châu Âu hay Mỹ nào mà chúng nhìn thấy, du khách được đón tiếp niềm nở tại khu mua sắm. Khi đi làm việc với người Nhật ta phải chủ động lựa chọn phương tiện hợp lý và thời gian đảm bảo để tránh trễ hẹn với bất kì lý do nào.
Cách tốt nhất là chúng ta nên có mặt ở nơi hẹn trước 5 phút, điều này cũng được xem là là sự tôn trọng và coi trọng cuộc hẹn với họ.7 Coi trọng hình thức. Trang phục phù hợp với hoàn cảnh, gọn gàng, sạch sẽ ảnh hưởng quan trọng đến uy tín của cá nhân và công ty. Khi có chuyến công tác tại Nhật, nếu là nam nên mặc comple tối màu, áo sơ mi và cà vạt. Phụ nữ nên mặc trang phục mục tối nhưng phải kín đáo và trang trọng, không nên đi giày cao gót, trang điểm quá đậm hoặc váy quá ngắn.
Tặng quà là một trong những yếu tố quan trọng trong kinh doanh ở Nhật. Ở Nhật tặng là một nghệ thuật, thể hiện tình bạn, sự kính trọng, thái độ ngưỡng mộ. Khi nhận quà từ đối tác không nên mở trước mặt người tặng quà. - Việc tặng quà ở Nhật mang tính chất hình thức hơn là nội dung.
Ví dụ: mừng đám cưới thì phải dùng loại phong bì có chữ "kotobuki", phúng viếng đám tang phải dùng phong bì có vạch đen in hình hoa sen, hay thăm người bệnh thì phong bì không trang trí hoa đỏ. - Các món quà không cần phải đắt tiền, đôi khi chỉ là hộp bánh (tuy nhiên, món quà đắt tiền không bị coi là hối lộ), nhưng cần phải được gói đẹp, cẩn thận bằng giấy gói tặng phẩm. - Cách gói quà của họ cũng rất cầu kỳ, bên trong ba lớp, bên ngoài ba lớp và cuối cùng thắt một sợi dây lụa, dây giấy xinh đẹp. Người Nhật cho rằng nút thắt vặn theo hình dây thừng có gửi gắm linh hồn con người, bày tỏ tấm lòng của người tặng quà.
- Những dịp chúc mừng họ sẽ thắt dây giấy màu đỏ trắng theo hình chiếc kéo để tương trưng cho may mắn đang đến, nhưng dịp buồn thì thường thắt dây giấy màu trắng đen để tượng trưng cho sự buồn đau và sự đen đủi sẽ không đến nữa. - Khi tặng quà bạn nên nói "có chút quà mọn tặng ông/bà làm kỷ niệm", để ngụ ý quan hệ mới là quan trọng, còn quà chỉ là vật kỷ niệm. - Khi tặng hay nhận quà bạn nên đưa và nhận bằng cả hai tay và hơi cúi người xuống để tỏ lòng kính trọng và cám ơn. - Cũng giống phong tục Việt Nam, khi được tặng quà người Nhật thường lịch sự nói đôi ba câu từ chối trước khi chấp nhận.
Người Nhật cũng không mở quà ngay trước mặt người tặng. * Không nên tặng người Nhật những món quà gì: - Việc gói quà tặng là cả một nghệ thuật, bạn nên nhờ nhân viên bán hàng làm giúp để tránh sai sót. Không nên tặng quà có số lượng 4 hoặc 9, những vật nhọn hoặc trà uống vì chúng tượng trưng cho điều kém may mắn tại Nhật. - Người Nhật rất kị số 4 và số 9 vì âm của số 4 đồng âm với chữ "tử", nghĩa là "chết" và số 9 được coi là số không may mắn vì nó có nghĩa là sự chịu đựng, sự đau khổ.
- Không nên tặng ngƣời Nhật chiếc lược chải tóc vì từ chiếc lược trong tiếng Nhật là "kushi", "ku" là sự chịu đựng, sự đau khổ, "shi" đồng âm với từ "chết", "kushi" là cộng cả hai điều bất hạnh này. - Những món quà có in hình con cáo, vì họ cho rằng con cáo tượng trưng cho tình tham lam. - Không nên tặng trà vì trà có ý nghĩa là người nhận không trong sạch. - Với người Nhật, việc tặng tiền thường bị xem là thô lỗ, tiền mặt là loại quà cáp quy chuẩn trong đám cưới hay cho trẻ em trong năm mới.
- Không nên tặng đồ vật làm bằng thủy tinh, sành sứ và vật có hình dáng như bình hay hủ, vì điều đó thể hiện sự mau vỡ, không bền. - Không nên tặng dao, kéo hay các vật sắc nhọn khác vì điều đó thể hiện sự chia cắt, không trọn vẹn, không hạnh phúc. - Nếu người nhận quà không phải là người thân hay người yêu của mình thì không nên tặng cà vạt và dây đeo cổ vì người nhận sẽ nghĩ rằng mình muốn trói buộc họ. Văn hóa giao tiếp trong kinh doanh của Việt Nam khác văn hóa Nhật Bản như thế nào.
Văn hóa giao tiếp là một bộ phận trong tổng thể văn hóa nhằm chỉ quan hệ giao tiếp có văn hóa của mỗi người trong xã hội (giao tiếp một cách lịch sự, thái độ thân thiện, cởi mở, chân thành, thể hiện sự tôn trọng nhau), là tổ hợp của các thành tố: lời nói, cử chỉ, hành vi, thái độ, cách ứng xử… - Văn hóa chào hỏi: Ở Việt Nam, cách thức chào hỏi được biểu hiện qua việc “bắt tay”. Bình thường, trong lần tiếp xúc đầu tiên, bạn bè lâu ngày gặp mặt, chào tạm biệt hoặc đưa tiễn một người nào đó, mọi người vốn đã quen với việc sử dụng cách bắt tay để thể hiện thiện chí của mình với đối phương. Tuy nhiên, với người Nhật, thường họ kiêng kị không chạm vào cơ thể đối phương và cúi chào gập người là cách thể hiện sự tôn trọng cũng như thay cho lời chào đối với người khác. Vì thế, cách chào hết sức quan trọng.
