Chương 1 sẽ giới thiệu tổng quan về RPA và phân tích quan điểm, nêu một số thách thức, triển vọng phát triển và các nghiên cứu trong và ngoài nước về hai ứng dụng công nghệ nói trên trong lĩnh vực giáo dục. Khái niệm RPA Sự phát triển mạnh mẽ của kỷ nguyên số và tiến bộ công nghệ trên mọi lĩnh vực đã dẫn đến sự gia tăng nhanh chóng về nhu cầu tự động hóa quy trình và tối ưu giao tiếp, chia sẻ thông tin kỹ thuật số giữa các cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức. Tuy nhiên, việc xử lý khối lượng thông tin và tài liệu khổng lồ ngày càng trở nên phức tạp, khó đáp ứng về thời gian đối với con người. Điều này dẫn tới nguy cơ khó có thể tiếp cận, theo dõi và xử lý kịp thời tất cả thông tin về quy trình nội bộ.
Nhằm giải quyết thách thức này, Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) được coi là một trong những giải pháp công nghệ phù hợp và tiên tiến nhất (Somayya M. và cộng sự, 2019). RPA là một cách tiếp cận để tự động hóa các quy trình bằng cách sử dụng robot phần mềm – còn gọi là softbots – bắt chước các tương tác của con người để thực hiện hầu hết các nhiệm vụ được xác định trước trên một hệ thống ứng dụng (Syed và cộng sự, 2020), có thể thực hiện tự động các thủ tục hành chính, khoa học hoặc công cộng (Jorge Ribeiro và cộng sự, 2021). Các tác vụ mà bot chạy thường dựa trên quy tắc, có cấu trúc tốt và lặp đi lặp lại (Ivančić, Suša Vugec, & Bosilj Vukšić, 2019).
Quá trình tự động hóa được thực hiện với sự trợ giúp của robot phần mềm hoặc AI có khả năng thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại với độ chính xác cao. Các bot RPA có thể giúp thực hiện một số nhiệm vụ như điền xuất các biểu mẫu nhập liệu trong hệ thống ứng dụng (Sutipitakwong & Jamsri, 2020), trả lời email tự động hoặc thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau (Syed và cộng sự, 2020). Do đó, Kroll và các cộng sự (2016) tin rằng, những bot này thường được coi là lực lượng lao động kỹ thuật số hoặc nhân viên ảo. Hiện nay, công nghệ RPA đã được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm ngành viễn thông, ngân hàng (hoạt động của trung tâm cuộc gọi: có thể giúp đỡ các nhân viên với thông tin được lấy từ tất cả hệ thống ngân hàng về khách hàng, quy trình 10 giới thiệu, bộ phận trợ giúp, ứng dụng thẻ tín dụng), bảo hiểm (xử lý yêu cầu bồi thường, nhập dữ liệu thủ công, biểu mẫu sự đăng ký), tổ chức y tế, kế toán (Syed và cộng sự, 2020), tổ chức kiểm toán (Moffitt, Rozario, & Vasarhelyi, 2018), tổ chức giáo dục (Lasso-Rodríguez&Gil-Herrera,2019)(Lasso-Rodríguez&Gil-Herrera, 2020)(Guacales- Gualavisi, Salazar-Fierro, García-Santillán, Arciniega-Hidrobo, & García-Santillán, 2021)(Turcu & Turcu, 2018).
Hình 2: Ứng dụng của RPA Nguồn: Thorave & cộng sự, 2022 Không giống như các phương pháp truyền thống, RPA không phải là một phần của thông tin cơ sở hạ tầng mà nằm trên nó, ngụ ý mức độ xâm nhập thấp (Willcocks và cộng sự, 2020). RPA vẫn đang là một cách tiếp cận công nghệ tối ưu khi mang lại nhiều lợi ích của tự động hóa nhiệm vụ là giảm chi phí, giảm rủi ro hoạt động (lỗi nhập dữ liệu), cải tiến quy trình nội bộ và thời gian thực hiện, tăng năng suất và chất lượng dữ liệu, giảm khối lượng công việc và gia tăng sự hài lòng của nhân viên. Gần đây, định nghĩa RPA được mở rộng theo hướng kết hợp với trí tuệ nhân tạo (AI) và phân tích dữ liệu. Các nhà cung cấp RPA đã cho phép mở rộng các chức năng 11 RPA truyền thống với các công nghệ mới, mới nổi như tự học từ khám phá quy trình, đào tạo robot, nhận dạng màn hình AI, tạo ngôn ngữ tự nhiên và quy trình tự động tạo tài liệu (Anagnoste và cộng sự, 2020).
Phân loại RPA bao gồm ba loại chính: tự động hóa không giám sát, tự động hóa có giám sát và tự động hóa kết hợp (robot lai) (Unlock Insights, 2018). Trong đó, robot giám sát hoạt động trực tiếp trên máy tính của người sử dụng và thường hành động như một trợ lý ảo, đòi hỏi sự khởi động hoặc bắt đầu từ người dùng. Trong khi đó, robot không giám sát thực hiện công việc trên máy chủ của công ty mà không cần hoặc ít cần sự can thiệp từ con người, thực thi các quy trình ngay cả khi ứng dụng không hoạt động và phản ứng tự động với bất kỳ thay đổi nào trong quy trình. Những robot này tự động kích hoạt và hoạt động liên tục 24/7 mà không cần sự can thiệp của con người.
Thông thường, chúng thực hiện các nhiệm vụ logic, có khối lượng lớn, lặp đi lặp lại liên quan đến việc nhập hoặc chuyển dữ liệu qua các hệ thống. Cuối cùng, robot lai là sự kết hợp của cả hai loại trên, tức là robot giám sát và không giám sát. Các công cụ triển khai RPA Hiện tại, các công cụ RPA được triển khai phổ biến trên thị trường bao gồm UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism, Kofax và WinAutomation,. Các nhà cung cấp này cung cấp các tính năng khác nhau và một số trong số chúng có thể được kết nối với các công cụ khác để bổ sung thêm nhiều chức năng khai thác quy trình, học máy và trí tuệ nhân tạo (AI) (Tornbohm và Dunie, 2017).
12 Hình 3: Biểu đồ đánh giá độ nhận diện trên thị trường của 15 nhà cung cấp công nghệ RPA tiêu biểu nhất Nguồn: The Forrester Wave™: Robotic Process Automation, Q1 2023 1. Đây là một công cụ cho phép phát triển các chức năng RPA trong khuôn khổ để tạo và thực thi các tập lệnh lập trình, cho phép bot được lập trình với giao diện gồm các khối và nhiều plugin để tùy chỉnh quy trình kinh doanh. Nền tảng RPA UiPath hiện được cấu trúc thành ba mô-đun, UiPath Studio, UiPath Robot và UiPath Orchestrator. Theo bài báo cáo The Forrester Wave™: Robotic Process Automation (Q1 2023), UiPath được vinh danh là dẫn đầu (Leader) về RPA, sự đổi mới và tiến bộ liên tục của 13 công cụ này trong hạng mục RPA đã giúp UiPath nhận được số điểm cao nhất ở mỗi hạng mục trong số 3 hạng mục trong số 15 nhà cung cấp đã đánh giá: Dịch vụ cung cấp hiện có, Chiến lược và Sự hiện diện trên thị trường.
Báo cáo cho thấy rằng UiPath ưu tiên tự động hóa doanh nghiệp với việc cung cấp nền tảng vượt trội… Ngày nay, UiPath không chỉ là nhà cung cấp phần mềm RPA lớn nhất tính theo doanh thu mà còn phát triển từ một trò chơi thuần túy RPA thành nền tảng tự động hóa doanh nghiệp. Trong vài năm qua, nó đã bổ sung các khả năng như khai thác quy trình, xử lý tài liệu thông minh, tích hợp API và phát triển ứng dụng ít mã cho sản phẩm của mình, từ đó biến nó thành một nền tảng tự động hóa. Kofax Kofax RPA là một nền tảng để tích hợp ứng dụng và Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA). Nó có thể tích hợp các ứng dụng không được xây dựng để kết nối và tự động hóa các quy trình trên các hệ thống không đồng nhất như vậy; ứng dụng đám mây/SaaS với hệ thống tiền đề, hệ thống kế thừa với ứng dụng web hiện đại, hệ thống văn phòng hỗ trợ với các trang web đối tác.
Công cụ này cũng như các quy trình tự động hóa RPA khác, cho phép trích xuất dữ liệu từ tài liệu và các nguồn khác (web, email, tệp cục bộ) ở nhiều định dạng và thiết kế khác nhau, cũng như thực hiện các quy trình thủ tục giữa các ứng dụng máy tính để hợp lý hóa liên quan đến ERP nhiệm vụ. Nó cung cấp các mô-đun liên quan đến việc sử dụng các kỹ thuật hoặc thuật toán liên quan đến AI, giống như các công cụ khác (Kofax, 2019). Automation Anywhere Anywhere (AA), hay còn được gọi là Tethys Solutions, LLC, là nhà cung cấp phần mềm tự động hóa quy trình robot (RPA) lớn nhất thế giới và là nhà tiên phong của lực lượng lao động kỹ thuật số thông minh. Được thành lập vào năm 2003, AA đã mở rộng quy mô hoạt động rộng lớn với hơn 1,5 triệu bot tại 20 quốc gia trong đa lĩnh vực: ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, công nghệ, viễn thông, hậu cần và nhiều lĩnh vực khác (Taulli, T, 2020).
Công cụ này cung cấp giải pháp phần mềm cung cấp các khả năng 14 RPA mạnh mẽ để tự động hóa mọi tác vụ phức tạp và giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình kinh doanh của họ. AA được xây dựng cho người dùng doanh nghiệp để ghi lại và triển khai robot mà không cần người dùng có kỹ năng chuyên môn về lập trình. Công cụ này được đánh giá sở hữu giao diện dễ sử dụng và trực quan nhất, dành cho người dùng và doanh nghiệp có thể vừa tìm hiểu vừa sử dụng với các thao tác đơn giản như kéo, thả, đi, lặp lại. Đánh giá năm 2023 của Forrester về thị trường RPA cũng đã công nhận công cụ này là Người dẫn đầu (Leader), với số điểm cao nhất có thể trong 11 tiêu chí, bao gồm đổi mới, lộ trình, triển khai bot, quản lý bot, hệ sinh thái đối tác và bảo mật.
WinAutomation WinAutomation là một ứng dụng dành cho máy tính để bàn cho phép người dùng tự động hóa mọi tác vụ dựa trên quy tắc, lặp đi lặp lại diễn ra trong các ứng dụng và công nghệ dựa trên Windows. WinAutomation cho phép bạn đặt các quy trình và luồng công việc ở chế độ tự động và cho phép người dùng tăng cường công việc của họ để đạt được thành công cá nhân và doanh nghiệp (Microsoft). Công cụ này cung cấp một tập hợp các tính năng liên quan đến quy trình tự động hóa được tích hợp trong quy trình RPA, cụ thể là tự động hóa email, tệp ở các định dạng khác nhau (ví dụ: PDF và Excel), OCR. AssistEdge Công cụ này sử dụng các thuật toán AI (ví dụ: Mạng nơ-ron nhân tạo) [49] để thu thập dữ liệu tự động, phân tích dữ liệu thông qua phân tích các biến thể của quy trình dựa trên giám sát quy trình riêng lẻ và phân loại thông tin cho các quy trình đề xuất.
Automagica Ngoài các tính năng cơ bản của RPA như đọc OCR, trích xuất văn bản từ file PDF, tự động lấy thông tin trong file word, excel, thu thập thông tin qua trình duyệt và tạo quy trình tự động hóa, nó còn cho phép kết nối với Google Tensorflow để nhận dạng hình ảnh và văn bản.