Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống chi phí dựa trên hoạt động (ABC) Chương 2: Thực trạng về kế toán chi phí tại công ty Cổ Phần Dịch Vụ Giao Hàng Nhanh. Chương 3: Một số giải pháp ứng dụng hệ thống ABC tại công ty Cổ Phần Dịch Vụ Giao Hàng Nhanh. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHI PHÍ DỰA TRÊN HOẠT ĐỘNG (ABC) 1.1 Tổng quan về mô hình ABC 1.1 Mô hình ABC 1.1 Mô hình ABC là gì Theo từ điển kinh tế MBA Venture Line, ABC được định nghĩa là “một hệ thống chi phí trong đó xác định nhiều hoạt động cần phải được thực hiện trong một doanh nghiệp và sử dụng nhiều tiêu thức phân bổ chi phí (dựa vào sản lượn hoặc không dựa vào sản lượng) để phân bổ chi phí sản xuất chung (hoặc chi phí gián tiếp) vào các sản phẩm, dịch vụ.
ABC ghi nhận mối quan hệ nhân – quả giữa những tiêu thức phân bổ chi phí với những hoạt động”. ABC được xem là một bộ phận của hệ thống kế toán quản trị tập trung vào đánh giá, đo lường chi phí của các hoạt động, sản phẩm hay của những đối tượng tập hợp chi phí. Quan điểm chủ đạo của ABC là những đối tượng chi phí như sản phẩm, dịch vụ đều cấn đến những hoạt động cụ thể, các hoạt động này đều tiêu tốn các nguồn lực trong doanh nghiệp. Vì vậy ABC phân bổ chi phí của các nguồn lực vào những đối tượng chi phí đó.
Như vậy, có thể đưa ra khái niệm về ABC: “ABC là một hệ thống tập hợp chi phí các nguồn lực vào các hoạt động và phân bổ chi phí từ các hoạt động vào những đối tượng chi phí theo mức độ sử dụng hoạt động của đối tượng chi phí đó”.2 Phương pháp tiếp cận hai giai đoạn trong phân bổ chi phí Xét về phương pháp tiếp cận hai giai đoạn bao gồm: giai đoạn 1 là phân bổ chi phí về các trung tâm chi phí (trung tâm hoạt động) và sau đó là giai đoạn phân bổ chi phí đến các sản phẩm, dịch vụ .1 trình bày rõ về phương pháp tiếp cận hai giai đoạn này như sau: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.1 - Mô hình phương pháp tiếp cận hai giai đoạn (Nguồn: Tsai and Kuo, 2004) Ở bước đầu tiên là phân bổ chi phí về các trung tâm chi phí. Khái niệm “trung tâm chi phí” thành “trung tâm hoạt động” được sử dụng để tập hợp chi phí. Thay vì tập trung vào các phòng ban hay những trung tâm trách nhiệm, ABC tập trung vào các hoạt động được thực hiện mà những hoạt động này làm tiêu tốn các nguồn lực doanh nghiệp. ABC vẫn giữ lại đặc điểm của hệ thống chi phí truyền thống là các hoạt động làm chuyển hóa nguyên vật liệu thành sản phẩm hoàn thành ví dụ như chạy máy, lắp ráp vẫn thuộc về trung tâm chi phí sản xuất (bộ phận sản xuất).
Tuy nhiên, ABC còn quan tâm đến nguồn lực sử dụng để thực hiện những hoạt động như chuẩn bị máy móc, lập kế hoạch sản xuất, kiểm định chất lượng sản phẩm, phát triển sản phẩm hay vận chuyển nguyên vật liệu…Chúng là những hoạt động phục vụ, không trực tiếp gắn liền với quy trình sản xuất của doanh nghiệp để sản xuất ra sản phẩm. Đối với những doanh nghiệp dịch vụ không có phát sinh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp và chi phí phần lớn là gián tiếp, hầu hết các hoạt động thực hiện trong những doanh nghiệp này có thể xem như các hoạt động phục vụ: quan hệ khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ, trả lời điện thoại, hoàn tất các thủ tục về bảo hiểm, đặt chỗ chuyến bay, …dành cho khách hàng. Những khoản chi phí sản xuất chung phân bổ vào các hoạt động tạo thành các tổ hợp chi phí (cost pool). LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 Giai đoạn thứ hai của hệ thống chi phí dựa trên hoạt động là phân bổ chi phí hoạt động đến các sản phẩm.
Đầu tiên là lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động thích hợp nhất với từng trung tâm hoạt động để kết nối giữa chi phí của hoạt động với mức độ sử dụng hoạt động của từng sản phẩm. Từ đó chi phí sản xuất chung từ những tổ hợp chi phí sẽ được tính vào từng loại sản phẩm, dịch vụ, khách hàng trên mức độ tiêu tốn các hoạt động để sản xuất loại sản phẩm đó.3 Các khái niệm cơ bản trong mô hình ABC Trước khi đưa ra được khái niệm về ABC, cần phải làm rõ một số thuật ngữ sau Nguồn lực (Resources) Một nguồn lực là một yếu tố kinh tế cần hoặc tiêu thụ trong việc thực hiện các hoạt động. Ví dụ, lương và nguyên vật liệu là các nguồn lực cần hoặc được sử dụng trong việc thực hiện các hoạt động sản xuất. Hoạt động (Activity) Hoạt động là những việc làm, hành động hay những công việc cụ thể được thực hiện trong một doanh nghiệp.
Hoạt động có thể được xác định như bất kỳ sự kiện, hành động, giao dịch hay chuỗi công việc là nguyên nhân một chi phí chịu trong việc sản xuất một sản phẩm hay cung cấp một dịch vụ (Weygandt, Kieso &Kimmel, 2004). Một hoạt động có thể là một hành động đơn lẻ hay là gồm nhiều hành động. Ví dụ, di chuyển hàng tồn kho từ nơi làm việc A đến nơi làm việc B là một hoạt động mà có thể chỉ yêu cầu một hành động. Tổ chức sản xuất là một hoạt động mà bao gồm nhiều hành động.
Tiêu thức phân bổ chi phí (cost drive) Một tiêu thức chi phí là nguyên nhân hoặc có liên quan tới một sự thay đổi chi phí của một hoạt đông. Vì thế việc đo lường hoặc xác định số lượng của kích tố chi phí là cơ sở tuyệt hảo cho việc phân bổ chi phí nguồn lực đến các hoạt động và cho việc phân bổ chi phí của các hoạt động cho các đối tượng chi phí. Một tiêu thức chi phí có thể là một tiêu thức phân bổ chi phí nguồn lực hoặc là một tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 Tiêu thức phân bổ chi phí nguồn lực (resource consumption cost drive): là tiêu thức dùng để đo lường mức độ tiêu tốn các nguồn lực để thực hiện một hoạt động.
Tiêu thức này được sử dụng để phân bổ chi phí một nguồn lực bị tiêu tốn liên quan đến một hay nhiều hoạt động. Tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động (activity consumption cost drive): là tiêu thức đo lường số lượng của các hoạt động được thực hiện cho một đối tượng chi phí. Nó được sử dụng để phân bổ tổ hợp chi phí hoạt động tới các đối tượng chi phí. Các ví dụ của những tiêu thức tiêu tốn hoạt động là số lượng giờ máy trong sản xuất sản phẩm X, hay là số lượng của mẻ trộn sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm Y.4 Thiết kế hệ thống ABC Các bước phát triển hệ thống ABC được đề cập bằng các bước khác nhau trong các nghiên cứu trước đây, tuy nhiên mục tiêu cuối cùng cũng để thực hiện phân bổ chi phí chung hợp lý.
Garrison, Eric Noreen, Peter (Managerial Acounting 14E) các bước cần thiết để phát triển hệ thống chi phí theo hoạt động gồm 5 bước: - Xác định các hoạt động - Phân bổ chi phí nguồn lực cho các hoạt động - Xác định các tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động - Phân bổ chi phí hoạt động cho từng đối tượng chịu chi phí - Lập báo cáo quản trị phục vụ cho việc ra quyết định chiến lược.1 Xác định các hoạt động Bước quan trọng đầu tiên trong việc ứng dụng một hệ thống ABC là xác định các hoạt động làm cơ sở thiết lập cho hệ thống. Điều này có thể khó khăn, tốn thời gian và phụ thuộc rất nhiều vào sự phán đoán.Bước này cần thực hiện phân tích thu thập dữ liệu từ các tài liệu và các phát sinh hiện hành, cũng như thu thập thông tin bổ sung bằng cách sử dụng câu hỏi, sự quan sát, hay phỏng vấn những nhân vật quan trọng. Câu hỏi mà các thành viên trong dự án ABC thông thường hỏi các nhân viên hay người quản lý trong việc thu thập dữ liệu hoạt động bao gồm: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 Việc gì hay hoạt động gì mà bạn làm? Bao nhiêu thời gian bạn sử dụng cho hoạt động đó? Nguồn lực gì được sử dụng để thực hiện các hoạt động đó? Giá trị mà các hoạt động mang đến cho sản phẩm, dịch vụ, khách hàng hay tổ chức? Thông thường, kết quả của việc phân tích hoạt động này là một danh sách các hoạt động rất dài.Trên một mặt, số lượng lớn các hoạt động duy trìtheo hệ thống ABC cho ra kết quả chi phí chính xác hơn. Một mặt khác, một hệ thống phức tạp kéo theo số lượng lớn các hoạt động thì rất tốn chi phí để thiết kế, ứng dụng, duy trì và sử dụng.
Do đó độ dài danh sách các hoạt động thường được cắt giảm thànhcác nhóm hoạt động bằng cách kết hợp các hoạt động tương tự nhau. Ví dụ, vài hoạt động có thể liên quan tới việc xử lý và di chuyển nguyên vật liệu- việc nhận nguyên vật liệu từ khâu chất hàng đến việc phân loại chúng phù hợp vào trong kho hàng. Tất cả các hoạt động đó có thể được kết hợp vào một hoạt động đơn lẻ gọi là xử lý nguyên vật liệu. Một trong những cách hữu dụng khi người ta nghĩ đến việc xác định các hoạt động và cách để kết hợp chúng lại với nhau là việc thiết lập chúng trong năm cấp độ hoạt động (Activity hierarchies): cấp độ đơn vị sản phẩm (Unit-level Activities), cấp độ lô sản phẩm (Batch-level activites), cấp độ sản phẩm (Product-sustaining activities), cấp độ khách hàng (Customer-level activities) và cấp độ khu vực toàn doanh nghiệp (Area or general-operations-level activities).
Những cấp độ này được mô tả như sau: - Hoạt động cấp độ đơn vị sản phẩm (Unit-level Activities): thể hiện những công việc được thực hiện cho mỗi đơn vị sản phẩm riêng biệt được sản xuất hoặc tiêu thụ. Chi phí của cấp độ này bao gồm chi phí lao động trực tiếp, nguyên vật liệu trực tiếp, điện năng…Ví dụ cho các hoạt động cấp độ đơn vị như là các hoạt động liên quan xử lý nguyên vật liệu trực tiếp, hoạt động của nhân công trực tiếp, kiểm tra tất cả đơn vị sản phẩm. Mức độ hoạt động thay đổi tương xứng với số lượng của đối tượng chi phí. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.