CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ, CNTT, Y TẾ 1. Một số khái niệm cơ bản 1.1 Khái niệm Thuật ngữ CNTT xuất hiện ở Việt Nam vào những năm 90 của thể kỷ 20. Theo Information Technology Association of America (ITASA): “CNTT là ngành nghiên cứu các hệ thống thông tin dựa vào máy tính, đặc biệt là các phần mềm ứng dụng và phần cứng máy tính. Nói một cách ngắn gọn, Information technology (IT) xử lý với các máy tính điện tử và các phần mềm máy tính nhằm chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, truyền tin và trích rút thông tin một cách an toàn”.
Theo Nghị quyết 49/CP của Chính phủ thì “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”.2 Các ứng dụng ngày nay của CNTT Các bài toán khoa học kỹ thuật: tính toán số với các thuật toán phức tạp cần thực hiện hàng trăm triệu đến hàng tỷ phép tính như xử lý các số liệu thực nghiệm, qui hoạch và tối ưu hóa, giải gần đúng các hệ phương trình. Công trình lập bản đồ gen người hoàn thành trong năm 2000 phải tính toán nhiều năm trời trên các siêu máy tính là một ví dụ. Các bài toán quản lý: xử lý một khối lượng thông tin lưu trữ lớn (các hồ sơ) với những công việc như tạo lập cơ sở dữ liệu, duy trì cơ sở dữ liệu, khai thác, hỗ trợ cho quá trình ra quyết định. Người ta ước tính, khoảng 85% đầu tư cho tin học là dành cho bài toán quản lý.
Tự động hóa: có thể tự động hóa những qui trình điều khiển phức tạp, có tính mềm dẻo, có thể thay đổi hành vi tự động hóa bằng cách lập trình lại. Thiết bị được điều khiển và máy tính điều khiển trong đa số trường hợp không tách rời 4 nhau. Các máy móc trở nên “thông minh” nhờ các bộ vi xử lý và bộ nhớ ROM được cấy trực tiếp vào máy. Công tác văn phòng: đây là những hoạt động khá phổ biến và được chú ý sớm.Các công việc như tạo văn bản, in ấn, gửi thư trở nên nhanh chóng và thuận tiện.
Tin học và giáo dục: hỗ trợ người dạy trong việc trình bày bài giảng, bổ sung kiến thức, giúp kiểm tra, đánh giá trình độ người học. Môi trường internet mở ra những khả năng mới trong giáo dục và đào tạo từ xa. Thương mại điện tử: hỗ trợ các hoạt động thương mại qua mạng một cách nhanh chóng và thuận tiện. Một số hình thức như quảng cáo trên mạng, mua bán hàng hóa, dịch vụ và thanh toán qua mạng.
Thách thức lớn nhất của thương mại điện tử là vấn đề pháp lý và độ an toàn, tin cậy trong các giao dịch điện tử. CNTT với cuộc sống đời thường: các máy móc, đồ điện tử, đồ gia dụng được điều khiển bằng các chip với các chương trình điều khiển thông minh.3 Vai trò của CNTT trong sự phát triển xã hội Vai trò đối với sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước - CNTT có vai trò quan trọng đối với sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. - CNTT và truyền thông làm cho kho tri thức của nhân loại giàu lên nhanh chóng, con người tiếp cận với lượng tri thức đó nhanh hơn, dễ hơn, có tính chọn lọc hơn. Điều đó đẩy mạnh sự phát triển của các ngành khoa học, công nghệ hiện đại.
- CNTT làm cho những phát minh, phát hiện được phổ biến nhanh hơn, được ứng dụng nhanh hơn, tạo điều kiện thực hiện thành công sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá. - CNTT làm cho năng suất lao động tăng lên do có điều kiện thuận lợi để kế thừa và cải tiến một số công nghệ sẵn có hoặc nghiên cứu phát minh công nghệ mới. 5 - CNTT tạo ra tính hiện đại, chặt chẽ, kịp thời trong quản lý, làm cho hiệu quả quản lý cao hơn, góp phần giảm những khâu trung gian trong quá trình quản lý kém hiệu quả. Xác định rõ vai trò quan trọng của CNTT đối với sự phát triển của đất nước, Đảng và Nhà nước đã chú trọng đến việc thúc đẩy ứng dụng CNTT với nhiều chủ trương, chỉ thị, văn bản, nghị quyết phù hợp với tình hình đất nước trong từng giai đoạn, trong đó có một số nghị quyết quan trọng: Nghị quyết số 26-NQ/TW, ngày 30/03/1991 của Bộ Chính trị về khoa học và công nghệ trong sự nghiệp đổi mới đã nêu: “Tập trung sức phát triển của một số ngành khoa học công nghệ mũi nhọn như điện tử, tin học, …”; Nghị quyết số 49/CP ngày 04/08/1993 về “Phát triển CNTT ở Việt Nam trong những năm 90”; Nghị quyết Hội nghị lần thứ bảy Ban Chấp hành Trung ương khóa VII, ngày 30/07/1994 xác định: “Ưu tiên ứng dụng và phát triển các công nghệ tiên tiến, như CNTT phục vụ yêu cầu điện tử hóa và tin học hóa nền kinh tế quốc dân”; Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ VIII nhấn mạnh: “Ứng dụng CNTT trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân, tạo ra sự chuyển biến rõ rệt về năng suất, chất lượng và hiệu quả; hình thành mạng thông tin quốc gia liên kết với một số mạng thông tin quốc tế…”; Đặc biệt là chỉ thị số 58-CT/TW, ngày 17 tháng 10 năm 2000 về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
Đến nay, CNTT ở nước ta đã và đang phát triển mạnh mẽ, không chỉ góp phần thúc đẩy sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, mà còn trở thành ngành kinh tế mũi nhọn. Vai trò đối với phát triển kinh tế, xã hội CNTT đã phát triển một cách nhanh chóng, đã có những tác động hết sức to lớn đối với sự phát triển của xã hội. 6 CNTT và truyền thông đã làm cho cơ cấu nghề nghiệp trong xã hội biến đổi rất nhanh. Một số ngành nghề truyền thống đã bị vô hiệu hóa, bị xoá bỏ, nhiều ngành nghề mới, đặc biệt trong lĩnh vực dịch vụ được hình thành và phát triển.
Lịch sử xã hội loài người đã trải qua nền kinh tế nông nghiệp, nền kinh tế công nghiệp và đang bước vào nền kinh tế tri thức. Trong cuộc cách mạng công nghiệp trước đây, máy móc thay thế lao động cơ bắp của con người; còn ngày nay máy tính giúp con người trong lao động trí óc, nhân lên gấp bội sức mạnh trí tuệ, sức sáng tạo của con người. Thông tin, tri thức trở thành yếu tố quyết định nhất của việc tạo ra của cải, việc làm, nâng cao năng lực cạnh tranh. Tri thức trở thành hình thức cơ bản nhất của vốn, quan trọng hơn cả tài nguyên, sức lao động.
Lực lượng sản xuất xã hội loài người từ dựa vào tài nguyên thiên nhiên đang chuyển dần sang dựa chủ yếu vào năng lực trí tuệ của con người. Hơn nữa CNTT làm tăng cường các mối quan hệ giao tiếp và trao đổi văn hóa trong các cộng đồng dân tộc và trên toàn cầu. Chính điều đó đã làm cho tính “toàn cầu hóa” về văn hóa diễn ra hết sức nhanh chóng. Mọi người trên thế giới có thể nhanh chóng nhận được những thông tin về những thành tựu văn hóa, nghệ thuật, khoa học, thể thao, có thể làm quen với những trình diễn nghệ thuật, văn hóa thể thao tinh hoa từ mọi miền, của mọi cộng đồng dân tộc trên toàn thế giới.
Do đó các dân tộc có nhiều cơ hội hiểu biết nhau hơn, thông cảm với nhau hơn để cùng chung sống với nhau. CNTT và truyền thông thúc đẩy quá trình dân chủ hóa xã hội. Mọi người dân đều có thể dễ dàng truy cập thông tin, thông tin đến với mọi người, không thể bưng bít thông tin. CNTT và truyền thông cũng giúp Nhà nước, các cơ quan quản lý có khả năng nhanh chóng tiếp cận và xử lý thông tin để đưa ra các quyết định hợp lý.
Tất cả những yếu tố đó tạo điều kiện để tăng cường tính dân chủ của hệ thống chính trị xã hội. Vai trò đối với việc quản lý xã hội Xã hội càng phát triển các mối quan hệ ngày càng nhiều, độ phức tạp càng lớn làm cho việc quản lý xã hội ngày càng trở nên khó khăn hơn. Sự ra đời, phát 7 triển của CNTT và truyền thông đã tạo nên một phương thức quản lý xã hội mới, hiện đại là quản lý bằng Chính phủ điện tử. Chính phủ điện tử là ứng dụng CNTT và truyền thông (ICT) để các cơ quan của chính quyền từ trung ương và địa phương đổi mới, làm việc có hiệu lực, hiệu quả và minh bạch hơn; cung cấp thông tin, dịch vụ tốt hơn cho người dân thực hiện quyền dân chủ và tham gia quản lý Nhà nước.
Hệ thống thông tin quản lý 1.1 Khái niệm Nhu cầu quản lý thông tin trong các tổ chức đã có từ rất lâu. Thông tin của tổ chức có thể là thông tin về nhân sự, người lao động, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính, bảng lương,… Khi máy tính chưa xuất hiện hoặc chưa phổ biến thì người ta quản lý thông tin của tổ chức bằng một cách thủ công dựa trên sổ sách, giấy tờ và con người trực tiếp thao tác với hệ thống sổ sách, giấy tờ này. Cách quản lý thủ công có thể gây ra những sai sót, nhầm lẫn không mong muốn. Hơn nữa vi?c lưu trữ hệ thống sổ sách này đòi hỏi khá nhiều diện tích, không gian cũng như quy trình sắp xếp và bảo quản.
Kể từ khi máy tính xuất hiện và trở nên phổ biến, các tổ chức đã tận dụng và phát huy được khả năng của công cụ mới này. Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống bao gồm phần cứng, phần mềm, con người, quy trình thu thập, phân tích, xử lý, đánh giá và phân phối, chia sẻ những thông tin cần thiết một cách kịp thời và chính xác dựa trên nhu cầu của tổ chức.2 Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý Về chức năng, hệ thống thông tin quả n lý thường có những chức năng chủ yếu sau: Nhập dữ liệu: hoạt động thu thập và nhận dữ liệu từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức để xử lý. Xử lý thông tin: quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng. 8 Xuất dữ liệu: sự phân phối các thông tin đã được xử lý tới những người hoặc những hoạt động cần thông tin đó.